2. Discussion des résultats
2.1. Contraception ou « surcontraception » ?
A resposta ou reacção corresponde ao momento em que ocorre o desastre. Como tal, a realização desta etapa durante o estágio traduziu-se, em termos práticos, na elaboração a priori de procedimentos de reacção a desencadear, face a cada tipo de desastre previamente identificado47. Tivemos em consideração a ocorrência dos sinistros durante ou fora do horário de expediente, pelo que nesta última hipótese partimos do pressuposto que o desastre é descoberto por um membro responsável pelas rondas de segurança efectuadas no AHSCML, motivo pelo qual se torna imperativo que os funcionários do Núcleo de Segurança Física da SCML conheçam o plano de emergência.
47 Estes procedimentos foram também estabelecidos para os desastres cujo nível de risco se apresenta como sendo baixo, mas cujo impacto considerámos como sendo elevado.
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Há que salientar que todos os procedimentos constantes do plano de emergência foram elaborados tendo como primeira preocupação a segurança das pessoas. Não obstante, em algumas situações, são fornecidas indicações para tentar erradicar os sinistros recorrendo aos meios de primeira intervenção, mas apenas se os funcionários souberem como fazê-lo. Passemos então a descrever os procedimentos contemplados no plano de emergência, aliando-os sempre às directrizes nas quais nos baseámos para a sua elaboração.
No que diz respeito aos procedimentos gerais de evacuação, a sua elaboração teve por base a readaptação das instruções de segurança patentes nas plantas de emergência do AHSCML, bem como a informação fornecida pelo art. n.º 204 da Portaria n.º 1532/2008, de 29 de Dezembro. Para além das informações de como a evacuação deverá ocorrer, foi necessário alocar responsabilidades aos funcionários do arquivo, nomeadamente através da designação de um chefe de fila e de um cerra-fila por cada zona previamente estabelecida48, bem como de uma pessoa responsável por auxiliar uma funcionária com problemas de locomoção.
Relativamente aos procedimentos específicos a adoptar caso ocorra um incêndio, uma inundação ou um sismo, seguimos essencialmente as indicações fornecidas pelo Regimento de Sapadores Bombeiros de Lisboa e pela Autoridade Nacional de Protecção Civil49. Tivemos também em consideração as informações presentes noutros planos de emergência consultados50 quer para estas situações, quer para os casos de furto, intrusão e de vandalismo.
Aquando da elaboração desta etapa, achámos que seria importante estabelecer procedimentos para situações de detecção de infestações por microorganismos ou pragas, na medida em que estes agentes podem colocar em risco o acervo documental. Como tal, enunciámos as possíveis causas do problema, a forma como é possível detectá-lo e resolvê-lo, tendo sempre como base orientadora a bibliografia consultada51.
Os procedimentos que acabámos de apresentar referem-se ao momento do desastre e, há que referir que para além da sua redacção, elaborámos também esquemas
48 Optámos por dividir o arquivo por várias zonas, pois esta estratégia permitirá uma actuação mais eficaz aquando de uma possível evacuação.
49 Cf. http://www.prociv.pt/InformacaoPublica/RecInformativosPedagogicos/Pages/Folhetos.aspx e http://www.rsblisboa.com.pt/default.aspx?canal=248.
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Cf. http://www.vmi.edu/uploadedFiles/Archives/Records/Records_Management/DisasterPlan.pdf e http://www.ieldrn.org/sample.pdf.
51 Cf. http://www.culture.gouv.fr/culture/dll/contamination.pdf e David Pinniger – Controlo de pragas em
museus, arquivos e casas históricas. Lisboa: Biblioteca Nacional de Portugal, Publicações Técnicas sobre
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síntese, com a informação essencial relativa à actuação aquando da ocorrência de um desastre. Porém, através das leituras exploratórias efectuadas, apercebemo-nos de que ao realizar esta etapa da elaboração do plano de emergência devem ser estabelecidos os procedimentos a serem desencadeados após o desastre (IFLA-PAC, 2004: 42; MCILWAINE, 2008: 39). Deste modo, contemplámos a inserção no plano de emergência de: (i) procedimentos para a avaliação da situação e da extensão dos danos52; (ii) procedimentos para a estabilização das condições ambiente; (iii) procedimentos para a remoção da documentação de resgate prioritário dos depósitos.
O último procedimento referido merece uma atenção especial, pois foi necessário pensar estrategicamente em vários aspectos. Ao constatar que cada carro de transporte suporta aproximadamente 1,36 metros lineares (m.l.)53 de documentação, foi necessário efectuar uma regra três simples, a fim de saber quantos carros seriam necessários para transportar a documentação de resgate prioritário de primeiro, segundo e terceiro níveis do arquivo histórico, do arquivo intermédio e da Biblioteca do Livro Antigo da SCML. Tivemos ainda de ter em consideração o número de funcionários (2) que cabem entre cada conjunto de estantes, a fim de se proceder à remoção da documentação das mesmas. Dado o elevado número de documentação a resgatar, pareceu-nos mais eficaz que um mesmo funcionário se encontrasse simultaneamente responsável por proceder à remoção da documentação das estantes para os carros de transporte, e deslocasse os mesmos até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para fora das instalações do AHSCML. Sabendo que este processo demorará aproximadamente 15 minutos, e apurando quantos carros poderiam ser transportados neste espaço de tempo54, calculámos através de uma regra três simples o tempo total que demoraria para retirar a documentação dos depósitos55. O resultado destes cálculos, bem como os funcionários afectos à tarefa, encontram-se presentes no anexo III do plano de emergência, mais propriamente na parte da tabela referente aos procedimentos para remoção da documentação de resgate prioritário dos depósitos.
52 Para além de explicar o que deve ser feito e por quem, elaborámos uma ficha de avaliação do desastre e respectivas instruções (anexo VI do plano de emergência), com vista a agilizar este processo.
53 Cada carro é constituído por três prateleiras, suportando por isso cerca de 2,04 m.l. (0, 68 m.l. por prateleira). Porém, numa situação real de emergência, os carros não deverão ser totalmente ocupados, a fim de facilitar a sua deslocação.
54 Tivemos em consideração o número de funcionários que se encontrarão simultaneamente a realizar este procedimento.
55 Uma vez que os cálculos foram efectuados tendo em consideração minutos, em alguns casos foi depois necessário converter os resultados para horas.
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Uma vez que o número de metros lineares de documentação que algumas equipas são responsáveis por retirar dos depósitos é menor do que o de outras equipas, é necessário que as primeiras, ao concluírem este procedimento, se juntem à(s) equipa(s) responsável(is) por remover um maior número de documentação dos depósitos. Deste modo, poder-se-á agilizar este processo e torná-lo mais célere. Há ainda que ter em consideração que o tempo de resgate de toda a documentação ronda as oito horas e quarenta e cinco minutos. Apesar de este período temporal ser relativamente pequeno, seria vantajoso contar com o auxílio de voluntários, pois será bastante cansativo e, provavelmente, humanamente impossível, que os mesmos funcionários efectuem esta tarefa durante este período temporal.
Ainda no que diz respeito à remoção da documentação dos depósitos, é necessário que se mantenha um registo da documentação que vai sendo retirada. Para tal aconselhamos que seja preenchido o campo “código de referência” da ficha de avaliação de documentação danificada (anexo VII do plano de emergência)56.
De acordo com a bibliografia consultada57, julgámos pertinente inserir na descrição deste procedimento alguns aspectos a ter em consideração, nomeadamente os que se prendem com a manipulação da documentação danificada. Além disso, fornecemos também indicações a fim de agrupar a documentação consoante os danos sofridos, de modo a facilitar a escolha dos tratamentos a efectuar posteriormente (ROZE, 2002: 14).