A universidade moderna pode ser encarada como um sistema complexo, no qual a biblioteca figura como subsistema, embora suas características possam transcender a própria universidade, admitindo-se a validade do pressuposto de que “[...] informação organizada é uma responsabilidade pública e um recurso nacional” (FERREIRA,1977, p. 37). Quer seja entendida como um sistema ou subsistema, a biblioteca universitária pode ser estudada a partir da formulação de objetivos que, por conseguinte, não só refletem as suas funções precípuas, mas serão cumpridos por componentes distintos, dentro de um planejamento global.
Assim, a dinâmica encontrada nas atividades desenvolvidas dentro da BU em torno dos objetivos de acesso à informação relevante para o seu público-alvo, considerando a teoria sistêmica, constitui uma resposta à atual política de redução de custos das organizações públicas e privadas, bem como uma forma de estabelecer critérios para gestão de seus serviços, mediante uma lógica colaborativa e cooperativa.
A globalização e o advento dos recursos informacionais, como as bases de dados online, os portais, os repositórios, o acesso aberto, a ciência colaborativa e os novos moldes de organização do trabalho intelectual, entre outras iniciativas que facilitaram a cooperação e o compartilhamento de informação, demandam formas gerenciais que atendam as atuais necessidades sociais.
Outros componentes desse contexto, como os modernos suportes da informação, exigem sistemas amplos e fortes para operacionalizar e garantir o acesso ao conhecimento científico, tornando as atividades de gestão nas BU mais complexas. Esta complexidade também aumenta na relação com a universidade, porque se estabelece pelas demandas das estruturas funcionais, na qual a BU se auto-organiza para responder a demandas do entorno.
Para tanto, os atores da biblioteca universitária que pensam criticamente as questões da sociedade contemporânea podem estabelecer
políticas de informação para além do domínio da técnica, com um diálogo mais interativo com o entorno. Isso exige do bibliotecário, como profissional da informação, um constante desafio, no sentido de apropriar-se de informações e conhecimentos e desenvolver competências para atender as demandas sociais e técnicas, específicas e especializadas, podendo ter como instrumento de gestão das suas atividades o auxilio da teoria sistêmica, sendo utilizada como uma das competências que podem determinar de modo significativo o grau de inovação e sucesso das bibliotecas na contemporaneidade.
Senge (1990, p.15) considera que os problemas relacionados à aplicação da teoria sistêmica encontram-se no seguinte fato: como indivíduos, somos parte integrante da estrutura, o que dificulta uma visão global e apresenta uma tendência ao isolamento em parte do problema. No entanto, a ausência da utilização da Teoria de Sistemas no campo das bibliotecas sofre a influência de uma herança teórica voltada para técnicas e funcionalismo de forma local, sem levar em conta o entorno, ao que parece, por esse campo científico ter sido concebido nas teorias matemáticas.
Tarapanoff (1984) observa que grande parte dos estudos desenvolvidos sobre bibliotecas tendem a estudá-la como um sistema fechado, separado em partes distintas, como uma organização suficientemente independente, na qual cada processo é analisado isoladamente, e abordada apenas na sua estrutura interna, sem referência ao meio-ambiente externo. Todavia, o conceito de sistema aberto é aplicável às bibliotecas universitárias, como organizações sem fins lucrativos, mas que desenvolvem atividades de prestação de serviços. Ela é uma organização criada pelo ser humano, que mantém uma dinâmica de inter-relação por meio da troca e recebimento de influência do seu meio-ambiente, no caso as universidades, que também são sistemas sociais. Além disso, é composta por subsistemas - suas bibliotecas setoriais - que se encontram relacionadas da mesma forma. Entretanto, cada componente possui suas particularidades que, em conjunto, constitui um todo maior. A soma de suas partes pode ser notada na Figura 13, a seguir.
Figura 13 - Níveis de sistemas que envolvem as Bibliotecas Universitárias
Fonte: Elaborado pela autora com base em Tarapanoff (1982)
O enfoque sistêmico aplicado à administração de bibliotecas universitárias possibilita uma perspectiva mais ampla e inovadora nas atividades desenvolvidas. Vistas como sistemas abertos, elas podem ser pensadas como parte de um todo complexo imbuídas de um objetivo comum. Logo,
[...] a abordagem sistêmica permite traçar um modelo de biblioteca universitária adaptável às tendências e mudanças que caracterizam a moderna universidade brasileira. O cumprimento dos objetivos da biblioteca universitária está relacionado com o desempenho de funções de natureza acadêmica, técnica e administrativa. (FERREIRA, 1977, p. 7)
Na opinião de Santos e colaboradores (2006, p.26)
[...] não basta tratar os subsistemas separadamente, pois as inter-relações entre eles são tão complexas, dinâmicas e mutáveis que exigem novos conceitos para interpretá-las. Assim, o gerenciamento das organizações prescinde de uma abordagem multidisciplinar e de uma análise mais abrangente do ambiente externo, pois a evolução da organização ocorre em função de sua inserção em outros macros sistemas.
Portanto, a visão sistêmica na gestão dos processos nas bibliotecas universitárias permite a flexibilização da centralização das atividades desenvolvidas, propiciando a prestação de serviços de forma mais rápida e
eficiente. Este fator pode ser percebido ao comparar o caráter cíclico do processo de gestão de documentos e as atividades de entrada, processamento e saída da informação do âmbito das bibliotecas.
Quanto aos processos externos de troca com o meio-ambiente, as BU, considerando suas finalidades, objetivos, produtos e serviços, influenciam e são influenciadas pela comunidade nas quais estão inseridas, visto que, como organizações sociais, têm seus objetivos definidos pela sociedade por intermédio das universidades. Ou seja, devem estar alinhadas com os propósitos das IES, assim como são corresponsáveis pelo alcance das metas dessas instituições que, por sua vez, devem responder aos anseios sociais.
Nessa perspectiva, a sua estrutura organizacional deve atender as demandas de todos os atores sociais que a compõem e a influenciam e que também são influenciados por ela. Para Tarapanoff (1984, p.5) os
[...] fatores ambientais refletem-se na estrutura da organização, que absorve essas influências quando determina as suas funções e objetivos dentro da sociedade, quando compete e/ou coopera dentro desse ambiente com outras organizações, e quando estrutura suas atividades em relação a estes fatores. Considerando que a estrutura da biblioteca é determinada pela estrutura da organização à qual pertence, podemos concluir que a estrutura da biblioteca é resultado do meio ambiente.
Outro aspecto relevante com relação ao meio-ambiente é que esta relação entre este e as bibliotecas é seletiva, pois está sujeita às funções e decisões políticas da biblioteca e da organização à qual pertence, além de serem mutáveis porque são passíveis de constantes mudanças contextuais. Como observa Tarapanoff (1984), no caso das bibliotecas brasileiras, fica patente a sua dependência diante das mudanças do cenário social, econômico e político do país, além das nuances regionais e locais, que afetam diretamente essas instituições, como pode ser observado na Figura 14.
Fonte: Tarapanoff (1984, p. 8)
Pode-se inferir que qualquer que seja o modelo sistêmico planejado para introduzir mudanças em contextos sociais, eles não podem se abster de questões normativas, interesses, valores culturais, aspectos econômicos, políticos e ideológicos, pois influenciam o julgamento daquilo que é considerado relevante a um sistema. Portanto,
[...] ao enfocar a biblioteca universitária de um ponto de vista dinâmico e sistêmico, no qual interagem componentes distintos, pode-se agrupar suas funções de acordo com o produto obtido nas fases de: organização das coleções (seleção, aquisição, processamento, armazenagem); divulgação e utilização de coleções (circulação, reprodução, informação e instrução) e controle operacional (planejamento, supervisão, coordenação, avaliação). (FERREIRA, 1977, p. 22)
PLANEJAMENTO