As novas atividades para dar suporte à utilização do guia na modelagem do processo são descritas da mesma forma como são detalhadas as demais atividades da abordagem, seguindo o template pré-estabelecido no RT-ASPE/MSC, onde são detalhados (WEBER, 2005):
• Propósito: descreve o objetivo geral da atividade em questão;
• Critérios de Entrada: apresenta as condições que devem ser satisfeitas para que a atividade possa ser iniciada;
• Artefatos Consumidos: enumera os artefatos que serão consumidos durante a execução da atividade e que devem estar concluídos desde o início da atividade; • Papéis Envolvidos: descreve os papéis envolvidos na execução da atividade em
questão;
• Guia de Execução: detalha como a atividade deve ser executada, deixando explícitos os passos que deverão ser executados, quem os executa e as orientações de como executá-los;
• Artefatos Gerados: enumera os artefatos produzidos durante a execução da atividade;
• Critérios de Saída: apresenta as condições que devem ser satisfeitas para que a atividade seja considerada finalizada;
• Métodos e Ferramentas: lista os métodos e as ferramentas que devem ser utilizadas durante a execução da atividade;
• Medidas: apresenta as medidas que devem ser coletadas durante a execução da atividade;
• Diretrizes e Observações: descreve orientações gerais da empresa para os executores do processo, como, por exemplo, alertas, expectativa de desempenho, experiências passadas e possíveis riscos.
Figura 35: Alterações no Detalhamento do Processo
As atividades acrescentadas no processo de Detalhamento do Processo (vide figuras 32 e 35) são: Análise de Aderência do Processo ao Guia, Alinhamento do
Processo ao Guia e Apresentação da Análise de Aderência. Cada uma destas atividades é detalhada a seguir.
Análise de Aderência do Processo ao Guia
O objetivo desta atividade é, para cada atividade do processo descrito, comparar os procedimentos adotados atualmente na organização às atividades sugeridas pelo guia. Esta atividade, no entanto, envolve um alto grau de subjetividade na interpretação da correlação entre as atividades descritas no processo modelado e as atividades presentes no guia. Para facilitar esta atividade de comparação das atividades do processo e do guia, é utilizado o Documento de Gap Analysis. Este documento contém uma série de perguntas específicas a serem respondidas pelo engenheiro de processo com base no processo modelado.
A tabela 25 apresenta a descrição da atividade seguindo o padrão da abordagem ASPE.
Tabela 25: Atividade Análise de Aderência do Processo ao Guia
O objetivo da atividade de Análise de Aderência do Processo ao Guia é identificar as divergências entre as atividades do processo atualmente utilizado pela organização e as atividades indicadas pelo guia.
- Processo descritivo modelado;
- Atividades de modelagem de processo planejadas. - Documento de Gap Analysis;
- Template de Relatório de Aderência; - Guia de Referência do processo; - Processo modelado da organização.
- Engenheiro de Processo.
1. O engenheiro de processo, de posse do processo modelado, obtém o Documento de Gap Analysis do Guia de Processo;
2. Preenche o cabeçalho do Relatório de Aderência com os dados da organização e os dados do processo modelado;
3. Abre o navegador WEB e responde uma a uma as perguntas do Documento de Gap Analysis com base no processo modelado da
organização;
4. Para cada pergunta, compara o conjunto das atividades indicadas pelo guia com as possíveis atividades do processo modelado que respondem àquela pergunta;
5. Uma vez encontrada a relação entre as atividades do processo modelado e as atividades sugeridas pelo Guia de Referência, compara também os artefatos das atividades modeladas aos artefatos sugeridos pelo Guia.
8. Para cada item onde houver:
- ausência de atividades ou de passos; - artefatos incompletos ou insuficientes;
registrar os pontos fracos no Relatório de Aderência como oportunidades de melhoria;
9. Registrar outros pontos observados no Relatório de Aderência.
- Relatório de Aderência.
- Relatório de Aderência parcialmente preenchido, com as inconsistências entre o processo e o guia anotadas como oportunidades de melhoria.
- Editor de textos; - Navegador WEB.
- Esforço empregado na execução da atividade; - Data/hora de início e de fim reais;
- Número de inconsistências encontradas.
- Certificar-se de que todos os artefatos produzidos ou consumidos pelas atividades do processo foram comparados com as sugestões de artefatos do guia;
- Ater-se à identificação das oportunidades de melhoria do processo e não propor ainda soluções.
Alinhamento do Processo aos Modelos de Referência
Após identificar os pontos nos quais o processo modelado é inconsistente com o guia, o objetivo do passo seguinte é propor soluções para que o processo contenha as melhores práticas dos modelos de referência.
Para auxiliar nesse trabalho, o guia traz diversas alternativas para adaptação das atividades do processo dependendo das características da organização, do produto e do ciclo de vida adotados sobre os quais o processo foi modelado. Também no sentido de auxiliar o engenheiro de processo menos experiente, o guia contém um capítulo conceitual (vide capítulo 6), onde os conceitos-chave da área de processo são apresentados. Outro conteúdo do guia que será utilizado durante esta atividade é a indicação de ferramentas e técnicas apropriadas para a execução do processo.
Diante disso, a partir da utilização do guia, onde as atividades procuram atender aos modelos e normas de referência, o engenheiro de processo pode adaptar, complementar as atividades e até introduzi-las ao processo descritivo modelado. A inspiração de quais atividades devem ser introduzidas vem da gap analysis. A tabela 26 apresenta a descrição da atividade seguindo o padrão da abordagem ASPE.
Tabela 26: Extrato da atividade Alinhamento do Processo ao Guia
O objetivo da atividade de Alinhamento do Processo ao Guia é propor soluções para os pontos em que o processo modelado não é aderente ao guia.
- Relatório de Aderência parcialmente preenchido com as inconsistências entre o processo e o guia anotadas como oportunidades de melhoria; - Atividades de modelagem de processo planejadas.
- Documento de Gap Analysis;
- Relatório de Aderência parcialmente preenchido; - Guia de referência do processo.
1. O engenheiro de processo, caso tenha dúvidas sobre os conceitos envolvidos no processo modelado, abre o navegador WEB e consulta a área de Fundamentação do Guia de Referência;
2. De posse do Relatório de Aderência com as oportunidades de melhoria listadas, para cada oportunidade de melhoria executa os demais passos desta atividade.
3. Verifica as alternativas presentes nas atividades do Guia de Referência relacionadas com cada uma das oportunidades de melhoria.
4. Registra cada necessidade de melhoria do processo modelado como recomendações de melhoria no Relatório de Aderência, para que fiquem aderentes às recomendações do Guia de Referência.
5. Verifica nas Ferramentas sugeridas pelo Guia de Referência, se alguma é aplicável ou pode auxiliar na execução, automação ou melhoria da atividade modelada, com base na lista de funcionalidades das
ferramentas constante no guia. Em caso positivo, indica o uso da ferramenta no campo Questões Relevantes do Relatório de Aderência. 6. Verifica nas Técnicas sugeridas pelo Guia de Referência, se alguma é aplicável ou pode auxiliar na execução, automação ou melhoria da atividade modelada. Em caso positivo, indica o uso da ferramenta no campo Questões Relevantes do Relatório de Aderência.
7. Revisa e finaliza o Relatório de Aderência, adicionando possíveis comentários sobre qualquer outro item observado.
- Relatório de Aderência;
- Relatório de Aderência preenchido.
- Editor de textos; - Navegador WEB.
- Esforço empregado na execução da atividade; - Data/hora de início e de fim reais;
- Esta atividade deve ser executada com a máxima atenção, consultando freqüentemente o Guia de Referência para obter conceitos, técnicas e ferramentas que possam auxiliar na execução do processo modelado.
Apresentação da Análise de Aderência
Como a análise da aderência do processo modelado ao guia é normalmente realizada somente pelo engenheiro de processo, gerando o documento de Relatório de Aderência, é necessário apresentar os resultados obtidos ao(s) representante(s) da organização.
O Relatório de Aderência traz as oportunidades de melhoria e as recomendações para que o processo modelado torne-se mais alinhado ao guia e, em conseqüência, às melhores práticas dos modelos e normas de referência dos quais o guia é uma instância. Assim, é necessário apresentar os resultados desta análise aos responsáveis da organização, para que sejam dirimidas as dúvidas e revisado o processo, de forma a implementar as recomendações de melhoria provenientes da análise de aderência.
O Engenheiro de processo então se reúne com o(s) representante(s) da organização que foram definidos na etapa de Planejamento da Modelagem (WEBER 2005) e apresenta os resultados, conforme mostra a tabela 27.
Tabela 27: Apresentação da Análise de Aderência
O objetivo da atividade de Apresentação da Análise de Aderência é comunicar os resultados da análise aos representantes da organização, obtendo a tomada de decisão acerca dos processos e alcançando o compromisso destes com as mudanças necessárias.
- Relatório de Aderência totalmente preenchido; - Atividades de modelagem de processo planejadas. - Relatório de Aderência preenchido;
- Guia de referência do processo; - Template de Ata de Reunião ASPE.
- Engenheiro de Processo;
- Representante(s) da Organização.
1. O engenheiro de processo marca data, local e horário para realizar a apresentação dos resultados da Análise de Aderência;
2. Na data e horário marcados, o engenheiro de processo dá início à reunião;
3. Identifica entre os participantes da reunião, um responsável por registrar as alterações solicitadas (pode ser o próprio engenheiro de processo). O responsável por essa ação preenche os campos no cabeçalho da ata de reunião;
4. Apresenta com o projetor multimídia as oportunidades de melhoria e as recomendações;
5. A cada item, abre para discussão e apresenta as alternativas de implementação no processo;
6. Ao final da reunião, o engenheiro de processo confere a ata em conjunto com o responsável e todos assinam a ata com os resultados da reunião.
- Ata de reunião preenchida;
- Anotações ao Relatório de Aderência (se for o caso).
- Relatório de Aderência preenchido.
- Projetor multimídia;
- Software de apresentação (p. ex.: MS Powerpoint).
- Esforço empregado na execução da atividade; - Data/hora de início e de fim reais;
- O engenheiro de processo deve ter o cuidado de ser imparcial quanto às melhorias que devem ser implementadas no processo, procurando identificar alternativas de implementação das melhorias com o mínimo de impacto possível;
- Os representantes da organização devem obrigatoriamente ter poder de decisão quanto às alterações dos processos. Caso contrário, outros membros da gerência da organização, com poder de decisão, devem ser convidados a participar da reunião.
A inclusão das atividades e artefatos apresentados neste capítulo torna possível a utilização de um guia de referência de processo na aplicação da abordagem ASPE, dando suporte à melhoria do processo da organização. O último item deste capítulo discute esta adaptação.
5.4 Considerações Finais
O presente capítulo apresenta a adaptação da abordagem ASPE/MSC introduzindo a utilização de um Guia de Referência para auxiliar o engenheiro de processo na melhoria do processo modelado. Com isso, o engenheiro de processos encontra, em um guia, referências práticas que auxiliam no alinhamento do processo modelado aos modelos e normas de referência. Essa oportunidade de melhoria na abordagem foi percebida pelos engenheiros de processo na sua utilização em diversas modelagens de processo em micro, pequenas e médias organizações (THIRY et al, 2006) após o desenvolvimento da sua primeira versão.
A utilização de um guia na modelagem de processo se dá pela comparação das atividades modeladas com as atividades descritas no Guia. Esta comparação é facilitada pela utilização de um questionário que deve ser respondido com base no processo modelado. A partir dos resultados da comparação, o engenheiro de processo introduz as melhorias no processo modelado, sendo suportado pelos exemplos fornecidos pelo Guia.
O guia não é prescritivo, por isso o fluxo entre as atividades não é detalhado, entretanto são apresentadas diversas alternativas de atividades, técnicas, templates, ferramentas, etc. que permitem ao engenheiro de processo ter um suporte mais concreto, além das práticas abstratas definidas nos modelos e normas de referência.
No próximo capítulo, o Guia de Referência desenvolvido para o processo de Monitoramento e Controle de Projetos é apresentado em detalhes.