Les employés bloguant, et plus particulièrement les blogs personnels de salariés sont le type de blog pouvant apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise, et ceci devant le blog même du patron de celle-ci. En effet, la masse des employés est, sauf quelques rares cas, plus importante et donc les jugements des employés vis-à-vis de l’entreprise ont, forcément, un poids plus important.
Il est donc non seulement conseillé, mais plutôt essentiel de suivre le phénomène et d’encadrer les salariés afin de limiter les risques de casse.
6.1 Les caractéristiques qu’elle doit avoir
6.1.1 Un travail de groupe
L'élaboration de la charte doit provenir d’une réflexion de groupe à laquelle la direction, les salariés et les cadres ont participé. Les salariés se sentiront en confiance s’ils voient que la direction approuve la démarche.
Si l’entreprise dispose de blogueurs, elle peut profiter de leur expérience dans le domaine et les faire participer activement à la rédaction de la charte.
6.1.2 Fixer les limites
Indiquer les sujets confidentiels, les documents interdits à la publication par exemple.
En bref, il faut fixer les limites de ce qui peut être dit, montré et mis à disposition (documents) et prévoir les sanctions qui peuvent être appliquées en cas de non respect de ces règles.
Ne pas oublier de fixer les limites à propos des photos ou vidéos des locaux de l’entreprise pouvant être mis en ligne. Il peut s’agir d’un détail à première vue insignifiant, mais imaginez qu’un employé publie une photo visant à mettre en avant un objet. Malheureusement, cet objet se trouve à coté du dispositif d’identification, avec le modèle inscrit dessus, des locaux donnant l’accès aux serveurs. Une personne mal intentionnée, lisant régulièrement le blog du salarié et ayant réussi à pénétrer physiquement dans les locaux de l’entreprise, pourrait réussir à rentrer dans les locaux des serveurs simplement en ayant préparé à l’avance une carte d’accès, qui exploite les failles de l’appareil d’authentification.
Il faut également rappeler les obligations juridiques qui résultent d’une utilisation des blogs. Qu’il s’agisse du contenu publié par l’auteur ou par les lecteurs.
6.1.3 Les sanctions
Il convient d’être clair quel type de sanction est appliqué pour le non respect des limites établies.
Dans le cas des sociétés cotées en bourse, il faut clairement définir les périodes d’annonce de résultats dans lesquels les employés ne doivent en aucun cas divulguer des informations qui pourraient influencer le cours des actions.
6.1.4 Établir des conditions d’intervention
Les conditions dans lesquelles l’entreprise peut intervenir sur le blog du salarié doivent clairement être définies au cas où celui-ci divulguerait une information clé pour la société.
Un système avec :
• Adresse du blog
• Nom d’utilisateur
• Mot de passe
dans une enveloppe scellée gardée dans un coffre verrouillé peut être mis en œuvre afin de permettre une intervention rapide sur le sujet.
D’autres systèmes peuvent bien sûr être mis en œuvre. Il convient de les adapter à l’organisation de l’entreprise.
6.1.5 Hébergement en interne
Dans le cas où l’entreprise héberge les blogs des salariés, elle doit clairement définir les règles de propriété intellectuelle, d’accès et de gestion.
Ce point est particulièrement important, car les employés constituent la richesse de l’entreprise. Si un employé vient à quitter l’entreprise et qu’il dispose de son blog hébergé par celle-ci, il est plus qu’intéressant pour l’entreprise de garder archivé ce blog.
6.1.6 En faire un document utile
Outre le fait que la charte contient les restrictions et les sanctions applicables à un employé, il peut s’avérer utile d'y mettre quelques conseils pour que la charte soit consultée régulièrement et qu'elle devienne un document utilisé par les employés. Les paragraphes suivant proposent quelques conseils.
Notifier que les propos publiés par l’employé engagent sa responsabilité et non celle de l’entreprise car il s’agit de son blog personnel.
Les opinions dans les commentaires sont les bienvenues, et bien que différentes, elles doivent se faire en gardant à l’esprit le respect envers chacun.
La monnaie du web est l’hyperlien. Rappelez aux blogueurs que des liens vers d’autres sites peuvent être faits lorsqu’ils jugent ceux-ci intéressants.
Ne pas essayer d’avoir l’air d’un professionnel parce que vous parlez de votre entreprise. Soyez vous-même et respectez ces caractéristiques attendues par les lecteurs de blogs :
• Une certaine humilité
Il ne faut cependant pas en faire un « best practice » car ce n’en est pas l’utilité, mais uniquement mettre quelques petits conseils afin de limiter les dégâts pour les débutants.
6.2 Un rappel que l’employé a été engagé avec une obligation de résultat
Si l’entreprise encourage l’employé à bloguer au travail, il ne faut cependant pas que celui-ci réduise son temps de travail afin de publier des articles.
Il faut les encourager à bloguer pendant leurs pauses ou bien alors en fin de journée, lorsqu'ils commencent à être fatigués.
La difficulté de l’exercice réside dans le fait qu’il faut être suffisamment souple sans être trop rigide.
Il ne faut donc pas oublier d’indiquer ce point, et notamment lorsque le salarié concerné est nouveau dans le domaine. La fréquence de publication des articles est nettement plus forte chez quelqu’un qui découvre l’outil et qui veut l’expérimenter que chez un salarié qui est déjà familier avec l’outil.
6.2.1 Un canevas d’une charte
Charlène Li10, analyste chez Forrester et blogueuse, propose un canevas pour une charte de blogs et une éthique du blogueur11 :
« Exemple de charte des blogs d’entreprise :
1. Afficher clairement que les opinions exprimées sur votre blog sont les vôtres et ne représentent pas nécessairement celles de votre employeur.
2. Respectez la confidentialité et les secrets de l’entreprise.
3. Prenez conseil auprès de votre manager en cas de doute sur quelque chose que vous souhaitez publier.
4. Respectez l’entreprise, vos collègues, les clients, les partenaires et les concurrents.
5. Comprenez que l’entreprise puisse vous demander de ne pas discuter de certaines informations parce qu’elles sont confidentielles ou qu’elles doivent se conformer à des règles légales en matière de communication.
6. Assurez-vous que votre activité de blogueur n’interfère pas avec votre travail.
Exemple de code d’éthique du blogueur : 1. Je dirais la vérité.
2. J’écrirais délibérément et avec précision.
3. Je reconnaîtrai mes erreurs et les corrigerai promptement.
4. Je garderai mes billets intacts, en utilisant des annotations pour montrer les modifications que j’y apporte, afin de préserver l’intégrité de mes publications.
5. Je n’effacerai jamais un billet.
6. Je n’effacerai pas de commentaires à moins qu’ils ne soient hors sujet ou qu’il s’agisse de spams.
7. Je répondrai aux e-mails et aux commentaires lorsqu’il conviendra, et rapidement.
8. Je placerai la barre haute en matière de qualité pour chacun de mes billets, y compris pour l’orthographe.
9. Je resterai dans le sujet.
10. J’exprimerai mes désaccords avec d’autres opinions de manière respectueuse.
11. Je ferai des liens directs vers mes références et sources d’information.
12. Je dévoilerai tout conflit d’intérêt.
13. Je garderais privé tout ce qui est privé, car discuter de ce qui est privé pourrait menacer mon travail et mes relations. »
Cet exemple constitue déjà un bon début sur lequel se baser.