Chapitre 3 : le rapport d’audit interne sur les étapes d’exécution du budget de la faculté des
4) description de la procédure exécution de la dépense
Achèvement de la dépense publique de la faculté se manifeste à travers deux actes : 1) Un acte obligatoire : il s'agit de la prime de recherche C.N.E.P.R.U.
2) Un acte volontaire : toutes les opérations d'achats de fournitures et d'équipements... Et pour pouvoir répondre à ces besoins la faculté doit répandre aux exigences de la
réglementation en matière de procédures financière de la comptabilité publique pour exécuter ces dépenses.
A) Les phases d’exécution de la dépense :
La dépense publique traverse deux phases distinguent durant son exécution :
1) Phase administrative :
Cette phase comprend trois étapes qui sont :
a/ Engagement :
Il se manifeste par deux niveaux Engagement t juridique
C’est la manifestation de la volonté de 1'ordonnateur de faire des dépenses. On peut le considérer par un certificat de naissance pour la dette publique, il est traduit par la délivrance d'un bon de commande ou un ordre de service signé conjointement par le doyen (voir figure 5).
LA Mise en Place des Crédits Alloue La Phase d’Engagement Mandatement Où Liquidation L’Ordonnancement Et Le Paiement Le Service Budget
de l’Ordonnateur Le Contrôleur Financier à priori
L’Agent comptable Contrôle à postériorité
Le Contrôle de la Chambre des Comptes et du l’Inspection Générale des Finances.
Engagement comptable
Le service budget et comptabilité traduit l'engagement juridique a un engagement comptable qui consiste a réserver les crédits nécessaires a I’ acquittement de la dépense il donne lieu a I’ établissement d'une fiche d'engagement selon le modèle normalisé par le ministère chargé des finances accompagnes de bon de commande, de facture pro forma pour les achats de fournitures, mobiliers et équipement ou devis pour les travaux et les prestations tout en mentionnant leur Mails (référence, désignation, quantité. prix unitaires prix totale ... ).
Les fiches d'engagement portent des numéros d'ordre qui forment pour chaque Chapitres et article budgétaire une numérotation ininterrompue commençant du numéro 1 et se termine par le numéro du dernier engagement à la fin de l’exercice.
Engagement auprès des contrôleurs financiers
La fiche d'engagement é1aborée est signé par le doyen est transmise, pour visa au contrô1eur financier de wilaya après Modification des é1éments ci-après :
• La qualité de l’ordonnateur telle que définie par la loi N' 90/21 du15/08/1990 relative à la comptabilité publique notamment son article N : 23.
• La stricte conformité avec les lois et règlements en vigueur. • La disponibilité des crédits ou des postes budgétaires.
• La concordance du montant de I’ engagement avec le montant de la dépense.
• l’existence des visas ou des avis préalablement délivrés par une autorité administrative habilitée a cet effet lorsqu’un tel visa est prescrit par la réglementation en vigueur (visa de la commission des marchés).
Ce contrôle est sanctionné par un visa opposé sur la fiche d'engagement datée est numérotée dans un délai de dix (10) jours a partir de la date de réception des engagements par les services du contrô1eur financier, ce délai est plusieurs fois dépassé surtout en mois de octobre, novembre et décembre.
Dans le cas contraire, les engagements frappés d’irrégularités ou non conformes à la
réglementation font objet d'un rejet provisoire ou définitif selon le cas. L’ordonnateur peut dans le cas du rejet définitif « passer outre », sous sa responsabilité par décision motivée dont il tien informé le ministère chargé des finances.
b/La liquidation :
La liquidation réunit deux opérations distinctes La constatation du service fait
Elle est opère par le service des moyens généraux et le magasinier, elle a pour objectif de s'assurer que les prestations on bien été effectuées dans les conditions prévus par 1'acte
d'engagement et que le service pré par le bon de commande et réalisé. La liquidation proprement dite
Elle est opérée par le service budget et comptabilité, elle a pour objectif de calculer de la dette réelle, compte tenu du service fait (exécution totale ou partielle de la commande qui a été passée), ce calcul s'accompagne d'une vérification numérique et juridique notamment en ce qui concerne le montant, 1'identité du créancier. Elle nécessite le recours à des procédés technique complexes afin de déterminer le montant à payer.
On constate dans cette phase la notion de service fait, elle est très importante sur le plan juridique (confirmation de la dette publique) et sur le plan comptable (mention exigée pour le paiement). Il est opposé par les services des moyens généraux. La constatation du service fait et de la liquidation est matérialisée par les pièces justificatives prévues par la réglementation (Facture...)
c/l’ordonnancement ou le mandatement :
La dépense est engagée puis liquidée. Il reste une opération essentiel a accomplir : C’est celle qui permettra au créancier de percevoir la somme qui lui due.
Le service de budget et comptabilité est chargé de I’ établissement du mandat de payement. C’est I’ acte par lequel I’ ordonnateur donne I’ ordre au comptable de payer afin de libérer I’ établissement de la dette qui a été contracté. Les mandats ne peuvent être signés que par l’ordonnateur.
Les mandats de paiement sont transmit entre le 1er et le 20ème jour de chaque mois et comportent les mentions suivantes :
¾ Numéro d'ordre, pris clans une série annuelle continue.
¾ Désignation du créancier réel c'est à dire la personne qui a reçu le bon de commande, accompli le service et effectue le service fait. . Objet de la dépense.
¾ Mode de règlement avec toutes indications permettant de réaliser ce règlement. Imputations budgétaires et comptables à donner à la dépense et éventuellement codification fonctionnelle, aux niveaux les plus fins apparaissant dans les nomenclatures.
¾ montant de la somme ordonnancé toutes taxes comprises. Ils mentionnent, en outre, les pièces justificatives produites à l’appui de la dépense.
¾ Le comptable assignataire.
¾ Le montant du mandat est arrêté en chiffre et en lettres.
L’engagement, la liquidation et le mandatement ce sont les trois opérations qui compose la phase administratif de I’ exécution de la dépense. Elle ressort des prérogatives de I’ ordonnateur de la faculté.
2) Phase comptable :
Le paiement est la phase finale de la procédure normale de l’exécution de la dépense publique il est 1'acte effectif qui consiste à libérer la dette. Cette mission est confie aux comptables des établissements publiques. C’est derniers sont tenus avant de procéder au règlement des dépenses dans un délai de 10 jours après la réception du mandat dans les délais est rarement respectés.
Avant de procéder au règlement des dépenses le comptable doit effectuer des opérations de contrôles sur les opérations administratives accomplies par l’ordonnateur afin de s'assurer de leur régularité et en second lieu s'assurer que la personne qui va encaisser la dépense a bien la qualité de donner un acquit qui libère I’ établissement définitivement.
Avant d'admettre toute dépense, le comptable public s’assure de : La conformité de I’ opération avec les lois et les règlements en vigueur. La qualité de l’ordonnateur ou de son dé1égué,
La régularité des opérations de liquidation de la dépense ; de la disponibilité des crédits.
Que la créance n'est pas atteinte par une déchéance ou frappé d’opposition. Caractère libératoire du payement.
Visa des contrôles prévus par les lois et règlements en vigueur, La validité de l’acquis libératoire.
Le contrô1e du comptable est sanctionné par l’acceptation ou le refus de paiement. L’agent comptable doit :
S’assurer de l’existence de la demande d’achat S’assurer de l’existence du bon de commande ; S’assurer de l’existence du bon de livraison ; S’assurer de l’existence du bon de réception ; S’assurer de l’existence de la facture ;
S’assurer du visa du service du budget
S’assurer du visa d’ordonnateur sur les documents; S’assurer du visa du chef du magasin sur la facture;
S’assurer que la facture à été oblitérée et approuvée par le contrôleur. S’assurer de l’exactitude arithmétique des données de la facture ;
Rapprocher le bon de commande avec le bon de livraison et le bon de réception ; S’assurer de l’imputation comptable;
S’assurer de l’existence du bon de réception ; S’assurer de la mention des taxes ;
1) tableau des forces et faiblesses apparentes (TFfA) 1: