Todas as decisões empresariais buscam demonstrar de alguma forma a geração de caixa que possam trazer, já que isto é algo fundamental na organização no seu estágio inicial, em seu desenvolvimento e também no momento de sua extinção.
Para Santos (2001, p.57) “O fluxo de caixa é o instrumento capaz de traduzir em valores e datas, os diversos dados gerados pelos demais sistemas de informação da empresa”.
Para este autor, a principal finalidade do fluxo de caixa é informar a capacidade que a empresa tem para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo, além de planejar a contratação de empréstimos e financiamentos, maximizar o rendimento das aplicações das sobras de caixa, avaliar o impacto financeiro das variações de custos, bem como do aumento das vendas.
Os principais fatores determinantes do formato do fluxo de caixa são os prazos de cobertura e período de informação, o grau de detalhamento das entradas e saídas de caixa, grau de precisão, funções do fluxo de caixa, a dinâmica do prazo de cobertura, entre outros.
Em determinado período de informação, existe a seguinte relação entre os elementos de caixa:
Saldo Inicial de Caixa + Entrada de Caixa – Saída de Caixa = Saldo Final de Caixa O saldo inicial de caixa de um período de informação é igual ao saldo final de caixa do período anterior.
O fluxo de caixa é menos trabalhoso quando há sistemas informatizados que permitam a integração entre os sistemas, automatizando o fluxo de dados. Caso contrário, os dados precisarão ser impressos de seus sistemas geradores e novamente digitados para alimentar o fluxo de caixa.
Os principais dados do fluxo de caixa são as projeções de receita de vendas, projeções de recebimentos de cobrança, projeções de desembolsos com compras e serviços, projeções de despesas com pessoal e despesas financeiras.
Segundo Sá C. (2009) chamamos de fluxo de caixa ao método de captura e registro de fatos e valores que provoquem alterações no saldo de caixa e sua apresentação em relatórios estruturados, de maneira a permitir sua compreensão e análise.
Para este autor, a definição da expressão “caixa” significa “moeda” ou, todos os valores que possam ser convertidos em moeda, como cheques a vista, depósitos bancários e aplicações de curtíssimo prazo.
O produto final da integração das entradas e das saídas de caixa ocorridas em um determinado período é chamado de fluxo de caixa realizado. Já o fluxo de caixa projetado é o produto final da integração das entradas e das saídas de caixa que se imagina que ocorrerão no período projetado.
O fluxo de caixa projetado é o produto final da integração das contas a receber com as contas a pagar. Seu objetivo é identificar as faltas e os excessos de caixa, as datas em que ocorrerão, por quantos dias e em que montantes. É a partir do fluxo de caixa projetado que faremos o planejamento financeiro (SÁ C., 2009, p. 62).
De acordo com Souza (2003) o fluxo de caixa projetado de um investimento é útil para a determinação das necessidades de caixa no curto prazo e permite que se estimem os valores previstos de entradas e saídas de caixa.
O fluxo de caixa pode ser obtido pelo método direto ou pelo método indireto.
Pelo método direto, o fluxo de caixa pode ser obtido diariamente, permitindo a projeção dia a dia das entradas e saídas de caixa, o que faz dele instrumento imprescindível no planejamento financeiro. A projeção do fluxo de caixa de curto prazo ajuda a tomar decisões do tipo: quanto deverá ser aplicado, a partir de quando e por quanto tempo; quanto poderá ser retirado do giro para fazer um investimento e quais as conseqüências desta decisão; que tipos de captações, empréstimos deverão ser feitos, a partir de quando, em que volume e por quanto tempo; qual o saldo de caixa mínimo que a empresa deverá manter em seu disponível para cumprir seus compromissos. No entanto, como este método capta apenas o que circula pelo disponível, possui uma visualidade muito limitada, não permitindo perceber eventos que podem contribuir para a entrada ou retirada de recursos do fluxo de caixa, como a variação da rentabilidade da empresa, o giro dos estoques, a inadimplência dos clientes, o prazo de pagamento concedido aos clientes, entre outros fatos que não são detectados pelo método direto.
O administrador financeiro necessita conhecer detalhadamente o processo de geração de caixa da empresa, por isso a importância dele conhecer o fluxo de caixa obtido também pelo método indireto que é baseado em dados das demonstrações contábeis e os elementos de análise são as variações das contas contábeis no início e no fim do período considerado.
Os dois métodos não podem se contradizer. Os saldos, inicial e final dos fluxos obtidos pelos dois métodos são idênticos, o que muda é a forma de apresentação dos fatos que contribuem para liberar ou para retirar recursos do fluxo de caixa.
De acordo com Sá C. (2009) um fluxo de caixa não interpretado é apenas um dado que para se transformar em uma informação precisa ser interpretado. Existem duas maneiras de analisar um fluxo de caixa. No primeiro caso, obtêm-se o fluxo de caixa realizado pelo método direto e analisa-se a evolução do saldo do disponível, acompanhando, diariamente, as entradas e as saídas de caixa. Esta análise é conhecida como análise horizontal do fluxo de caixa. No segundo caso, determina-se o fluxo de caixa pelo método indireto, com base nas variações observadas nas contas do Ativo e do Passivo obtidas no balanço patrimonial no início e no final do período considerado. Esta análise é conhecida como análise vertical do fluxo de caixa.