Os principais agentes da administração pública que se envolvem com os procedimentos do pregão são: autoridade competente, o pregoeiro e a equipe de apoio designada, os quais possuem deveres e competências no pregão.
3.1.1 Competência da Autoridade Competente no Pregão Presencial
O Decreto Federal nº 3.555/2000 que regulamenta o pregão no âmbito da União, em seu artigo 7º e artigo 3º da Lei Federal que instituiu o pregão, nº 10.520/2002, estabelecem as atribuições da autoridade competente no pregão presencial:
Designar o pregoeiro e equipe de apoio;
Definir o objeto do certame, devendo este ser preciso, suficiente e claro, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição;
Definir as exigências de habilitação;
Definir os critérios de aceitação das propostas;
Definir as sanções por inadimplemento, ou seja, por descumprimento;
Definir as cláusulas do contrato;
Definir os prazos para fornecimento;
Determinar a abertura da licitação;
Decidir os recursos contra atos do pregoeiro;
Homologar o resultado da licitação; e
Promover a celebração do contrato.
Devendo tais atos constar dos autos do procedimento acompanhados dos indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento elaborado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados.
3.1.2 Competências da Autoridade Competente no Pregão Eletrônico
Os artigos 8º e 9º do Decreto Federal nº 5.450/2005 que regulamentou o pregão eletrônico, determinam as atribuições à autoridade competente no pregão eletrônico:
Indicar o provedor do sistema;
Designar e solicitar, junto ao provedor do sistema, o credenciamento do
pregoeiro e dos componentes da equipe de apoio;
Aprovar o termo de referência e a justificativa da necessidade da contratação;
Decidir os recursos contra atos do pregoeiro quando este mantiver sua decisão;
Adjudicar o objeto da licitação, quando houver recurso;
Homologar o resultado da licitação; e
Celebrar o contrato.
Devendo estes atos ser motivados, com a indicação dos elementos técnicos fundamentais que o apóiam, bem como aos elementos contidos no orçamento estimativo e no cronograma físico-financeiro de desembolso.
3.1.3 Pregoeiro e Equipe de Apoio
A Lei Federal nº 10.520/2002 em seu artigo 3º estabelece que a autoridade competente designe dentre os servidores o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, sendo que esta última deverá ser integrada em sua maioria por servidores ocupantes de cargo efetivo ou emprego da administração, preferencialmente pertencentes ao quadro permanente.
O parágrafo 4º do artigo 10 do Decreto Federal nº 5.450/2005 estabelece que somente possa atuar como pregoeiro o servidor que tenha realizado capacitação específica para exercer a atribuição, ou seja, tenha feito curso de formação de pregoeiro.
A Lei nº 10.520/2002 não estabelece regra referente ao prazo de investidura nas funções de pregoeiro e da equipe de apoio. No parágrafo 3º do artigo 10 do Decreto nº 5.450/2005 existe previsão de que a designação do pregoeiro, a critério da autoridade competente, poderá ocorrer para período de um ano, admitindo-se reconduções, ou para licitação específica.
Em se tratando da equipe de apoio, inexiste previsão na Lei nº 10.520/2002 que estabeleça o número de membros da equipe de apoio, cabendo à Administração fixá-la de acordo com suas demandas. Como para o pregão aplicam- se subsidiariamente as normas da Lei nº 8.666/1993, então conforme parágrafo 4º do artigo 51 desta última que trata da comissão de licitações, se entende que para a
equipe de apoio o prazo de investidura é de um ano, vedada a recondução da totalidade de seus membros para a mesma equipe em período subseqüente. Entende-se que a utilização deste critério visa a não criação de vícios entre os membros da equipe de apoio.
Ambos os municípios, Crissiumal e Tiradentes do Sul utilizam o mesmo critério quanto ao número de membros da equipe de apoio, ou seja, dois servidores designados para tal acompanham os procedimentos do pregão.
Quanto às atribuições do pregoeiro, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.
A equipe de apoio tem como atribuição prestar a necessária assistência ao pregoeiro, portanto, se entende que também necessitam de cursos de capacitação para o exercício de suas atribuições, devido à atividade demandar zelo, uma vez que se trata de gasto do dinheiro público.
3.1.4 Atribuições do Pregoeiro no Pregão Presencial
Conforme o artigo 9º do Decreto Federal nº 3.555/2000, o qual elenca as seguintes atribuições ao pregoeiro no pregão presencial:
Credenciamento dos interessados;
Recebimento dos envelopes das propostas de preços e da documentação de
habilitação;
Abertura dos envelopes das propostas de preços, o seu exame e a
classificação dos proponentes;
Condução dos procedimentos relativos aos lances e à escolha da proposta ou
do lance de menor preço;
Adjudicação da proposta de menor preço;
Elaboração de ata;
Recebimento, o exame e a decisão sobre recursos; e
Encaminhamento do processo devidamente instruído, após a adjudicação, à
autoridade superior, visando à homologação e a contratação.
3.1.5 Atribuições do Pregoeiro no Pregão Eletrônico
O artigo 11 do Decreto nº 5.450/2005, estatui que caiba ao pregoeiro, em especial no pregão eletrônico:
Coordenar o processo licitatório;
Receber, examinar e decidir as impugnações e consultas ao edital, apoiado
pelo setor responsável pela sua elaboração;
Conduzir a sessão pública na internet;
Verificar a conformidade da proposta com os requisitos estabelecidos no
instrumento convocatório;
Dirigir a etapa de lances;
Verificar e julgar as condições de habilitação;
Receber, examinar e decidir os recursos, encaminhando à autoridade
competente quando mantiver sua decisão;
Indicar o vencedor do certame;
Adjudicar o objeto, quando não houver recurso;
Conduzir os trabalhos da equipe de apoio; e
Encaminhar o processo devidamente instruído à autoridade superior e propor
a homologação.
3.1.6 Perfil do Pregoeiro
Oliveira (2011) define o perfil do pregoeiro em sua obra Formação de Pregoeiro:
O pregoeiro deve ter um perfil diferenciado para que possa desenvolver as suas atividades maximizando resultados em termos de custos, prazos e qualidade.
Deve como todo cidadão ser honesto, íntegro, responsável. Não pode haver nenhuma dúvida quanto a esses atributos de seu caráter. (OLIVEIRA, 2011, p. 25).
Ainda segundo a obra de Oliveira (2011), a autoridade competente, quando designar o pregoeiro deve observar no quadro de pessoal, qual servidor possui algumas características e aptidões como: bom relacionamento, liderança, boas maneiras, flexibilidade, fluência na fala, tom adequado de voz, saber defender direitos de modo imparcial, saber lidar com críticas, ética, pontualidade, organização, ausência de timidez e raciocínio ágil.
O servidor designado pregoeiro deve possuir algum conhecimento técnico e atender as características necessárias, pois ele representará a Administração. Alguma falha não só poderá comprometê-lo, mas também a própria Administração.