Un masque de saisie, rappelons-le, constitue une aide visuelle à la saisie pour la simplifier et la fluidifier. Il est systématiquement utilisé pour la saisie de dates, de codes postaux, de codes SIREN, bref pour tout champ de longueur et d’apparence définie. Précisons tout de suite pour les utilisateurs de Base que leur logiciel n’en propose pas, ce qui suit ne concerne donc qu’Access. Access dispose d’une panoplie d’assistants pour nous aider dans certaines opérations. Nous verrons dans les chapitres concernés qu’il existe des assis- tants pour créer des listes déroulantes, des requêtes, des états, des formu- laires. Leur utilisation permet, sans connaître le moindre mot du langage utilisé, de programmer des outils forts efficaces. Nous nous en servirons sans retenue. Nous allons ici nous intéresser à l’assistant Masque de saisie.
ATTENTION Texte ou Mémo ?
On peut hésiter pour un champ alphabétique entre les types Texte ou Mémo.
Un champ de type Texte, de longueur limitée, peut tout de même par défaut aller jusqu’à 255 caractères, ce qui reste confortable.
Le type Mémo, véritablement élastique, s’agrandit à volonté, mais est très gourmand en espace disque. Il est de plus délicat à gérer dans un état : il est beaucoup plus facile de mettre en pages des champs de longueur constante.
Concrètement, pour un champ comme Nom ou Adresse, il est conseillé d’utiliser le type Texte en le limitant respectivement par exemple à 20 ou 50 caractères, ce qui présente un compromis équilibré entre volume et performance. Cela aura en plus l’avantage d’inter- dire la saisie de noms ou d’adresses « à rallonge », peu maniables dans la pratique. Par contre, un champ de type Remarque ou Observation s’accommode bien au type Mémo.
BASE Le format Date
Le type de champ date est disponible dans la liste déroulante des types de champ. Le format cherché (JJ/MM/AAAA) se trouve caché en bas de l’écran dans la zone des propriétés de champ sur la ligne Exemple de format : il faut cliquer sur les poin- tillés ... pour accéder à la liste de choix des for- mats, vous y trouverez votre bonheur.
D’
Excel
à
Access
Pour créer un masque de saisie, sélectionnez le champ en mode Création de table. Dans la zone des propriétés de champ, cliquez ensuite dans la ligne Masque de saisie. Lancez enfin l’assistant Masque de saisie en cli- quant sur les pointillés (...) à l’extrême droite de la ligne. Vous êtes désormais sous le contrôle de l’assistant masque de saisie :
1Le premier message vous prévient que la table doit être enregistrée pour que l’assistant puisse poursuivre. Si la table n’a pas été enregistrée, faites-le et passez à l’étape suivante (dans notre cas pratique, nous avons appelé la table Stagiaires). Sinon passez directement à l’étape suivante.
2Le deuxième message propose une liste de choix. Sélectionnez le format souhaité (dans notre cas pratique, pour le champ DateNais- sanceStagiaire, nous avons choisi Date, abrégé). Profitez-en pour observer tous les formats disponibles.
ACCESS Installez les assistants
Access n’installe pas par défaut les assistants. Si vous ne les trouvez pas au cours de vos manipulations sur Access, c’est qu’ils ne sont pas installés. Munissez-vous alors de votre CD Access, relancez la procédure d’installation et choisissez l’option Ajouter ou sup- primer des composants. Dans la liste des programmes, cliquez sur Access et choisissez l’option Tout exécuter à partir du disque dur (figure 7–31). Terminez l’installation, tout devrait rentrer dans l’ordre.
7 – O pér ation s esse ntie lle s su r une base d e
3Le troisième écran propose de choisir l’espace réservé, celui qui appa- raîtra dans le masque et qui sera remplacé par la saisie de l’opérateur. Par exemple, le caractère réservé _ affichera __/__/____, l’opérateur devant remplacer les _ par des chiffres valides (par exemple le 29/03/1957) lors de la saisie. Testez les différentes options dans la zone Essayer.
4Fermez l’assistant.
La figure 7–32 montre la fenêtre des propriétés de champ pour notre champ DateNaissanceStagiaire. Le masque est créé, son code est 00/00/0000;0;_ :
• Dans la partie du code « 00/00/0000 », les 8 « 0 » vont obliger l’opéra-
teur à saisir 8 nombres de 0 à 9.
• Dans la partie du code « 00/00/0000 », les « / » représentent les sépa-
rateurs entre jour, mois et année. Le code 00-00-0000 afficherait la date sous la forme JJ-MM-AAAA
• Dans la partie du code « ;0 », le « 0 » signifie que les caractères de séparation (ici /) seront stockés dans le champ DateNaissanceStagiaire (la date de naissance sera alors par exemple stockée sous la forme 01/ 01/2000). L’autre option est 1 : les séparateurs ne sont pas stockés,
ils n’apparaissent que lors de la saisie (la date est alors stockée sous la forme 01012000, ce qui est beaucoup moins lisible).
• Dans la partie du code « ;_ », le « _ » représente l’espace réservé sélec- tionné dans l’assistant, celui qui apparaîtra lors de la saisie en lieu et place des caractères à saisir. L’autre possibilité pour ce paramètre est le caractère « # ».
COMPRENDRE Validation des données Type du champ et Masque de saisie La validation des données se fait automatique- ment à partir du type de champ. Par exemple, il suffit de déterminer un champ de type Date pour que le SGBDR interdise la saisie de dates non valides comme le 30/02/2000 ou le 34/11/2009. Le masque de saisie ne fait que simplifier la saisie en offrant à l’opérateur une aide visuelle.
Figure 7–32
Un champ de type Date de format Abrégé avec un masque de saisie
D’
Excel
à
Access