Concluding remarks

Montante Repassado 27.975.905,33 Contas NÃO Prestadas Quantidade 0 Montante Repassado 0,00 Anteriores a 2016

Contas Prestadas Quantidade 4

Montante Repassado 3.161.464,32 Contas NÃO Prestadas Quantidade 0 Montante Repassado 0,00 Fonte: PROPLAN/CCCONV/NAC

Nota: No exercício de 2016 foram consideradas contas não prestadas até 30/11/2016, conforme cláusula contratual. Quadro 3.3.5.3 -Situação da Análise das contas prestadas no exercício de 2016

Unidade Concedente ou Contratante UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

UG/GESTÃO: 153038/15223 CONTAS

APRESENTADAS QTD./MONTANTE

Contas analisadas

Qtd. Aprovada 11

Qtd. em diligência / trâmite para aprovação 31

Qtd. Reprovada 0 Qtd. TCE 0 Montante R$ 18.699.483,18 Contas não analisadas Qtd. 173 Montante R$ 93.020.484,89 Fonte: PROPLAN/CCCONV/NAP

67 Quadro 3.3.5.4 -Perfil dos atrasos na análise das contas prestadas por recebedores de recursos

Unidade Concedente ou Contratante UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

UG/GESTÃO: 153038/15223

Instr. de transf. Quantidade de dias de atraso na análise das contas

Total < 30 d 31 a 60 d 61 a 90 d 91 a 120 d > 120 d

Contratos 3 10 7 12 141 173

Fonte: PROPLAN/CCCONV/NAP

Análise Crítica

No exercício de 2016, estiveram vigentes 180 contratos, sendo que destes, 40 foram celebrados no exercício de referência, quantitativo estável em relação ao exercício anterior (39). Salienta-se que grande parte desses projetos são financiados por outras instituições e dentre estes existem processos específicos com seus respectivos instrumentos jurídicos. Além disso, diversas parcerias institucionais tramitaram pela Coordenação de Convênios e Contratos Acadêmicos, perfazendo um total de mais de 350 celebradas este ano.

A coordenação de Convênios e Contratos Acadêmicos (CCCONV) com o apoio dos seus Núcleos (Núcleos de Apoio a Elaboração – NAE, Núcleo de Acompanhamento – NAC e Núcleo de Prestação de Contas – NAP), implantou melhorias significativas nos processos, as quais podemos destacar:

a) readequação dos procedimentos operacionais e instrumentos jurídicos, com base nas alterações dos normativos legais e recomendações dos órgãos de fiscalização e controle; b) melhorias nos controles sobretudo relacionados a bolsas, teto constitucional, dois terços de

participantes de projetos;

c) sugestão à STI para desenvolvimento do módulo projetos e convênios do SIPAC;

d) avanço da publicidade da relação com as fundações de apoio, desenvolvimento do Portal Público do SIPAC e desenvolvimento do boletim interno;

e) implantação de prestações de contas eletrônicas, proporcionando redução de custos, maior agilidade na prestação e análise das prestações de contas;

f) finalização do passivo de prestações de contas das fundações de apoio; g) controle e sugestão para melhoria dos portais da transparência do SIPAC; h) elaboração de projetos para redução do estoque e análise dinâmica de PC’s;

i) elaboração de minuta sobre a relação da UFBA com as fundações de apoio, que encontra-se em análise na Administração Central para envio ao COSUNI no primeiro semestre de 2017; j) início da anexação das prestações nos sistemas de controle da UFBA, melhorando a

transparência.

As fundações de apoio junto a UFBA, devidamente credenciadas, apresentaram 50 prestações de contas - PC no exercício de 2016, referem-se a PC’s do tipo final, dentre elas as últimas quatro que finalizaram o passivo histórico das fundações de apoio. As outras 46, foram prestadas tempestivamente, outro avanço alcançado após ações de CCCONV, que avançou em seus controles e recomendou melhores práticas às Fundações de Apoio.

Quanto às análises das prestações de contas, a UFBA realizou análise financeira em 42 prestações de contas finais já prestadas pelas fundações de apoio, representando um quantitativo bem superior ao exercício de 2015, quando ocorreu análise de 23 PC’s, representando quase o dobro, em que pese alguns fatores supervenientes.

68 Especificamente sobre área relativa a prestação de contas que vem tendo atenção especial da Administração Central e da CCCONV, trataremos de dois aspectos de maneira especial: o cumprimento pelos convenentes/contratados da apresentação da prestação de contas no prazo definido em instrumento jurídico e o processo de análise e decisão sobre as respectivas prestações de contas.

Inicialmente verifica-se um quantitativo de prestações de contas analisadas bem superior em comparação ao exercício de 2015. Um aumento da ordem de 83%. Esta melhoria são os efeitos de medidas adotadas ao longo dos últimos anos na área técnica (CCCONV/NAP) como a adoção plena do Procedimento Operacional – PO no que se refere a suas diretrizes que orientam as análises técnicas, estruturação interna com gestão eficiente da equipe, o incremento da equipe com um terceirizado, além da redução de inconsistências nas prestações de contas apresentadas, sobretudo as parciais, que reduzem o tempo de análise.

Através do Quadro 3.3.5.3, verifica-se que 173 prestações de contas estão pendentes de análise. Como já temos informado aos órgãos de fiscalização e controle, este quantitativo é resultado de um acumulado provocado por vários acontecimentos, onde destacamos a apresentação pelas fundações de apoio de várias prestações de contas atrasadas, meses com atividade reduzida (greves de servidores – 2014/2015; Copa do Mundo; etc), redução do quadro de servidores efetivos na área técnica. No exercício de 2016, fatores supervenientes se repetiram, excepcionalmente, em razão de aspectos políticos nacionais, as atividades dessa área foram interrompidas por quase um mês devido a ocupações dos discentes no prédio em que a CCCONV funciona. Considerando estes fatores as análises de PC’s finais estavam dentro da capacidade operacional prevista.

O aumento no estoque foi de apenas 8 prestações de contas (contratos). Isso indica que, apesar da UFBA ter recebido 50 PC’s em 2016, dentre elas quatro do estoque de PC’s das fundações, foram efetuadas 42 análises. Ratifica-se que com a atual estrutura, e não ocorrendo fatos supervenientes, é possível analisar as prestações de contas apresentadas ordinariamente por ano e reduzir o passivo gradativamente em aproximadamente 10% do estoque/ano, considerando uma quantidade média de contratos vencidos anualmente.

Não fosse, porém, a greve de cerca de dois meses dos servidores Técnico-Administrativos em 2016 e um mês de ocupação do prédio da reitoria, possivelmente a quantidade de PC’s seria superior ao quantitativo de PC’s recebidas.

Atendendo a orientações da CGU, a área técnica passou a solicitar e analisar, sistematicamente, as prestações de contas do tipo parcial. Em 2016, a UFBA recebeu 73 (setenta e três) PC’s deste tipo. Nesse conjunto, por exemplo, encontra-se mais de uma parcial de um mesmo contrato.

Também, cabe destacar que em 2016 a UFBA recebeu duas prestações de contas decorrentes de Termos de Cooperação Técnica - TC firmado com a Universidade Federal do Pará (convenente). Esses fatos redundaram em trabalho de análise superior ao demonstrado no Quadro 3.3.5.3, pois ocorreram análises das PC’s parciais, dos TC e das prestações de contas apresentadas pela Faculdade de Direito referente a prestações de contas apresentadas neste ano.

As análises aqui descritas estão apresentadas na Tabela 01, a seguir juntamente com as informações do Quadro 3.3.5.3.

69 Tabela 1- Total de Análises de Prestações de Contas da UFBA

Prestação de Contas - Tipo Quantidade

Final 42

Parcial 45

Outras 05

Total 92

Fonte: CCCONV-NAP

As análises de PC têm considerado as de caráter final, pois possibilita a finalização das responsabilidades da UFBA no que se refere às cláusulas do contrato e da legislação pertinente, além dos normativos internos sobre esse assunto. Cabe frisar que algumas PC’s finais possuem parciais analisadas que não foram somadas em destaque, que reputamos tão importante quanto as finais, visto que corrigem possíveis impropriedades durante a execução.

Além dessas atividades específicas, de análise de prestações de contas recebidas de diversas instituições a área técnica (CCCONV/NAP) realiza outras tarefas pertinentes, como a orientação sobre prestações de contas às unidades executoras e às fundações de apoio, abertura e controle de devolução de saldos financeiros remanescente de convênios e instrumentos congêneres, regularização de prestações de contas junto a concedentes/financiadores e controle de instrumentos tripartites em que a UFBA é a parte executora.

De todas as informações apresentadas, reportamos avanços na área técnica, visto que houve aumento significativo na atividade principal da mesma, com melhoria qualitativa nos processos internos, não obstante a existência de algumas demandas desta área que ainda devem ser atendidas, principalmente, para contribuir com a redução do estoque de prestações de contas pendentes de análise técnica. Podemos citar a necessidade de melhorias na estrutura física, capacitação para o trabalho e alocação de servidores ou terceirizados. Visando atendê-las, em fevereiro de 2017, a Administração alocou dois prestadores de serviços no Núcleo, para auxiliar nas análises de prestação de contas, o que já representa uma medida pontual para contribuir com a solução do estoque elevado de PC’s, atendendo a parte da solicitação constante no projeto apresentado pela CCCONV à Administração Central. Este cenário, aliado ao Projeto de análise dinâmica de PC’s, nos leva a crer que, no exercício vindouro, grande parte do estoque será finalizado.

70 O quadro apresentado abaixo apresenta os recursos recebidos por descentralizações de Órgãos integrantes do Orçamento Fiscal no exercício de 2016.

71 Quadro 3.3.5.5 Recursos recebidos por descentralização de Órgãos integrantes do Orçamento Fiscal, exercício 2016

Emitente – UG PT Grupo

Despesa Programas ou Projetos

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