1 - METODOLOGIA
A metodologia é, de acordo com Fortin (2003), o “conjunto dos métodos e das técnicas que
guiam a elaboração do processo de investigação científica”. Considera ainda que o método
científico é o “processo de aquisição de conhecimentos definido pela utilização de métodos
reconhecidos de colheita de dados, de classificação, de análise e de interpretação dos dados”
(p. 372).
A definição da metodologia consiste, assim, no planeamento da investigação, que tem como principal objetivo evitar que no final do processo de investigação se verifique que as evidências e dados colhidos não permitem responder às questões delineadas inicialmente (Barañano, 2004). A metodologia selecionada deve ser adequada ao problema em estudo, ao objetivo do mesmo e aos recursos disponíveis. Esta seleção está também dependente do nível de conhecimento do fenómeno em estudo. Assim, neste capítulo, será feita uma descrição da metodologia utilizada, bem como as razões das opções metodológicas seguidas.
De referir, ainda, que este estudo comportou duas componentes – teórica e empírica – que, embora distintas, se correlacionam ao longo da investigação por forma a permitir o sucesso da mesma. Esta interação está esquematizada no desenho da investigação que se apresenta de seguida (Figura 7).
Figura 7: Desenho da investigação.
1.1 - OBJETIVO DO ESTUDO
A decisão pela realização deste estudo de investigação surgiu, como referido anteriormente, da observação da realidade atual e da perceção de que se pode tornar a gestão de stocks avançados de material de consumo, no Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE, mais eficiente. Assim, para confirmar esta perceção e tendo em conta os princípios lean, definiu-se como objetivo principal deste estudo: propor um modelo mais eficiente de gestão de stocks avançados de material de consumo do Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE. Este objetivo é complementado pelos seguintes objetivos secundários:
Objetivos do es tudo Ti po de es tudo
Ques tões de i nves tiga çã o
Defi ni çã o da uni da de de a ná l i s e
Componente teórica Componente empírica
Contato com a rea l i da de da ges tão de s tocks a va nça dos
Jus tifi ca çã o do
es tudo Defi ni çã o do probl ema
Des cri çã o da rea l i da de a tua l Si mul a çã o do Ka nba n Vi rtua l Des cri çã o da rea l i da de futura
Di s cus s ã o dos res ul tados
i) descrever o atual modelo de gestão de stocks avançados de material de consumo do Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE;
ii) avaliar indicadores de eficiência do atual modelo de gestão de stocks avançados de material de consumo do Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE;
iii) comparar o nível de eficiência do modelo atual com o do modelo proposto.
1.2 - TIPO DE ESTUDO
Tendo em conta os objetivos desta investigação, optou-se por desenvolver um estudo de caso. Esta é a opção que melhor se ajusta ao estudo aqui proposto, porque “consiste numa
investigação aprofundada de um indivíduo, de uma família, de um grupo ou de uma organização” (Duhamel & Fortin, 2003, p. 163). Ou seja, “investiga um fenómeno contemporâneo dentro do seu contexto” (Yin, 2005, p. 32). Ainda, segundo este autor, o
estudo de caso é apropriado quando se pretende responder a perguntas do género “como?”, “o que?” e “por que?”, e se focaliza em acontecimentos contemporâneos que não podem ser controlados pelo investigador.
O estudo de caso, inicialmente considerado como “método inferior” (Yin, 2005), tem-se tornado, cada vez mais, um método de reconhecido valor para todas as áreas de investigação, especialmente entre as ciências sociais, o que demonstra a sua validade e rigor científico (Barañano, 2004; Duhamel & Fortin, 2003; Gil, 1999; Yin, 2005).
Segundo Yin (2005), existem três tipos de estudo de caso: exploratório, descritivo e explicativo. Nesta investigação, tendo em conta que a nossa questão de investigação é do género “como?”, o estudo será explicativo, pois pretende explanar de que forma pode ser otimizada a gestão de stocks, e também descritivo, porque descreve a realidade atual. Este estudo terá por base evidências quantitativas e o investigador não recorrerá a nenhuma forma de controlo ou manipulação de variáveis, pelo que se trata de um estudo não experimental, em que o pesquisador exerceu apenas a função de observador direto.
Assim, pode-se classificar esta investigação como “investigação-ação”, uma vez que se procura resolver um caso concreto com base em modelos científicos pré-definidos, e aplicados a um caso particular (Reto & Nunes, 1999). Esta capacidade do estudo de caso é
descrita por Duhamel e Fortin (2003) e Fortin (2009), quando afirmam que o estudo de caso pode ser utilizado quando se pretende avaliar os resultados de determinada intervenção. A realização de um estudo de caso implica, de acordo com Barañano (2004) e Yin (2005), a elaboração de um planeamento prévio da investigação que aborde cinco aspetos essenciais: as questões do estudo, as proposições (hipóteses), a(s) unidade(s) de análise, a ligação lógica dos dados às proposições e os critérios para a futura interpretação dos dados obtidos.
1.3 - QUESTÕES E PROPOSIÇÕES DE INVESTIGAÇÃO
O primeiro passo para a realização de um estudo de caso é definir a(s) questão(ões) de investigação (Yin, 2005) que, de acordo com Polite, Beck e Hungler (2004), correspondem frequentemente às declarações de finalidade transformadas em interrogações. Posto isso, a questão de investigação resultante da finalidade deste estudo é a seguinte: como otimizar a
gestão de stocks avançados de material de consumo no Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE, através de princípios Lean Thinking?
As proposições ou hipóteses consistem na transformação das questões de pesquisa em previsões de resultados (Polite et al., 2004), sendo por isso de extrema importância para direcionar a investigação, quer na fase de recolha, quer durante a análise dos dados e obtenção de resultados (Barañano, 2004; Polite et al., 2004; Yin, 2005).
De acordo com Yin (2005), a construção das proposições pode basear-se em teorias prévias, mas também em resultados de estudos anteriores ou na experiência pessoal dos investigadores. Neste caso, as proposições foram construídas com base, não só, na experiência pessoal dos investigadores mas, também, nos conhecimentos adquiridos através da revisão de literatura.
Através desta, foi possível perceber que uma das características mais notórias das organizações lean é a preocupação com a redução ou, se possível, a eliminação de stocks através do JIT. Constatou-se, também, que na área da saúde o kanban virtual é, frequentemente, a ferramenta utilizada para minimizar os desperdícios associados aos stocks avançados de material de consumo, existindo, tal como se demonstrou no capítulo anterior, diversos casos nacionais e internacionais de sucesso com a aplicação desta ferramenta. Assim,
para cumprir os objetivos do estudo e responder à questão de investigação, simulou-se a reformulação do modelo atual de gestão de stocks, passando o modelo proposto a utilizar o
kanban virtual. Também foi utilizada a ferramenta VSM para facilitar a identificação dos
desperdícios do processo atual de abastecimento dos stocks avançados. Foram construídas, assim, as seguintes proposições:
i) O modelo de gestão de stocks proposto permitirá a diminuição do valor e da diversidade de artigos em stock;
ii) O modelo de gestão de stocks proposto permitirá aumentar o nível de serviço sem aumentar o valor em stock;
iii) O modelo de gestão de stocks proposto permitirá a diminuição do número de pontos de stock;
iv) O modelo de gestão de stocks proposto permitirá a redução de tempos e distâncias percorridas pelos profissionais durante o processo de encomenda, abastecimento e armazenamento dos stocks avançados.
1.4 - UNIDADE DE ANÁLISE
Após a definição das questões e das proposições de investigação, o investigador dispõe da orientação necessária para definir qual o alvo do estudo, isto é, a unidade de análise ou o caso (Barañano, 2004; Yin, 2005). Barañano (2004), refere ainda que, a definição do caso a estudar deve ser feita com rigor e procurando garantir que esse caso seja representativo da população a estudar, caso tal generalização esteja prevista nos objetivos do estudo.
A unidade de análise deste estudo é o Internamento de Oncologia do CHTMAD, EPE. Optou- se por esta unidade porque foi através da análise informal dessa realidade, o investigador sentiu a necessidade de estudar a possibilidade de otimização da gestão de stocks avançados (decorrente do facto de o investigador desenvolver aí a sua atividade como profissional de saúde) e, também, pelo facto de ser um serviço que, apesar de apresentar algumas particularidades diferentes dos restantes serviços do CHTMAD, EPE, no que concerne à gestão de stocks avançados de material de consumo, apresenta características idênticas à
generalidade dos restantes serviços do hospital permitindo, por isso, extrapolar os resultados obtidos com este estudo para a restante organização.
Identificada que está a unidade de análise, interessa esclarecer o que se entende por stocks avançados de material de consumo. Assim, nestes estão incluídos todos os artigos que reúnem, simultaneamente, três critérios: serem fornecidos pelo serviço de aprovisionamento; não serem produtos alimentares; e, serem consumidos no serviço de forma continuada e não esporádica, constituindo por isso stock avançado. Estes critérios permitiram a inclusão no estudo de artigos que, em termos logísticos, apenas apresentam características semelhantes podendo, por isso, ser geridos por um modelo único de gestão de stocks.
Na identificação dos artigos que correspondiam às condições anteriores, foram percorridas duas etapas: na primeira, foi analisada a listagem das diversas rúbricas em que se incluem os artigos geridos pelo serviço de aprovisionamento, selecionando aquelas que eram passíveis de conter os artigos a selecionar para o estudo, nesta foram obtidas nove rúbricas (Quadro 5); na segunda, obteve-se, através do programa GHAF, uma listagem de todos os artigos pertencentes às rúbricas selecionadas que foram consumidos no Internamento de Oncologia no ano de 2012, verificando-se depois se cada um deles constitui ou não stock. Após esta análise, obteve-se uma listagem de todos os artigos que correspondem aos critérios estabelecidos para fazerem parte do estudo, num total de 271 (ANEXO A).
Quadro 5: Rúbricas de material de consumo incluídas no estudo.
Rúbrica Designação
4 Material de Consumo Hoteleiro
5 Material de Consumo Administrativo
12 Reagentes e Produtos de Diagnóstico Rápido
21 Material de Penso
22 Artigos Cirúrgicos
23 Material de Tratamento
24 Material de Electromedicina
25 Material de Laboratório
1.5 - ANÁLISE E TRATAMENTO DE DADOS
Os dois últimos componentes do planeamento de estudos de caso são, para Barañano (2004) e Yin (2005), a ligação lógica dos dados às hipóteses e os critérios para a interpretação dos dados, referindo-se ao que deve ser feito após a recolha de dados, ou seja, à análise e tratamento de dados.
Tendo em conta os objetivos deste estudo, procedemos à monitorização das existências de material de consumo no Internamento de Oncologia durante um período de 12 semanas, que decorreu de 29 de outubro de 2012 a 17 de janeiro de 2013. Para além da contagem do material de consumo foi também registado o local de armazenamento. Esta monitorização teve uma frequência bissemanal, nomeadamente à 2ª e 5ª feira, de forma a coincidir com o momento de colocação da encomenda ao armazém central. Desta forma, relacionando a monitorização das existências com as quantidades adquiridas, obteve-se o consumo para cada um dos 23 períodos (foram monitorizados os stocks em 24 períodos, no entanto, o primeiro momento de monitorização serviu apenas para calcular o consumo do período seguinte). Foram também registados todos os episódios de rutura de stock durante esse período e foi mapeado o processo de encomenda, abastecimento e armazenamento de material de consumo no Internamento de Oncologia.
Para verificar as hipóteses do estudo, foi simulado, com base nos consumos observados, a utilização de um kanban virtual e a aplicação do método de previsão amortecimento exponencial simples. Tal como referido anteriormente, este método prevê o consumo futuro através do cálculo da média dos consumos passados, atribuindo pesos exponencialmente menores aos consumos mais antigos. Esta técnica de previsão exige que o gestor de stocks defina o valor de uma constante (α) que determinará a ponderação dos consumos mais antigos para a previsão futura. Visto não existir uma regra para a definição do valor da constante α, optou-se por definir 0,2 como valor a utilizar para todos os produtos, procurando assim garantir que não era desvalorizada a contribuição dos consumos passados. Para além da constante α, este método de previsão utiliza também a previsão e o consumo do período anterior, através da seguinte fórmula (Barbieri & Machline, 2006; Bronson & Naadimuthu, 2001; Chase et al., 2006; Courtois et al., 1997):
Onde: α = constante de amortecimento; P` = previsão de consumo; P = consumo observado;
t = período a que se refere a previsão.
Foi também calculado o stock de segurança, com base no erro quadrático médio (EQM) e na definição do nível de serviço para cada artigo, utilizando as fórmulas de cálculo sugeridas por Carvalho e Ramos (2009) e Tavares et al. (1996), e considerando que o erro de previsão apresenta distribuição normal:
∑
√
Onde: P` = previsão de consumo; P = consumo observado;
n = número de períodos de previsão anteriores;
Z = valor retirado da tabela de distribuição normal padrão, de acordo com o nível de serviço definido para cada artigo.
Por não estar definido pela organização qual o nível de serviço para cada artigo, optou-se por utilizar a Classificação XYZ e, de acordo com Barbieri e Machline (2006), estabelecer três níveis de serviço distintos (Quadro 6).
Quadro 6: Nível de serviço predefinido de acordo com a Classificação XYZ.
Classe Nível de Serviço Z21
X 97% 1,88
Y 98% 2,05
Z 99,9% 3,09
Esta simulação foi elaborada a partir do segundo período de observação e considerou sempre os dados de consumo anteriores.
Assim, foi possível conhecer qual seria o stock médio e o nível de serviço obtido se fosse utilizado o kanban virtual e compará-lo com o que se verifica atualmente. Por outro lado, a análise dos consumos de cada artigo permitiu identificar os que não foram consumidos no
período em estudo e, posteriormente, analisá-los a fim de definir se devem ou não permanecer em stock. Foi também possível comparar a quantidade e variedade do stock avançado atual, com o que existiria caso fossem consideradas as alterações aqui propostas e, assim, recomendar ações capazes de otimizar a gestão física do stock avançado.
Este estudo comportou também a comparação do nível de serviço atual com o que se verificaria com a utilização do kanban virtual durante o período do estudo. O nível de serviço foi calculado de acordo com a fórmula:
Para conhecermos todos os episódios de rutura verificados com o atual modelo, foi colocado em cada ponto de armazenamento de material de consumo um formulário de registo de rutura de stock, e foi pedida a colaboração de todos os utilizadores deste tipo de material, para que registassem todos os episódios de rutura (data, artigo, quantidade), bem como qual a estratégia utilizada para colmatar essa rutura (pedido ao armazém, pedido a outro serviço ou utilização de outro artigo). Por outro lado, para o cálculo do nível de serviço previsto com a utilização do kanban virtual, apenas foi necessário identificar, na base de dados do kanban
virtual, os períodos em que o consumo real de um determinado artigo foi superior ao nível de
stock previsto para o início desse mesmo período.
Por fim, foi elaborado e analisado o mapeamento de processo atual (“as-is”) e, através da aplicação dos princípios lean, foi idealizado o mapeamento futuro (“to-be”) mais eficiente, se o kanban virtual fosse introduzido, permitindo assim conhecer os ganhos de eficiência que o novo modelo de gestão proporcionará.
1.6 - FONTE DOS DADOS E PROCEDIMENTOS ÉTICOS
Para a realização deste estudo, foi solicitada autorização ao Conselho de Administração do Centro Hospitalar de Trás-os-Montes e Alto Douro, EPE, para a monitorização dos stocks de material de consumo e recolha de dados históricos do programa informático GHAF no Internamento de Oncologia, que, após avaliação do projeto do estudo, deferiu o pedido (Anexo B).