Esta seção aborda os conceitos gerais do sistema de informação, como a definição, benefícios entre outros conceitos relevantes.
4.1 Conceito
É unanimidade que as informações são um dos ativos mais importantes e valiosos de uma empresa, e para que a empresa atue com mais dinamicidade e mais agressividade que seus concorrentes, é necessário que possua um bom sistema de informação (Castanheira, 2008).
Para embasar essa afirmação, uma pesquisa realizada pela Deloitte em 2007, afirma que as pequenas e médias empresas que mais crescem no Brasil são as que investiram em um sistema de informação integrado, 47% dessas empresas investiram em um sistema nos últimos 3 anos, e 38% pretende investir mais à frente.
Nota-se que ter um sistema de informação é extremamente essencial e peça fundamental para que as empresas se desenvolvam, tendo em vista que todas as empresas trabalham de alguma forma com informações dos seus mais diversos tipos. E para Stair (1998), o sistema de informação fornece aos gestores suportes para que consigam alcançar seus objetivos e metas corporativos.
Riccio (1989) afirma que, “sistema de informação é um conjunto de subsistemas que atuam coordenadamente para, com seu produto, permitirem às organizações o cumprimento de seus objetivos principais. ”
Para Gil (1992), sistema de informação compreende um conjunto de recursos tecnológicos, financeiros, materiais e humanos, agregado de uma forma lógica para o processamento dos dados gerando informações. Segundo Bairro (2008) estes dados são a matéria-prima dos sistemas de informação, é através dos processamento e armazenamento deles que o sistema conseguirá gerar alguma informação.
Para salientar a ideia de Gil, apresenta-se uma figura elaborada por O’brien (2001), que também se refere aos recursos de um sistema de informação:
Figura 3 – Recursos do sistema de informação.
Fonte: O'brien, 2001.
Trazendo para o tema da contabilidade os objetivos que constituem um sistema de informação contábil, são:
Fornecer informações monetárias e não monetárias, para dar base as decisões de todos os níveis, sejam eles, operacionais, tático e estratégico da organização.
Constituir a peça fundamental do sistema de informação gerencial da organização.
De acordo Neto (2011), devido à alta complexidade do processo orçamentário, principalmente se este processo acontecer numa empresa de grande porte, é indispensável utilizar um sistema informatizado, para que a condução do processo aconteça da melhor forma.
Segundo Padoveze (2010), o sistema de informação de orçamento funciona como a continuação do sistema de contabilidade geral, em teoria todas as informações que constam no sistema contábil devem compor o orçamento.
Tendo as informações em mãos, os gestores podem tomar decisões baseadas nestas informações obtidas, sendo esse apenas um dos benefícios de ter um sistema de informação gerencial, para Oliveira (2005), os outros benefícios circulam em:
Redução de custos;
Facilidade de acesso às informações, gerando-as de formas mais rápidas e precisas;
Tomada de decisões mais rápidas e precisas;
Fornecimento de melhores projeções, entre diversos outros.
Já para Oliveira (1999), os benefícios adquiridos juntamente com um sistema de informações percorrem nos seguintes aspectos:
Estimula a maior interação entre os tomadores de decisão; Melhoria nos serviços prestados e oferecidos;
Redução da mão de obra burocrática;
Melhor interação com seus fornecedores, entre outros que corroboram com os benefícios elencados por Oliveira (2005).
Porém, nem sempre os sistemas funcionam de maneira adequada, é preciso que os gestores estejam atentos a alguns pontos que podem levar o sistema ao insucesso, segundo Ackoff (1984) são eles:
O gestor não precisa de muitas informações relevantes;
O executivo não necessita de todas as informações que deseja; Mesmo com as informações entregues de maneira adequada o gestor
pode acabar tomando decisões erradas;
Um maior número de informações ou mais comunicação nem sempre significam um alto nível de desempenho.
Conforme Chagas (2013) o sistema de informação basicamente é composto pela coleta de dados e o processamento dos mesmos, assim eles são transformados em informações úteis à tomada de decisão. A Figura 4 mostra a estrutura de um sistema de informação:
Figura 4 – Componentes de um sistema de informação.
Fonte: Moscove, Simkin e Bagranoff, 2002, p.23.
Segundo Mattar (2001), os elementos que compõe um sistema de informações são: os dados, que são as entradas do sistema, são coletados de diversas formas, o dado por si só não é útil e relevante, ele precisa ser processado.
O próximo elemento do sistema é o processador de informação, que são os componentes que vão transformar os dados brutos em informações, a partir desse processador é possível enxergar o próximo elemento.
A informação em si, é a saída do sistema de informação, ou seja, o resultado do que foi processado na fase anterior, o último elemento é o controle, que é a forma de checar se as informações que estão saindo do sistema estão de acordo com as previstas.
Para O’Brien (2001), o último elemento, que é o controle, deve possuir também um fator que vá gerar uma agregação maior ainda, que é o feedback, este deve ser feito junto com o controle, para monitorar e avaliar e determinar se o sistema está se dirigindo para o que foi previsto no início.
4.3 Classificação dos sistemas de informações
Conforme Sandri (2014), os sistemas de informação são classificados pela natureza de atividade que eles dão apoio, as atividades serão expostas nos parágrafos abaixo.
O sistema de informação operacional responsável pelas operações do dia a dia da organização, conforme Rezende (2003) este sistema contempla o processamento das operações, transações rotineiras.
O outro sistema é o sistema de informação gerencial, que segundo Turban (2004) cuidam das atividades da gerência de nível médio, como as atividades de planejamento, organização e controle, estes sistemas são criados para gerar dados e relatórios.
O sistema de informações estratégicos, dão suporte a estratégia competitiva de uma organização, ajudam a modificar os processos, produtos e relações ambientais para que a empresa consiga melhorar consideravelmente p seu desempenho e a produtividade (Turban, 2004).
Já o sistema especialista que conforme Stair (2002), são criados para identificar os problemas, prever eventos futuros ou projetar novos produtos e sistemas. Em geral, são utilizados para assistir todos os estágios do processo de solução de problema.
Perante ao que foi exposto, infere-se a relevância do tema, sistema de informações, para o presente estudo, pois, devido à modernização nos processos organizacionais os sistemas passaram a ser instrumento de grande valor para as empresas. A próxima seção irá tratar da metodologia e aspectos metodológicos do presente trabalho.