Em geral, não existe uma ferramenta que possa ser dita como a melhor para todas as situações. A escolha da ferramenta depende diretamente das características e dos requisitos de cada organização e de cada cliente. A empresa, portanto, precisa analisar e entender as suas necessidades para poder escolher a melhor ferramenta para o seu negócio.
Cada organização deve avaliar os requisitos que se adaptam melhor com a sua realidade para que então, possa estudar e escolher a melhor ferramenta para seu negócio. O processo de escolha, entretanto, é uma das decisões mais difíceis de fazer devido a vários motivos. Entre esses motivos, de acordo com Britto (2010, p. 10), podemos destacar:
- A inexperiência do mercado em BPM;
- A dificuldade em entender as restrições dos produtos; - Elevados valores financeiros envolvidos;
- A dificuldade em avaliar a usabilidade e a produtividade das ferramentas; - Decisão corporativa que persiste por um longo período de tempo;
- Grande quantidade de alternativas no mercado; - Contínuas fusões e aquisições;
- Bombardeio da mídia e dos fornecedores.
Para reduzir essa dificuldade, a análise de ferramentas de BPM auxilia as organizações a conhecer, interpretar e avaliar as mais diversas ferramentas disponíveis. Com base nisso, é fundamental que as organizações se utilizem de requisitos para melhor analisar as ferramentas e ter uma base mais especifica para escolher aquela que melhor se encaixa nas suas necessidades e particularidades, contribuindo cada vez mais para o desenvolvimento da organização.
Existe uma série de requisitos para poder avaliar as ferramentas de gerenciamento de processos. Segundo Britto (2010, p. 1), esses requisitos ainda podem ser divididos em categorias, sendo elas:
- Requisitos de modelagem; - Requisitos de desenvolvimento; - Requisitos de ambiente de usuário; - Requisitos de integração;
- Requisitos de gestão;
- Requisitos de infraestrutura e administração; - Requisitos de licenciamento.
Para entender melhor os requisitos das ferramentas escolhidas, cada uma dessas categorias foi estudada e analisada separadamente, apontando, de forma breve, seu principal conceito, bem como alguns exemplos de seus respectivos requisitos. Esses requisitos ainda servirão de base para a análise que será realizada posteriormente.
3.1.1 Requisitos de Modelagem
Esses requisitos ajudam a avaliar as características que o ambiente de modelagem deve ter para dar apoio para áreas de negócios. De acordo com as informações de Britto (2010, p. 2), podemos citar como exemplo desse tipo de requisitos, o suporte parcial ou total a notação BPMN e a capacidade de fazer a modelagem e a representação dos Indicadores dos Processos. Outro dos requisitos que deve ser avaliado é se a ferramenta permite a publicação e o compartilhamento da documentação dos processos em ambiente web.
3.1.2 Requisitos de Desenvolvimento
São os requisitos que, segundo Britto (2010, p. 3), avaliam as características das ferramentas para prover da maneira mais fácil possível o desenvolvimento de processos automatizados. São nesses requisitos onde avaliamos se todos os componentes da automação do processo conseguem ser desenvolvidos em um único ambiente ou se é necessário de mais ferramentas para desenvolvê-los.
Nos requisitos de desenvolvimento analisamos também se a ferramenta possui um ambiente para a construção de formulários e aplicações, assim como, se ela apresenta APIs bem documentados que permitam que sejam desenvolvidos novos módulos na ferramenta ou que se integre da melhor forma os sistemas ao processo desenvolvido.
3.1.3 Requisitos de Ambiente de Usuário
Esses requisitos se caracterizam por avaliar quais as funcionalidades e quais os recursos que são disponibilizados para o usuário final. Dentre os principais
exemplos desses requisitos, Britto (2010, p. 4) destaca verificar se a ferramenta possui um ambiente 100% web, se o usuário pode, em qualquer momento do processo, anexar e consultar documentos do processo e também, se permite delegar atividades para outros usuários.
3.1.4 Requisitos de Integração
Os requisitos de integração analisam a capacidade que cada ferramenta tem de se integrar com outros sistemas. De acordo ainda com o estudo realizado por Britto (2010, p. 5), podemos citar como exemplo desses requisitos, a habilidade com que a ferramenta tem de invocar serviços de outros sistemas, normalmente sistemas de invocação web services e se possui conectividade nativa com bases de dados da organização.
3.1.5 Requisitos de Gestão
Os requisitos de gestão avaliam que funcionalidades a ferramenta disponibiliza para auxiliar o gestor na análise e no acompanhamento do processo, assim como, na sua melhoria contínua. Nesses requisitos podemos analisar se a ferramenta apresenta ou não o histórico dos processos, tanto em visão gráfica quanto textual e se permite consultar os indicadores do processo e a construção rápida de interfaces de apresentação.
3.1.6 Requisitos de Infraestrutura e Administração
Esses são os requisitos necessários para a implantação e manutenção do ambiente de produção, garantindo também a sua disponibilidade. Britto (2010, p. 7) cita como exemplo desses requisitos a verificação da infraestrutura de hardware e software necessária para o funcionamento da ferramenta, assim como as funcionalidades para a administração do produto e a estrutura de atendimento e de suporte que o fabricante disponibiliza.
3.1.7 Requisitos de Licenciamento
Os Requisitos de Licenciamento avaliam as formas com que o fabricante licencia o seu produto para os seus clientes. Pode-se ter uma grande variedade de formas de licenciamento, podendo ser sem custo de licença, licença por usuário (cobrado por usuário que acessa o ambiente de BPM) ou licença por processo (licencia-se a execução de um processo em ambiente de produção, independente do número de usuários).
Como mencionado anteriormente, com base nesses critérios, as ferramentas escolhidas foram estudadas e avaliadas isoladamente, para que, somente dessa maneira, fosse apresentada uma conclusão simples e concreta referente às características, atributos e diferenças de cada ferramenta com as demais. Consequentemente, servindo como mais uma base de auxilio na escolha da melhor ferramenta para implantar em uma organização.