Effet de la forme et des tailles des grains

A auditoria interna no

do CHSJ e vinculada diretamente ao Conselho de Administração do Hospital. As atividades desenvolvidas pelos auditores seguem um plano de trabalho, planeado anualmente e obrigatório para atender à

controlo interno para o desenvolvimento de ações, sendo ao final de cada ano elaborado relatório de atividades, considerando as metas planejadas no plano de trabalho e quais atividades foram desenvolvidas,

Administração. No que diz respeito à

desenvolvidas anualmente, os auditores respondem

em Saúde), que envia aos hospitais um ficheiro com questões pré Excel, solicitando a ação plane

o resultado e o impacto financeiro.

O espaço de trabalho dos auditores internos é partilhado com outro serviço e não existem outros recursos humanos vinculados

ambos com formação em economia. O A

desempenhar a função de responsável pela auditoria trabalhou na gestão hospitalar, no

32 _{Para identificar os contatos das entrevistas exploratórias realizadas, considerando}

entrevistados, os mesmos foram mencionados como AI1 e AI2: Auditores Internos do CHSJ e; AICC: Auditor Interno de Codificação Clínica;

Auditoria Interna

Unidade da Qualidade e Segurança do

Responsável pelo Setor de Arquivo32 _{a qual tem um papel fundamental d}

colaboração e articulação com todos os serviços relacionados à auditoria interna,

demonstra a figura 15, utilizando-se para este profissional no presente trabalho a designação

Figura 15: Tipos de auditoria interna identificadas no CHSJ

3.2.3.1 A Auditoria Interna e Externa

A auditoria interna no CHSJ foi criada em junho de 2009, inserida no organograma HSJ e vinculada diretamente ao Conselho de Administração do Hospital. As atividades desenvolvidas pelos auditores seguem um plano de trabalho, planeado anualmente e rio para atender às determinações legais. O plano é utilizado como um sistema de

interno para o desenvolvimento de ações, sendo ao final de cada ano elaborado relatório de atividades, considerando as metas planejadas no plano de trabalho e quais atividades foram desenvolvidas, sendo posteriormente enviado ao Conselho de

nistração. No que diz respeito às exigências das entidades externas sobre as atividad desenvolvidas anualmente, os auditores respondem à IGAS (Inspeção Geral das Atividades em Saúde), que envia aos hospitais um ficheiro com questões pré-definidas, em

Excel, solicitando a ação planejada, quais as atividades desenvolvidas para esta o resultado e o impacto financeiro.

O espaço de trabalho dos auditores internos é partilhado com outro serviço e não existem outros recursos humanos vinculados à auditoria interna além dos dois auditores, ambos com formação em economia. O AI1 trabalha no CHSJ há cinco anos e antes de desempenhar a função de responsável pela auditoria trabalhou na gestão hospitalar, no

ara identificar os contatos das entrevistas exploratórias realizadas, considerando

entrevistados, os mesmos foram mencionados como AI1 e AI2: Auditores Internos do CHSJ e; AICC: Auditor Auditoria Interna Gabinete de Codificação Clínica

Unidade da Qualidade e Segurança do Doente

Gestor da Informação do Arquivo Clínico Auditorias Internas no

CHSJ

a qual tem um papel fundamental de auditoria interna, conforme no presente trabalho a designação

pos de auditoria interna identificadas no CHSJ

HSJ foi criada em junho de 2009, inserida no organograma HSJ e vinculada diretamente ao Conselho de Administração do Hospital. As atividades desenvolvidas pelos auditores seguem um plano de trabalho, planeado anualmente e s determinações legais. O plano é utilizado como um sistema de interno para o desenvolvimento de ações, sendo ao final de cada ano elaborado um relatório de atividades, considerando as metas planejadas no plano de trabalho e quais sendo posteriormente enviado ao Conselho de s exigências das entidades externas sobre as atividades IGAS (Inspeção Geral das Atividades definidas, em formato da, quais as atividades desenvolvidas para esta ação, qual foi

O espaço de trabalho dos auditores internos é partilhado com outro serviço e não auditoria interna além dos dois auditores, cinco anos e antes de desempenhar a função de responsável pela auditoria trabalhou na gestão hospitalar, no

ara identificar os contatos das entrevistas exploratórias realizadas, considerando-se o anonimato dos entrevistados, os mesmos foram mencionados como AI1 e AI2: Auditores Internos do CHSJ e; AICC: Auditor

Gabinete de Codificação Clínica

Gestor da Informação do Arquivo Clínico

Serviço de Planeamento e Controle da Gestão; o AI2 trabalha no CHSJ há três anos e desde o início desempenha suas atividades como auditor.

Com relação ao suporte para o desempenho de suas funções, os auditores do CHSJ salientaram que não existe uma aplicação informática específica para as atividades de auditoria interna, nem por parte das entidades externas, como Ministério das Finanças ou Ministério da Saúde, nem do próprio hospital. A organização interna do trabalho é feita em aplicativos informáticos como Excel ou Word.

Segundo os auditores internos, não há um serviço com maior ou menor importância para os auditores ou serviços que sejam vitais para desenvolver suas atividades, pois todos têm sua relevância, dependendo da ação e do objetivo para que estão direcionados. São definidas anualmente no plano de trabalho áreas chave em que os auditores irão atuar e as ações efetuadas, como, por exemplo, a realização de ações nos Serviços de Recursos Humanos, para a verificação de conformidades e nos Serviços Financeiros, com ações voltadas para a verificação das taxas moderadoras. Isto vem de encontro às funções da auditoria interna que visam desenvolver ações com o objetivo de melhoria do controlo interno e da gestão de riscos no âmbito contábil, financeiro, operacional, informático e de recursos humanos, ou seja, atender o disposto no artigo 17º do decreto-lei 244/2012, além de responder às solicitações e pedidos das entidades externas. Para além das ações mencionadas no decreto-lei, há a assessoria ao Conselho de Administração com análises e recomendações para a melhoria do funcionamento dos serviços e a verificação, a pedido deste, de normas de autorizações de serviços oferecidos pelo hospital e a conformidade dos documentos, por exemplo.

No que diz respeito às atividades de auditoria externa realizadas no CHSJ os dois auditores referem que existem várias entidades vinculadas ao Ministério da Saúde, Ministério das Finanças e ao Tribunal de Contas e o hospital responde a estas entidades. Porém, salientam que as auditorias externas não são sistemáticas e variam de acordo com o planejamento anual destas entidades.

Com relação ao trâmite interno, todos os comunicados de auditoria externa são enviados ao Conselho de Administração, que verifica a área adequada e encaminha ao serviço que melhor atenda a solicitação. À auditoria interna cabe frequentemente os pedidos de auditoria não clínica, mas também articulam esforços para atender as auditorias clínicas, pois estas geralmente estão vinculadas à verificação do financiamento hospitalar.

Para garantir que os auditores externos acessem toda a informação do procedimento que está sendo auditado, considerando-se que existem registros em suporte papel e em suporte eletrônico, no SAM e em aplicações departamentais diferentes, sempre que necessário, o trabalho de preparação e acompanhamento das auditorias conta com a

colaboração e a participação, além dos auditores internos, do Serviço de Gestão da Informação, dos Setores de Informática e Arquivo, do médico Auditor Interno da Codificação Clínica e sempre que necessário dos Serviços Clínicos. Ao Serviço de Gestão da Informação, Setor de Informática são solicitadas senhas para que os auditores externos possam acessar os aplicativos utilizados no hospital; no Arquivo Clínico são realizadas reuniões com o intuito de reunir toda a informação solicitada, de modo a que toda a informação que está sendo auditada nos processos e episódios atendidos no CHSJ esteja correta, disponível e acessível.

Segundo os dois auditores, a preparação da auditoria antecipadamente e a colaboração do gestor da informação responsável pelo Arquivo Clínico é fundamental e essencial, pois sem este profissional seria muitas vezes impossível atender as solicitações, já que o nº 14 do artigo 17º do Decreto-Lei 244/2012 diz que “no sentido de obter informação adequada para o desenvolvimento das suas competências, o serviço de auditoria interna tem acesso livre a registos, documentação, computadores, instalações e pessoal do hospital, com exceção dos registos clínicos individuais dos utentes”. Ao participar do processo, o gestor da informação tem a capacidade de articular os envolvidos, pois sabe onde localizar a informação que está sendo solicitada e isto é benéfico tanto para a organização da documentação antecipadamente como para solucionar os imprevistos que acontecem no momento da execução da auditoria. Os auditores e a responsável pelo Arquivo Clínico salientam, no entanto, que ainda existem dificuldades e problemas para serem solucionados, os quais foram identificados em auditorias já realizadas. É o caso, por exemplo, das auditorias realizadas nos atendimentos efetuados no Hospital Dia. Uma vez que o CHSJ não possui um aplicativo informático específico para registro destes atendimentos, os mesmos são efetuados em grande parte em suporte papel e estão arquivados em separado do restante dos episódios do doente, num arquivo próprio localizado no serviço, sendo integrados no arquivo clínico após a alta do doente. A justificativa é que os atendimentos do hospital de dia podem ser feitos em dias seguidos e o doente pode, além do hospital de dia, ter outros atendimentos agendados no hospital e o processo clínico precisa de estar disponível para estes atendimentos.

Os resultados das auditorias externas são comunicados aos auditores internos pela entidade que realizou a avaliação e no caso de ser necessário resposta o prazo legal geralmente é de 10 dias.