Dénomination et classement des documents numériques

Que voulons nous dire par dénommer un document? Disons que lors du point précédent nous avons identifié les documents par type ainsi que la phase à laquelle ces derniers étaient rattachés. Mais comme il s’agit de documents numériques, plus communément appelés en informatique, fichiers, il est nécessaire de leur attribuer un nom, opération communément nommée « numérotation » en archivistique. Cette logique informatique sera utilisée à l’avantage de l’archivage numérique, puisqu’elle permet de nommer tout fichier par un nom contenant un certain nombre d’informations qui lui seront uniques.

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Le LEAP a élaboré un mode spécifique de codification dont le principe est identique pour tous les documents numériques produits au cours d’une session d’Europan. Le nom d’identification des documents permet une reconnaissance pratique et précise de chaque document, un meilleur classement des données, des facilités lors d’un traitement futur (analyses, Web, publications…) et évite l’éventualité « d’écraser » des fichiers qui porteraient le même nom. Toutefois, la conception de ce code va de pair avec la préparation d’un système de classement des documents. Ces deux opérations ont été pensées conjointement même si nous les présentons ci-dessous séparément. Dans tous les cas, le responsable du Centre d’archives de l’Institut français d’architecture, David Peyceré, est d’avis que « le classement qui permettra des recherches plus courtes est la numérotation »28.

2.2.1. Nommer pour classer

Le code normatif, ou numéro d’identification présenté par la Figure 2-2 (p.54), a été conçu de manière à nommer précisément, avec trente-deux caractères, chaque document numérique. Il est d’ailleurs question de fixer deux catégories principales de documents, les documents qualifiés de « généralités » et les documents de « projet ». C’est-à-dire que les documents qui ne sont pas créés par un participant du concours sont obligatoirement désignés comme des documents de généralités. Ce qui change essentiellement dans la numérotation du document c’est le remplacement du code de l’équipe par cinq lettres « X ».

La série de trente-deux chiffres et lettres qui compose le code d’identification détermine :

– la Session; – le Pays; – le Site (ville);

28 _{David Peyceré. « Chapitre 7 : Accessibilité et diffusion. La recherche, les expositions » dans} Conseil international des archives. Section des archives d'architecture. Manuel de traitement des archives d'architecture 19ème et 20ème siècles. Conseil international des archives, Paris, 2000, p.129.

document a été créé;

– l’état du document (de brouillon ou de présentation) ainsi que sa situation (textes ou discours ; dessins ou images ; modèles ou objets ; vidéos, sonore ou animations);

– la date d’attribution du code, les initiales de la personne en charge de la documentation, ainsi que le numéro du fichier.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

E Z Z P P V V V 1 X Y 1 2 3 E 2 B/P D A A A M M J J N N N 1 2 3 4

NIDp NIP

Figure 2-2 : code normatif d’identification des documents de projet

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

E 0 9 F R B O R 1 R B 0 0 0 E 1 P D 0 0 8 0 1 0 6 L U B 0 0 0 1

NIDp NIP

Figure 2-3 : exemple de numérotation d’une planche de présentation du projet nommé Field, site de Bordeaux, session 9 française

Pour rendre compréhensible ce code normatif nous présentons ci-dessus dans la Figure 2-3 un exemple de numérotation d’un document de projet. La lecture (de gauche à droite) de ce code indique que le document a été produit dans le cadre des concours Europan pour la session 9 française (2007), sur le site de Bordeaux (E09FRBOR); le document, qui appartient à l’équipe lauréate nommée RB000, a été réalisé pour l’étape E1 (documents produits pendant la première phase du

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concours) (1RB000E1); c’est un document « propre », donc de présentation, contenant des dessins et des images (PD); pour finir, le traitement de ce document s’est effectué le 6 janvier 2008 par Lucie (responsable de la documentation de la session 9 chez Europan France) et c’est le premier document concernant ce projet (0080106LUB001).

2.2.2. Classer pour archiver

L’étape suivante consiste à classer chaque document numéroté dans une série de dossiers qui composent, ce qui a été appelé, un « arbre documentaire » (arbre_europan_hd). L’organisation de cet arbre documentaire correspond en définitive aux quatre phases fondamentales de chaque session des concours Europan et identifiées plus haut (phase Session, phase Pays, phase Site, phase Projet). L’arborescence de dossiers dans lesquels seront classés et archivés les documents est illustrée à la Figure 2-4 (p.56).

Cette figure indique que chaque dossier est identifié à partir d’une partie significative du code d’identification des documents de manière à en faciliter le classement. L’arborescence d’une session débute par un dossier nommé suivant le numéro de la session en question. Dans l’exemple de la Figure 2-4 ce dossier correspond à la session 8 (2005) (E08_Session 08) et englobe un dossier pour les documents de la phase Session (E08EU_Europe) et un dossier pour les documents de la phase Pays (un dossier par pays : E08FR_France). Ce dernier contient une autre série de dossiers destinés à recevoir les documents de la phase Pays (E08FRGEN_Generalites) et de la phase Site (E08FRVVV_Nom_Ville / un dossier par site proposé au concours). En outre, chacun des dossiers de site comporte autant de dossiers que de projets soumis par les équipes participantes (EO8FRVVV1XY123_Nom_Mandataire) ainsi qu’un dossier pour les documents de la phase Site (EO8FRVVV1XXXXX_Generalites).

D’autre part, tout dossier recevant les documents de généralités ou les documents de projet contient un autre ensemble de dossiers (E0, E1, E2, E6, E7 E8, E9) correspondant à l’étape pour laquelle le document a été créé. La

Figure 2-4 : « arborescence » des dossiers d’archivage des documents numériques

Tout cet ensemble de dossiers a bien évidemment pour objectif de classer et d’archiver les documents. Néanmoins, ce classement ne se fait pas uniquement par rapport à l’entité qui les a produits, mais également en correspondance avec les

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temporalités du concours ainsi qu’en corrélation avec certaines propriétés des dits documents.