De la dépose au projet de conservation et de valorisation

O Departamento de Arquivo Geral, órgão responsável pela custódia do arquivo da Universidade foi observado em relação ao seu acervo fotográfico. Para a coleta de dados foi elaborado um roteiro para identificar a situação atual do acervo fotográfico considerando as funções arquivísticas propostas por Rousseau e Couture e as orientações gerais propostas por Lopes para realizar diagnóstico de arquivo. Os dados coletados durante a observação juntamente com a leitura dos estatutos, regimento geral e regulamentos da Universidade e do projeto de implantação do Departamento de Arquivo Geral resultaram na redação deste item.

O Estatuto da Universidade, datado de 1983, não menciona nenhuma unidade ou setor responsável pelas funções arquivísticas. Foi em 1988 que foram articuladas as primeiras ações visando a criação de um arquivo geral

No ano de 1988, através da portaria n. 21941/88, foi designada uma equipe de arquivistas do quadro efetivo da universidade com o objetivo de diagnosticar a realidade dos arquivos, visando o estabelecimento de políticas arquivísticas para a instituição. O diagnóstico proporcionou uma leitura quanto a necessidade de estruturar e dar início a elaboração do projeto de implantação do sistema de arquivos para a UFSM.

A situação dos arquivos refletia uma estrutura organizacional onde o arquivo em momento algum esteve previsto no organograma. Os registros revelam que as administrações anteriores apenas preocuparam-se em definir pequenas áreas de depósito para documentos no

32 _{O acervo de filmes da TV Campus, pertencente ao Núcleo de TV Universitária, possuía, até abril/2008,}

subsolo do prédio da Reitoria, conforme projeto de execução, datado em 31/01/66. O Regimento Geral da UFSM, de 1988, prevê de forma bastante vaga a questão do arquivo, citado no art. 14, item IV, a competência da Pró-Reitoria de Administração em "coordenar as atividades administrativas nas áreas de Administração Financeira e Contabilidade, Material e Patrimônio, Recursos Humanos, Serviços Gerais, Processamento de Dados, Arquivo e Microfilmagem", e, no art. 40 item VIII, dá competência ao DERCA, para manter atualizado o arquivo de alunos em atividades e evadidos.

De acordo com o Regimento Interno da UFSM, a Divisão de Serviços Auxiliares, vinculada à Pró-Reitoria de Administração, Resolução n. 61/79, constituída da Seção de Protocolo Geral e Arquivo Geral tinha a finalidade de registrar, controlar e guardar processos, assim como o registro das correspondências que tramitavam no âmbito da instituição.

Havia, portanto, um compromisso em construir uma proposta que balizasse o tratamento dos documentos desde sua criação até sua destinação final.

O trabalho proposto pela equipe firmou-se em um conjunto de recomendações técnico- cientificas que representaram uma mudança de mentalidade com relação à concepção de arquivo despertando o compromisso da comunidade universitária com a preservação do patrimônio documental da UFSM.

Os objetivos do sistema de arquivos da UFSM constituem-se em suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e tomada de decisões; racionalizar a produção documental; garantir a implementação de uma política de avaliação de documentos e preservar o Fundo Documental da UFSM como parte integrante dos fundos da Administração Federal.

A estrutura do sistema de arquivos foi construída a partir de duas propostas: a primeira privilegiava a criação do Arquivo-Geral enquanto órgão suplementar central, a segunda contemplava a transformação e reestruturação da Divisão de Serviços Auxiliares em Divisão de Arquivo-Geral. O estudo, análise e discussão por parte da Administração Central levaram à aprovação da segunda proposta.

O projeto foi aprovado em 17 de janeiro de 1990, na 438º Sessão do Conselho Universitário o qual cria a Divisão de Arquivo-Geral, como órgão executivo da Administração Superior vinculada à Pró-Reitoria de Administração, por meio da Resolução n. 0006/90 e alterada em seu item I pela Resolução n. 0007/90.

A equipe técnica elaborou o Projeto de Reestruturação da Divisão de Arquivo Geral em março de 2006, visando maior autonomia nas decisões arquivísticas, a execução de novas estratégias para a consolidação da Rede de Arquivos Setoriais e melhor gerenciamento das

atividades concernentes às áreas de protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e reprografia. O projeto foi aprovado em 22 de dezembro de 2006, na 663ª sessão do Conselho Universitário, parecer n. 114/06 da Comissão de Legislação e Regimento.

A Divisão de Arquivo Geral passou a denominar-se Departamento de Arquivo Geral, constituindo-se na estrutura organizacional da UFSM como órgão suplementar central, Resolução n. 016/2006, de 26 de dezembro de 2006. Está subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervisão administrativa da Pró-Reitoria de Administração (Figura 2).

O Departamento de Arquivo Geral tem por finalidade gerenciar o Sistema de Arquivos na Instituição, mais especificamente:

• Desenvolver uma política de gestão documental;

• Constituir e preservar o Fundo Documental da UFSM, servindo como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;

• Assessorar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental;

• Coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e serviços de reprografia;

• Racionalizar a produção documental. À Divisão de Arquivo Permanente compete:

• Manter a custódia, a conservação e a preservação do acervo documental da

UFSM;

• Orientar a elaboração dos instrumentos de pesquisa como inventários, guias,

catálogos e outros;

• Promover estudos para a automação das atividades do arquivo e coordenar sua

implantação;

• Determinar medidas preventivas para resguardar a integridade física dos

documentos;

• Fornecer subsídios à Administração da UFSM, com base nos documentos

custodiados;

Figura 2 - Estrutura administrativa do Departamento de Arquivo Geral da UFSM Fonte: <http://www.ufsm.br/dag>. Acesso em: 15 jul. 2009.

A proposta para Regimento Interno do Arquivo Geral (UFSM, 2001) dispõe,

Art.23º - É patrimônio documental da UFSM toda a documentação oficial e técnica produzia ou recebida na Instituição, no desempenho de suas atividades administrativas, de ensino, pesquisa e extensão.

Art.24º - Os documentos que compõem os arquivos especiais e especializados, tais como fotografias, slides, negativos, recortes de jornais, filmes, fitas magnéticas, plantas de engenharia, arquivos médicos, etc.

devem receber tratamento especializado tanto para seu arquivamento como para sua conservação. (UFSM, 2001).

O acervo fotográfico produzido pela UFSM, está inserido e constitui-se num conjunto documental arquivístico, patrimônio da UFSM e de interesse para a comunidade local, regional e nacional, tendo em vista a sua relevância e repercussão como registro de testemunho da sua atuação.

O DAG é o órgão da UFSM que custodia o patrimônio documental da instituição e os registros fotográficos são de inestimável valor histórico e relevância para a pesquisa em todas as áreas. A sua preservação e difusão são essenciais para que se cumpra a função maior dos arquivos que é a disponibilização de suas fontes para a pesquisa.

8 O ARQUIVO FOTOGRÁFICO DA UFSM

O Reitor Mariano sempre requisitou o registro fotográfico dos fatos que marcaram a trajetória da UFSM e incentivava para que as atividades de ensino, pesquisa e extensão, bem como as atividades administrativas, fossem fotografadas. No período em que esteve à frente da Universidade, foram obtidas muitas imagens referentes à construção do campus e suas instalações, atividades de ensino, eventos solenes, confraternização e visitas. Pode-se dizer que o arquivo fotográfico da UFSM é resultante das atividades decorrentes da função de divulgação da instituição.

As atividades são realizadas por pessoas que estão submetidos às rotinas e normas de acordo com a finalidade do órgão. O objetivo deste capítulo é apresentar informações a respeito de alguns dos servidores, que exerciam a função de fotógrafos na universidade, no período de 1960 a 1973 (Anexo F). Descreveu-se, também, o cotidiano de trabalho e a conseqüente formação do acervo fotográfico e a suas características arquivísticas.