– DESCRIPTION DES PRINCIPALES MÉTHODES COMPTABLES Référentiel comptable

Le présent rapport financier annuel est établi conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public, en tentant compte des particularités édictées par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et prescrites par l’article 477 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2).

Conséquemment :

∙ Les immeubles loués auprès de la Société québécoise des infrastructures (SQI) sont comptabilisés comme une location-exploitation au lieu d’une location-acquisition, ce qui n’est pas conforme à la note d’orientation concernant la comptabilité NOSP-2 des Normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Utilisation d’estimations

La préparation du rapport financier annuel exige que la direction ait recours à des estimations et à des hypothèses.

Celles-ci ont une incidence sur la comptabilisation des actifs et des passifs, sur la présentation des actifs et passifs éventuels à la date des états financiers ainsi que de la comptabilisation des produits et des charges au cours de la période visée dans le rapport financier annuel. Les résultats réels peuvent différer des meilleures prévisions faites par la direction.

Comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice est utilisée tant pour l’information financière que pour les données quantitatives non financières.

Périmètre comptable

Le périmètre comptable de l’Agence comprend toutes les opérations, activités et ressources qui sont sous son contrôle.

Revenus

Les subventions gouvernementales du Québec et du Canada, reçues ou à recevoir, sont constatées aux revenus dans l’exercice au cours duquel le cédant les a dûment autorisées et lorsque l’Agence bénéficiaire a respecté tous les critères d’admissibilité, s’il en est.

En présence de stipulations précises imposées par le cédant quant à l’utilisation des ressources ou aux actions que l’Agence bénéficiaire doit poser pour les conserver, ou en présence de stipulations générales et d’actions ou de communications de l’Agence, les subventions gouvernementales sont d’abord comptabilisées à titre de revenus reportés, puis passés aux résultats au fur et à mesure que les stipulations sont satisfaites.

Une subvention pluriannuelle en provenance d’un ministère, d’un organisme budgétaire ou d’un fonds spécial n’est dûment autorisée par le Parlement que pour la partie pourvue de crédits au cours de l’exercice ou figurant au budget de dépenses et d’investissement voté annuellement par l’Assemblée nationale, respectivement, comme stipulé dans la Loi concernant les subventions relatives au paiement en capital et intérêts des emprunts des organismes publics ou municipaux et certains autres transferts (chapitre S-37.01).

Les sommes en provenance d’une entité hors périmètre comptable gouvernemental sont constatées à titre de revenus dans l’exercice au cours duquel elles sont utilisées aux fins prescrites en vertu d’une entente (nature des coûts, utilisation prévue ou période pendant laquelle les coûts devront être engagés). Les sommes reçues avant qu’elles ne soient utilisées doivent être présentées à titre de revenus reportés jusqu’à ce que lesdites sommes soient utilisées aux fins prescrites dans l’entente.

Lorsque les sommes reçues excèdent les coûts de la réalisation du projet ou de l’activité, selon les fins prescrites à l’entente, cet excédent doit être inscrit comme revenu dans l’exercice au cours duquel le projet ou l’activité est terminé, sauf si l’entente prévoit l’utilisation du solde, le cas échéant, à d’autres fins prescrites. De même, si une nouvelle entente écrite est conclue entre les parties, il est possible de comptabiliser un revenu reporté, si cette entente prévoit les fins pour auxquelles le solde doit être utilisé.

Revenus d’intérêts

Les intérêts gagnés sur l’encaisse et les placements font partie intégrante de chacun des fonds et, dans le cas spécifique du fonds d’exploitation, sont répartis entre les activités principales et les activités accessoires.

Dans le cas d’un prêt interfonds, les intérêts gagnés sur l’encaisse et les placements, réalisés à partir d’un solde prêté, appartiennent au fonds prêteur.

Autres revenus

Les sommes reçues par don, legs, subvention ou autre forme de contribution sans condition rattachée, à l’exception des sommes octroyées par le gouvernement du Québec et ses ministères ou par des organismes dont les dépenses de fonctionnement sont prises en charge par le fonds consolidé du revenu, sont comptabilisées aux revenus des activités principales dès leur réception et sont présentées à l’état des résultats du fonds d’exploitation.

Charges inhérentes aux ventes de services

Les montants de ces charges sont déterminés de façon à égaler les montants des revenus correspondants.

Débiteurs

Les débiteurs sont présentés à leur valeur recouvrable nette au moyen d’une provision pour créances douteuses.

La dépense pour créances douteuses de l’exercice est comptabilisée aux charges non réparties de l’exercice.

Frais d’émission, escompte et prime liés aux emprunts

Les frais d’émission liés aux emprunts sont comptabilisés à titre de frais reportés et sont amortis sur la durée de chaque emprunt selon la méthode linéaire.

L’escompte et la prime sur emprunts sont comptabilisés à titre de frais ou de revenus reportés respectivement et sont amortis selon le taux effectif de chaque emprunt.

Dettes à long terme

Les emprunts sont comptabilisés au montant encaissé lors de l’émission et ils sont ajustés annuellement de l’amortissement de l’escompte ou de la prime.

Dettes subventionnées par le gouvernement du Québec

Les montants reçus pour pourvoir au remboursement des dettes subventionnées à leur échéance sont comptabilisés aux résultats du fonds auquel ils se rapportent. Il en est de même pour les remboursements qui sont effectués directement aux créanciers par le ministère des Finances du Québec.

De plus, un ajustement annuel de la subvention à recevoir ou perçue d’avance concernant le financement des immobilisations à la charge du gouvernement est comptabilisé aux revenus de l’exercice du fonds d’immobilisations.

Cet ajustement est déterminé par l’Agence à son rapport financier annuel.

Passifs au titre des avantages sociaux futurs

Les passifs au titre des avantages sociaux futurs comprennent principalement les obligations découlant de l’assurance salaire ainsi que des congés de maladie et des vacances cumulés. Les autres avantages sociaux comprennent les droits parentaux et les allocations de rétention aux hors-cadre.

∙ Provision pour assurance salaire

Les obligations découlant de l’assurance salaire sont évaluées annuellement par le MSSS, au moyen de l’une des deux méthodes suivantes. La méthode par profil est généralement utilisée, laquelle est basée sur les dossiers d’assurance salaire observés, en tenant compte des facteurs tels que le sexe, le groupe d’âge, le regroupement d’emploi, le groupe de diagnostics, l’écart entre l’année financière du paiement et celle d’ouverture du dossier. Lorsque l’information nécessaire pour cette méthode n’est pas disponible, la méthode dite globale basée sur la moyenne des dépenses des trois dernières années est alors employée.

Ces obligations ne sont pas actualisées. La variation annuelle est constatée dans les charges non réparties.

La variation annuelle est ventilée dans les centres et sous-centres d’activités concernés.

∙ Provision pour congés de maladie

Le personnel à temps régulier bénéficie annuellement de 9,6 jours de congé de maladie. Les journées non utilisées sont payables une fois par année, soit en décembre. La provision inclut donc les journées non utilisées depuis le paiement jusqu’au 31 mars.

Les obligations découlant des congés de maladie années courantes sont évaluées sur la base du mode d’acquisition de ces avantages sociaux, c’est-à-dire en fonction de l’accumulation telle que décrite précédemment et de l’utilisation des journées de maladie par les employés, selon les taux horaires prévus en 2015-2016. Elles ne sont pas actualisées.

La variation annuelle est ventilée dans les centres et sous-centres d’activités concernés.

Les principales hypothèses utilisées sont les suivantes :

Exercice courant Exercice précédent Pour les provisions relatives aux congés de maladie – année

courante et aux vacances :

Taux moyen de croissance de la rémunération 0 % 2 %

Inflation 1 % 0 %

Accumulation des congés de vacances et de maladie

pour les salariés 9,43 % 9,43 %

Accumulation des congés de vacances pour les cadres et

hors-cadres 8,65 % 8,65 %

Régime de retraite

Les membres du personnel de l’Agence participent au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP), au Régime de retraite des fonctionnaires (RRF) ou au Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE). Ces régimes interentreprises sont à prestations déterminées et comportent des garanties à la retraite et au décès. La comptabilité des régimes à cotisations déterminées est appliquée aux régimes interentreprises à prestations déterminées gouvernementaux, compte tenu du fait que l’Agence ne dispose pas d’informations suffisantes pour appliquer la comptabilité des régimes à prestations déterminées. Les cotisations de l’exercice de l’Agence envers ces régimes gouvernementaux sont prises en charge par le MSSS et ne sont pas présentées au rapport financier annuel.

Immobilisations

Les immobilisations et les actifs non financiers, de par leur nature, sont employés normalement pour fournir des services futurs. Les immobilisations acquises sont comptabilisées au coût.

Le coût comprend les frais financiers capitalisés pendant la période de construction, d’amélioration ou de développement

Les immobilisations acquises par donation ou pour une valeur symbolique sont comptabilisées à leur juste valeur au moment de leur acquisition avec contrepartie aux revenus reportés, à l’exception des terrains où la contrepartie est constatée aux revenus dans l’année d’acquisition. Les contributions pour l’acquisition d’immobilisations sont comptabilisées aux revenus reportés, à l’exception de celles destinées à l’achat de terrains qui sont constatées aux revenus dans l’année d’acquisition. Les revenus reportés sont amortis aux revenus au même rythme que l’amortissement du coût des immobilisations correspondantes.

Elles sont amorties linéairement en fonction de leur durée de vie utile, à l’exception des terrains qui ne sont pas amortis :

Catégorie Durée

Améliorations locatives Durée restante du bail (max. 10 ans)

Matériel et équipement 5 ans

Équipement spécialisé 12 ans

Équipement informatique 3 ans

Frais payés d’avance

Les frais payés d’avance représentent des débours effectués avant la fin de l’année financière pour des services à recevoir au cours des prochains exercices financiers.

Ils sont imputés aux charges de l’exercice au cours duquel l’Agence consomme effectivement le service.

Instruments financiers

Le chapitre SP 3450 « Instruments financiers » du Manuel de comptabilité de CPA Canada pour le secteur public implique l’évaluation à leur juste valeur des instruments financiers dérivés et des placements de portefeuille composés d’instruments de capitaux propres cotés sur un marché actif. La variation annuelle des justes valeurs de ces instruments financiers engendre des gains et pertes non réalisés qui doivent être présentés dans un nouvel état financier appelé État des gains et pertes de réévaluation, jusqu’à leur décomptabilisation par extinction ou par revente. Les autres instruments financiers sont évalués au coût ou au coût après amortissement, sauf si l’Agence choisit de les désigner dans la catégorie des instruments financiers évalués à la juste valeur.

En vertu de l’article 477, le MSSS met à jour un Manuel de gestion financière, lequel présente les principes directeurs applicables par les entités du réseau relativement à la comptabilisation et à la présentation de leurs données dans le rapport financier annuel. De plus, les frais d’émission liés aux emprunts sont comptabilisés à titre de frais reportés et sont amortis sur la durée de chaque emprunt selon la méthode linéaire, au lieu d’être amortis selon la méthode du taux effectif et inclus dans le montant dû de la dette à laquelle ils se rapportent.

En vertu de l’article 295 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le MSSS détermine le format du rapport financier annuel applicable aux établissements. Pour l’exercice terminé le 31 mars 2015, le MSSS a convenu de ne pas inclure l’état financier requis puisqu’il estime peu ou non probable qu’une entité du réseau de la santé et des services sociaux détienne des instruments financiers devant être évalués à la juste valeur, étant donné les limitations imposées par la Loi sur les services de santé et les services sociaux en ce sens. De plus, les données financières de l’Agence sont consolidées dans les états financiers du gouvernement du Québec, lequel n’appliquera la nouvelle norme sur les instruments financiers qu’à partir de l’exercice financier ouvert le 1^er avril 2016.

Par conséquent, l’encaisse, les placements temporaires, les débiteurs – agences et MSSS, les autres débiteurs et les placements de portefeuille sont classés dans la catégorie des actifs financiers évalués au coût ou au coût après amortissement.

Les emprunts temporaires, les créditeurs – agences et MSSS, les autres créditeurs et autres charges à payer, excluant les charges sociales et taxes à payer, les avances de fonds en provenance des enveloppes décentralisées, les intérêts courus à payer et les dettes à long terme sont classés dans la catégorie des passifs financiers évalués au coût ou au coût après amortissement.

∙ Trésorerie et équivalents de trésorerie

La trésorerie et les équivalents de trésorerie comprennent l’encaisse, le découvert bancaire, le cas échéant, et les placements temporaires.

Comptabilité par fonds

Aux fins de présentation du rapport financier annuel, l’Agence utilise un fonds d’exploitation et un fonds d’immobilisations. Les opérations et les soldes sont présentés dans leurs états financiers respectifs. La comptabilité de l’Agence est tenue de façon à identifier les comptes rattachés à chaque fonds, en respectant les principes et particularités suivants :

∙ Le fonds d’exploitation : fonds regroupant les opérations courantes de fonctionnement (activités principales et accessoires);

∙ Le fonds d’immobilisations : fonds regroupant les opérations relatives aux immobilisations, aux passifs environnementaux, aux dettes à long terme, aux subventions et à tout autre mode de financement se rattachant aux immobilisations. Les immobilisations acquises pour les activités régionalisées, pour les activités des fonds affectés de l’Agence et pour des établissements privés admissibles sont inscrites directement au fonds d’immobilisations de l’Agence. De plus, les dépenses non capitalisables financées par les enveloppes décentralisées sont présentées aux résultats du fonds d’immobilisations;

∙ Le fonds des activités régionalisées : fonds regroupant les opérations de l’Agence relatives à sa fonction de représentant d’établissements ou à toute autre fonction et activité à portée régionale confiées par les établissements et qu’elle assume dans les limites de ses pouvoirs. Le financement de ces opérations est assuré principalement à partir de crédits normalement destinés aux établissements et gérés sur une base régionale et par les établissements concernés;

∙ Les fonds affectés : fonds constitués de subventions reliées à des programmes ou services précisément définis et confiés à l’Agence. Cette dernière a le mandat d’assurer les activités reliées aux programmes ou services pour lesquels ces subventions sont octroyées;

∙ Le fonds de santé au travail : fonds regroupant les activités reliées à la mise en application des programmes de santé au travail élaborés par la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST). Ces programmes visent à maintenir et à promouvoir la santé en milieu de travail. Le financement du fonds est constitué des subventions de la CSST et les activités sont réalisées par l’équipe régionale et les équipes locales.

Dans le contexte de la consolidation, afin d’éviter la comptabilisation en double des revenus et des dépenses, les transferts interfonds sont comptabilisés directement au solde de fonds des fonds concernés.

Dans le cas du fonds d’exploitation, du fonds des activités régionalisées et du fonds d’immobilisations, ils sont toutefois tenus en compte aux fins de présentation à l’état des résultats de manière à démontrer les résultats avant et après les transferts. Par la suite, ils sont présentés au solde de fonds des fonds concernés.

Prêts interfonds

Les prêts entre le fonds d’exploitation et le fonds d’immobilisations ne comportent aucune charge d'intérêts. Aucuns frais de gestion ne peuvent être chargés par le fonds d'exploitation au fonds d’immobilisations.

Les intérêts gagnés sur l'encaisse et les placements, réalisés à partir d'un solde prêté, appartiennent au fonds prêteur.

Classification des activités

La classification des activités de l’Agence tient compte des services qu’elle peut fournir dans la limite de ses objets et pouvoirs et de ses sources de financement. Les activités sont classées en deux groupes :

∙ Activités principales : les activités principales comprennent les opérations qui découlent de la prestation des services qu’un établissement est appelé à fournir et qui sont essentielles à la réalisation de sa mission dans le cadre de son budget de fonctionnement approuvé par le ministère.

∙ Activités accessoires : les activités accessoires comprennent les services qu’une Agence fournit, dans la limite de ses objets et pouvoirs, en sus de la prestation de services qu’il est appelé à fournir.

Centres d’activités

En complément de la présentation de l’état des résultats par nature des charges, et à moins de dispositions spécifiques, la plupart des charges engagées par l’Agence dans le cadre de ses activités principales et accessoires sont réparties par objet dans des centres d’activités. Chacun de ces centres est une entité regroupant des charges relatives à des activités ayant des caractéristiques et des objectifs similaires eu égard aux services fournis par l’établissement. Certains centres d’activités sont subdivisés en sous-centres.

Subdivisions des activités accessoires

Les activités accessoires se subdivisent en activités complémentaires et en activités de type commercial :

∙ Les activités accessoires complémentaires sont celles qui n’ont pas trait à la prestation de services liés à la mission de l’Agence. Elles peuvent toutefois constituer un apport au réseau de la santé et des services sociaux. Les fonds nécessaires à l’autofinancement de ces opérations proviennent de d’autres ministères, de régies gouvernementales, d’organismes publics, etc.;

∙Les activités accessoires de type commercial regroupent toutes les activités de type commercial. Elles ne sont pas liées directement à la prestation de services aux usagers.

Avoir propre

L’avoir propre correspond aux surplus (déficits) cumulés du fonds d’exploitation et est constitué des montants grevés et non grevés d’affectations. Il comprend les résultats des activités principales et accessoires.

L’avoir propre d’une Agence ne peut être utilisé qu’aux fins de la réalisation de la mission d’un centre qu’il exploite selon l’article 269.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2). Toutefois, son utilisation peut être subordonnée à une approbation du MSSS.

L’utilisation de l’avoir propre à l’égard des montants non affectés ou de ceux grevés d’affectation ne doit pas, distinctement, avoir pour effet de rendre le solde de ces derniers déficitaires.