La consultation en salle de lecture

Quel que soit son motif de visite, préalablement à son entrée en salle de lecture, l’usager doit compléter la fiche d’inscription lors de sa première visite de l’année civile et s’inscrire sur le journal des visites pour chaque jour de visite.

Lors de sa visite, le lecteur est accueilli et encadré par l’équipe de salle, composée d’au moins un représentant de chacun des profils suivants :

 Le personnel de l’accueil contrôle l’enregistrement et l’inscription des lecteurs au journal des visites, s’assure que les conditions d’accès à la salle de lecture sont respectées ;

 Les employés de salle relèvent les commandes et procèdent à la livraison de documents et à leur rangement à l’issue de la consultation. Ils peuvent aussi répondre à des questions de premier niveau en cas d’indisponibilité de l’archiviste ;

9_{http://www.davel.vd.ch}

10_{https://www.vd.ch/themes/etat-droit-finances/archives-cantonales/venir-et-faire-une-}

La salle de lecture virtuelle en service d’archives publiques : définition, considérations et implications pour les Archives

 Les archivistes conseillent et répondent aux questions des lecteurs, apportent leur aide aux usagers sur la façon de mener leurs recherches, par exemple. Lors de la consultation de documents soumis à autorisation, ils assurent la surveillance de celle-ci.

Le déroulement de la consultation des documents varie selon le type de support sur lequel ils sont disponibles. En effet, s’ils ont fait l’objet d’une numérisation, ils sont librement accessibles sur l’un des 10 postes informatiques disponibles en salle de lecture. En revanche, pour les documents sur leurs supports originaux (volumes, dossiers, microfilms, photographies, etc.), comme ils sont conservés dans les dépôts dont l’accès n’est pas ouvert au public, le lecteur devra soumettre une demande : soit préalablement à sa visite en retournant par e-mail le formulaire de commande disponible sur le site web des ACV soit en complétant les fiches disponibles sur place. Quatre lecteurs de microfilms et deux de microfiches sont disponibles en salle de lecture pour permettre l’accès aux informations contenues sur ces supports. Par ailleurs, un appareil de lecture des écritures difficiles est également proposé.

Les modalités suivantes sont possibles pour la reproduction :

 prise de vue sans flash à l’aide d’un appareil personnel permettant la photographie (appareil photo, smartphone, etc.) ;

 commande de document numérisés (cartes, plans cadastraux, certaines séries de photographies, etc.) ;

 commande auprès du photographe agréé (contre honoraires) ;  impression pour les microfilms et microfiches.

Par souci de confort et de sécurité pour les documents, les ACV envisagent de fournir du matériel pour faciliter les captures de documents en salle de lecture : poids et mousses pour le maintien des documents, ou encore trépieds pour appareils électroniques permettant les photographies.

Lorsque le lecteur achève sa consultation, il restitue les documents au personnel de salle, le prêt n’étant pas autorisé. S’il n’a pas terminé sa recherche, il peut les réserver pour une visite ultérieure dans la quinzaine de jours qui suit.

4.2.3.1 La bibliothèque

Les ACV sont dotées d’une bibliothèque dont les ouvrages sont accessibles librement et consultables sur place. Le prêt n’est pas possible, mais comme membre du réseau des bibliothèques vaudoises Renouvaud, son catalogue est disponible en ligne.

4.2.3.2 Statistiques de consultation

Chaque année depuis 1996, les ACV réalisent des analyses statistiques de leurs activités. L’analyse des données collectées, dont certaines portent sur la consultation, autorisent un suivi de leur activité à travers le temps. Elles permettent aussi d’établir une comparaison avec les services d’archives membres de la Conférence des directrices et directeurs d’Archives suisses sur la base d’indicateurs communs (Conférence des directeurs d’Archives suisses CDA 2016).

Les statistiques de consultation par section sont collectées à partir de la base de données utilisée pour la gestion des demandes de consultation de documents analogiques. Les informations renseignées portent au niveau de la pièce, il s’agit donc d’une collecte très fine,

qui permet d’obtenir des informations au niveau du fonds ou de la section et, du même coup, d’analyser les flux de documents. Dans le cadre des campagnes de numérisation, ces informations – en complément d’autres paramètres – peuvent participer à sélectionner les fonds à numériser en priorité. En revanche, comme les documents numérisés sont librement consultables, il n’existe pas d’information sur leur consultation.

Un autre indicateur porte sur les demandes écrites. Pour celui-ci, les données sont collectées à partir d’un fichier de suivi que le personnel des archives complète manuellement. Les demandes traitées sont classées en différentes catégories, selon leur type de sujet.

La consultation ne pouvant avoir lieu sans acteur, les lecteurs font aussi l’objet de statistiques :  de nature quantitative avec le nombre de visiteurs distincts par année identifiés à l’aide des fiches d’inscription, mais également par la fréquentation moyenne calculée à partir des inscriptions sur le journal de visite couplée. Ainsi, en 2019, 1’083 lecteurs ont fréquenté la salle de lecture, au cours de 3’747 visites durant les 235 jours d’ouverture. Ce qui établit la fréquentation moyenne des ACV pour cette année à 16 usagers par jour.  de nature qualitative à l’aide des informations collectées sur les fiches

d’inscription, à savoir les professions, motivations et objets de visite. C’est au regard de ces informations que sera évaluée la pertinence du questionnaire réalisé dans le cadre de ce travail, afin d’évaluer la représentativité des répondants (voir partie 5).