Elle doit se faire en tenant compte des règles de conservation édictées par la commission des archives qui sera mise en place .
Dans, une opération de GED et de records management, seul les services intéressés pourront consulter leurs documents à partir de mots de passe. Des restrictions d’accès peuvent être appliquées à certains agents ne faisant pas partie du service.
Des instruments de recherches doivent être élaborés afin de faciliter la consultation des documents et d’avoir une vision globale du fonds disponible ( répertoire corporatif des documents administratifs, guides thématiques…).
D’ores et déjà, certains documents ne pourront être consultés que par les agents de ces services, véritables utilisateurs de leurs documents : ce sont les dossiers du personnel pour la gestion de la carrière des agents, les dossiers allocataires pour la gestion des prestations, les dossiers employeurs pour la gestion et le suivi des cotisations des employeurs, les dossiers de gestion d’affaires (dossiers sensibles) qui sont gérés entre la direction générale et les ministères ou certaines directions.
I.3- Le sous système documentation
Selon Michel J48 : « la documentation assure plusieurs missions […]. Elle est la clé du système de veille informative […], elle est une ouverture sur le monde interne de l’entreprise, assurant par là, la fluidité des échanges d’informations. Elle est un support logistique des activités quotidiennes en aide à la décision, elle devient un d un document-action ; Par ailleurs, elle contribue largement à la stimulation de la
48 de la créativité en documentation. Autres perspectives pour la formation.- In : bibliothèques de France, t.35.- 1990.- pp.193-201
culture d’entreprise et peut constituer un fermement de développement d’une culture générale professionnelle […] »
La dynamisation de la structure en place au sein de la Caisse s’impose d’elle même net est nécessaire en vue de lui donner toute la dimension définie par J .Michel . Ce sous-système documentation aura pour missions essentielles de :
- fournir aux agents et usagers externes de l’institution, un appui documentaire et informationnel sur la sécurité sociale ;
- d’ acquérir de la documentation en fonction des besoins des agents ;
- de diffuser des dossiers documentaires et autres outils d’informations à l’intention des agents ;
- de développer une coopération poussée avec d’autres structures surtout le centre de documentation de l’Association Internationale de Sécurité Sociale et les centres documentaires d’autres Caisses de sécurité sociale ;
- d’offrir des services de références en orientant les utilisateurs vers les centres de ressources appropriés ;
- d’informer et de renseigner les usagers sur la sécurité sociale.
Pour atteindre ces objectifs, les fonctions suivantes doivent être développées :
I.3.1-l’acquisition des documents
En vue d’accroître son fonds et de le rendre conforme aux désirs des agents, l’achat d’ouvrages est le mode le plus approprié afin d’améliorer la qualité du fonds documentaire.
Une commission d’acquisition devra être mise en place et regrouper cinq à dix membres comprenant les agents des différentes directions . Cette commission aura pour rôle de se pencher sur les propositions faites par les agents suite à des enquêtes qui seront menées.
Une autre solution est l’acquisition par dons ou coopération de documents grâce aux institutions de sécurité sociale comme l’Association Internationale de Sécurité Sociale (AISS) ; la Conférence Interafricaine de Prévoyance Sociale (CIPRES) ; l’Organisation Internationale du Travail (OIT) ; le Centre Régional Africain d’Administration du Travail (CRADAT) et les institutions de sécurité sociales d’autres pays comme la France qui
possède déjà un portail dans le domaine qui est : www.Secu.com , le panorama de l’actualité Internet dans le domaine de la sécurité sociale animé par Gérard BIETH49.
Un accent particulier doit être mis sur l’abonnement des périodiques dans le domaine de la sécurité sociale, la prévention du travail et maladies professionnelles et le droit du travail . L’abonnement aux journaux est nécessaire et les agents doivent faire des efforts pour remettre un exemplaire des études et rapports dont ils sont les concepteurs suite à des missions qu’ils auront effectué à l’intérieur et à l’extérieur du pays..
La mise en place d’un portail d’entreprise, par l’intermédiaire du site de l’institution sera un puissant outil qui favorisera la diffusion de ces documents.
I.3.2-le traitement des documents Les opérations suivantes son à menées : :
Ø l’enregistrement : un registre d’entrée sera mis en place pour l’enregistrement des documents avec tous les éléments d’identification ;
Ø le bulletinage : elle consistera au pointage des périodiques et des revues que la Caisse aura acquis, ce qui permettra de suivre les commandes. Il faut noter qu’actuellement, l’institution est abonnée à peu de périodiques. Donc, il faut convaincre les responsables sur la nécessité de s’abonner de nouveau ;
Ø l’estampillage : l’institution doit disposer de cachet pour une appropriation de tout document acquis ou conçu par elle.
Ø l’analyse documentaire : : elle consistera à faire le referencement, le résumé et l’indexation des différents documents en vue de constituer un véritable catalogue ou base de données ;
Ø le classement de documents se fera en fonction des thématiques retenus et en s’appuyant sur les systèmes de classifications normalisés (DEWEY et CDU).
Les périodiques et revues seront classés dans les boites d’archives en fonction des titres et seront gérés par le fichier Kardex qu’il faut payer.
I.3.3-la diffusion de l’information
Elle se fera par la mise à disposition de produits documentaires susceptibles de répondre aux besoins des utilisateurs . les dossiers documentaires conçus sur les thèmes les plus en vue au
49 Chargé de développement des Nouvelles Technologies à la Caisse Primaire Maladies d’Annecy.
sein de l’institution, tels les dossiers sur profils concernant chaque directeur ou personne ressources (des Who’s Who), l’historique et les évolutions de l’institution seront élaborés ; en outre, un journal interne de l’entreprise doit être mis en place : pour ce faire le journal « echo-cnss » doit être relancé.
La mise en œuvre d’une base et banque de données documentaire favorisera la consultation des documents, et permettra de mettre en place pour la direction des ressources humaines une bases de données des demandeurs d’emplois.
Après avoir mis en place la structure institutionnelle, il sera urgent de mettre à sa disposition des locaux appropriés.