Conclusions: Maximizing the intended and avoiding unintended consequences

Tapping e Shuker (2010) destacam que tornar-se Lean requer uma mudança de mentalidade, sendo necessário aprender a encarar o desperdício com "novos olhos", continuamente aumentando a ciência daquilo que constitui desperdício e trabalhando para

eliminá-lo. Ao apresentar o propósito do livro, os autores chamam de gerenciamento de fluxo de valor o processo Lean geral que permite que o leitor acelere, coordene e sustente seus esforços e assegure que todos estejam alinhados. De acordo com Tapping e Shuker (2010), o VSM (Value Stream Management) – Gerenciamento do Fluxo de Valor – compreende oito etapas, conforme Figura 6.

Figura 6: Oito passos para a implementação do Lean.

Fonte: Autoria própria, 2018, com base em Tapping e Shuker (2010).

Optou-se por explicar os oito passos relacionando-os à pesquisa em foco, de forma a evidenciar de que maneira esta ferramenta pode ser adaptada à realidade organizacional da unidade de análise para implementar o Lean.

1. Comprometer-se com o Lean

Para reduzir e eliminar efetivamente o desperdício, os funcionários devem apoiar integralmente o esforço de transformação em Lean. [...] Antes de iniciar as atividades reais, bem como durante estas, a alta administração deve expressar a necessidade de tornar-se Lean (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 20). Comprometer- se com o Lean Escolher o fluxo de valor Aprender sobre Lean Mapear o estado atual Identificar as métricas Lean Mapear o estado futuro Criar os planos kaizen Implementar os planos kaisen

Tapping e Shuker (2010), ao discorrerem sobre a primeira etapa do VSM, falam sobre a diferença entre um sistema em que a administração empurra e um em que o funcionário puxa, sendo este último, segundo os autores, o método preferido nas empresas que querem se tornar Lean. Em um sistema em que é o funcionário que puxa, as ideias de melhorias surgem “naturalmente” das pessoas que estão mais familiarizadas com os processos (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 17).

Partindo dessas constatações, no presente trabalho utilizou-se como um dos métodos de levantamento de dados a entrevista com os servidores da COESF/UFJF que realizam as atividades de empenho, liquidação e pagamento. Acredita-se que além de atuarem como uma importante fonte de informação para detectar os desperdícios, os próprios servidores que lidam diariamente com o processo de execução da despesa são as pessoas mais aptas a propor soluções de melhoria no mesmo, visto que conhecem todos os entraves e limitações do fluxo.

2. Escolher o fluxo de valor

Assim como muitos rios fluem para o oceano, existem muitos fluxos de valor dentro de uma organização. Um fluxo de valor abrange todas as ações (tanto as que agregam valor quanto as que não agregam valor) que são necessárias para levar um produto ou serviço do conceito original através dos processos de desenvolvimento e/ou manufatura até o recebimento de pagamento. (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 36 e 37).

Uma das formas de escolher o fluxo de valor a ser melhorado, segundo Tapping e Shuker (2010, p. 41) é escutar os clientes (internos ou externos), pois geralmente eles podem dizer onde procurar a família de fluxo de valor que mais necessita melhoria.

Considerando a insatisfação de alguns fornecedores com relação ao tempo transcorrido desde a emissão da nota fiscal até o pagamento e dos próprios servidores da COESF/UFJF, que lidam com entraves e limitações no fluxo de suas atividades, foi escolhido como o fluxo de valor o processo de execução da despesa orçamentária da UFJF, mais especificamente os três estágios pelos quais a despesa pública deve passar_ empenho, liquidação e pagamento.

3. Aprender sobre Lean

[...] você deve obter um com entendimento dos conceitos e termos do Lean. O propósito da Etapa 3 é garantir que todos tenham tal entendimento. Esta etapa abrange alguns pontos chave sobre como abordar o treinamento, e então revisar os conceitos Lean que devem ser transmitidos durante o treinamento (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 45).

Nesta etapa, os autores explicam as sete perdas. Tendo em vista os pressupostos de desperdícios, conforme exposto no tópico anterior, buscou-se evidencia-los por meio das entrevistas e da análise documental.

4. Mapear o estado atual

Como o mapa de fluxo de valor é uma representação visual do fluxo de material e informações para um fluxo de valor em particular, ele é indispensável como ferramenta para gerenciar visualmente as melhorias de processo. Para melhorar um fluxo de valor, naturalmente, você deve primeiramente observá-lo e entendê-lo (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 63).

Neste estudo, observar e entender o fluxo do processo foi importante para compreender as causas das restrições-chave (gargalos) e, a partir daí, pensar no estado futuro melhorado.

5. Identificar as métricas Lean

A melhor maneira de fazer com que as pessoas contribuam para iniciativas Lean é dar-lhes um meio simples de entender o impacto de seus esforços conforme elas planejam atividades de melhoria, as implementam, verificam resultados e fazem ajustes apropriados. As métricas Lean fornecem tal meio (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 77).

Utilizou-se como métrica principal para análise dos dados o lead time das notas fiscais, ou seja, o tempo (em dias) transcorrido desde a emissão do documento fiscal até o pagamento. O lead time, conforme visto anteriormente, corresponde à soma dos tempos de ciclo e dos tempos de espera. Ele foi calculado a partir da análise dos processos de pagamento e registro das datas de: emissão da nota fiscal, ateste do gestor do contrato, ateste da CCON, entrada na COESF, Liquidação no SIGA e pagamento. Os detalhes desse cálculo poderão ser visualizados no capítulo “Análise dos dados”.

6. Mapear o estado futuro

Mapear o estado futuro de um fluxo de valor envolve a identificação das ferramentas Lean administrativas [...] e o ajudarão a assegurar que satisfaça as solicitações dos clientes, estabeleça um fluxo de trabalho contínuo e distribua o trabalho uniformemente. O mapa de estado futuro mostrará realmente onde estas ferramentas devem ser utilizadas (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 91).

Pensar no estado futuro foi possível graças a uma reflexão sobre o estado atual, uma análise das métricas e dos desperdícios. Antes de propor um novo fluxograma, algumas perguntas foram feitas, tais como: “ O que está impedindo um fluxo contínuo? ”, “ Onde está o gargalo? ”, “ Qual a raiz do problema? ”.

7. Criar os planos kaizen

Kaizen vem de “kai”, que significa desmontar, modificar, e “zen”, significa fazer bem. Assim, utilizando kaizen, você modifica os seus processos a fim de torná-los melhores. [...] É o processo que precisa acontecer para assegurar que as melhorias sejam sustentadas e que os esforços dos funcionários da área administrativa sejam reconhecidos (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 147).

Esta etapa está relacionada à criação dos Planos de Melhoria, evidenciados no capítulo “Plano de Ação”. Buscou-se, neste trabalho, propor um Plano de Intervenção que objetiva o alcance do estado ideal ou melhorado, a redução do lead time da nota fiscal e a eliminação das restrições do fluxo estudado, ou seja, propor soluções para tornar o processo melhor e mais enxuto.

8. Implementar os planos kaizen

“A etapa final na sua transformação em Lean é fazer a transformação” (TAPPING; SHUKER, 2010, p. 154). Para realizar esta etapa, espera-se uma contribuição de novos trabalhos a partir deste, visto que uma das limitações da presente pesquisa é a inviabilidade de aplicação concreta das soluções propostas durante o período de pesquisa, conforme será explicado na seção “Metodologia”.