Classement des dossiers

Cartographie des processus pour un projet de dématérialisation au sein de l'office cantonal des bâtiments de Genève

méthodologique approfondie, avec notamment la production de la liste enrichie manuellement des procédures Optimiso.

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DDP. Ces dossiers sont de type organique⁷⁶ et considérés comme des dossiers en série⁷⁷, dont l'uniformité facilite le choix du traitement les concernant, en particulier l'application d'une seule règle de conservation. Les dossiers d’acquisition regroupent les documents relatifs à l’acquisition foncière d’une parcelle, d’un terrain ou d’un immeuble. Puis, les dossiers de locataires regroupent les documents relatifs aux locataires standard, aux concierges, et à certaines formes de contrat. Un classeur intermédiaire intitulé « classeur général » regroupe les documents relatifs aux autres domaines que le foncier ou le locatif. Regroupés ensemble, ils forment le classeur communément désigné « classeur alpha » en raison de leur clé de classement (ou identifiant) dite clé alpha. Enfin, les dossiers DDP font l’objet d’un classement à part en raison de leur spécificité. Ces trois types de dossier dispose de fiches de classement fixant l’ordre interne des documents (Annexe 14). Il est à relever également l’existence d’un classeur pour la correspondance avec les trois régies évoquées précédemment (cf. 4.2.1).

Dans Quorum, les grandes séries suivantes de dossiers avec documents numériques ont été identifiées : les dossiers de locataires, les dossiers d’immeubles et les dossiers d’objets immobiliers. Il n’existe pas de dossier numérique d’acquisition dans Quorum, outil natif de gestion de location immobilière répondant au seul principe : « Qui occupe quoi ? »⁷⁸. Qu'ils soient numérisés ou nés électroniques, les documents d'activité sur support numérique sont stockés dans Quorum. En conséquence, il est observé l'existence d'un double classement de documents sur support papier et sur support numérique, notamment pour les dossiers de locataires ainsi que pour d’autres typologies éparses de documents. Enfin, il existe également des dossiers d’intervenants dont la durée de vie est limitée⁷⁹. Concernant la partie

« Etat locataire », l’application Quorum est utilisée d’une manière inversée à celle de la partie

« Etat propriétaire » mais avec les mêmes pratiques documentaires, générant également un double classement, caractéristique des environnement hybrides actuels.

De plus, ce double classement souffre d’un manque d’unification⁸⁰ des clés de classement entre le dossier papier et le dossier numérique Quorum. Les incidences sont des difficultés dans le repérage des dossiers et la recherche des documents d’un classement à un autre. En effet, la clé de classement alpha des classeurs papier est composée du code de la commune de l'adresse et d'une séquence de trois chiffres⁸¹ tandis que l'identifiant sur Quorum est le numéro de site, lui-même obtenu à partir du référentiel numérique SIBAT(Jmap). L'exemple suivant est un bâtiment sis à Lancy dont le code-commune est 31, et situé sur la parcelle n°

3631. Le bâtiment est classé selon la clé alpha (31-203) héritée des anciens classeurs alpha (papier) et selon le numéro de site (5747) dans Quorum et J-Map. Cet exemple démontre le manque d'unification entre classements :

76 Régie par une réglementation avec des pièces obligatoires

77 Classés de manière uniforme et comprenant le même type de documents

78 Entretien oral avec la gestionnaire administrative Quorum, Webex, 11 juin 2020

79 Utilisé pour un candidat à une location tant que le bail n’est pas créé

80 D’après un commentaire du sondage puis expliqué par la suite

81 Attribuée par l’office cantonal du logement et de la planification foncière (OCLPF)

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Figure 16 : Clés de classement différentes entre outils

(Source : OCBA 2020)

Selon un commentaire du sondage, ce manque d'unification est expliqué par l'historique des classements mis en place à différentes époques. Les systèmes d'information concernés dont ils sont issus n'ont pas tous pu être alignés en terme d'identifiants, provoquant des problèmes d’efficacité dans le repérage et la recherche au quotidien.

L’accès au dossier du locataire est réalisable par son chargement unitaire à partir du menu : Figure 17 : Dossier de locataire dans Quorum

(Source : OCBA 2020)

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Son identifiant est construit sur la racine suivante : n° de site / n° objet / n° d’ordre du locataire comme illustré sur la figure 17 (1137.0000 030.10). Il n’existe pas de vue d’une arborescence réunissant l’ensemble des dossiers et des documents. A partir de l’onglet « Bureautique », il est possible de consulter le contenu du dossier puis le contenu du document grâce à une visionneuse de document. Il n’existe aucun critère de recherche des documents numériques, ni de tri permettant l’organisation, ce qui génère des recherches longues et laborieuses en cas de volume important de documents. L’identification des documents est rendue possible grâce à une normalisation des libellés de description. Le sens des flux des documents est facilement identifiable par les symboles suivants : => pour les flux sortants et <= pour les flux entrants.

Les métadonnées des documents électroniques gérées par Quorum visent à identifier et à préserver le contexte d’utilisation comme le prescrit la norme ISO 15489 (2016). Les métadonnées de types techniques (date de création, format, type de lettre, collaborateur) sont générées automatiquement. Les métadonnées de type descriptives liées au contexte de création peuvent être enrichies manuellement par l’utilisateur au moment de la création d’un document de la manière suivante :

Figure 18 : Grille de saisie de métadonnée de description (Quorum)

(Source : OCBA 2020)

Des informations sur le contexte peuvent être ajoutées comme le destinataire, le sujet du courrier, etc. De plus, lors de la numérisation du courrier entrant, la date du courrier peut être saisie en plus de la date du jour, si celles-ci sont différentes. En revanche, la gestion des métadonnées sur Quorum apparait limitée. Elle n’intègre pas par exemple toutes les notions de cycle de vie du document (document validé, numéro de version, durée d’utilité légale, sort final). N’étant pas un outil de RM électronique, Quorum est un outil métier utilisé pour stocker des documents d’activité par défaut mais en aucun cas pour les conserver.