A execução do inventário foi conforme planejado, nas áreas que continham materiais a serem contados pela Ceva foi mapeada, distribuídas por divisões aos responsáveis, bem como a mão-de-obra e equipamentos distribuídos conforme planejado pela cronoanálise e acordado com o cliente. Veja os detalhes no anexo 4 (Distribuição de áreas por supervisores e organograma do inventário Iveco 2008).
O período de realização do inventário foi de 17/12/08 a 28/12/08, sendo que os dias de sábado e domingo neste intervalo foram trabalhados para que pudéssemos proporcionar os dias de 24 e 25/12/08 como folga, sem comprometer o andamento do inventário.
Os trabalhos foram realizados em dois turnos e a Ceva ficou encarregada de contar todo material direto nos Recebimentos, Almoxarifados Internos e Externos, CKD, P&A (peças e acessórios recolhe os materiais que serão expedidos para os concessionários da marca Iveco), Pátios, Expedição, e material impostado lado linha.
O modo adotado para a contagem foi “cego para a quantidade”, ou seja, o contador recebia um formulário – “Ficha de Contagem” (anexo 5), contendo entre outras informações a localização, número da caixa e o(s) desenho(s) (código do produto) que ela contém e o campo de quantidade em branco para ser preenchido por ele, contador. Posteriormente, os dados da “Ficha de Contagem” são digitados e indicados para recontagem ou não conforme parâmetros estabelecidos. Se conforme é preenchido a nota de inventário, separado as vias e afixado na caixa a nota de inventário respectiva. O processo do inventário pode ser visto no detalhe no “Fluxograma Operacional do Inventário Geral Iveco 2008” (anexo 6).
Para medir a acuracidade das contagens durante o curso do inventário e poder garantir maior percentual de acerto ao cliente, dos itens de maior representatividade do valor de estoque, principalmente, foi adotado alguns critérios no sistema de gestão de estoque SCMI: recontagem obrigatória de 100 % dos itens classe A e classe B em valor e todos os itens que param a linha de montagem do cliente, que apresentarem divergência em relação à quantidade anterior ao inventário. Esta ação de recontagem, embora não previsto no “Manual do Inventário Geral da Iveco 2008 (anexo 2) e representasse um maior custo operacional, porque ela não foi compactuada com o cliente, representou maior credibilidade e tranqüilidade para Ceva e para a Iveco. Agregando valor intangível à operação, a satisfação do cliente.
inventário, sua importância, depois fizeram treinamento prático de simulação, em seguida foram inserido em suas respectivas equipes. Trabalharam o primeiro dia do inventário realizando suas atividades normais, para ficarem mais práticos e saberem como fazer os processos. No segundo dia do inventário, foram reunidos e receberam o treinamento específico voltado para os auditores internos, foram para as operações e receberam treinamento prático. Só então, começaram a auditar o trabalho de seus pares nas contagens dos materiais.
Havia dois grupos de auditores, um foi instruído para acompanhar os auditores internos do cliente e compartilhar todas as informações que estes coletassem durante a jornada, informando-nos imediatamente de qualquer anormalidade encontrada, sendo responsável pela correção dos eventuais erros, de ser uma ponte entre o cliente e a Ceva conseguindo os recursos necessários para atender a sua auditoria e um canal de comunicação com os responsáveis de cada setor. O outro grupo de auditores internos foi distribuído nas áreas de responsabilidade da Ceva e começaram a auditar os processos de inventário se estavam sendo realizados conforme o planejado no “Manual do Inventário Geral Iveco 2008” (anexo 2), e o “Fluxograma Operacional do Inventário Geral Iveco 2008” (anexo 6). Os dados coletados em cada jornada eram tabulados e os resultados informados para cada Supervisor de área e este distribuía a informação a equipe para ser colocada no quadro de gestão a vista de desempenho e posteriormente debatida nas reuniões de inicio de turno.
Estas informações dos dois grupos de auditoria, sobre as amostras verificadas, eram tabuladas no final da jornada e apresentado aos responsáveis das áreas nas reuniões de avançamento do inventário. E foram importantes para atuarmos imediatamente na solução de problemas de contagens, pesagens, identificação de produto, erros de processos e outros. Além disso, a Controladoria do cliente ficou satisfeita com o suporte recebido e as respostas rápidas para os problemas pontuais e pulverizados que foram encontrados.
De acordo com o planejamento de execução do inventário, foram realizadas reuniões de avançamento diárias ao final de cada turno entre os responsáveis de áreas e o gestor do contrato para avaliação e monitoramento do percentual de conclusão das atividades por área. O que permitiu o redirecionamento dos recursos das áreas que concluía primeiro o inventário para aquelas que estavam atrasadas ou com maior grau de dificuldade para adequar o previsto ao realizado.
Sabíamos que o inventário dos armazéns externos iria terminar primeiro, conforme a matriz de complexidade – Tabela 3, pág.50, e assim se deu. Todos os recursos foram redirecionados
para planta Iveco, redistribuídos nas equipes locais e assim conseguirmos terminar em tempo hábil.
A comunicação foi um ponto alto deste inventário, a equipe teve a sua disposição: telefones celulares, e-mail, reuniões táticas e operacionais diárias, “Quadro de Desempenho” em gestão a vista mostrando a todos o andamento do inventário, o que permitiu a democratização da informação para todos os níveis hierárquicos. Todo time de lideranças e a gestão quanto às lideranças e o operacional se comunicaram melhor! Estes últimos faziam suas reuniões, focadas nos indicadores de desempenho da operação e redirecionavam os esforços da equipe conforme a necessidade da empresa.
Um ponto forte deste inventário foram os controles dos documentos gerados, conforme o “Fluxograma Operacional do Inventário Geral Iveco 2008” (anexo 6) havia uma movimentação significativa de documentos gerados entre os setores de suporte e operacionais, tais como: “Ficha de Contagem, Fichas de Recontagem e Notas de Inventário” todos eles numerados seqüencialmente. Estes documentos eram protocolados quando se movimentavam entre os setores, permitindo a rastreabilidade e responsabilização de eventuais extravios dos mesmos, o que não ocorreu. E posteriormente, a área de “Gestão de Formulários” ordenava, arquivava e prestava contas de toda documentação gerada, recebida e expedida pelo inventário.
O maior obstáculo do inventário geral Iveco 2008, foi para identificar os materiais diferentes dentro da mesma embalagem e saber qual era o que? E também, identificar os materiais que não tinham etiqueta de identificação afixada ou gravada nas peças.
Quando não conseguíamos identificar a peça, ela era enviada ao setor de montagem e identificada ou acionava-se o pessoal Iveco das diversas áreas para identificação dos materiais.