Demande d’assistance, mobilisation de ressources externes

L’autorité responsable de l’intervention opérationnelle de la Partie contractante affectée par un incident se chargera d’évaluer et de déterminer, au regard de la gravité de l’incident et notamment de sa localisation, la nature et la quantité des substances polluantes déversées, ainsi que tout autre élément pertinent, le niveau d’intervention requis et s’il convient ou non de solliciter une assistance.

Des experts (experts nationaux ou internationaux/de l’UAM) de la structure de commandement sur le terrain doivent procéder à une évaluation détaillée de la situation. À ce stade, la structure de

commandement peut proposer à la structure de gestion de l’assistance internationale de solliciter l’assistance des experts de l’UAM pour se charger de cette évaluation. (Annexe II.3)

Les experts sur le terrain (Unité de commandement sur le terrain) apporteront leur aide au

Coordinateur sur place (OSC) et au Coordinateur suprême sur place (SOSC)/Coordinateur national sur place (NOSC) globalement responsable des opérations d’intervention pour identifier les contraintes en termes de ressources et disponibilités limitées des équipements et autres ressources spécifiquement requis pendant toute la durée de l’intervention. La structure de commandement devra

évaluer les besoins d’assistance internationale en tenant compte des ressources nationales disponibles et des ressources mobilisées par la Partie responsable, y compris à l’étranger.

Suite à l’évaluation détaillée de la situation, la structure de commandement doit spécifier, de manière aussi précise que possible, le type et le nombre d’équipements et de produits nécessaires.

Il est recommandé que les demandes d’équipements, de ressources d’intervention et de spécialistes techniques émanent de la structure de commandement pour l’intervention opérationnelle du Pays requérant au niveau de la structure de commandement sur le terrain et soient formalisées au sein de la structure de gestion pour la coopération et l’assistance internationale.

La ou les structure(s) de commandement et la structure de gestion pour l’assistance internationale doivent travailler en étroite collaboration. Il est également recommandé que ces structures

communiquent régulièrement pour identifier toute évolution dans les besoins et se tenir mutuellement informées de l’arrivée des offres acceptées et des ressources mobilisées par la Partie responsable à l’étranger.

Il est recommandé que l’expert technique de l’Unité de commandement sur le terrain transmette ensuite les besoins en ressources et équipements à la structure de gestion de la coopération et de l’assistance internationale via le Formulaire standard de demande de ressources sur le terrain (Appendice de l’Annexe II.4) et, à l’occasion d’une téléconférence quotidienne, détermine tout changement dans les besoins et informe sur l’arrivée des offres acceptées et le suivi des ressources mobilisées à l’étranger par la Partie responsable.

La Demande d’assistance peut concerner :

• des équipements spécifiés uniquement ;

• des équipements spécifiés et du personnel qualifié ;

• des équipes d’intervention complètes ;

• du personnel justifiant d’une expertise spécifique ;

• une surveillance aérienne.

Les équipes d’intervention susmentionnées recouvrent :

• un chef d’équipe capable, de manière autonome, de diriger le travail de l’équipe dans le respect des instructions données par le Coordinateur sur place (OSC) désigné ;

• des équipages et personnels spécialement formés pour manipuler les équipements ;

• des navires et aéronefs spécialisés et non spécialisés ;

• des équipements d’intervention spécialisés et non spécialisés ;

• des équipements et installations de communication ;

• des équipements pour la sécurité du personnel (équipements de protection individuelle, combinaisons de protection, appareils respiratoires, etc.) ;

• des capacités de stockage de petites quantités d’hydrocarbures ou autres substances récupérés à bord (si capacité en soute).

1.2.2 Procédure de demande (par la structure de gestion, sur la base des besoins exprimés par la structure de commandement)

Dès que la structure de gestion de l’assistance internationale a été activée, il est recommandé que le Ministère des affaires étrangères de la Partie affectée, agissant au nom et en coordination avec la structure de gestion, fournisse des orientations par le biais de ses voies diplomatiques à ses ambassades et missions situées dans les autres Parties contractantes et prenne contact avec le REMPEC pour faciliter l’assistance internationale.

Les demandes d’assistance doivent être formulées de manière claire et précise (quantité, type etc.) et indiquer à quelles fins les équipements, produits et personnels d’intervention seront utilisés.

Il est recommandé que les formats standard de demande d’assistance présentés en Annexe II.3 (Formulaire standard de demande d’expertise) et Annexe II.4 (Formulaire standard de demande d’équipements et de produits) soient utilisés par le Pays requérant.

Afin de bien informer la Partie assistante sollicitée des spécificités de l’événement et des besoins opérationnels, dans le cadre des demandes de ressources spécifiques, le Pays requérant doit utiliser et annexer à sa demande le Formulaire standard d’informations complémentaires (POLINF) fourni en Annexe II.2.

A minima, il est recommandé que le Formulaire de demande d’assistance regroupe les informations ci-après :

• nom de l’incident, numéro de série/référence et emplacement ;

• date et heure de transmission ;

• nom, poste et coordonnées du représentant autorisé de la Partie requérante ;

• l’interlocuteur pour la source mettant à disposition l’équipement (nom et coordonnées) ;

• le nombre exact, le type et les spécifications de l’équipement demandé, notamment les spécifications techniques de l’assistance sollicitée (par ex. tension, fréquence (pompage), capacité, coupleurs, raccordements) avec autant de détails que nécessaire ;

• autres exigences spécifiques (par ex. étiquetage, conditionnement, dates d’expiration, langue des manuels) ;

• date à laquelle et lieu où l’équipement est demandé, et une indication de la durée (ou précision si demande de don) ;

• confirmation si le Pays requérant prendra à sa charge ou non tous les droits de douane, taxes, frais, redevances et restrictions à l’exportation/importation pour l’ensemble de l’assistance en nature/des biens ;

• les points de livraison des ressources, y compris le type (voie terrestre, aérienne, maritime), leurs noms et situations géographiques/adresses ;

• indication si un entreposage dans le pays sera proposé par le Pays requérant ;

• indication si l’affectation des ressources dans le pays sera prise en charge par le pays requérant ;

• nom du destinataire et coordonnées ; et

• nom, fonction, organisation, signature et date de signature du représentant officiel autorisé.

Les demandes doivent également inclure des informations sur les procédures applicables, notamment :

• des informations sur les réponses préliminaires aux offres d’assistance y compris, si utile, une description de la manière dont l’offre d’assistance sera examinée plus avant dans le cadre de la structure de commandement pour l’intervention opérationnelle et des lois et

réglementations connexes, ainsi que de toute procédure d’évaluation interinstitutions applicable ;

• des instructions pour la fourniture d’informations détaillées sur chaque offre d’assistance d’un gouvernement étranger ou d’une organisation internationale ;

• des instructions concernant la transmission et communication de toute offre à l’ambassade ou à la mission la plus proche du Pays requérant. Il est recommandé que le Pays requérant donne également des instructions à ses ambassades et missions dans le monde en entier sur la manière de transmettre ces offres au représentant officiel désigné pour recevoir et affecter, en coordination avec la structure de commandement, les ressources là où elles sont requises ;

• les coordonnées du Ministère des affaires étrangères (i.e. e-mail, télécopie et téléphone, coordonnées des interlocuteurs spécifiques qui auront besoin des informations).

1.2.3 Modalités et conditions

Il est recommandé d’établir une communication claire et officielle entre les autorités concernées de la Partie contractante affectée et celles de la Partie assistante, ainsi qu’avec le REMPEC, précisant qui dirigera les négociations.

Pour qu’une demande d’assistance soit définitivement acceptée et que la mobilisation sur la zone concernée puisse démarrer, le Pays assistant et le Pays requérant doivent convenir des modalités et conditions spécifiques de la transaction, à savoir :

• Un accord et une entente sans équivoque sur les attentes en matière de dédommagement : les équipements (ou ressources) devront-ils être mobilisés moyennant paiement, ou loués, ou bien restitués « en nature » ; et

• Un accord clair entre les parties concernant les questions de responsabilité, les assurances à souscrire et les conditions de retour des équipements (le cas échéant), etc. (Annexe II.7).

En l’absence d’accords bilatéraux ou multilatéraux, l’Article 13 du Protocole Prévention et situations critiques stipule que les Parties doivent assumer les coûts de leurs opérations respectives de lutte contre la pollution. Lorsque les mesures sont prises par une Partie à la demande expresse d’une autre Partie, la Partie requérante rembourse à la Partie assistante les coûts de son intervention. Lorsque l’action est entreprise par une partie de sa propre initiative pour la protection de ses intérêts propres, cette partie en supporte les coûts.

Il est recommandé que les conditions financières des opérations soient mutuellement convenues entre la Partie requérante et les Parties assistantes avant le début du transfert des équipements ou

ressources.

La Partie assistante devra être prête à fournir des informations sur les conséquences financières de l’assistance demandée. Elle devra faire de son mieux pour fournir l’assistance demandée et décider dans quelle mesure cette demande peut être satisfaite. La Partie assistante devra être prête à désigner des agents de liaison pour le personnel de la structure de commandement et/ou la structure de gestion de la Partie requérante afin de proposer l’expertise nécessaire sur la ressource nationale mobilisée.

(Annexe I.4.3)

Il est recommandé que :

• des dispositions générales et des dédommagements pour l’envoi, la réception et la restitution des équipements demandés ou offerts soient prévus et fixés rapidement une fois la procédure d’assistance internationale lancée ;

• la Partie assistante joigne à sa réponse une liste détaillée des équipements, systèmes ou produits disponibles, avec les spécifications nécessaires pour l’expédition, notamment les dimensions, le type de carburant et les modalités de transport envisagées. Cette liste devra également indiquer les équipements nécessaires pour la manutention de ces matériaux dans le port ou l’aéroport d’arrivée, les effectifs requis pour les décharger, ainsi que les moyens de transport nécessaires pour les transférer sur le site de l’incident. (Annexe I.4.2 B)

1.2.4 Communication et compte rendu

Il est absolument essentiel pour toutes les parties impliquées d’avoir une vue commune des opérations et une perception précise de la situation. Il est recommandé que la structure de commandement sur site veille à ce que l’échelon national, la structure de commandement et la structure de gestion de l’assistance internationale soient parfaitement informés de l’évolution de la situation, en particulier des besoins concernant les ressources d’intervention limitées ou stratégiques.

Il est recommandé aux Parties d’envisager, en termes pratiques, la création de portails d’informations sur Internet afin de faciliter :

• la fourniture d’informations aux Parties contractantes, au REMPEC, aux organisations internationales ou aux autres acteurs concernant les besoins opérationnels actuels ou anticipés auxquels l’assistance internationale pourrait apporter une réponse ;

• la fourniture d’informations concernant le niveau de détail requis pour l’assistance internationale (équipements et personnels) pour garantir une analyse et une évaluation parfaitement pertinentes et utiles ;

• la mise à disposition de portails pour la soumission des offres d’assistance internationale, simplifiant le recueil des informations et standardisant les communications relatives à la réception et au statut desdites offres ;

• la mise à disposition d’informations à destination de la presse et du grand public expliquant l’étendue des opérations d’intervention et saluant officiellement, le cas échéant, tous les acteurs impliqués dans la lutte ; et

• la communication des interlocuteurs à contacter pour les Parties contractantes, le REMPEC ou les organisations internationales pour obtenir de plus amples informations.

1.3 Offres d’assistance