Appels d’offre aux fournisseurs de logiciels documentaires

Afin que la bibliothèque puisse répondre correctement aux besoins de ses futurs usagers, nous devons installer un système performant de gestion de l’ensemble des tâches bibliothéconomiques et administratives. Tout d’abord, les conseils prodigués dans la littérature professionnelle³⁹ nous ont permis d’élaborer un cahier des charges⁴⁰. Ce document a pour but de passer une commande précise auprès des fournisseurs de logiciels documentaires afin que ces derniers puissent

38 Cf. annexe 5

39 Cf. bibliographie concernant l’informatisation de la bibliothèque

40 Cf. annexe 6

Véronique DE PREUX, Marie-Céline REPOND 47 Genève, 2003 Sandra ROUILLER, Raphaëlle VUADENS

proposer une offre accompagnée de son coût. Notre cahier des charges comprend trois parties distinctes :

- le contexte de la bibliothèque de Philanthropos avec la définition de ses besoins et contraintes propres

- la configuration du système désiré et les différents critères techniques auxquels le logiciel devra répondre

- les prestations attendues de la part du fournisseur.

Le système documentaire que nous recherchons doit comporter en priorité dans la version de base un module de catalogage, un module de recherche bibliographique et un module de gestion des périodiques. Lors de l’appel d’offre, notre mandant souhaitait que la bibliothèque fasse du prêt, c’est pourquoi dans notre cahier des charges, nous avons jugé le module de prêt indispensable. Cette décision a été rediscutée avec Nicolas Carron et Sylviane Jobin et nous sommes revenues sur cette idée au moment de la réception des offres. La bibliothèque acquerra ainsi seulement dans un second temps un module de prêt et un module des acquisitions et des commandes afin de posséder la version complète du logiciel.

Nous nous sommes ensuite consacrées à la recherche de fournisseurs afin de lancer notre appel d’offre. Nos prospections se sont tournées principalement vers les fournisseurs de logiciels commerciaux, sans toutefois négliger les logiciels libres ou open source. Ces derniers font référence à la liberté pour les utilisateurs d'exécuter, de copier, de distribuer, d'étudier, de modifier et d'améliorer le logiciel, car ils donnent accès au code source. Le choix d’un tel système permet de participer au développement d’un logiciel qui réponde au mieux aux besoins de la bibliothèque. Ils sont une alternative intéressante aux logiciels commerciaux.

Néanmoins, les logiciels libres ne conviennent pas à toutes les bibliothèques. S’ils ont l’avantage d’offrir toutes les fonctionnalités indispensables et à moindre coût, ils supposent cependant de la part du bibliothécaire de très bonnes connaissances en informatique ainsi qu’une partie de son temps pour résoudre des problèmes techniques et participer aux développements. Dans le contexte de la bibliothèque de Philanthropos, le bibliothécaire ne travaillera qu’à un taux de 40%, ce qui ne lui laissera pas beaucoup de temps pour s’investir dans le développement et la

Véronique DE PREUX, Marie-Céline REPOND 48 Genève, 2003 Sandra ROUILLER, Raphaëlle VUADENS

gestion d’un tel logiciel. En fin de compte, le temps investi et le coût de la programmation atteindraient le prix d’achat d’un logiciel commercial.

Nous avons envoyé nos demandes d’offre aux fournisseurs répondant à des critères précis :

- le prix du logiciel que le fournisseur propose doit se situer aux environs de 10’000 francs, chiffre articulé lors du développement de la gestion budgétaire⁴¹. Les sites des fournisseurs mentionnent très peu fréquemment leurs prix. Pour en évaluer le coût, nous avons recherché des SID ayant choisi le logiciel : s’ils sont proches en taille et en moyen financier de la future bibliothèque de Philanthropos, nous considérons que le logiciel peut entrer dans notre critère financier.

- l’identité du fournisseur doit être connue. Nous pouvons mesurer objectivement la renommée du fournisseur d’après différentes indications : le nombre de SID utilisant son logiciel, la santé économique de la société, son évolution au cours des dernières années et son niveau de connaissance du milieu bibliothéconomique. Nous avons porté une attention particulière sur les produits suisses, mais nous avons également étudié le marché français. De plus, il est important de bien analyser les prestations (installation, formation, maintenance) que le fournisseur propose.

- conformité aux normes. Les logiciels choisis doivent correspondre aux attentes formulées dans notre cahier des charges et en premier lieu respecter les standards qui nous semblent indispensables. Ainsi le catalogage doit respecter les normes suivantes : le format Marc ou Unimarc⁴² et les normes ISBD et AACR2.

Suite à une sélection stricte, nous avons pu créer une liste de fournisseurs à qui nous avons envoyé le cahier des charges⁴³.

41 Cf. chapitre « Gestion budgétaire »

42 Définition du format MARC (MAchine Readable Catalogue) : « format d’échange de notices bibliographiques créé sous l’impulsion de la Library of Congress. (…) Dans les autres pays, les bibliothèques qui ont utilisé le format MARC l’ont adapté aux normes nationales, ce qui a améné l’IFLA à créer en 1976 un format universel : le format UNIMARC, qui sert de modèle pour le développement de nouveaux d’échanges de notices bibliographiques. » in Dictionnaire

encyclopédique des sciences de l'information et de la communication, Paris, Ellipses, 1997, 590 p.

43 Cf. annexe 7

Véronique DE PREUX, Marie-Céline REPOND 49 Genève, 2003 Sandra ROUILLER, Raphaëlle VUADENS

L’entrée éventuelle de la future bibliothèque de Philanthropos dans RERO est une question que nous avons soulevée lors d’une rencontre avec notre mandant. Nous avons décidé que la bibliothèque évoluera en interne au cours de ses premières années d’existence. En effet, nous avons pris contact avec le responsable de RERO à Fribourg afin de connaître les conditions de base d’adhésion au réseau : les règles de catalogage sont fixes et la bibliothèque doit pouvoir offrir un certain nombre de services, notamment l’apport d’un certain nombre de notices au sein du réseau. De plus, une participation financière annuelle à payer à RERO ainsi que des coûts de maintenance du logiciel Virtua sont à prévoir et ce montant n’entre pas dans le budget calculé pour l’acquisition d’un logiciel. Enfin, notre mandant a émis le désir de ne pas ouvrir la bibliothèque dès le départ au public extérieur à l’Institut, donc l’adhésion au réseau n’a plus vraiment de raison d’être.

Pour les débuts de la bibliothèque, nous pensons donc que l’entrée dans le réseau romand est un projet trop ambitieux, car la bibliothèque ne peut pas répondre à toutes ces conditions qui représentent beaucoup de pression pour l’Institut.