As fontes de dados a seguir discutidas, foram escolhidas porque são as mais utilizadas na realização de pesquisa de estudo de caso (YIN,2015). Elas possibilitam a obteção de dados e informações acerca do objeto estudado e, quando se utiliza uma variedade de fontes, é possível realizar uma triangulação das informações, com o objetivo de verificar a conformidade das respostas obtidas da alta gestão dos municípios por meio da aplicação dos questionários com as demais fontes de dados.
3.5.1 Aplicação dos Questionários
As primeiras evidências desta pesquisa foram coletadas por meio de dois questionários, um aplicado à alta gestão dos municípios e o outro aplicado aos Controladores Gerais. Esses
dois questionários foram encaminhados aos 102 municípios da seguinte forma: 38 foram enviados por e-mail obtidos na base de dados do Tribunal Superior Eleitoral, da Associação dos Municípios de Alagoas e do Tribunal de Contas do Estado de Alagoas, os quais foram validados pelo gestor por meio de contato telefônico; em relação aos 64 municípios restantes, o envio se deu por meio dos correios para o endereço institucional da prefeitura, obtido por meio das organizações retromencionadas, porque não havia e-mails válidos e os telefones de contatos obtidos não respondiam às nossas ligações para validação das informações.
Os retornos dos questionários com as respostas começaram a ocorrer entre os meses de novembro e dezembro 2016 e fevereiro e março de 2017. Esse período alongado se deve às dificuldades dos respondentes em apresentarem as respostas no prazo assinalado, ocorrendo essa entrega somente depois de vários contatos telefônicos e muita sensibilização quanto à importância do trabalho realizado. Isso também se deve à falta de relacionamentos mais constantes entre a academia e os municípios alagoanos. Nos contatos estabelecidos com gestores e controladores internos, apesar de questionados, não houve menção a outras pesquisas anteriores, pelos menos não havia lembrança, nos últimos quatros anos, da presença nos municípios de pesquisadores desenvolvendo trabalhos científicos, principalmente na área da Administração.
Para aplicação da escala de nível de maturidade adotada neste trabalho, lançou-se mão do Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI), desenvolvido pelo TCU (2014), o qual foi adaptado para esta pesquisa ao modelo de controle interno da estrutura do COSO 2013, conforme consta no APÊNDICE A.
Já o Questionário de Diagnóstico da Unidade de Controle Interno (QDUCI), APÊNDICE B, foi elaborado a partir da revisão da literatura constante do referencial teórico, tópico 2.8, que trata da Controladoria com Unidade Central do Sistema de Controle Interno Municipal. Esse questionário foi validado na pesquisa exploratória realizada nos municípios de Maceió, Murici e Paripueira (01 de março a 30 de maio de 2016). As dificuldades e sugestões que surgiram no trabalho de campo foram utilizadas para aperfeiçoar o instrumento, o qual também foi enviado às 102 Controladorias Municipais, junto com o QACI.
A partir das informações coletadas foram feitos pedidos de informação e de documentos aos municípios que responderam ao QACI, como também foram realizadas entrevista com alguns Prefeitos, Chefes de Gabinete e Controladores Municipais, consultas telemáticas (Portais da Transparência, SICAP19 do TCE-AL, Painel Municípios, e site das prefeituras –
APÊNDICE D), com vistas a possibilitar uma análise mais aprofundada do fenômeno estudado, permitindo realizar um processo de triangulação das respostas obtidas nos dois questionários com outras fontes de informação (YIN, 2015).
3.5.2 Documentos
Os documentos como leis, decretos, instruções normativas, portarias, demonstrativos contábeis, informações sobre recursos humanos, recursos materiais, etc. foram obtidos por meio de Solicitações de Informação (APÊNDICE C), encaminhadas via e-SIC20, ou e-mail dos Prefeitos e Controladores Internos que responderam ao QACI. Fez-se uso da LAI, Lei Federal n° 12.527/2011, para pedir as informações e documentos, mas somente relativos aos 34 municípios que responderam ao QACI, conforme listados no item 3.6 a seguir.
Os acessos aos livros que fundamentaram esta pesquisa se deram por meio de algumas aquisições e por meio de acesso à rede mundial de computadores. Já os acessos a teses, dissertações, monografias se deram por meio de consultas ao Banco de Teses e Dissertações da Capes, Cnpq e BDTD (Ibict), e os artigos por meio de acesso ao Google Acadêmico e Scielo21 (Scientific Eletronic Library Online) e outros revistas especializadas em publicação
na área da Administração e Ciências Contábeis.
3.5.3 Entrevistas
Foram realizadas entrevistas, tanto na fase exploratória como no desenvolvimento da pesquisa, com os seguintes agentes: Prefeitos, Assessores, Chefes de Gabinetes, Controladores Gerais (alta gestão), e uma com o Presidente do TCE/AL.
O planejamento se deu com o agendamento das entrevistas com a alta gestão dos municípios que responderam ao QACI, com a indicação de data, hora e local. Na execução, as entrevistas iniciaram-se com a apresentação do pesquisador seguida da exposição do objetivo da pesquisa e da entrevista. A entrevista teve como roteiro as questões do QACI, com o objetivo de evidenciar a consistência das respostas ofertada pela alta gestão bem como captar a sua percepção acerca do conhecimento sobre o sistema de controle interno do município. Boa parte dessas entrevistas pôde ser gravada com a autorização dos respondentes, tendo, na oportunidade, sido disponibilizada uma cópia da gravação aos mesmos. Elas duraram em média uma hora e quarenta e cinco minutos. Algumas entrevistas foram realizadas na cidade do respondente e outras em Maceió. As entrevistas foram concluídas com o agradecimento
20 Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão – e-SIC.
pela colaboração na pesquisa, bem como ratificando-se a confidencialidade dos respondentes, dos dados e informações coletados.
3.5.4 Observação direta não participante
No trabalho de pesquisa exploratória, antes do pré-teste dos questionários, foram realizadas observações não participantes com o objetivo de captar a realidade local de três municípios para que o pesquisador se situasse em relação ao objeto de estudo desta pesquisa e entender a realidade do dia a dia de uma Controladoria Municipal.
Agendaram-se visitas as sedes dos municípios de Maceió, Murici, e Paripueira que tiveram como objetivo identificar qual seria a melhor maneira de fazer os pedidos de acesso à informação, realizar as entrevistas e aplicar os questionários, bem como manter contato inicial com os gestores e falar sobre a pesquisa que estava sendo desenvolvida.
Na execução desse procedimento, buscou-se observar as tarefas executadas pelos servidores responsáveis pelo controle interno dentro da estrurura organizacional, bem como conhecer as rotinas que eram realizadas, visando obter o máximo de informações. Foram executadas três visitas em cada um dos municipíos pesquisados.
O resultado desse trabalho de campo foi concluído com a definição da estrutura definitiva dos dois questionários bem como da solicitação de informação.
3.5.5 Pesquisas telemáticas
A pesquisa realizada na rede mundial de computadores teve por objetivo obter dados e informações relativos aos sistemas de controle interno e às Controladorias, tais como: históricos de criação do órgão, instrumentos legais da instituição, organograma do município com a posição na estrutura organizacional interna, rol de atribuições e competências da Controladoria, informações sobre seus servidores (currículo vitae), forma de contratação, serviços terceirizados, orçamentos previstos e realizados, interações do órgão com instrumentos de participação e controle social, realização de processos administrativos ou sindicâncias para apurar irregularidade e atividades desempenhadas rotineiramente pela Controladorias Municipais. Esses dados e informações já deveriam estar disponíveis, entretanto essa previsão não ocorreu (APÊNDICE D).
Dadas essas dificuldades, elaborou-se o QDUCI, o qual estrategicamente foi enviado por meio eletrônico, via e-SIC, aproveitando-se da LAI, ou por e-mails das prefeituras, ou e- mails pessoais dos Prefeitos, seus chefes de gabinetes e dos Controladores Internos, como já relatado anteriormente.
Outras informações relativas aos municípios foram obtidas por meio dos sites do IBGE, TCE/AL, Painel Municípios da CGU, este lançado no evento Município Transparente destinado a todos os Prefeitos no Brasil, ocorrido no dia 06 de fevereiro de 2017.