Foi realizado um estudo de caso, cuja utilidade está em compreender fenômenos sociais complexos (YIN, 2005, p. 20), como os que se colocam como objeto desta pesquisa. O estudo de caso
permite uma investigação para se preservar as características holísticas e significativas dos acontecimentos da vida real – tais como ciclos de vida individuais, processos organizacionais e administrativos[...] (id.ibid.)
Para obtenção de uma resposta para o problema formulado, a pesquisa foi desenhada sob caráter qualitativo. A escolha se deve ao fato de que a preocupação fundamental recai sobre o estudo e a análise do mundo empírico e de seu ambiente natural, na tentativa de uma compreensão detalhada dos significados e características situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos.
Minayo (1999) coloca que a abordagem qualitativa não busca o alcance da verdade, através da distinção do que é certo ou errado; deve ter como preocupação primeira a compreensão da lógica que permeia a prática que se dá na realidade. Trata-se antes, portanto, de um trabalho que busca a compreensão de um objeto específico e fragmentos do universo que o permeiam e o constituem. A preocupação da pesquisa qualitativa nas Ciências Sociais está calcada em um nível de realidade que, como já dito, não pode ser quantificado, trabalhando com o universo de crenças, valores, significados e
outros construtos profundos das relações, que impedem em função de sua natureza a redução à operacionalização de variáveis, como é o caso da presente pesquisa. A compreensão das práticas diárias dos atores não poderia emergir através de quantificações.
Godoy (1995, p.58) traz algumas características principais de uma pesquisa qualitativa, que dão base ao presente trabalho:
considera o ambiente como fonte direta dos dados e o pesquisador como instrumento chave; possui caráter descritivo; o processo é o foco principal de abordagem e não o resultado ou o produto; a análise dos dados foi realizada de forma intuitiva e indutivamente pelo pesquisador; não requereu o uso de técnicas e métodos estatísticos; e, por fim, teve como preocupação maior a interpretação de fenômenos e a atribuição de resultados.
A pesquisa qualitativa compreende a obtenção de dados descritivos sobre pessoas, lugares e processos interativos, obtidos através do contato direto entre pesquisador e a situação estudada, buscando compreender os fenômenos de acordo com a perspectiva dos sujeitos participantes da situação que ora estuda-se (GODOY, 1995).
Gil (1991) coloca que, apesar das pesquisas geralmente apontarem para objetivos específicos, há a possibilidade de classificação em três grupos: estudos exploratórios, descritivos e explicativos. O estudo que se pretendeu empreender se coloca no grupo das pesquisas exploratórias, ou seja, um trabalho que envolve levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tem ou tiveram experiência prática com o objeto pesquisado e análise de exemplos que estimulem a compreensão. Possui ainda a finalidade básica de desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias para a formulação de abordagens posteriores. Dessa forma, este tipo de estudo visa proporcionar um maior conhecimento para o pesquisador acerca do assunto, a fim de que esse possa formular problemas mais precisos ou criar hipóteses que possam ser pesquisadas por estudos posteriores (GIL, 1999, p. 43).
Foi utilizado como instrumento de coleta de dados a entrevista, realizadas em caráter aberto, ou não-estruturado, em que as perguntas são respondidas dentro de uma conversação “informal”. Tal tipo de entrevista atende principalmente a finalidades exploratórias, ou seja, para o detalhamento de
questões e formulação mais precisas sobre o objeto pesquisado, de acordo com a ótica do entrevistado. A interferência do entrevistador é mínima, somente conduzindo o assunto para o tema a ser tratado, com o intuito de obter dados sobre o objeto.
As entrevistas foram realizadas entre os meses e de novembro de 2007 e maio de 2008. A duração média foi de 40 minutos, com algumas tendo ultrapassado essa marca e outras, terminado antes. Todas as conversas foram realizadas em dependências da PMV, em horários estipulados pelos entrevistados.
A PMV possui um grupo que tem por finalidade cuidar da atividade procedimental da instituição, cuidando da elaboração das normas e fluxos, bem como do sistema e da temporalidade de cada documento. Foram, então, ouvidos os integrantes desse grupo, por estarem envolvidos diretamente com a prática procedimental da PMV e serem parte chave para a constituição do status quo que atingiu atualmente. O Grupo Gestor de Trabalho para Controle e Atualização do SIPAD foi criado pelo decreto municipal número 13.215, de 26 de fevereiro de 2007, promovendo uma equipe multidisciplinar instituída pela PMV para tratar da questão processual da instituição. A composição de tal grupo é dada pelo artigo terceiro do decreto supracitado:
Art. 3º. O Grupo Gestor de Trabalho terá a seguinte composição: I – 03 (três) representantes da Secretaria de Administração;
II – 01 (um) representante da Subsecretaria de Tecnologia da Informação, da Secretaria de Fazenda;
III – 01 (um) representante da Controladoria Geral do Município.
A escolha se deve ao fato de que, dentro do grupo, encontram-se todos os funcionários da PMV que se relacionam à estrutura processual interna, desde o responsável pela criação de normas padrão até o incumbido de cuidar do arquivamento de processos. Adicionalmente, foi entrevistado o Secretário de Administração da PMV em exercício, já que a estrutura procedimental está toda ligada à Secretaria Municipal de Administração.
Os nomes que compõem o Grupo Gestor de Trabalho para Controle e Atualização do SIPAD foram obtidos através da portaria 037/2007, que nomeia os membros para tal grupo. As conversas eram agendadas por telefone,
fazendo com que o pesquisador dependesse da disponibilidade dos funcionários em questão.
Já no encontro, eram explicados os objetivos do estudo, para em seguida permitir ao entrevistado que discorresse sobre o assunto. O entrevistador interferia apenas quando tinha como clara a percepção de que os relatos caminhavam para outros assuntos, se distanciando do objeto de pesquisa.
Como as entrevistas foram realizadas em caráter aberto, as conversas não se limitaram apenas a tratar do Grupo Gestor de Trabalho para Controle e Atualização do SIPAD, mas também da função de cada membro dentro da estrutura organizacional, bem como da função de sua participação no grupo supracitado. Com isso, obteve-se material suficiente para conhecimento da questão procedimental na PMV dentro do escopo previsto na presente pesquisa.
Ao longo do texto, os entrevistados serão tratados como entrevistado 1 até entrevistado 7. A escolha pelo não-tratamento dos entrevistados pelo nome e sobrenome se deve à intenção de manter seu anonimato, resguardando sua identidade. A escolha de qual alcunha representaria cada entrevistado foi definida através de sorteio, não possuindo qualquer ligação lógica.