Exercice 2019
Le CSE a été constitué suite aux élections d’octobre 2018. Il a été décidé de commencer véritablement la gestion des ASC au 1er janvier 2019, afin de coïncider avec l’exercice comptable.
Côté gestion, l’année 2019 a été une année charnière, où il a fallu tout mettre en place et organiser puisque nous changions de structure, de compétences, de périmètres et allions être soumis à de nouvelles obligations comptables liées au passage en « grand CSE ».
La difficulté majeure a résidé dans le choix d’organisation de la gestion, en miroir de l’organisation du réseau France 3, au plus près des 23 antennes, ne disposant pas toutes de moyens administratifs, mais héritant chacune d’une histoire et d’une culture différentes en termes de fonctionnement ou de gestion des ASC.
Des inventaires des stocks physiques présents dans chacune des 23 antennes ont été réalisés au 31 décembre 2018. Ils nous ont permis d’avoir une vision de l’existant, pris comme point de départ du 1er exercice comptable du CSE.
Constitution légale du CSE
Le début de l’année a été marqué par toutes les démarches administratives légales liées à la création du CSE : demande d’immatriculation de la nouvelle entité et de ses établissements auprès de l’URSSAF et de l’INSEE afin d’obtenir un numéro de SIRET et mettre à jour le rattachement administratif des salariés du CSE. Le CSE compte effectivement deux salariés en CDI, les gardiennes des chalets des Vosges et du Jura, ainsi qu’un jardinier en CDD qui est appelé ponctuellement pour les travaux saisonniers.
Harmonisation des assurances
C’est la MACIF, déjà assureur de la plupart des anciens CE, qui a été choisie pour les assurances Responsabilité Civile, pour assurer les biens immobiliers du CSE et les véhicules utilitaires là où il en existe (Dijon, Besançon, Lille).
Organisation bancaire
Le début d’année a été consacré à la mise en place de l’organisation bancaire. Après un appel d’offres auprès de 3 organismes bancaires, le Crédit Coopératif, la Banque Postale et la Société Générale, c’est la Société Générale qui a été choisie, car elle présentait de meilleures conditions financières et une simplicité d’utilisation en garantissant une sécurité des transactions.
Chaque président(e) de commission d’antenne est donc doté d’un carnet de chèques et d’un accès internet à la banque, avec un plafond de dépenses de 400 €. Nous avons fait le choix de
ne pas doter les président(e) de cartes bancaires, afin d’éviter la dispersion des moyens de paiement.
Chaque antenne a été par la suite équipée d’un terminal de paiement électronique pour les cartes bancaires, afin d’éviter la multiplication des chèques des salariés et leurs potentielles erreurs de traitement.
Des procédures très précises ont été mises en place, par exemple il est interdit de faire des chèques de remboursement aux salariés, ce qui permet d’éviter de constater des chèques non encaissés, voire perdus, très longtemps après leur émission.
Organisation des ASC
Dans le même temps, le bureau et la commission des ASC du Réseau ont dû harmoniser les ASC entre les 23 antennes, pour garantir l’équité entre tous les salariés, de quelque antenne qu’ils soient. Des choix ont été opérés, des anciennes activités supprimées (exemple : le budget « épanouissement personnel ») et d’autres généralisées (ex : les chèques vacances et les chèques culture).
Commission des marchés
La commission des marchés a été mise en place pour les devis et contrats d’un montant supérieur à 30 000 euros. Les critères de notations ont été définis par la commission et adoptés par les élus du CSE (Voir le compte rendu d’activité de la Commission des marchés).
Cabinet comptable
L’un des premiers dossiers traités par la commission des marchés a été le choix du cabinet comptable. C’est le cabinet Sémaphores qui a été choisi.
La difficulté majeure de ce 1er exercice comptable réside dans la disparité des outils de gestion et de comptabilité et dans l’absence de communication entre eux. Nous avons continué à travailler sur les logiciels des ex-CE, Proweb V12 pour le Pôle Nord-ouest, Kalidéa pour le pôle Sud-Ouest, Amaris pour le Pôle Sud-Est et ACL pour le Pôle Nord-Est.
Le travail de consolidation des 4 logiciels a été considérable.
Organisation transitoire de gestion
Pour permettre une vision globale des dépenses, qu’elles soient liées aux activités sociales ou aux dépenses de fonctionnement du CSE, il a été convenu une centralisation des factures. Une adresse mail dédiée a donc été créée sur laquelle toutes les antennes envoient leurs factures.
Les factures sont ensuite contrôlées et payées par le service compta.
En attendant que les comptes bancaires des 23 antennes soient opérationnels (ils le seront en avril 2019), c’est sur l’ancien compte central du pôle Nord Est qu’ont été payées les factures du 1er trimestre 2019. Car il fallait éviter « l’interruption de service » qui aurait été préjudiciable aux salariés.
Le service compta effectue un contrôle de conformité, ne prend en compte que les factures envoyées en pièces jointe (et non pas dans le corps d’un mail), il vérifie que le RIB est conforme et procède au paiement par virement. Aucune facture n’est payée par chèque, sauf exception.
Les factures payées ont été ensuite saisies dans le logiciel ACL, centralisateur des dépenses des 23 antennes qu’il a fallu donc réadapter à cette nouvelle configuration, avec l’établissement d’un nouveau plan comptable analytique.
Recensement des Ouvrants-Droits
Il a été fait en janvier-février. Les budgets des antennes ont été déterminés en fonction des effectifs retenus. La condition d’ancienneté pour les Non Permanents est de 50 jours. Les permanents, eux, sont ouvrant-droit dès le jour de leur embauche, ou de leur mutation d’une antenne à l’autre.
Choix du logiciel de gestion
Le second semestre a été occupé par le choix du nouveau logiciel de gestion et de son paramétrage en vue de la mise en production le 1er janvier 2020. Le choix s’est porté sur Proweb V12.
Les formations sur ce nouveau logiciel ont eu lieu en fin d’année, l’ensemble des assistantes administratives a été formé, ainsi que certains président(e)s de commission locale amenés à faire des ventes ou des saisies dans le logiciel.
Conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données)
La mise en conformité du logiciel de gestion avec le RGPD a été effectuée avant le lancement du logiciel. Un long travail effectué avec les responsables RGPD de FTV, pour assurer la meilleure des protections pour les données conservées dans le logiciel.
Nous n’avons retenu que les données indispensables au traitement des dossiers en fonction de l’activité demandée (Exemple : l’avis d’impôt est nécessaire pour commander les chèques vacances car la réduction se calcule en fonction du quotient familial. En revanche l’avis n’est pas demandé si le salarié commande des chèques cultures non soumis au QF).
Les données sont détaillées dans le formulaire de consentement que chaque salarié doit approuver avant de pouvoir bénéficier des activités du CSE.
ACTIVITES SOCIALES Activité sociales centrales
Certaines actions sont organisées en central. Cela concerne tout d’abord le patrimoine immobilier. Le CSE est propriétaire de 12 lieux de vacances répartis dans toute la France et propose également des locations en linéaire pendant l’été.
Afin de déterminer les priorités pour les demandes concernant les vacances scolaires une commission d’arbitrage a été mise en place, avec des critères objectivés (ex : quotient familial) et des points d’historique. Elle s’est ainsi réunie deux fois en 2019, à la faveur des deux campagnes d’inscription (hiver et été).
Les assistantes chargées de la gestion des biens continuent à être le premier interlocuteur d’un salarié qui fait une demande de location.
Les dépenses liées au patrimoine sont prises en charge par le budget central.
Les chèques vacances sont également imputés sur le budget central. Il s’agit d’un chéquier d’une valeur de 250 euros, dont le prix de vente dépend du quotient familial. Une commande par an est possible, avec une première campagne au printemps et la deuxième à l’automne.
Les chèques culture sont également pris en central, il s’agit d’un chéquier de 120 euros vendu 60 euros. Le choix de cette gestion centrale a évité les éparpillements des stocks constatés
dans les exercices précédents, avec de lourdes pertes financières liées aux stocks périmés.
Chaque salarié ouvrant droit peut passer deux commandes par an.
Une billetterie centrale a également été mise en place, sur les « grands parcs » ou des zoos.
Les demandes se font par mail et les billets sont envoyés en e-billet. Les salariés ont droit à deux demandes par an et le nombre de places se fait selon la composition familiale.
Pour la rentrée scolaire, le CSE offre une carte cadeau dont le montant dépend du niveau scolaire de l’enfant scolarisé jusqu’aux 21 ans de l’enfant.
Activités sociales des antennes
Chaque antenne offre une billetterie diversifiée : cinéma, petits parcs, piscine, spectacles…
selon les offres locales.
Une enveloppe « culture et loisirs » a été déterminée (130 € par an) et permet de subventionner à 40 % les places achetées par les salariés.
Une enveloppe « sport et bien-être » (150 € par an) permet également le subventionnement sur les mêmes critères.
Une enveloppe « hébergement vacances » (150 € par an) permet la prise en charge de locations de vacances (hors hôtel)
Cadeaux de noël : d’un montant de 40€ par enfant et par salarié
Activités diverses : Fête de l’été, fête de rentrée, fête du livre, fête de noël, sorties théâtre, sorties bowling, ateliers cuisine, stages œnologie… les antennes sont autonomes dans le choix de leurs activités.
Voyages : courts ou long, si leur budget dépasse 30 000 euros les devis doivent être soumis à la commission des marchés.
Voyages réalisés en 2019
L’année 2019 a marqué un tournant dans l’organisation des voyages. Certaines antennes avaient engagé des projets en 2018 qui se sont donc réalisés en 2019, d’autres ont préféré attendre d’y voir plus clair dans leur budget et leurs capacités de financements. Certaines antennes avaient l’habitude d’organiser des voyages seules, d’autres avaient l’habitude de le faire d’une manière mutualisée. Certains projets ont été annulés faute de trains pendant les grèves de la fin de l’année. Tout cela explique la diversité des offres sur 2019.
AMIENS : WE Beauval (mars), WE Bordeaux (juin)
ANTIBES (Avec Marseille) : Costa Rica (mars et avril), Amsterdam (mai), Stockholm (mai) BESANCON : Naples (mai), Budapest (octobre)
BORDEAUX : Equateur (janvier et février)
CLERMONT-FERRAND (Avec Lyon et Grenoble) : Canada (septembre) DIJON : Canada (février), Naples (mai),
GRENOBLE (Avec Clermont et Lyon) : Canada (septembre)
LILLE : Ski (mars), WE Paris (juin), Londres (septembre), Dublin (octobre)
LIMOGES : WE château hanté de Fougeret (octobre), Canada (Avec Reims et Poitiers) LYON : Canada (Avec Clermont et Grenoble en septembre), Venise (septembre), Ski (mars) NANCY : Canada (avril et mai), Calabre (juillet), Monténégro (août)
MARSEILLE : Costa Rica (mars et avril), Amsterdam (mai), Stockholm (mai) MONTPELLIER : Malte (septembre)
POITIERS : Londres (mars), Eurodisney (juin), Madrid (octobre), Canada (Avec Reims et Limoges)
REIMS (Avec Limoges et Poitiers) : Canada (octobre)
STRASBOURG : Inde (janvier et février), USA (juin), Center Parc (septembre et novembre), Lisbonne (octobre), Athènes (octobre)
TOULOUSE : Val Louron (janvier), Séville (novembre)
DEPENSES DE FONCTIONNEMENT Logiciel de gestion
Le plus gros poste de dépense de 2019 a été l’achat d’un nouveau logiciel de gestion, avec la prise en charge de la partie formation pour toutes les assistantes et les élus concernés.
Equipement informatique
Il a été fait le choix en début d’année 2019 d’équiper informatiquement l’ensemble des élus du CSE, titulaires et suppléants, ainsi que les secrétaires des Instances de Proximité. Le marché portant sur des Mac et Ipad est passé en commission des marchés. Quelques PC Lenovo ont été achetés à l’unité pour les élus ne souhaitant pas travailler sur Mac.
Formation des élus
La plupart des formations des nouveaux élus ont été prises en charge par FTV. Quelques élus ont quand même fait des stages pris en charge par le CSE, tel que prévu dans la réglementation.
Gestion des frais
Une procédure de remboursement des frais a été mise en place, à l’aide d’un formulaire spécifique (frais de mission, frais généraux, frais d’avance de dépense ASC). Un formulaire dédié aux dépenses par carte bancaire existe pour les 2 CB liées au compte de fonctionnement et détenues par le secrétaire et la trésorière.
La formalisation de ces formulaires permet d’avoir une visibilité claire sur les dépenses engagées.
Séminaire de travail autour de la gestion
Un séminaire de travail a été organisé en novembre 2019, il a eu lieu dans un des centres gérés par le CI-ORTF dans des conditions particulièrement avantageuses. Il a permis au collectif des assistantes de prendre tout son sens. Une initiative saluée et appréciée de tous les participants. Les formations Proweb ont également permis de resserrer les liens car elles ont eu lieu sur site, les groupes étant constitués, autant que possible, en proximité géographique.
Frais de téléphone
Deux spots de wifi mobile sont pris en charge par le CSE : celui d’une adjointe du secrétaire et celui de la trésorière. Deux lignes téléphoniques sont prises en charge, celle du Secrétaire du CSE et celle de la Rapporteure de la CSSCT.
Frais de poste
Un contrat a été signé avec TNT-Fedex, avec un compte à disposition pour les envois depuis chaque antenne et dont les factures sont prises en charge par le central.
Honoraires d’avocats et frais de justice
Le CSE a contracté avec un cabinet de conseil juridique dont le choix a été déterminé en commission des marchés et validé par les élus du CSE. Ces experts ont apporté une aide pour la rédaction du règlement intérieur – actuellement suspendu à la suite de la négociation sur les moyens des IRP – à celle des procédures comptables, à la mise en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données).
Des procédures judiciaires pour entrave, héritées de l’ex-Pôle Nord-Ouest et se poursuivant devant les différentes juridictions pénales (tribunaux correctionnels, cours d’appel, cour de cassation) continuent à générer des frais d’avocats.
Pour le bureau, La Trésorière du CSE,
Annabelle IGIER 19 octobre 2020