A funcionalidade principal dos sistemas PDM é providenciar os utilizadores com dados e informações num servidor único e manter a validade dos mesmos apesar destes estarem a ser atualizados continuamente, bem como, controlar os utilizadores que criam e modificam esses dados e informações. Com o tempo as funcionalidades expandiram-se para adicionar a gestão da mudança, gestão de fluxos de trabalho e gestão de projetos. (Silva, 2011)
As funcionalidades dos sistemas PDM podem ser classificadas em funcionalidades de utilizador e de utilidade. (Yeh & You, 2002) (Cimdata, 1997 citado por Mesihovic, Malmqvist &
Pikosz, 2004)
As funcionalidades dos utilizadores fornecem acesso ao sistema e permitem a execução das principais atividades relacionadas com os processos de desenvolvimento. As
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funcionalidades de utilizador são: (Yeh & You, 2002) (Dalqhvist, 2001) (Crnkovic, Dahlkvist &
Svensson, 2001)
- Gestão da configuração
- Gestão do cofre de dados e gestão documental - Gestão de fluxo de trabalho
- Gestão de processos
- Gestão da estrutura do produto e definição partes e relações - Identificação do produto
- Gestão da mudança - Classificação documental - Gestão de partes
- Gestão de projetos e programas - Gestão da eficiência
- Gestão de revisões e arquivo de histórico
As funcionalidades de utilidade fornecem interfaces entre diferentes ambientes de operação: (Yeh & You, 2002) (Dalqhvist, 2001)
- Comunicação - Notificação
- Transporte de dados e metadados - Serviço de imagem
- Interface de administração - Vault de dados e metadados
- Controlo de acesso, arquivo, segurança, recuperação e gestão do arquivo de dados - Sistema de autenticação de utilizadores
- Controlo das modificações por sistemas de check-in/check-out - Arquivo de metadados
- Trabalho em rede e trabalho colaborativo
- Módulos de interfaces para apoiar a atividade do utilizador com pesquisa, menus e relatórios
- Pesquisa de dados
Nos subcapítulos seguintes serão expostas detalhada e individualmente os blocos de funcionalidades disponíveis em sistemas PDM.
3.2.1 Vault de dados, disponibilidade e acessibilidade
Esta funcionalidade consiste numa localização central que permite o arquivo de todos os tipos de dados e informações num servidor único que está seguro pelo controlo de acessos ao
sistema. (CIMdata, 1997 citado por QA Siddiqui, ND Burns & CJ Backhouse, 2004) Através da utilização do vault os documentos passam a estar sempre disponíveis e acessíveis para os utilizadores, independentemente da localização geográfica, e é possível diminuir a barreira entre departamentos integrando-os numa só plataforma permitindo a troca de informação e conhecimento.
Existem dois tipos de dados que são arquivados no vault (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003):
- Dados do produto que são gerados pelas aplicações como especificações, modelos CAD, modelos CAE ou outros tipos de informação.
- Metadados, que descrevem as diferentes propriedades dos dados do produto, como autor, estado de aprovação, nome do documento ou a numeração.
Os utilizadores têm acesso ao vault através de um procedimento de autenticação único, este procedimento de autenticação permite o controlo de acessos, o controlo de modificações nos documentos e o rastreio de atividade. (Bunchal, 2011)
Para editar documentos os utilizadores têm que ter acessos aos mesmos, permissões de edição e têm que proceder ao seu check-out, durante o período de tempo que o fazem o documento está arquivo num espaço físico pessoal do computador do utilizador e, só quando o utilizador faz respetivo check-in é que o novo documento modificado volta a estar disponível na base de dados do vault. (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003)
3.2.2 Gestão de documentos e gestão da mudança
O propósito da gestão de documentos é facilitar o processo de partilha ao longo da organização e manter a integridade dos mesmos. (Dalqhvist 2001) A gestão documental permite a definição de partes e classificação de documentos através de relações entre ficheiros e de a atribuição de valores a atributos que caracterizam cada um dos ficheiros, tornando-os únicos. (Dalqhvist 2001) Esta funcionalidade é particularmente útil quando existe montagem de produtos com múltiplas partes e onde essas partes poderão ser reutilizadas de produto para produto. (Bunchal 2011) Com foco na gestão documental o PDM permite também a conceção de procedimentos de aprovação de desenhos que passam por vários estados através de fluxos de trabalho automáticos previamente desenhados de acordo com as necessidades. (Dalqhvist
2001)
O processo de controlo de mudanças e alterações é feito com base na funcionalidade de check-in e check-out, que através da autenticação de utilizadores permite o controlo de acessos e permissões que podem ser associados à gestão das rotinas de fluxos de trabalho. (Dalqhvist 2001) O sistema permite controlar versões e revisões sendo os atributos relacionados com estes dois conceitos atualizados sempre que ocorrem determinadas operações, como
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exemplo o estado de ‘à espera de aprovação’, ‘aprovado’ e ou ‘rejeitado’. (Stark, 2007) A gestão da mudança tem como base regras bem definidas para controlar o trabalho e garantir que nenhuma ação é feita sem autorização, que é feita pela pessoa certa e no momento certo. (Dalqhvist 2001)
3.2.3 Integração: Modelos 2D/3D/Serviços de imagem e texto
O PDM integra vários tipos de ficheiros desde editores de texto como Microsoft Office que permitem o check-in e check-out de documentos, como softwares de desenho como o
Solidworks. Os sistemas PDM conseguem arquivar imagens e têm programas anexos para a
pré-visualização de ficheiros como PDFs e modelos 3D. (Dalqhvist 2001) O serviço de pré- visualizações automáticas é realizado em formatos neutros para permitir que toda a empresa aceda à informação em qualquer computador, por exemplo a visualização de geometrias CAD. (Bunchal 2011). Os sistemas PDM podem ser utilizados ao longo dos níveis de uma empresa desde o diretor até aos chefes de operação e desenhadores CAD, pelo seu conceito de centralização e integração.
3.2.4 Engenharia simultânea
Uma das características dos sistemas PDM é servir de ponto de reunião de diferentes sistemas, pessoas e informação utilizada no processo de desenvolvimento de um produto. Os sistemas PDM podem integrar informação de múltiplas bases de dados e informações de sistemas empresariais localizados em locais geograficamente diferentes. (Mesihovic, Malmqvist
& Pikosz, 2004)
Um conceito muito presente nos sistemas PDM é o conceito de colaboração. (Dalqhvist
2001) Este termo sublinha a importância de todos os envolvidos no projeto, trabalhadores da empresa, clientes ou fornecedores terem uma visão clara do que é a missão e a estratégia do negócio para obter sucesso na sua realização colaborativa. (Dalqhvist 2001) Esta capacidade de colaboração só é possível com uma atualização contínua dos ficheiros e pelos sistemas de
check-in/check-out que garantem o controlo, segurança e consistência dos dados, (Dalqhvist
2001) bem como através do acesso à internet. (Bunchal 2011) A disponibilidade contínua da informação ao longo das fases do ciclo de vida do produto é fundamental para a melhoria do processo de desenvolvimento. (Hameri e Mika, 2000)
3.2.5 Web
Para fornecer um contínuo acesso e sincronização de documentos aos utilizadores, em locais geograficamente diferentes, em tempo real, é critico e necessário o acesso à internet. (Zeeshan, 2010) A introdução do cliente requere também esta funcionalidade visto que o seu acesso será feito via aplicação web.
3.2.6 Gestão da estrutura e classificação do produto
Este módulo define relações de partes e a lista de materiais entre os objetos ao longo do ciclo de vida. A definição do produto pode consistir em atributos de engenharia, ligações entre partes como documentos de modelos de CAD, partes e montagens, lista de materiais ou documentos técnicos. (Yeh & You, 2002) A estrutura do produto é a divisão por partes em hierarquia das montagens e componentes de cada produto. Uma montagem consiste em unir um conjunto de outras montagens ou componentes do produto, um componente/parte é o nível mais baixo de uma estrutura. A relação entre cada componente é introduzida através de ligações entre as suas superfícies. Estas relações facilitam o controlo da configuração do produto, permitem a classificação e reutilização de partes e permite o desenvolvimento mais eficiente de variantes do produto. (Dalqhvist 2001) É possível também a manutenção de revisões num histórico de informações sobre todas as mudanças ocorridas no documento com a descrição do utilizador autor das mesmas. (Bunchal 2011)
3.2.7 Classificação de partes
Este módulo permite que todos os objetos que estão no PDM sejam descritos por um conjunto de atributos aos quais são atribuídos valores dependendo do tipo de ficheiro que representam. Permite que partes similares ou standard sejam classificadas e agrupadas por atributos em comum, o que torna mais eficiente o processo de pesquisa para reutilização de componentes. (Dalqhvist 2001)
Reutilização de partes standard incrementa melhorias não só no tempo de desenvolvimento, mas também em custos e tempo de fabricação e nos níveis de stock necessários. (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003)
3.2.8 Sistema Check-in / Check-out
O sistema de check-in/check-out permite o controlo da atualização e modificação de ficheiros por um único utilizador de cada vez, isto é, para fazer alterações num dado ficheiro o utilizador tem que realizar o check-out do mesmo e, quando o faz, o ficheiro fica num estado privado e inacessível para o check-out de outro utilizador. Esta condição previne o trabalho em simultâneo na mesma versão. Quando o utilizador acaba a sua tarefa deve fazer o check-in e nesse momento o ficheiro é atualizado no servidor e passa a estar disponível para visualização dos restantes utilizadores com permissão para tal. (Dalqhvist 2001)
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O conceito de revisão é utilizado para cada modificação feita a cada Check-In do ficheiro, o conceito de versão é utilizado para cada modificação do ficheiro após ter percorrido o fluxo de aprovações. As versões são usadas para manter as mudanças do documento controladas. A política de versões define quando uma nova versão é criada. Um documento que já foi aprovado não deve voltar ao estado inicial sem ter uma nova versão. (Hameri & Mika, 2000) Os utilizadores trabalham sempre nas versões mais recentes apesar de no mesmo ficheiro estar presente o histórico todo as outras versões. (Dalqhvist 2001) Este conceito reduz a probabilidade de um utilizador trabalhar em versões erradas. (Zeeshan, 2010) Quando um utilizador faz o
check-out de um ficheiro, essa versão é automaticamente bloqueada para prevenir outros
utilizadores de trabalharem em paralelo sobre a mesma versão, apenas quando o documento é inserido de novo através do check-in é que este fica disponível para outros utilizadores o modificarem. (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003)
As mudanças de engenharia são frequentemente consideradas como um símbolo de trabalho ineficiente, mas são um processo necessário e deve ser gerido eficientemente. A disciplina nos processos e o uso de procedimentos de revisões são necessários para garantir a qualidade do produto. (Bryan & Sackeet 1997) O ciclo do produto é mantido num histórico e pode ser recuperado. (Cimdata, 1997 citado por Mesihovic, Malmqvist & Pikosz, 2004)
3.2.10 Gestão de grupos de utilizadores
O ciclo de vida do produto envolve muitas tarefas, atividades, funções e muitos utilizadores. (Dalqhvist 2001) Os utilizadores são autenticados e é-lhes fornecida uma palavra passe individual para aceder ao sistema, assim, não só se rastreia as ações dos mesmos como se mantém o vault de dados em segurança dos elementos externos ao sistema. Os utilizadores devem ser agrupados por funções e por tarefas a executar e, posteriormente, devem ser concedidas as permissões em termos de ações/tarefas e em termos de acesso a pastas/ficheiros. As permissões podem também ser atribuídas por estado do ciclo de vida. (Lombard, 2009)
3.2.11 Segurança, gestão de acessos e permissões
Uma das funcionalidades fundamentais do sistema PDM muito importante nos dias de hoje devido à globalização, onde um tipo de informação pode facilmente correr o mundo e onde os danos do seu uso inapropriados são imprevisíveis, é o controlo e a segurança da informação. Os acessos e permissões podem ser atribuídos de acordo com variadas categorias: por utilizador, onde um utilizador é gerido individualmente; por grupo, onde são geridos de igual forma um grupo de utilizadores; por função, que associa privilégios ao tipo de atividade; e por processos. (Ferrari, 2010) Os sistemas PDM para obterem segurança no acesso ao vault utilizam um user ID para identificar cada utilizador do sistema e este processo de identificação é utilizado para estabelecer grupos de trabalho com níveis de responsabilidade e políticas de acesso, assim
como auxiliam na comunicação ao nível das notificações enviadas. (Mesihovic, Malmqvist &
Pikosz, 2004)
De segurança também se fala quando se utiliza a funcionalidade de check-in/check-out para manter a integridade e segurança dos ficheiros garantindo sempre o uso da versão mais recente e reduzindo o trabalho duplicado.
3.2.12 Fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho são conjuntos de atividades interligadas que são frequentemente realizadas para atingir determinado objetivo. Com a aplicação PDM é possível fazer a sua automatização, como exemplo, podem ser programados fluxos para gerar documentos, ou para processos de aprovação ou alteração de documentos. A automatização destes procedimentos leva à sua consistência pelas regras e ações impostas tornando assim o progresso mais fácil e sobre controlo, garantindo assim que as atividades são realizadas. (Stark, 2005)
Um fluxo de trabalho permite a uma empresa automatizar procedimentos em que as informações percorrem um fluxo entre participantes durante o ciclo de vida de um produto. Um fluxo de trabalho consiste numa lista de processos que são desenhados de acordo com os procedimentos da organização de modo a que os utilizadores interajam e recebam informação segundo regras pré-definidas de modo a que tenham recursos necessário para alcançar os objetivos da sua atividade. Um processo é definido como uma atividade ou um grupo de atividades que são executadas em ciclo repetidamente. Para um fluxo funcionar é necessário determinar a relação entre processos, os inputs e outputs, tarefas a realizar e utilizadores com acesso a esse tipo de tarefa ou tipo de documento. (Cimdata, 1997 citado por Mesihovic,
Malmqvist & Pikosz, 2004) Criar e gerir um fluxo de trabalho é uma parte critica da definição do
produto durante o seu ciclo de vida pois garante que a informação certa está disponível para os utilizadores que dele necessitam no tempo apropriado. (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003)
A funcionalidade de fluxos de trabalho automáticos oferece benefícios operacionais como a eficiência dos recursos e o aumento da produtividade, assim como oferece benefícios estratégicos como melhoria da interação com o cliente tornando a relação de parceria mais forte, fazendo assim a retenção de clientes. (Cimdata, 1997 citado por Mesihovic, Malmqvist & Pikosz, 2004). Um fluxo de trabalho permite à equipa interna e ao cliente participar no ciclo de vida do produto. (Site: Siemens PLM software)
Atualmente os fluxos de trabalho são muitas vezes de revisão de trabalho, que devido à crescente complexidade do produto e a crescente competitividade dos mercados, se tornou uma atividade com importância, cujo objetivo é minimizar as incertezas associadas ao produto lançado no mercado. (Bowen, Clark, Holloway & Wheelwright 1994) Os fluxos de trabalho permitem automatizar muitos processos envolvidos na conceção e fabricação de novos produtos, permitindo que sejam realizados com maior velocidade e precisão. (QA Siddiqui , ND Burns &
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O processo de aprovação representa o ciclo de vida do produto e pode ser diferente consoante o tipo de ficheiro ou produto. Há projetos que passam por mais que um ciclo por serem criados outros ficheiros durante o seu ciclo, como é o caso das novas versões. No final de cada etapa é enviada uma notificação aos grupos de utilizadores responsáveis pela tarefa seguinte. (Kovács,1999) O processo de aprovação de documentos é usado para garantir que cada documento passa através de um processo de aprovação formal, pode haver diversos tipos de processo de aprovação dependendo do tipo de documento. (Hameri & Mika, 2000) Através da gestão de utilizadores e acessos os sistemas PDM descrevem quem está autorizado para fazer transições particulares nos fluxos de trabalho, isto é, para cada nível do fluxo existem utilizadores responsáveis pelas operações. (Peltonen, Pitkänen & Sulonen, 1995)
3.2.13 Comunicação
O PDM permite um conjunto de mensagens automáticas a notificar algum evento através de listas de distribuição, utilizando o Microsoft Outlook. (Mesihovic, Malmqvist & Pikosz, 2004) Desenhadores e outros sabem rapidamente quando um produto está preparado para os próximos procedimentos. (Dalqhvist 2001) Estas notificações são enviadas quando uma tarefa está pendente a aguardar que alguém a cumpra (Sulaiman, 2000), ou quando há uma mudança de estado, por exemplo quando um documento foi aprovado ou rejeitado. (Crnkovic, Asklind &
Dahlqvist, 2003)
3.2.14 Metadados
Metadados são dados que descrevem objetos reais. (Crnkovic, Dahlkvist & Svensson, 2001) Metadados são dados que descrevem o produto, são tão valiosos quanto o produto em si, e o seu valor torna-se maior conforme o tempo passa. Com a atribuição de metadados cada ficheiro criado é único. (Bryan & Sackeete, 1997) Existem valores para os metadados que são extraídos dos documentos automaticamente pelo PDM, ou atualizados, por exemplo o atributo que indica o estado do ficheiro quando este passa a estar aprovado. (Peltonen, Pitkänen &
Sulonen, 1995) Os metadados podem ser associados a documentos CAD: nome do documento,
localização, autor, revisão, data, tipo de ficheiro, referências, onde é usado, nome do projeto entre outros. (Bunchal, 2011)
3.2.15 Pesquisa e relatórios
Os sistemas PDM providenciam ao utilizador mecanismos de pesquisa para localizar informação específica baseando-se no conteúdo e propriedades dos objetos localizados no sistema. (Mesihovic, Malmqvist & Pikosz, 2004) A pesquisa é realizada por meio de comparações entre atributos previamente definidos a cada tipo de ficheiro particularmente no ato da sua conceção. (Dalqhvist 2001)
3.2.16 Administração
Uma das características destes softwares é que estão preparados para serem moldados e adaptados às necessidades da empresa. (Mesihovic & Malmqvist, 2000) A ferramenta de administração inclui funções como: instalação e manutenção, gestão de utilizadores e tarefas, definição de fluxos de trabalho, sistemas de monitorização de performance, gestão de acessos e permissões, definição de estados de aprovação, configuração de base de dados e internet entre outros. (Crnkovic, Asklind & Dahlqvist, 2003)