Etapes de la numérisation

On ne se lance pas dans un tel projet à la légère. Il convient de suivre une certaine procédure que nous allons décrire dans cette partie.

2.1.2.1 Conception du projet

a)

Avant de démarrer un projet d'une telle envergure, il est nécessaire d'identifier les raisons pour lesquelles la bibliothèque passerait au numérique ainsi que les avantages qu'elle pourrait en retirer.

b) C

Etant donné la masse de documents contenue dans les dossiers, il est évident qu'il serait peu pertinent de tout numériser. C'est pourquoi il est nécessaire de procéder à un désherbage du fonds avant de se lancer dans la numérisation. Pour cela, la bibliothèque doit établir une liste de critères, répondant à sa mission, au public visé, à sa politique, etc. afin d'éliminer les dossiers superflus.

c) I

L'identification du public et de ses besoins permet notamment de délimiter le champ des collections à traiter et de réfléchir à la future exploitation de ces documents.

L'usage que les utilisateurs vont faire de ces dossiers peut influencer certains choix techniques, tels que la résolution des images ou le poids des fichiers numériques.

d) V

Les questions juridiques ne doivent pas être négligées dans le cadre d'une numérisation. Comme nous l'avons expliqué dans les enjeux juridiques, à chaque document sont attachés des ayants droit qu'il est important d'identifier (auteurs, éditeurs, etc.). Il faut se demander si l'on dispose des droits de reproduction et de diffusion qui autorisent la bibliothèque à numériser et à diffuser les documents. Si ce n'est pas le cas ou si les documents ne sont pas encore tombés dans le domaine public, les droits doivent être négociés, ce qui peut vite devenir très contraignant.

e) E

Il s'agit ici d'évaluer les ressources de la bibliothèque en termes de personnel, d'argent, de matériel informatique et d'identifier les besoins complémentaires. Grâce à cette évaluation, la bibliothèque évitera de se lancer dans un projet surdimensionné et d'omettre les coûts induits par la numérisation en limitant l'investissement aux seules opérations de capture numérique.

f) I

Les questions telles que : est-ce que ce projet est une priorité pour la bibliothèque?

Quelle est sa place parmi les missions de la bibliothèque? peuvent aider à la réalisation d'un calendrier prévisionnel, qui devra prendre en compte les autres activités en cours de la bibliothèque.

2.1.2.2 Réalisation technique : la numérisation

a) S

• Analyse de l'existant

Il vaut la peine de se demander si un projet similaire n'a pas déjà été entrepris par un autre établissement. Si un projet semblable a déjà été réalisé, une collaboration avec la bibliothèque en question peut être envisagée. Cela permettrait de réduire les coûts et d'éviter un travail redondant.

• Traitement

Les questions suivantes peuvent être formulées précédemment mais il est utile, à ce stade, de les rassembler afin de rédiger le cahier des charges : les documents pourront-ils être traités avec la technique existante ou faudra-t-il les sous-traiter? La couleur est-elle vraiment indispensable pour tous les documents? Faudra-t-il envisager un équipement ou des précautions particulières?

b) D

• Rédaction du cahier des charges

L'élaboration d'un cahier des charges est une étape incontournable de ce type de projet. Il indique les conditions techniques à respecter (capture numérique des documents, maniement, conditionnement, description), les conditions générales de réalisation (calendrier, etc.). Le cahier des charges facilite le dialogue avec les équipes techniques. Il permet également d'évaluer un prestataire.

• Nombre de documents à mettre en ligne

Il est important d'évaluer la capacité de stockage, de chargement et de mise en ligne afin de parer à toute mauvaise surprise et de vérifier les capacités informatiques de la bibliothèque.

Il ne faut pas négliger la rédaction de l'inventaire précis de tous les documents à numériser. Celui-ci sera remis à toute l'équipe de numérisation.

c) P

• La numérisation proprement dite

Avant de se lancer tête baissée dans la production, il est recommandé de faire plusieurs tests sur un choix de documents représentatif de la collection à traiter. En fonction des résultats obtenus, on pourra calibrer la chaîne de numérisation.

• Critères de qualité

Selon le public visé et l'usage qu'il sera fait des documents numérisés, il s'agit d'établir une liste de critères qui motiveront le rejet éventuel de certains fichiers. Il faut donc prévoir une période de contrôle de qualité des documents, qui pourra être plus longue si la numérisation se fait en interne.

2.1.2.3 Exploitation des images numériques : accès et mise en ligne

a) D

Afin de faciliter la recherche des documents numérisés, il convient de les décrire et de réunir ces descriptions bibliographiques.

b) E

Il peut être utile d'envisager plusieurs scénarios de réalisation, afin de ne laisser de côté aucune possibilité. Après avoir choisi le scénario le plus adapté à notre structure, il faut le développer en précisant les contenus, le mode de navigation, le graphisme.

Par la suite, on peut réaliser une maquette du projet et y apporter les dernières modifications.

Ici aussi, il est recommandé de procéder à une phase test, réalisée sur des personnes extérieures au service, pendant une ou deux semaines. Après la mise en ligne, on peut également procéder à une évaluation continue du système, par le biais d'un forum ou de la messagerie.

Lorsqu'on lance un nouveau produit de ce type, il est important de le mettre en valeur et de le faire connaître, notamment par le biais d'affichettes, publicités et promotions diverses.

2.1.2.4 Maintenance

a) R

Une personne devra se charger de la mise à jour régulière des données, de la sauvegarde et de l'archivage afin de parer à toute panne du système.

La numérisation d'un fonds est un projet de longue haleine. Pour le mener à bien, il convient donc de suivre une procédure précise, ce qui permet de prendre en compte tous les facteurs décisifs et de n'oublier aucun détail. La procédure ci-dessus en est une parmi d'autres et nous l'avons choisie car elle a l'avantage d'accorder autant d'importance au travail en amont et en aval qu'à la numérisation en elle-même. De plus, elle peut aisément s'adapter à la bibliothèque qui souhaite l'utiliser.