A apresentação do relatório de auditoria compreende a etapa final do trabalho de auditoria, neste, são apresentadas as considerações e conclusões alcançadas por meio da elaboração da auditoria, por intermédio dos papéis de trabalho, sendo constatadas e recomendadas as providências a serem tomadas pela coordenação e sua gerencia, para não prejudicar o desenvolvimento da organização.
A seguir, apresenta-se o relatório de auditoria operacional, o qual, foi desenvolvido no setor de recursos humanos do Hospital Unisaúde Ltda, no período de janeiro de 2014 a dezembro de 2014, onde é apresentado as conclusões e recomendações acerca dos processos de contratação, movimentação mensal e desligamento de colaboradores ocorridos no setor. O relatório de auditoria foi organizado tendo como base as constatações alcançadas através da análise dos documentos fornecidos pela entidade, sendo o mesmo, concretizado em conformidade com as normas de auditoria vigentes.
RELATÓRIO E CONCLUSÕES DE AUDITORIA OPERACIONAL REALIZADA NO HOSPITAL UNISAÚDE LTDA
Ijuí (RS), 30 de Maio de 2015
Prezado Sr. Viviane Friedrich Coordenador de Recursos humanos Responsável pelo Departamento Pessoal
Em anexo, encaminhamos o relatório de auditoria operacional, referente aos processos de auditoria realizados no setor de recursos humanos do Hospital Unisaúde Ltda, no período de 01 de janeiro de 2014 a 31 de dezembro de 2014, o qual foi desenvolvido em conformidade com as normas de auditoria vigente e baseado na documentação fornecida pelo Hospital Unisaúde Ltda e nos processos internos adotados no setor.
Perante o exposto, ficamos a disposição para maiores explicações que levem ao correto entendimento das constatações e opiniões expressas no presente relatório.
Atenciosamente,
Patrique Rosa Hedlund Thaís Teixeira Auditor Responsável Auditora Revisora CRC – RS 7707/92 CRC – RS 7709/91
NOVA ERA AUDITORIA
RELATÓRIO DE AUDITORIA OPERACIONAL DO HOSPITAL UNISAÚDE LTDA
SETOR: RECURSOS HUMANOS
INTRODUÇÃO
A auditoria realizada no Hospital Unisaúde Ltda compreende na avaliação dos controles internos da mesma e no exame dos documentos referentes aos procedimentos ocorridos no setor de recursos humanos, como a análise dos documentos obrigatórios para admissão dos colaboradores, da carteira de trabalho e previdência social, dos exames médicos, do salário – família, do contrato de trabalho, do livro de registro de colaboradores, dos pontos eletrônicos, dos programas de saúde e segurança do trabalhador, entre outros, além de, uma averiguação dos cálculos constantes na folha de pagamento e do efetivo recolhimento e pagamento das guias de INSS, FGTS, PIS, bem como, uma análise referente ao processo e a documentação referente ao desligamento de colaborador.
Os trabalhos de auditoria foram realizados tendo como auxílio os controles internos existentes no setor e os documentos fornecidos pela entidade, relativos ao período de 01 de janeiro de 2014 a 31 de dezembro de 2014. A auditoria envolveu o exame dos documentos relativos a todos os colaboradores que prestaram ou prestam serviços à entidade no período auditado, desenvolvendo-se em concordância com as normas de auditoria vigentes, com o desígnio de analisar o cumprimento da legislação trabalhista vigente e detectar possíveis erros e falhas, que venham a gerar futuras reclamatórias trabalhistas à entidade.
As decorrências obtidas durante a realização da auditoria serão apresentados aos responsáveis pela administração do setor de Recursos humanos, por meio de relatório de auditoria, onde apontará as constatações e conclusões a respeito das possíveis irregularidades e deficiências encontradas no setor e as recomendações das ações a serem implantadas ou aprimoradas para a melhoria do setor, sendo desta forma, uma auditoria corretiva e preventiva, a fim de que a entidade não venha a sofrer uma possível auditoria externa punitiva que possam prejudicar o futuro da entidade.
1. ADMISSÃO DOS COLABORADORES
Os trabalhos de auditoria executados no processo de admissão de colaboradores compreendem na averiguação dos exames médicos admissionais, do protocolo de entrega e de devolução da CTPS, do vale transporte, do salário – família, do contrato de trabalho, da CTPS dos colaboradores, do livro de registro de colaboradores e da comparação da CTPS dos colaboradores com o livro de registro de colaboradores.
Exame médico admissional - Ao avaliar os exames médicos admissionais dos colaboradores, constatou-se que não houve irregularidades nos dados avaliados, uma vez que, os mesmos foram realizados antes de os colaboradores iniciarem as suas atividades na entidade, que os exames estavam devidamente preenchidos, constando a assinatura do médico responsável e do colaborador e que todos os colaboradores estavam aptos ao exercício das atividades a que foram contratados.
Protocolo de entrega e de devolução da CTPS – Constatou-se ao avaliar os protocolos de entrega e de devolução da CTPS que os protocolos foram preenchidos corretamente, constando a data de entrega e de devolução da CTPS, bem como, continham as assinaturas dos colaboradores e do empregador. Constatou-se que a entidade devolveu aos colaboradores a CTPS dentro do prazo previsto de 48 horas, conforme determina a CLT.
Entretanto, recomenda-se à entidade que a mesma não solicite a CTPS aos colaboradores novamente após este período para mais compilação de informações para evitar auferir o que determina o art. 53 da CLT.
Vale transporte - Ao avaliar os documentos que compreendem o vale transporte verificou-se que nenhum dos colaboradores recebem o benefício, uma vez que, todos preencheram devidamente a declaração de renuncia ao benefício. Neste caso, não há recomendação a ser mencionadas.
Salario – família – Constatou-se ao analisar o direito ao recebimento e os documentos atinentes ao salário – família, que nenhum dos colaboradores possuem o direito ao recebimento do mesmo, uma vez que possuem dependentes menores de 14 anos, porém, recebem renda superior ao limite estabelecido para o recebimento do mesmo. Em relação aos documentos obrigatórios a serem entregues à entidade para o recebimento do benefício, constatou- se que a mesma dispõe das certidões de nascimento dos dependentes menores, bem como, o atestado de frequência escolar dos mesmos e carteira de vacinação.
Desta forma, não existem recomendações neste papel de trabalho, visto que, a entidade esta cumprindo com todas as exigências legais.
Contrato de trabalho - Constatou-se ao analisar o contrato de trabalho dos colaboradores, que para todos os colaboradores admitidos no período compreendido pela auditoria foi firmado um contrato de trabalho por escrito, os quais primeiramente abrangiam um contrato de experiência por prazo determinado de 30 dias, sendo o mesmo renovado, após o término do período por mais 60 dias, passando a valer por prazo indeterminado após este período.
Constatou-se, porém, que apenas para a colaboradora H não ocorreu a renovação do contrato, visto que, o mesmo foi rescindido após o período de 90 dias de experiência.
Constatou-se ainda que os contratos de trabalho firmados estavam devidamente preenchidos, constando a data de início e fim das atividades, o valor da remuneração, o dia e o horário de trabalho, o cargo a ser ocupado, as cláusulas específicas como a de acordo de hora, compensação e prorrogação de horas, a data em que o contrato foi firmado e as assinaturas dos colaboradores, do empregador e de duas testemunhas, estando todos em conformidade com o que determina a legislação vigente.
CTPS dos colaboradores - Ao analisar as CTPS dos colaboradores ativos na entidade, constatou-se que as mesmas encontram-se devidamente preenchidas, constando a qualificação do empregador, o cargo ocupado pelo colaborador, o CBO correto do respectivo cargo, a data de admissão, a remuneração, a devida assinatura do empregador, as anotações relativas as férias gozadas pelos colaboradores. Em relação aos colaboradores G e H, não foram possíveis o acesso a CTPS dos mesmos, visto que um dos colaboradores não mantêm mais vínculo empregatício com a instituição e o outro foi alocado para outro setor da empresa. Neste sentido, não existem recomendações neste papel de trabalho, visto que, a entidade esta cumprindo com todas as exigências legais.
Livro registro de colaboradores - Constatou-se ao examinar o livro de registro de colaboradores da organização, que todos os colaboradores admitidos no período auditado estão devidamente registrados e que o livro está corretamente preenchido, contendo o número da CTPS e série, os números de RG, CPF e PIS, a data de admissão, o horário e o local de trabalho, a remuneração acordada, o endereço, a filiação, os dependentes e as devidas assinaturas dos colaboradores, além de, o registro referente à contribuição sindical ao SINDISAÚDE de 2014 e aos aumentos salariais dos colaboradores ocorridos em abril de 2014, sendo que os demais registros como o período de férias gozadas pelos colaboradores e o desligamento de colaboradores foram realizados corretamente na ficha de anotações e atualizações da carteira de trabalho e previdência social.
Neste contexto, não existem recomendações neste papel de trabalho, visto que, a entidade esta cumprindo com todas as exigências legais.
CTPS X Livro registro de colaboradores - Ao avaliar a comparação dos dados da CTPS com os dados do livro de registro de colaboradores, constatou-se que não houve divergências nos dados analisados, visto que, ambos os documentos estão devidamente preenchidos, constando o nome, o número da CTPS e série, os números do RG, do CPF e do PIS dos colaboradores, a data de admissão, o horário e o local de trabalho, a remuneração
acordada, o endereço e a filiação dos colaboradores, bem como, constam as devidas anotações na ficha de anotações e atualizações da carteira de trabalho e previdência social sobre as férias gozadas pelos colaboradores. Desta forma, não existem recomendações neste papel de trabalho, visto que, a entidade esta cumprindo com todas as exigências legais.
2. MOVIMENTAÇÃO MENSAL
A auditoria executada nos procedimentos internos de movimentação mensal advindos no período compreendido pela auditoria, consistem a verificação e a análise das informações obrigatórias como o CAGED e a RAIS, das obrigações legais, como o exame médico periódico, o PCMSO, o PPP e o PPRA, das atribuições e dos reajustes salariais, da ficha ponto, das horas extras e das faltas dos colaboradores, dos direitos dos colaboradores, como vale alimentação, plano de saúde, o FGTS e o PIS, dos descontos legais como o INSS e as contribuições assistenciais e sindicais, da folha de pagamento, da quitação das guias do INSS, do FGTS, do PIS, do IRRF e das contribuições assistenciais e sindicais e enfim, a averiguação do décimo terceiro salário e das férias gozadas pelos colaboradores.
Informações obrigatórias – CAGED e RAIS - Examinou-se o CAGED e a RAIS, ambas as informações foram entregues corretamente e antes do prazo limite fixado na legislação, bem como, no CAGED foi informado todas as movimentações ocorridas no período que abrange a auditoria. Em relação à RAIS, averiguou-se que a mesma foi entregue corretamente, sendo informadas todas as movimentações ocorridas no ano de 2014.
Obrigações legais – exame médico periódico, PCMSO, PPP, PPRA - Ao analisar os documentos referentes as obrigações legais de saúde e segurança do trabalhador, pode-se constatar que estão sendo efetuados os exames médicos periódicos dos colaboradores, além disso, a entidade está respeitando as normas relativas à segurança e saúde do trabalhador ao possuir um programa de controle médico de saúde ocupacional e o perfil profissiográfico previdenciário dos colaboradores expostos a riscos e a agentes nocivos a saúde. Em relação ao PPRA, pode-se constatar que a entidade elaborou o mesmo em 2014, o qual está em conformidade com a legislação e apresenta a assinatura de três técnico de segurança do trabalho, encontra-se atualizado, apresentando as atuais informações para a preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, visto que o mesmo foi atualizado a cada ano, conforme prevê a legislação vigente. Não a sugestões a serem efetuadas pois a entidade esta em conformidade com a legislação e preservando a saúde e a integridade dos trabalhadores.
Atribuições e reajustes salariais - Ao analisar as atribuições e os reajustes salariais pode-se compreender que a entidade está pagando aos seus colaboradores uma remuneração superior ao piso salarial da categoria apurado na Convenção Coletiva de Trabalho do SINDISAÚDE/ RS e que a mesma está reajustando os salários dos colaboradores corretamente, observando o aumento de carga horária de trabalho, o salário mínimo nacional vigente e os reajustes obrigatórios constantes na Convenção Coletiva, estando a mesma em conformidade com o que determina a legislação vigente.
Ficha ponto, horas extras e faltas - Constatou-se que a entidade possui a obrigatoriedade de utilização dos pontos eletrônicos, uma vez que, agindo conforme determina o parágrafo 2º do art. 74 da CLT, a ficha ponto torna-se obrigatória apenas para os estabelecimentos com mais de dez colaboradores. Entretanto, constatou-se que a entidade realizou o controle dos horários dos colaboradores e os horários realizados pelos colaboradores em conformidade com os horários constantes no contrato de trabalho.
Averiguou-se ainda que esta sendo respeitado os intervalos de descanso obrigatórios, sendo que eventualmente ocorreram horas extras, atrasos ou faltas, os quais foram devidamente compensados, não havendo a necessidade de pagamento ou de desconto de horas. Desta forma, não houve necessidade de recomendações.
Direito dos colaboradores – FGTS, PIS, Triênio, vale alimentação, plano de saúde - Ao avaliar os pagamentos relativos aos direitos dos colaboradores verificou-se em relação ao FGTS e ao PIS que ambos foram recolhidos de todos os colaboradores corretamente, em todos os meses compreendidos pela auditoria, conforme o percentual determinado na legislação, de 8% para o FGTS e de 1% para o PIS, sendo estes calculados sobre o salario base dos colaboradores. Em relação ao vale alimentação, foi constatado que o desconto de R$ 5,00 mensais pelo benéfico conforme contrato esta sendo recolhido corretamente, desta mesma forma, o montante de R$ 60,00 referente ao plano de saúde.
O calculo do triênio referente a 5% de aumento a cada três anos de trabalho prestado à entidade esta sendo calculado e pago corretamente.
Desta forma, não existem recomendações a ser exposta a entidade sobre os direitos expostos à cima.
Descontos legais – INSS e contribuições assistenciais e sindicais - Ao avaliar os descontos legais efetuados pela entidade, pode-se constatar que os descontos referentes ao INSS e as contribuições assistenciais e sindicais foram realizados corretamente, não havendo nenhuma irregularidade nos dados analisados. Em relação ao INSS verificou-se que para
todos os colaboradores e em todos os meses compreendidos pela auditoria, foram utilizadas a base de cálculo correta, o percentual de desconto correto, de acordo com as tabelas de INSS vigentes, visto que, foram calculadas corretamente, não apresentando nenhuma divergência.
Em relação às contribuições assistenciais e sindicais advindas no período auditado verificou-se que ambas estavam devidamente calculadas, obedecendo a um dia de trabalho de cada colaborador.
Folha de pagamento – Avaliando a folha de pagamento, constatou-se que a entidade fornece as mesmas aos seus colaboradores em duas vias, sendo uma via designada ao colaborador e a outra via, com a devida assinatura do colaborador destinada à entidade. Verificou-se ainda, que as folhas de pagamento auditadas, estavam completas e corretas, contendo os dados necessários à identificação do empregador e do empregado, a função do mesmo, a competência a que se referem os recibos de pagamento, os proventos recebidos, os descontos efetuados, o valor líquido a ser recebido, os valores a serem recolhidos de FGTS e a serem retidos de IRRF quando houverem e que as remunerações estavam devidamente calculadas, sendo pagos os salários acordados e os direitos determinados na legislação vigente, os abatimentos foram efetuados corretamente, tomando por base as alíquotas vigentes determinadas em lei, bem como o valor líquido a pagar aos colaboradores estava devidamente calculado. Ao examinar os dados constantes na folha de pagamento em comparação aos dados contidos na CTPS podem-se averiguar o pagamento dos salários aos seus colaboradores foram efetuados até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencido. Após a avaliação foi constatado que não é necessário nenhuma recomendação sobre a folha de pagamento, visto que, a mesma encontra-se elaborada corretamente.
Quitação das guias de INSS, FGTS, PIS, IRRF, contribuição assistencial e sindical - Ao analisar a quitação das guias referentes aos tributos devidos sobre a folha de pagamento constatou-se que a maioria das guias foram calculadas e pagas corretamente. Em relação à GFIP relativa ao FGTS, verificou-se que a entidade quitou a GFIP no prazo.
Não foi contatado irregularidades em relação à guia de IRRF. Por fim, constatou-se que a entidade recolheu dos colaboradores o montante referente a um dia de serviço, a título de contribuição sindical. Desta forma, a entidade não corre o risco de sofrer futuras penalidades dos órgãos competentes pelo não pagamento dos referidos tributos.
Décimo terceiro salário - Ao examinar o pagamento referente ao décimo terceiro salário integral constatou-se que os cálculos referentes ao pagamento e ao recolhimento do FGTS incidentes sobre a gratificação dos colaboradores, foram pagas nas datas previstas na legislação, os recibos da folha de pagamento estavam adequadamente
preenchidos, em conformidade com os dados constantes da CTPS e que continham as devidas assinaturas dos colaboradores, bem como, verificou-se que o recolhimento relativo ao PIS foi efetuado corretamente. A organização deve continuar desta forma para evitar futuras reclamatórias trabalhistas.
Férias – Verificou-se em relação às férias que não houve irregularidades nas informações analisadas, visto que, as mesmas foram concedidas, gozadas, calculadas e pagas adequadamente, em conformidade com o que determina a legislação vigente, aos funcionários A, B, C e F que possuíam direito ao gozo de férias no período abrangido pela auditoria.
Analisou-se que a entidade comunicou com antecedência de 30 dias, os períodos de concessão das férias, por meio de recibo de aviso de férias, devidamente assinado pelos colaboradores, que os valores relativos as férias foram corretamente calculados, sendo pagas as férias na proporção dos dias gozados, acrescidos de 1/3 de férias e descontados a respectiva contribuição ao INSS. Verificou-se também que foram realizados os recolhimentos de FGTS e PIS sobre as férias gozadas e que os pagamentos foram realizados até dois dias antes do início das férias, conforme determina o art. 145 da CLT, por meio de recibo de férias devidamente assinado pelo empregado e empregador.
3. DESLIGAMENTO DE COLABORADOR
Ao examinar o procedimento de desligamento de colaborador advindo no período compreendido pela auditoria, constatou-se que o mesmo transcorreu corretamente, visto que, à medida que a entidade informou à colaboradora, por escrito, mediante aviso de rescisão do contrato de experiência pela organização, que o contrato de experiência seria rescindido, disponibilizando a colaboradora o devido exame médico demissional, sendo o mesmo realizado antes do término do contrato de trabalho. Em relação às verbas rescisórias, verificou-se que ambas foram calculadas corretamente, constando o saldo de salário proporcional aos dias trabalhados no mês, o 13º salário proporcional, as férias proporcionais com o devido 1/3 sobre férias, bem como foram realizados corretamente o desconto do INSS sobre as verbas rescisórias, o desconto do INSS sobre o 13º salário, o valor líquido a pagar a colaboradora e os valores relativos ao FGTS sobre as verbas rescisórias, ao FGTS sobre o 13º salário e ao PIS, bem como, foi preenchido a data do respectivo pagamento no termo de rescisão do contrato de trabalho, constando as assinaturas da colaboradora e do representante do Hospital. Não serão efetuadas recomendações, visto que, o processo foi efetuado corretamente.
CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES
Os trabalhos de auditoria realizados no setor de recursos humanos do Hospital Unisaúde Ltda, no período de 01 de janeiro de 2014 à 31 de dezembro de 2014, permitiram a constatação de apenas uma falha nos controles internos, relativos aos procedimentos de admissão, movimentação mensal e desligamento de colaboradores.
A auditoria efetuada se constitui em um instrumento de averiguação de ordem preventiva e corretiva, cuja principal finalidade é gerar informações que auxiliarão para a gestão e evitaram futuras reclamatórias trabalhistas que venham a prejudicar a continuidade do Hospital Unisaúde Ltda.
Aconselha-se que após as recomendações expressas no presente relatório, sejam tomadas as devidas providências, a fim de que sejam corrigidas as irregularidades apontadas. As providências a serem tomadas compreendem na compilação das informações sobre os colaboradores fornecidas pela CTPS dentro do prazo de 48 horas conforme determinado o art. 29 da CLT. Evitando assim a solicitação da mesma novamente após este período, o que poderá acarretar em futuras punições em caso de auditorias externas.