A universidade como organização apresenta características especiais que a distinguem das demais organizações.
Baldridge (1983a) destaca as características especiais que definem a universidade como organização atípica: ambigüidade de objetivos - os objetivos organizacionais são vagos e difusos; clientela especial – alunos com necessidades específicas e diversificadas demandando participação no processo decisório; tecnologia problemática – utilização de uma variedade de métodos, técnicas e processo (múltipla tecnologia) para atender uma clientela especial; profissionalismo – utilização de profissionais que desenvolvem funções não rotinizáveis, gozando de autonomia no trabalho e, manifestando dupla lealdade: a) à profissão a qual pertencem, e b) à organização para a qual trabalham; vulnerabilidade ao
ambiente – sensibilidade a fatores ambientais externos que poderá afetar a sistemática e
padrões da administração universitária.
Para a maioria das organizações, os objetivos orientam a ação, fornecendo as bases para que se estabeleça a forma de governo, o processo decisório e a estrutura mais adequada ao alcance destes objetivos. Na universidade, entretanto, há dificuldade em se estabelecer os objetivos, que para Baldridge (1983a) são vagos e ambíguos, necessitando de processos decisórios capazes de responder a um alto grau de incerteza e conflito. Dentre os objetivos que podem ser atribuídos à universidade, pode-se citar: ensino, pesquisa, serviços à comunidade, administração de instalações científicas, desenvolvimento das artes e outras formas de expressões culturais, solução de problemas sociais. (Baldridge, 1983a)
Com relação à clientela, as organizações acadêmicas “processam pessoas”, à medida que a sociedade entrega à universidade os alunos para sua formação. A universidade atua sobre eles e os devolve à sociedade. Estes clientes, que são do tipo "cliente-produto", geralmente têm grande influência no processo de tomada de decisão da organização, constituindo esta, numa característica muito importante da universidade. (Baldridge, 1983b)
A universidade precisa atender clientes com necessidades diferenciadas, surgindo, daí problemas relacionados à tecnologia. Ao contrário das organizações, industriais, por exemplo, é difícil construir uma tecnologia para uma organização que trabalhe com pessoas, especialmente no caso das universidades. (Finger, 1988) Isto porque a tecnologia utilizada na Universidade é de natureza complexa, pois a natureza da “matéria prima” - basicamente a natureza, o homem e a sociedade - não é homogênea e os “casos excepcionais” são em grande número, tornando difícil a rotinização das tarefas. Na maioria das vezes as questões devem ser tratadas na Universidade como se cada caso fosse um caso, com poucos padrões pré- estabelecidos. A este respeito, Thompson (1976) classifica a universidade como organização com tecnologia do tipo intensiva, pois é caracterizada por uma variedade de técnicas que visam mais do que um simples serviço, mas a mudança em um objeto.
Ao considerar a questão do profissionalismo, Baldridge (1983a) afirma que quando os objetivos de uma organização não são claros, seus serviços são dirigidos às necessidades da clientela e sua tecnologia é problemática, a organização tenta resolver estes problemas contratando profissionais altamente especializados. Isto implica que a organização estabeleça uma forma de governo e um processo decisório diferente e mais participativo, já que estes profissionais não se dispõem aos esquemas normalmente empregados em outros tipos de organizações. Os professores contratados pelas universidades não são responsáveis apenas pelo processo de transmissão do conhecimento, mas também pelo seu próprio aprofundamento e pela criação nas suas áreas de interesse. (Finger, 1988) De fato, Richman e Farmer (1974) corroboram com esta idéia, ao afirmarem que a qualidade e a reputação de qualquer universidade dependem primariamente, de seu corpo docente, sendo os demais
inputs e outputs secundários à qualidade dos trabalhos dos professores.
Referindo-se à vulnerabilidade ambiental, Baldridge (1983a) salienta o fato de todas as organizações complexas serem vulneráveis às pressões do ambiente externo. Para Baldridge (1983b), quando uma forte pressão externa é exercida, a autonomia dos profissionais acadêmicos é seriamente reduzida, afetando o controle sobre os currículos, os objetivos e as operações cotidianas da organização. Segundo Wanderley (1988), vários fatores
interferem nas operações das organizações universitárias, destacando-se: a inércia das próprias instituições, a expansão do sistema de ensino superior e a intervenção normativa do governo, tanto na organização, quanto no funcionamento das universidades.
Além destas características, Meyer (1988) destaca ainda: a natureza política das decisões; a existência de uma estrutura fragmentada e descentralizada, onde as decisões tornam-se diluídas em órgãos colegiados; a dificuldade de mensuração dos produtos resultantes da ação organizacional; e, a ausência de padrões de desempenho e compromissos com resultado.
Diante das características observadas, constata-se a singularidade da organização universitária. Entretanto, Cope (apud Meyer, 1988) destaca algumas características comuns entre as organizações acadêmicas e empresariais, a saber: a necessidade de interação com o ambiente de forma a garantir os recursos necessários ao cumprimento da missão da organização e a satisfação das necessidades dos usuários; e a necessidade de se estabelecer uma missão e definir objetivos para a organização.
Ao ponderar sobre as características de uma organização universitária, Birnbaum (1988) considera que a universidade é, essencialmente, um sistema de idéias inter- relacionadas que podem ser ativadas a qualquer momento e onde muitas coisas parecem ocorrer por acaso, contudo, os métodos científicos indicam a existência de padrões mesmo no caos, sendo que a grande tarefa dos cientistas sociais é estudar os possíveis padrões de relações e interações sociais. Portanto, segundo Birnbaum (1988), a universidade deve ser estudada a partir da análise sistêmica, concentrando a atenção na maneira pela qual os sistemas, subsistemas e elementos estão conectados.
Esta multiplicidade de valores, de concepções e de posturas faz com que a universidade só possa ser estudada considerando-se suas características particulares. Desta maneira, o processo de adaptação das universidades ao ambiente demanda parâmetros próprios. Conforme observado por Alperstedt (2000), este fato abre um campo de estudos e pesquisas que busquem o entendimento do processo de adaptação estratégica das universidades, trazendo muitas contribuições para a compreensão e para as futuras decisões tomadas pelas universidades.
Analisando-se o processo de tomada de decisão nas organizações universitárias, é importante que se considere alguns modelos apresentados na literatura, que mesmo sendo abstrações da realidade, permitem uma melhor visualização e compreensão da dinâmica organizacional. Nenhum modelo representará por completo um sistema complexo como o das
universidades, mas poderá refletir o que ocorre em algumas partes dessas organizações. (Morgan, 1986)