Considera-se que o trabalho de campo foi de fundamental importância na medida em que forneceu os elementos que justificam uma nova forma de tratar as
informações estratégicas contidas nos documentos da Transpetro. Ressalta-se que a construção deste novo referencial se deu de maneira compartilhada com os profissionais que participaram da pesquisa.
Constata-se, a partir do levantamento de campo, que a informação estratégica contida nos documentos críticos da Transpetro são as classificadas por Moresi (Figura 2, p. 33) como informação crítica, da qual depende a sobrevivência da organização. Verifica-se que informação estratégica é a base para a tomada de decisão nos níveis operacional, intermediário e gerencial da Transpetro e, para isso, é necessário que estejam garantidos os aspectos relacionados à disponibilidade e confiabilidade conforme apresentados por Rosini e Palmisano (Quadro 2, p. 31).
Ressalta-se o alinhamento da Transpetro com o estado tecnológico atual no gerenciamento da sua documentação técnica de engenharia, tendo em vista que as tecnologias de GED e Workflow funcionam na Intranet e, garantidas as condições de segurança para acesso externo, estão aptas a funcionar também na Internet. A infra- estrutura disponível está de acordo com o apresentado por Vieira (Figura 5, p. 38). Esta infra-estrutura garante, inclusive, a integração futura com outras tecnologias, possibilitando que a Transpetro disponha do gerenciamento integrado de conteúdo conforme apresentado na Figura 7 (p. 51).
Enfatiza-se que a implantação da GED foi precedida da elaboração de um projeto conceitual, desenvolvido com equipe multidisciplinar, que considerou tanto as necessidades de informação da companhia quanto as necessidades dos usuários antes da definição do suporte tecnológico, conforme salientado por diversos autores e apresentado em “mosaico” de citações (p. 40).
Registra-se que a aplicação da tecnologia de GED implantada na Transpetro está inserida na categoria de suporte aos processos organizacionais definida por Sprague (p. 57).
Apresenta-se, então, no Quadro 20, os elementos que podem constituir um modelo de gestão para a categoria de documentos críticos do acervo de documentos técnicos de engenharia da Transpetro, antecipando-se a possibilidade de gerenciar este acervo de forma segmentada.
Elemento constitutivo Função
GGrupo Gestor Manter um grupo de profissionais em cada regional de dutos e terminais e na sede da Transpetro, oficialmente designado e sob a coordenação de um gestor com a atribuição de cada um de seus membros registrada em uma matriz de responsabilidades para a gestão da categoria de documentos críticos.
Suporte tecnológico Contemplar a utilização das tecnologias de GED, Workflow, Correio Eletrônico e Intranet com as integrações requeridas entre elas. O sistema de GED deverá possibilitar, na indexação dos documentos técnicos de engenharia, a identificação dos documentos críticos. Os processos de criação e revisão dos documentos críticos deverão estar apoiados na tecnologia de workflow possibilitando a rastreabilidade dos mesmos. No processo de criação deve-se contemplar a indexação dos novos documentos críticos no sistema de GED imediatamente após a sua aprovação. No processo de revisão deve-se manter a interface com o correio eletrônico Lotus Notes com emissão de aviso automático através de nota de correio para o gestor, quando os prazos considerados para que o documento esteja atualizado de acordo com a situação de campo esteja a vencer e vencido. Dessa forma, torna-se possível a interferência devida pelo gestor dos documentos críticos. Os recursos tecnológicos de hardware, software e telecomunicações, deverão estar garantidos de forma ininterrupta para toda a comunidade técnica e gerencial que dependa das informações contidas nos documentos críticos para a tomada de decisões em suas áreas de atividades.
Criação e atualização de Procedimentos
Criar e manter procedimento permanentemente atualizado e alinhado com a evolução dos recursos tecnológicos e revisão das responsabilidades, voltado para a gestão específica da categoria de documentos críticos.
Indicadores de desempenho
Manter indicadores de desempenho gerencial (quantidade de documentos críticos que foram atualizados no prazo e os que estão pendentes de atualização) publicados mensalmente na Intranet e considerando a evolução mês a mês para cada gerência regional e para a sede da Transpetro. Esse mecanismo possibilita o acompanhamento do processo de gestão dos documentos críticos em cada gerência e comparativamente entre as gerências visando a eliminação de gargalos e a sua melhoria contínua.
Mecanismo para
acompanhamento,
avaliação e atualização do modelo de gestão para a categoria de documentos críticos.
Manter encontros periódicos com a participação das equipes responsáveis pela gerência dos documentos críticos para avaliação contínua dos recursos disponibilizados, necessidades de adequação e evolução dos mesmos e a sustentação do modelo como um todo. Manter um canal de comunicação permanente entre todos os usuários dos documentos críticos e os gestores do processo de gestão para o envio de críticas e sugestões com vistas ao aprimoramento contínuo do processo
Quadro 20: Elementos constitutivos do modelo de gestão para a categoria de documentos críticos da Transpetro
Ressalta-se que os elementos constitutivos necessitam ser validados no âmbito de todas a gerências regionais de dutos e terminais e da sede da Transpetro, para a obtenção do consenso em termos de sua aplicabilidade e da posterior construção do modelo de gestão.
Antecedendo a construção do modelo, considera-se fundamental a padronização da linguagem em relação aos documentos críticos. Em função da importância dos mesmos, torna-se necessária a adoção de uma nomenclatura unificada para a identificação de cada um deles, o que facilitará os processos de comunicação e gestão bem como viabilizará a sua indexação e posterior recuperação no sistema de GED.
Outro aspecto, e não menos importante a ser considerado antes da construção do modelo, é o levantamento da quantidade de documentos críticos em cada regional de dutos e terminais e na sede da Transpetro. O conhecimento desses números possibilitará o dimensionamento dos recursos para o gerenciamento dos
mesmos (recursos humanos, licenças de softwares e área de armazenamento). Além disso, torna-se necessário também o levantamento do valor anual investido em projetos que envolvem a utilização de documentos críticos e a respectiva quantidade gerada e / ou revisada em cada projeto. Este valor poderá servir de subsídio para justificar economicamente a implantação do modelo proposto.
6 CONCLUSÕES
Este trabalho de pesquisa começou com um problema no acervo de documentos técnicos de engenharia, mostrando a necessidade de uma nova abordagem na forma de gestão. Para isso, foi necessária a busca de um referencial sobre a gestão da informação nas organizações, onde os conceitos correspondentes foram analisados buscando-se delinear como a tecnologia no estado atual da prática pode ser aplicada de forma a propiciar que as organizações possam dispor da informação necessária, confiável e atualizada para a tomada de decisões relacionadas a seus processos de negócios. Este referencial permitiu uma melhor compreensão da gestão do acervo de documentos técnicos de engenharia e a relevância da tecnologia de GED para a gestão deste acervo. Priorizaram-se as informações estratégicas contidas em documentos técnicos de engenharia e, a partir daí, definiu-se a categoria de documentos críticos como fundamental para a Transpetro, e, por extensão, para outras organizações.
A abordagem conceitual e o trabalho de campo permitiram responder às questões inicialmente formuladas. Constatou-se a existência e a importância dos documentos críticos na Transpetro. Verificou-se que essa importância está embasada na relevância das informações contidas nestes documentos, pois, é a partir dessas informações, que são tomadas decisões pelos profissionais que atuam nas atividades fim da empresa: engenharia, operação de dutos e terminais, manutenção, inspeção e confiabilidade de dutos. A falta dessas informações ou a não confiabilidade das mesmas, ou ainda, a dificuldade de acessá-las, compromete a operação dos dutos e terminais com a segurança requerida e, como conseqüência, acarreta prejuízos financeiros e aumentam os riscos de acidentes que
podem afetar os próprios empregados, a população vizinha à área atingida e ao meio ambiente.
A partir desse trabalho, assume-se que outros acervos documentais também possuem documentos críticos. No caso de documentos técnicos de engenharia, considera-se documento crítico como aquele cujas informações permitem: 1) a operação segura das unidades operacionais; 2) a tomada de decisões em situações de emergência; 3) a avaliação de problemas que podem gerar a necessidade de intervenção em equipamentos; 4) revelam o know-how da empresa.
Conclui-se que, em função da importância destes documentos, a gestão eficaz destas informações poderá ser obtida a partir da segmentação do acervo priorizando esta categoria documental. As condições que deverão ser atendidas para essa gestão eficaz são: a disponibilidade dos documentos críticos para acesso de acordo com as necessidades específicas dos usuários, a eficiência dos processos de recuperação destes documentos e a confiabilidade do seu conteúdo.
Considera-se que a contribuição da gerência segmentada do acervo de documentos técnicos de engenharia (privilegiando a categoria de documentos críticos) pode trazer para a Transpetro, como também para outras organizações que possuam acervos semelhantes, é permitir que as informações estratégicas para a sustentação do negócio estejam devidamente conceituadas, sejam identificadas e reconhecidas como tais e tenham um modelo de gestão alinhado com a sua importância para a organização.
Considera-se que a Transpetro possui fatores potenciais que podem ser traduzidos em oportunidades, no sentido de direcioná-la para a adoção de um modelo de gestão específico para seus documentos críticos: um desses fatores é a visão gerencial que levou a uma re-avaliação do gerenciamento da sua
documentação técnica de engenharia e a conseqüente adoção de um modelo de gestão apoiado no trabalho em equipe, em tecnologia adequada e padronizada e em procedimentos adotados por consenso. Um outro fator está inserido no seu planejamento estratégico baseado na filosofia gerencial do BSC, tendo em vista que existe um projeto estratégico que visa à melhoria dos sistemas de informação, que faz parte do objetivo estratégico “Atingir Excelência Operacional”. Este projeto estratégico poderá atender à necessidade de revisão no sistema de GED para a inclusão de funcionalidades que permitam a indexação e a recuperação dos documentos críticos. Inclui-se, também, na revisão do sistema de GED, a criação de um fluxo automatizado (workflow) com os controles necessários para a gestão desses documentos.
Um terceiro, mas não menos importante fator, está relacionado com o estágio de implantação do modelo atual de gerenciamento da documentação técnica de engenharia. Constata-se a existência de um grupo constituído com representantes de todas as regionais de dutos e terminais (DT’s) e da sede da Transpetro devidamente capacitado e comprometido com os recursos tecnológicos e procedimentos que foram disponibilizados. Um profissional de cada DT poderá vir a atuar como agente facilitador e coordenador local de uma gestão específica para a categoria de documentos críticos. Esses quatro profissionais se reportariam a um coordenador geral na sede da Transpetro.
Verifica-se, por outro lado que, em que pese as oportunidades para adoção de um modelo de gestão específico para a categoria de documentos críticos, torna- se necessário vencer os desafios relacionados à mudança cultural requerida para tal. Deverão ser propiciadas as condições para a construção de uma nova cultura organizacional participativa, que, por sua vez, será determinante para a criação das
condições de mobilização necessárias para melhor aproveitar os benefícios da tecnologia.
Uma vez que se tenham conjugados adequadamente as oportunidades e desafios, tem-se a base estrutural necessária para a adoção de um modelo específico para a categoria de documentos críticos do acervo de documentos técnicos de engenharia da Transpetro.
Considera-se que foi possível apresentar uma contribuição que permite avançar o conhecimento relacionado à implantação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, na medida que em se apresenta a oportunidade e a viabilidade de aproveitamento da tecnologia de GED para melhoria dos processos de gestão de documentos técnicos de engenharia, com o foco direcionado para a informação estratégica.
Outras organizações que possuam acervos de documentos técnicos de engenharia podem se beneficiar dos resultados desta pesquisa, e se alinhar com a proposta de Sprague (1995) para implantação do gerenciamento eletrônico de documentos segundo a qual a primeira tarefa do passo inicial – Constituir um Conselho Documental – tem por objetivo identificar os documentos críticos de cada departamento. É possível adaptar e utilizar o questionário que serviu de base para o levantamento de informações em campo desta pesquisa. Para obter esta identificação, as condições deverão ser garantidas para a acessibilidade e a confiabilidade; e os fatores críticos de sucesso para a definição de um modelo específico de gestão para esta categoria documental. Admite-se que os elementos constitutivos do modelo de gestão para a categoria de documentos críticos, obtidos através deste estudo de caso, possam ser aplicados em outras organizações.
Sugere-se, como trabalhos futuros, a partir do aprofundamento das contribuições aqui apresentadas, os seguintes:
– a construção de um modelo de gestão para a categoria de documentos críticos a partir dos elementos constitutivos identificados neste trabalho;
– conceituação e identificação de documentos críticos de outros acervos documentais;
– pesquisa relacionada à acessibilidade dos documentos críticos, enfocando critérios que levem em conta hierarquização, responsabilidades, postos de trabalho e segurança de acesso;
– pesquisa relacionada à confiabilidade dos documentos críticos, visando a assegurar critérios e padrões de precisão, correção, atualização do conteúdo de documentos críticos de acervos;
– estudo de condicionantes da cultura organizacional e das dificuldades impostas por essa para a utilização adequada dos recursos que o GED oferece.
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