Le calendrier hebdomadaire

Dans le calendrier hebdomadaire, vous saisissez d’abord, à partir du planning de l’année et du mois, toutes les dates concernant la semaine en question et les concrétisez autant que possible. Notez le début de l'heure prévue et de préférence également la durée de l’entretien et de l'activité prévus.

Dans votre calendrier hebdomadaire, vous notez les contacts que vous prévoyez d’appeler ou qui ont annoncé leur appel, ceux à qui vous prévoyez d’écrire (lettre, fax ou e-mail) ou dont vous attendez un courrier, que vous souhaitez rencontrer ou qui souhaitent vous rencontrer. Notez-y également toutes les tâches et autres activités de la semaine. Faites cela aussi bien au niveau des contacts que pour les tâches et activités, si possible, au niveau du jour de la semaine et à l’heure correspondante, en mentionnant la durée prévue du RDV. Dans le cas où le contact ne peut pas encore être déterminé et que la tâche et l’activité ne peuvent pas être fixées plus en détail, notez les sous contacts / tâches sous forme de liste bloc à bloc. Grâce à un tel calendrier hebdomadaire, vous avez toutes vos activités planifiées de la semaine d’un seul coup d'œil et vous ne perdrez de vue certainement aucune tâche importante durant la semaine. Vous devriez établir huit à douze calendriers hebdomadaires, y compris celui de la semaine en cours.

Exemple

Calendrier hebdomadaire de Time/system

59 La planification - page 12 de l’objet d’apprentissage 3.5 L’agenda de la journée

« Comparé à la capacité d'organiser le travail d'une seule journée de manière judicieuse, tout le reste n'est qu'un jeu d'enfant » aurait un jour dit Goethe

L’agenda quotidien est donc la partie la plus importante de votre système de planification du temps et doit donc impérativement être établi. Dans l’agenda de la journée vous saisissez d’abord, à partir du planning de l’année, du mois et de la semaine, toutes les dates concernant la journée en

question et les concrétisez en indiquant le début et la durée du RDV. Vous pouvez par exemple raturer la zone entre le début et la fin du RDV. Déterminez le temps nécessaire pour chaque activité que vous prévoyez. Planifiez de manière réaliste ; des plages horaires trop serrées et des RDV trop étroitement comprimés ne témoignent pas d’une bonne gestion du temps.

Définissez pour vous même les choses les plus importantes – et non pas les plus urgentes – de la journée afin de ne pas perdre vos plus importants objectifs quotidiens des yeux.

Pour les grandes tâches et activités utilisez la tactique dite « du salami ». Cela signifie que vous tranchez les grandes tâches en sous-tâches et sous-activités judicieuses que vous intégrez dans votre agenda quotidien. Le cas échéant, vous devrez les répartir sur plusieurs agendas quotidiens ou les inclure dans d’autres plannings (hebdomadaire, mensuel ou annuel).

Prévoyez suffisamment de marge entre vos activités de la journée, car: «tout se passe en fin de compte autrement que prévu ».Soyez donc également prêt pour l'imprévu.

Prévoyez toujours pour chaque entretien un certain temps pour se préparer et se concentrer en vue de l’entretien.

Dans votre emploi du temps, ne planifiez pas seulement des activités mais également des pauses.

Prévoyez du temps pour la planification et la créativité à des moments appropriés de votre emploi du temps. Prévoyez du temps pour le travail concentré sur des tâches importantes (des dites

«heures tranquilles » ou « heures d'or» au cours desquelles il est possible de travailler sans interruptions, ni coups de fil, ni e-mail, etc. A la fin de votre journée de travail, vous devriez prévoir environ un quart d’heure à une demi-heure pour la planification de la journée suivante, de sorte que vous pouvez planifier tranquillement la veille, votre journée du lendemain. D’autre part, vous devriez également utiliser ce temps pour à nouveau passer en revue la journée qui vient de se dérouler. Qu’est ce qui s’est bien passé et qu’est ce qui n'a pas fonctionné comme prévu? La planification de la journée était-elle réaliste? Quel est l’enseignement à tirer du déroulement de la journée pour la planification future? Optimisez ainsi continuellement vos plannings (affinements successifs).

Répartissez vos activités judicieusement sur toute la journée et veillez aussi à assurer une certaine variété dans votre emploi du temps. Essayez de planifier votre journée de façon à ce qu’elle commence et finisse de manière positive.

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Respectez votre rythme personnel quotidien et placez par exemple les tâches de routine dans les creux de performance. Déterminez des blocs dans lesquels vous regroupez des activités de même type, par exemple: appels téléphoniques, correspondance et classement. Il faut donc planifier les travaux de routine et les tâches de détail avant d’être rattrapé par la tyrannie de l'urgence. Vous devriez regrouper les contacts (appels téléphoniques, courriers, fax, e-mail) que vous souhaitez faire durant la journée, dans le bloc « contacts » en indiquant en abrégé de quoi il s’agit.

Accordez votre propre calendrier avec celui d'autres personnes qui ont un impact sur le votre ou sur lesquels vous avez / pouvez avoir une influence de par votre planification.

Pour simplifier les entrées de votre système, vous devriez développer votre propre système d’abréviations et de symboles simples. Vous pourriez ainsi identifier les types et fonctions des événements, activités et tâches. Voici quelques exemples à quoi cela pourrait ressembler:

Tâche accomplie

Tâche particulièrement bien accomplie Tâche pas vraiment bien accomplie Tâche explosive, travailler le plus concentré possible

Visite Délégation Urgence

e-mail, correspondance

C’est fait de lui même, ne se laisse plus exécuter A clarifier

Vous devriez établir 30 à 50 agendas quotidiens, y compris celui de la journée en cours.

Exemple

Agenda quotidien de Time/system

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