Le cas des abonnements électroniques

Sachant que les principaux éléments formulés jusque là dans le vade-mecum sur les abonnements papier s'appliquent aussi aux abonnements électroniques (offres, factures, réclamations…), on n'insistera ici que sur ce qui relève spécifiquement de l'édition électronique.

L’hétérogénéité de l’offre électronique

Le passage à l’électronique est coûteux pour les éditeurs : investissements matériels, numérisation des archives, redéfinition de procédures, etc. A ces investissements et ces nouveaux modes de diffusion correspondent de nouvelles prestations qui doivent être rémunérées.

Il y a autant de modèles que d'éditeurs et d'agences, autant de besoins que de clients. Le marché n’est pas mature et est en recherche de stabilisation de ses modèles économiques et techniques. D'ores et déjà, on sait que l'on ne peut attendre une stricte règle commune : il y a 3600 titres de presse en France, de taille et de culture marketing différentes, sans compter les titres étrangers.

En ce qui concerne les agences, on observe des situations très variées : des éditeurs qui ont une offre électronique non gérable par les agences (passage obligé par l’éditeur ou par un agrégateur) ; des éditeurs qui ont une offre électronique sur catalogue commercialisable par les agences.

La rémunération des agences

La mise en place d’un abonnement électronique est très lourde à gérer tant pour les agences que pour les clients. Dans le cas d’un abonnement couplé où la version électronique est fournie avec le papier, la double prestation assurée par les agences n’est pas systématiquement rémunérée.

La nature technique de l’abonnement électronique

La livraison de l’abonnement peut se faire sous différents modes techniques qui ont des conséquences importantes pour le client : portail ; nombre et modes de connexions : identifiants et mots de passe monoposte / multiposte (nombre d’accès simultanés) ; reconnaissance IP ; restrictions imposées par les pare-feu ; livraison sur intranet ; fréquence de mise à jour, etc.

Les freins

Les agences notent qu’elles ne peuvent pas toujours s’engager d’avance sur des tarifs pour des offres électroniques, car ceux-ci peuvent varier en fonction de la configuration ou du portefeuille client.

Les clients sont prêts à s’engager dans l'accès en ligne aux revues électroniques, mais plusieurs facteurs ralentissent la mutation au tout électronique.

- La pérennité des accès

La forme papier permet aux bibliothèques de remplir leurs principales missions : conserver et diffuser l’information au fil du temps. De nombreux clients hésitent à abandonner le papier au profit de l’électronique, en raison de l’incertitude sur la pérennité des supports actuels – raisons techniques – ainsi que le doute sur la permanence de l’accès aux collections numériques. De nombreux clients ont en effet le sentiment de payer un droit de location pour l'usage de l'information durant le temps de l'abonnement et de ne pas avoir de garantie sur l’accès aux archives s’ils étaient amenés à arrêter l’abonnement.

- La complexité de l’offre tarifaire

La complexité s’apparente parfois à de l’opacité. L'accès à la forme électronique des périodiques a commencé par être considéré comme un service supplémentaire à l'abonnement papier et donc tarifé sur cette base. Ce modèle sera amené à évoluer et s'affranchir du modèle de l’édition papier.

- Le taux de TVA

Selon les clients, la baisse du taux de TVA permettrait un développement plus poussé des médias électroniques.

Les taux de TVA sur les périodiques papier et électroniques sont très variés en Europe. Certains éditeurs redoutent qu’un débat concernant la TVA sur les périodiques électroniques n’ait pour conséquence une augmentation de la TVA sur la presse papier (qui est actuellement à 2,1 %).

La mutualisation

De plus en plus de clients globalisent leurs achats ; c’est notamment le cas des consortia universitaires (cf.

Couperin). Face à cette émergence de conditions d’achat globales, les éditeurs sont amenés à proposer une double tarification, dans et hors consortia, élément supplémentaire de complexité pour les éditeurs et les agences.

La répartition des rôles ?

Pour l’instant il existe encore un flou dans l’esprit des clients sur la répartition des tâches techniques entre éditeurs et agences. Selon leur typologie et sans présumer des solutions techniques, les clients souhaitent des agences qu’elles prennent en charge :

- la mise à disposition de ressources humaines appropriées (assistance technique et fourniture),

- un accès qui permette aux utilisateurs, abonnés à la revue, de consulter le texte intégral et le sommaire,

- les relations avec chaque éditeur,

- un rôle déterminant de médiateur dans les négociations tripartites, - la gestion des identifications et des statistiques d’utilisation, - la mise en place physique et la maintenance des accès sur le site.

Certains clients considèrent que l'assistance de l'agence pour l'installation des revues électroniques et la valeur de son portail sont des critères objectifs de qualité, donc compris dans l’offre de base.

De son côté, l'agence joue un rôle de conseil et d’accompagnement de l’éditeur concernant les attentes des clients (tarifs, technique, légalité).

Il reste la question de la gestion du back-office ; si certains éditeurs ont favorisé dans un premier temps la relation directe avec le client, beaucoup reviennent vers les agences pour cette prestation (la négociation tarifaire avec l’éditeur pour le compte du client ; l’identification ; l’authentification ; la gestion des droits ; la gestion des liens, etc.). Dans certains cas, les agences peuvent proposer aux éditeurs de jouer le rôle d’agrégateur en numérisant et en hébergeant leurs contenus.

Les aspects légaux

Les éditeurs rappellent que l’intégration du contenu d’un éditeur dans un portail d’agence suppose, d’une part, l’accord de l’éditeur (tout intermédiaire doit avoir contracté avec les éditeurs) et, d’autre part, que le client s’engage au nom des utilisateurs à respecter les conditions de l’éditeur concernant la diffusion de ses contenus.

En outre :

- la licence de l’éditeur doit être signée par l’abonné ou la personne habilitée, et non par l’agence. Le client se retrouve donc à traiter directement avec chaque éditeur les droits d'accès et d'utilisation ; - chaque éditeur a des procédures de mise en place et des licences différentes ;

- les éditeurs étrangers proposent souvent des licences d'utilisation en anglais.

Les agences répondent qu’elles ont une obligation de moyens (et non de résultats) dans le processus de gestion des droits et de l’utilisation des revues électroniques faites par le client. Les cas de non-conformité liés à la licence ne relèvent pas de leur responsabilité.

Le processus technique

La contrainte technique propre au client (type de réseau, pare-feu, procédures de sécurité, masquage des adresses) devrait s'imposer aux professionnels de l’information, aux agences et aux éditeurs. Le client

devrait avoir le choix des modalités de livraison de l’abonnement, car les conditions techniques imposées (accès par mot de passe, adresses électronique et adresses IP) ne sont pas toujours compatibles avec les règles et procédures internes (sécurité informatique) de leur institution ou société.

Par exemple, certains éditeurs souhaitent voir figurer sur le bon de commande de l'agence l'adresse e-mail de l’abonné et son adresse IP. Autre exemple, des clients soulignent que dans le cas des grands éditeurs internationaux en sciences, techniques et médecine (STM), les modalités de l'offre - tant financières que techniques - sont fortement imposées aux clients et aux agences.

Pour leur part, les éditeurs soulignent que la mise en place et la maintenance de multiples modalités de mise à disposition de leurs contenus coûte cher. Par ailleurs, certaines contraintes sont liées aux sécurisations nécessaires des données et de l’utilisation qui en est faite, cette sécurisation ayant un lien direct avec le niveau et les modalités de tarification choisis par l’éditeur.

La particularité du processus d’abonnement

A la souscription de l'abonnement, l'agence transmet à l’éditeur les licences signées et les éléments techniques utiles d’accès ou de livraison selon les modalités retenues par le client.

L’éditeur transmet les indications permettant de se connecter (numéro d’abonné et/ou mot de passe, etc.). Il les adresse à l'agence et/ou à un interlocuteur chez le client (abonné, lecteur, chargé de centralisation, et parfois même au service comptable). Le client n’est pas toujours clairement informé de la mise en route de son abonnement ni des modalités d’accès.

Recommandations

Le rôle de l’agence est de proposer la tarification la plus adaptée et de transmettre à l’éditeur les demandes des clients concernant un tarif et une configuration sur mesure si nécessaire.

Lorsqu’une version électronique est couplée avec une version papier et que le prix électronique + papier ne dépasse pas celui du papier seul, l’agence devrait systématiquement demander à l’éditeur un abonnement couplé (sauf indication contraire du client).

Quel que soit le modèle économique et technique qui sera retenu, sa description devrait comprendre les informations suivantes :

- l’existence ou l'apparition d'une version électronique, - l'offre couplée et les tarifs,

- l’existence ou non d'une politique vis-à-vis des consortia et sa description, - les conditions techniques d’accès,

- les licences,

- le délai de mise en place,

- les accès aux archives pendant et après abonnement,

- les périodes spéciales : par exemple, test avant abonnement ou « Grace period ».

D'un point de vue général, il est souhaitable que les offres électroniques se standardisent et que des grilles tarifaires de base soient définies, en distinguant notamment :

- le tarif pour un accès monoposte dédié / un accès simultané multipostes, - les différents types de valeur ajoutée et de services,

- la valeur de la copie numérique par poste utilisateur ou par connexion simultanée, - la logique d’alimentation d’outils de travail (logiciels applicatifs internes).

A la mise en place de l’abonnement, l’éditeur transmettra les indications permettant de se connecter (numéro d’abonné et/ou mot de passe, etc.) à l'interlocuteur compétent chez le client (abonné, lecteur). Le client doit être informé clairement de la mise en route de son abonnement et des modalités d’accès. Il serait souhaitable que l’agence soit également informée de la mise en place effective de l’accès.

Le Groupe de Travail souligne que la pratique des prix fermes est inapplicable au marché de l’édition électronique.

4 C

Le Groupe de Travail a identifié un certain nombre de problèmes dans le processus de gestion d’abonnements transitant par les agences, sans bien sûr prétendre à l’exhaustivité.

Ces dysfonctionnements ont plusieurs sources. Ils peuvent venir des exigences divergentes et des contraintes des différents acteurs du marché, qu’ils soient acheteurs, professionnels de l’information, éditeurs ou agences d’abonnements. Ils viennent souvent de la méconnaissance de chacun des acteurs du mode de fonctionnement des autres.

Ainsi, après deux ans d’échanges et de collaboration sur ces questions, les participants au groupe de travail en sont venus au constat que l’opacité ne bénéficie à personne : l’information de chacun sur les obligations et les contraintes des autres acteurs est déterminante pour le bon fonctionnement du marché.

Dans un esprit constructif, la place et les intérêts de chacun ont été respectés. Les participants du groupe de travail ont mesuré les efforts à entreprendre pour arriver à corriger un certain nombre de situations inacceptables. Dans la majorité des cas, le vade-mecum propose des solutions construites de manière concertée et raisonnable.

Cependant, ce document ne saurait tout résoudre : la rapide évolution des métiers de l’information, avec le développement des solutions électroniques notamment, rend impossible l’anticipation de toutes les évolutions, positives ou négatives.

Au-delà du travail accompli, qui constitue une photographie du marché et propose d’en améliorer la clarté et le fonctionnement, les participants du groupe de travail souhaitent que leur collaboration soit suivie d’effets.

L'application de ces bonnes pratiques par l’ensemble des acteurs est évidemment souhaitable.

Il ne saurait cependant être soutenu sans la mise en place en France, à l’image des autres grands pays d’information, d’instances regroupant les différentes catégories d’acteurs de la gestion d’abonnements. Un observatoire du marché de l’abonnement est actuellement en projet à l’initiative du GFII. Cette instance permettrait, d'une part, de suivre l’évolution du marché de l’abonnement et, d'autre part, d'observer l'appropriation de ces recommandations par tous les acteurs.

5 A

:

Roselyne Bloch, Caisse d'Epargne Ile de France Paris Rémi Bilbault, Swets Information Services

Jérôme Conquet, Prenax

Caroline Lopez, Adhérente de l’ADBS Ruth Martinez, GFII

Participants au groupe de travail

Maître Basile Ader, Avocat au barreau de Paris Laurence Ballet, Dalloz

Bernadette Joseph, Bibliothèque de la Géographie, Université de Paris I Jérôme Kalfon, BU Paris V

Elisabeth Rochas, CFCE

Maître Corinne Roux, EBSCO Information Services Marjorie Saliba, CFCE

Franck Salomon, FNPS

Joachim Schöpfel, INIST CNRS

Anne Simoneau, EBSCO Information Services

Christine Stotzenbach, Université de Marne-la-Vallée/ ADBS Marie-Joëlle Tarin, Université de la Sorbonne

Personnes auditionnées Didier Chocart, Pernod Ricard Katia Thebaut, Pernod Ricard Pierre Bacquet, CNRS

M. Joudin, Responsable de la cellule des marchés, Université Paris I