Seguindo a tendência dos principais modelos de maturidade existentes, este método propõe a segmentação dos SIGPs em cinco níveis de maturidade. A nomenclatura
utilizada foi a mesma proposta por Prado (2010): 1 – Inicial, 2 – Conhecido, 3 – Padronizado, 4 – Gerenciado, e 5 – Otimizado. As características presentes em cada nível são detalhadas nas seções apresentadas a seguir.
4.2.2.1 O Nível 1 - Inicial
Uma organização que se encontra no nível Inicial é aquela que desconhece ou desconsidera o gerenciamento de projetos como competência fundamental para alcançar resultados de longo prazo. Por este motivo, possui um nível de maturidade organizacional baixo em gerenciamento de projetos e consequentemente um baixo número de projetos terminados com sucesso.
O reflexo do baixo nível de maturidade vai além dos resultados dos projetos. A importância de um SIGP corporativo em organizações neste nível de maturidade é negligenciada e é caracterizada pela utilização de pacotes de softwares clientes, ou seja, programas que são executados em máquinas isoladas, sem nenhum tipo de compartilhamento ou conexão com outras máquinas ou servidores.
Estes programas são utilizados por poucas pessoas, de forma não oficial, para administrar algumas tarefas de gestão de projetos. Não há suporte da organização, o que significa dizer que não existe um ponto de contato em caso de dúvidas ou problemas e não existem licenças de uso disponíveis. Não há nenhum padrão para sua utilização sequer dentro de um mesmo departamento.
As pessoas não são capacitadas, sendo gasto um tempo considerável para aprender a manusear o programa. Os treinamentos acontecem fora do ambiente corporativo, sendo normalmente custeados pelos próprios usuários. Outra fonte de aprendizado também comumente utilizada é a internet com tutoriais ou manuais genéricos que não focam na real necessidade ou cenário do usuário.
As funcionalidades mais comuns de se encontrar nestes programas são: gestão de tempo (cronograma), gestão de custos (orçamento) e gestão de recursos (atribuição de pessoas, materiais e equipamentos). Entretanto, por conta da incapacidade técnica dos
usuários, normalmente são utilizadas apenas para planejamento do projeto. Também não há nenhum alinhamento ou aderência às melhores práticas propostas pelo PMI.
4.2.2.2 O Nível 2 - Conhecido
Organizações que possuem um mínimo de maturidade em gerenciamento de projetos já perceberam que o aumento de sua maturidade passa pela realização de algumas iniciativas, dentre elas, a implementação e utilização de um SIGP. Isso significa que houve um esforço para desenvolver, adquirir ou implementar um software de gerenciamento de projetos que atenda as principais demandas da organização, ou mesmo de apenas alguns departamentos.
Apesar do esforço para a implementação do SIGP, ainda não há a adoção do SIGP por toda a organização. O SIGP é utilizado apenas pelas áreas ou departamentos que possuem maiores níveis de maturidade em gerenciamento de projetos. É comum encontrar neste tipo de organização diversas tentativas isoladas em utilizar um SIGP.
A organização não oferece todos os recursos humanos e infraestrutura tecnológica necessária para manter e suportar a utilização do SIGP. Treinamentos para os administradores do SIGP, quando estes existem, são escassos e por isso funcionalidades avançadas não são utilizadas no SIGP, como por exemplo, integração com outros sistemas e customizações de fluxos de trabalhos.
Em organizações neste nível, seja pela falta de conhecimento ou mesmo dificuldade na mudança cultural, o SIGP é utilizado apenas para gerenciamento de projetos. As funcionalidades para gerenciamento de programas e portfólios não são utilizadas. Como o SIGP não tem alcance aos executivos da organização, não são realizados treinamentos para estes usuários.
Como neste nível de maturidade, as iniciativas de utilização do SIGP encontram-se dispersas pela organização e não é possível utilizar um pool único de recursos, assim como as funcionalidades do SIGP sobre alocação de recursos. Como a maturidade em gerenciamento de projetos da organização ainda é incipiente, não há
padronização de processos ou mesmo uma metodologia única para a organização. Dessa forma, o SIGP não funciona como apoio à metodologia da organização.
A respeito de funcionalidades operacionais básicas de um SIGP, como elaboração e controle de cronogramas e orçamentos, atribuição de recursos, registro do realizados nos projetos, em organizações deste nível de maturidade, as funcionalidades estão disponíveis no SIGP, entretanto os usuários não conseguem utilizá-los da maneira correta, seja por falta de conhecimento de como fazer, seja por falta das informações necessárias para inserir no sistema.
Como os processos de gerenciamento de projetos não estão bem definidos ainda em organizações com este nível de maturidade, o SIGP não é utilizado para apoiar a gestão. Lições aprendidas, assim como outros documentos dos projetos, não são compartilhados de maneira apropriada.
4.2.2.3 O Nível 3 - Padronizado
Organizações que estão no nível Padronizado já possuem um SIGP consistente e implementado para toda a organização gerenciar projetos, programas e portfólios. Neste nível, apesar de existir um padrão para a utilização dos recursos e funcionalidades do SIGP, este padrão não segue as melhores práticas ou as recomendações do fabricante.
A infraestrutura tecnológica necessária para manter o SIGP está estabilizada, porém ainda apresentam momentos de lentidão. A organização já oferece uma equipe para manutenção do sistema, entretanto estes profissionais ainda não são especialistas no SIGP. Existem treinamentos sob demanda para a equipe de suporte.
O SIGP já apresenta um repositório único porém a segregação dos dados não é realizada da melhor maneira possível. Alguns trabalhos de customização já são realizados, entretanto nada muito avançado. Os usuários já exigem acesso via web através de diversos dispositivos, porém ainda existem algumas restrições.
O SIGP apresenta funcionalidades de gestão de demanda e portfólios, porém o processo da organização ainda não está bem definido e por este motivo há uma subutilização do SIGP. Já há também a utilização de relatórios e painéis executivos sobre os portfólios. São realizados treinamentos esporádicos com os executivos buscando a melhor utilização do SIGP.
Já há padronização no planejamento e acompanhamento dos projetos, bem como a utilização de um pool centralizado de recursos. Entretanto o processo de alocação de recursos pode ser melhorado. O SIGP é utilizado para apoiar a adoção de uma metodologia, assim como seus artefatos e modelos. Existem treinamentos sob demanda para os super usuários do sistema.
O SIGP é utilizado para elaborar e controlar cronograma, orçamento e EAP. São inseridas informações reais do projeto e são emitidos relatórios de desempenho do projeto. O SIGP já é utilizado para gerenciamento de riscos e capturar lições aprendidas. É fornecido treinamento para os gerentes de projetos de forma esporádica.
4.2.2.4 O Nível 4 - Gerenciado
No nível de maturidade Gerenciado, a organização já utiliza as melhores práticas associadas ao SIGP, porém durante um período inferior a dois anos. A organização oferece infraestrutura tecnológica adequada e recursos humanos especializados no SIGP. Existem treinamentos de forma contínua para capacitar os administradores do SIGP.
A implementação realizada na organização serve como exemplo para outras organizações utilizarem em processos de benchmarking. O SIGP possui integrações com outros sistemas da organização de modo a garantir informações acuradas sobre os projetos. O SIGP é altamente customizado de modo a atender as particularidades da organização e possibilitar a utilização de mecanismos de segurança.
O SIGP é utilizado para cadastramento de demandas, seleção, priorização e autorização do portfólio. O SIGP apresenta painéis executivos e relatórios customizados
para atender à necessidade de informação dos executivos sobre projetos, programas e portfólios. Os executivos são treinados continuamente na utilização e personalização de relatório do SIGP.
O PMO utiliza o SIGP para realizar comparações entre planejado e realizado, através de um processo de salvamento de linha de base consistente. O SIGP utiliza o gerenciamento centralizado de recursos, garantindo a alocação de recursos e a visibilidade da disponibilidade dos recursos escassos. O SIGP está continuamente sendo aprimorado no sentido de garantir aderência às metodologias da organização.
A organização disponibiliza especialistas no SIGP para realizar palestras e oficinas para os usuários do SIGP. Existe um programa formal de treinamento dos super usuários do sistema.
O SIGP apoia a organização nas melhores práticas em gerenciamento de escopo, tempo, custos e riscos. O SIGP é utilizado para apontamento de horas por parte dos integrantes das equipes de projetos. O SIGP captura e compartilha lições aprendidas do projeto. Os gerentes de projetos são treinados continuamente para utilizarem o SIGP da melhor forma possível.
4.2.2.5 O Nível 5 - Otimizado
Uma organização que apresente o nível Otimizado de maturidade para um SIGP significa que ela possui os requisitos do nível Gerenciado por pelo menos dois anos (PRADO, 2010 e KERZNER, 2009).