de la Technologie
« Commentaires généraux. Le ministère prend acte des constats formulés dans le rapport. Les recommandations formulées apportent un éclairage complé-mentaire qui sera pris en compte dans l’amélioration des pratiques actuelles des différents concours ayant fait l’objet de la vérification. En ce qui a trait aux recommandations formulées à l’égard des trois fonds de recherche, le ministère n’a aucune nuance ou commentaire à émettre, puisque les fonds vous ont fait part de leurs commentaires. Le ministère a toutefois certaines précisions ou commentaires à émettre eu égard au Programme de soutien à des initiatives internationales de recherche et d’innovation (PSR SIIRI).
« D’entrée de jeu, nous tenons à préciser que plusieurs améliorations ont été apportées à la gestion du PSR-SIIRI depuis la période couverte par la vérifi-cation qui coïncidait avec la période de démarrage de ce programme : – Le guide de gestion a été révisé notamment eu égard aux catégories de
projets soutenus, aux clientèles et dépenses admissibles.
– Un processus Kaizen a été réalisé pour identifier les correctifs à apporter à la gestion du programme.
– Les lettres d’intention, les formulaires d’évaluation, les modalités de fonc-tionnement du Comité d’évaluation ainsi que les clauses couvertes par la convention d’aide financière ont été bonifiés pour une meilleure reddition de comptes.
– Des ajustements ont été apportés au fonctionnement des comités d’évaluation.
« D’autres aspects de l’analyse des demandes d’aide financière, des suivis scien-tifiques et financiers des projets pourront faire l’objet de modifications dans une perspective d’amélioration continue.
« Modalités d’application. Le rapport indique que certaines modalités du PSR-SIIRI sont imprécises concernant la contribution financière des
parte-subvention du Québec. La confirmation de la contribution des partenaires étrangers peut parfois être difficile à obtenir avant le début de la réalisation des projets. Il peut également être difficile d’obtenir les preuves des sommes engagées par certains partenaires, le Québec n’étant pas leur “créditeur”.
« Les règles de dépenses admissibles peuvent différer d’un programme/pays à un autre, ce qui peut expliquer le manque de parité dans une demande en particulier sans toutefois invalider le projet. Il n’est pas inhabituel que des partenaires contribuent de l’expertise sous forme de temps. Cette contribution souvent critique à la réalisation du projet n’est cependant pas toujours chiffrée.
« Nous prenons note de la recommandation quant à mieux définir la notion d’entreprise québécoise. Toutefois, il faut rappeler que la recherche subven-tionnée par le gouvernement du Québec doit être réalisée au Québec, et ce, indépendamment de la localisation du siège social de l’entreprise. Le programme vise le développement et la reconnaissance de l’expertise québé-coise à l’international. Une définition trop restreinte de la notion «d’entreprise québécoise» pourrait limiter l’implication d’équipes de recherche industrielle au sein d’entreprises que nous souhaitons attirer au Québec et qui embauchent des chercheurs québécois.
« Le ministère établira des règles pour valider et vérifier la contribution des partenaires financiers et définira «entreprise québécoise» aux fins du programme.
« Analyse des demandes. De façon générale, les commentaires émis dans les analyses réalisées par projet sont toujours transmis au Comité d’évaluation qui peut décider de passer outre à certains de ceux-ci, pour différentes raisons. Le ministère améliorera le suivi et la documentation des démarches effectuées relativement aux commentaires émis par le Comité d’évaluation.
« Analyse des prévisions budgétaires associées aux demandes. De façon générale, les commentaires émis dans les analyses réalisées par projet sont toujours transmis au Comité d’évaluation qui peut décider de passer outre à certains de ceux-ci, pour différentes raisons.
« Le paragraphe 40 fait référence au fait que le ministère ne s’assure pas du remboursement en temps opportun de tous les montants versés qui n’ont pas été utilisés. À cet égard, le ministère reconnaît la nécessité d’un meilleur suivi et a déjà pris des mesures pour remédier à la situation.
« Le PSR-SIIRI a connu un essor important depuis ses débuts (passant d’un budget de 0,8 M
$
à près de 6 M$
avec des demandes de 20 à plus de 200 dossiers par année), et ce, sans ajout d’effectifs. Il fut dans ces circonstances difficiles pour le personnel en place d’assurer tous les suivis souhaités.« Les conventions d’aide financière précisaient déjà que l’ensemble des pièces justificatives doit être déposé pour la réalisation des versements nécessaires.
D’autres clauses incluses aux conventions d’aide financière permettent au
demandes de versement, et ce, jusqu’à trois ans après le versement final de l’aide financière”.
« Toutefois, afin d’améliorer les suivis réalisés, de corriger la situation soulevée et de permettre une analyse plus approfondie d’un échantillon de dossiers pour lesquels les risques opérationnels et financiers sont considérés plus importants, des modifications ont été apportées aux directives concernant le dépôt de pièces justificatives qui doivent maintenant être transmises sur demande au ministère pour les dossiers ciblés. Une vérification plus serrée des rapports financiers devrait être dorénavant réalisée plus facilement.
« Il faut mentionner que dans le domaine de la recherche, il y a fréquemment des besoins de réaménagements de budget qui sont requis au fur et à mesure de l’avancement des travaux et des résultats obtenus et demandent une certaine souplesse administrative. Ces réaménagements doivent être accompagnés d’une justification des dépenses.
« Les paragraphes 46 et 48 font référence à des déficiences dans le suivi scientifique des projets de recherche. Le Kaizen réalisé au printemps dernier a également mis en relief ces faiblesses. Des mesures pour la production de rapports scientifiques standardisés favorisant la réalisation d’analyses rigoureuses sont en développement.
« Le ministère appliquera la nouvelle procédure de vérification des rapports financiers et implantera les mesures pour la réalisation d’analyses rigoureuses des rapports scientifiques.
« Comparaison des pratiques. Le rapport souligne que le ministère et les Fonds ne comparent pas suffisamment leurs pratiques relatives à leurs programmes de subventions entre eux et avec des organismes similaires et qu’il n’a pas retracé de travaux comparatifs formels avec des programmes de structures similaires.
« La formule du PSR-SIIRI est souvent citée au niveau pancanadien comme étant un des premiers programmes provinciaux facilitant les collaborations internationales en matière de recherche et d’innovation. Des comparaisons des pratiques ont été entreprises au sein de comités internationaux de sciences et technologies, de même qu’avec d’autres provinces, et permettent de dégager les meilleures pratiques en fonction des programmes ayant des objectifs similaires et la mise en œuvre des certaines pratiques est en cours ou prévue prochainement.
« Le ministère complétera la comparaison des pratiques au sein des comités internationaux de sciences et technologies dans le cadre des travaux de la Politique nationale de la recherche et de l’innovation.
« Reddition de comptes. Selon le rapport, les rapports annuels 2009-2010 du ministère ne permettent pas de mesurer les progrès réalisés au regard des objectifs liés à l’attribution des subventions pour le soutien dans le milieu de
ont dû être faits à l’égard de la présentation des résultats du rapport annuel du ministère. Les résultats liés à la mise en œuvre du PSR-SIIRI n’ont effecti-vement pas été retrouvés de façon explicite dans le rapport annuel cité.
« Par ailleurs, les faits saillants des deux SQRI […] font état des résultats obtenus et sont publiés sur le site Internet du ministère. Même s’ils ne sont pas publics, des tableaux de bord des résultats liés aux stratégies et orientations gouvernementales sont également complétés.
« En considérant l’ensemble des outils pouvant servir à la reddition de comptes, le ministère examinera les différentes possibilités en vue d’améliorer sa
reddition de comptes. »