I. NATURE DU CONTRAT
Le contrat est du type « obligation de résultat », il engage l’entreprise :
- à garantir le bon fonctionnement et la continuité du service ; - à garantir le niveau optimal des performances;
- à maintenir le matériel et les ouvrages en bon état de propreté, d’entretien, de fonctionnement jusqu’à expiration du contrat;
- à contribuer à la formation du personnel de l’établissement pour l’utilisation des équipements.
II. PRESTATION FORFAITAIRE
Le montant de la prestation forfaitaire déterminée par équipement, constituant l’offre chiffrée sera reporté sur le bordereau de prix unitaire. Ce document sera joint à l’acte d’engagement.
Cette prestation forfaitaire comprend la maintenance préventive et la maintenance corrective dans les conditions énoncées ci-dessous ainsi que tous les frais de déplacements liés à ces opérations.
Les caractéristiques techniques des pièces de rechange et des matières consommables indispensables à un fonctionnement correct sont conformes aux prescriptions du constructeur, d’origine et de marque similaire à celle de l’équipement remplacé.
A. Maintenance préventive
1. Organisation des visites périodiques La périodicité des vérifications est semestrielle.
Les visites de maintenance préventive sont programmées à l’avance.
Le titulaire du marché propose au gestionnaire ou à la personne responsable désignée une date d’intervention par écrit et au moins 7 jours avant le jour de passage et n’intervient qu’avec son accord.
Avant le 31 janvier 2022, le titulaire prendra contact avec l’établissement afin de connaitre la date de la dernière vérification périodique et ainsi établir un planning d’intervention. En tout état de cause, la première vérification semestrielle aura lieu avant le 30 juin 2022 et l’intervalle entre les 2 visites d’un même équipement ne pourra excéder 6 mois.
Les interventions de maintenance préventive auront lieu du lundi au vendredi de 7h30 à 18h00.
La réalisation des prestations ne devra pas conduire à une perturbation importante de l’exploitation du site.
2. Contenu des visites périodiques
Le déroulement de la prestation est à l’initiative du titulaire du marché, telle que définie dans le protocole technique joint à l’offre. Elle doit répondre aux prescriptions de l’Arrêté du 21 décembre 1993, de la norme européenne EN 13241-1 et d’une manière générale respecter la réglementation en vigueur.
La maintenance préventive comprend :
• La fourniture des produits de lubrification et de nettoyage, divers produits consommables, des petites fournitures mécaniques et électriques, notamment :
- Huiles, graisses, chiffons,
- Décapant, dégrippant, dégraissant,
• Vérification et remplacement si nécessaire des petites pièces hors d’usage ou usées par le fonctionnement normal (galets, axes, goupilles, signalisation, organes du coffret de manœuvre), ampoules, voyants, fusibles.
• La vérification des organes électriques tels que les armoires et composants électriques, connexions, récepteurs, photocellules, profilés élastiques, fin de course, feu clignotant, éclairage.
• La vérification des éléments de guidage, les articulations, les fixations, les systèmes d’équilibrage (contrepoids, ressort), tous les organes de sécurité des personnes, le limiteur d’effort, l’armoire de commande, les signalisations (visualisation et marquage au sol).
En cas de constat de risque majeur à la sécurité des personnes et des biens, le titulaire informera immédiatement le technicien en charge du bâtiment.
B. Maintenance corrective
En aucun cas, un dépannage ne pourra tenir lieu de visite périodique de vérifications.
En dehors des visites périodiques, le titulaire du marché s’engage à répondre à toute demande de dépannage formulée par l’établissement adhérent et à intervenir dans un délai de 4 heures, du lundi au vendredi de 7h30 à 18h00.
Le délai part de la demande d’intervention de dépannage demandée par l’établissement (téléphone confirmé par fax ou mail).
Si à la suite d’un dépannage, une réparation s’impose, le délai d’intervention sera de 48h maximum.
La durée des interventions sera donc aussi courte que possible. Tout arrêt prolongé de plus d’un jour, devra être justifié par l’entreprise et accepté par l’établissement. En cas d’intervention nécessitant un arrêt prolongé du courant électrique, les dates et heures d’intervention seront établies avec l’établissement.
Le titulaire doit la fourniture et la pose de toutes les pièces détachées, dont le remplacement (suite à une usure ou autre cas, hors cas de malveillance ou de vandalisme) est nécessaire pour permettre à l’équipement de conserver sa fonction et dont le coût d’achat unitaire au fournisseur, compris toutes remises dont bénéficie le titulaire, est inférieur à 100 € HT/ pièce unitaire.
Au-delà de ce seuil de 100 € HT unitaire, se reporter au paragraphe « Prestations hors forfait ».
Les interventions correctives ne sont pas limitées en nombre et n’entrainent aucune facturation supplémentaire.
C. Signalétique
Avant le 31 janvier 2022, le prestataire devra apposer une signalétique sur chaque équipement sous contrat. Cette signalétique reprendra le numéro à appeler pour toute demande d’intervention ainsi que l’identification du matériel permettant une prise en charge rapide de la demande.
Afin d’éviter toute confusion aux utilisateurs, le titulaire veillera à ôter toute signalétique mise en place par le ou les prestataires précédents.
Le prestataire assurera la réalisation du marquage au sol (peinture routière zébrée jaune et noire) si inexistant ou la réfection du marquage si existant.
III. PRESTATIONS HORS FORFAIT
Hors du seuil de maintenance défini au paragraphe « maintenance corrective », les interventions correctives feront l’objet d’un devis adressé à l’établissement sous 2 jours à compter de la signification de la défaillance. Il sera traité dans le cadre
« prestations hors forfait ».
RAPPEL : toute intervention corrective conséquente à un manque de préventif ou à une mauvaise utilisation du titulaire seront traitées dans le cadre du forfait.
Sont traitées comme des prestations hors forfait :
- Les réparations ou remplacements des organes détériorés par malveillance, dégradation volontaire ou vandalisme.
- Les travaux de modernisation
Dans ces 2 cas, ces prestations font l’objet, par l’établissement adhérent d’une demande de devis.
Le devis, fera ressortir les quantités et prix unitaires correspondants (justificatifs de l’achat des pièces de rechange…conforme au BPU joint à l’acte d’engagement). La main d’œuvre et les déplacements ne seront pas facturés à l’établissement. Seul le matériel est facturable à l’établissement.
Dès qu’un accord est intervenu, un bon de commande est délivré par l’établissement adhérent. Après l’émission du bon de commande, le délai d’intervention sera de 5 jours maximum.
Ces prestations font l’objet de factures distinctes réglées par l’établissement.
Toute facture sera adressée au lycée Fénelon.
IV. REGISTRE DE SECURITE ET CARNET D’ENTRETIEN
Après chaque intervention (programmée ou dépannage), le prestataire consigne dans le registre de sécurité ou de maintenance de l’établissement la nature des prestations effectuées. Il indique : la date du passage, la liste des pièces remplacées, les anomalies détectées. Ainsi, il engage la responsabilité de l’entreprise prestataire.
Si le registre de maintenance n’est pas mis à disposition du prestataire malgré la demande expresse de celui-ci, le prestataire remet sur le champ à l’établissement un bordereau de passage comportant l’ensemble des informations citées dans le paragraphe précédent.
Si une anomalie ou un incident prévisible pouvant porter atteinte à la sécurité est décelée, l’entreprise doit avertir immédiatement le chef d’établissement et prendre, le cas échéant, en liaison avec l’établissement, les mesures conservatoires nécessaires.
De plus, le titulaire met en place un livret d’entretien par matériel, conformément à l’article R.4224-17 du Code du Travail et le renseigne avec la description de l’installation (marque, type de matériel installé, motorisation, armoire, organe de commande, organes de sécurité, organes de signalisation…), les natures et résultats des visites effectuées, les noms des techniciens, les dates, les natures des opérations effectuées etc.….Ce carnet d’entretien reste entre les mains du responsable de l’établissement. Il doit lui être demandé par le personnel de l’entreprise titulaire du marché à son arrivée et remis à son départ pour visa par le responsable de l’établissement adhérent. Après chaque intervention, le titulaire du marché fera parvenir à l’établissement le rapport de vérification périodique ou un rapport d’intervention établi conformément aux prescriptions de l’arrêté du 21 décembre 1993.
V. RAPPORT ANNUEL DE MAINTENANCE
L’entreprise fournit une fois par an à l’établissement un rapport dans lequel elle indique les interventions qu’elle a réalisées pendant l’année écoulée (visites d’entretien, dépannages).
Elle y signale les anomalies et observations relatives à l’état des installations, les travaux qu’il y aurait lieu de faire pour adapter, améliorer, optimiser les performances de l’installation.
A des fins statistiques, l’entreprise fournit une fois par an au coordonnateur du groupement un rapport global par lot dans lequel elle fait la synthèse des interventions de maintenance corrective qu’elle a réalisées pendant l’année écoulée.