Analysis of the Computational Results

Os processos individuais dos estudantes, da responsabilidade dos SERAC, são o objeto de estudo do trabalho que se pretende realizar. Estes processos são extremamente importantes para a FEUP, enquanto instituição, na medida em que constituem o principal testemunho da missão da faculdade, ou seja, a formação de indivíduos. É ainda inquestionável o seu valor no que diz respeito à gestão e à memória da instituição. Também para todos indivíduos que frequentam ou já frequentaram a instituição, é extremamente importante que a informação relativa ao seu percurso académico se mantenha acessível e inteligível a longo prazo e em qualquer altura do tempo.

3.2.1 Génese e Caracterização dos Processos Individuais dos Estudantes

Quanto às suas origens, os processos individuais dos estudantes podem surgir através de diferentes contextos, normalmente denominados como regimes de acesso. Isto significa que existem diferentes situações que podem despoletar a abertura do processo individual do estudante. Estas podem, então, ser enumeradas da seguinte forma (Pópulo, 2008):

 Concurso Nacional de Acesso – 1º ano, 1ª vez; e 1ª, 2ª e 3ª fases

 Concursos especiais – Candidatura local (FEUP) o Maiores de 23 anos;

o DET (Detentores de cursos de especialização tecnológica); o Titulares de cursos superiores e médios (afins e não afins).

 Regimes especiais – Candidatura a nível nacional; o Atletas de alta competição;

o PALOP.

 Reingresso, Mudança de curso, Transferência – Candidatura local.

 Titulares de cursos superiores na mesma área.

Quanto à constituição propriamente dita dos Processos Individuais dos Estudantes, é possível efetuar uma distinção entre a informação considerada “obrigatória”, ou seja, que terá obrigatoriamente que constar em todos os processos de estudantes, e a informação esporádica. A informação esporádica poderá, ou não, estar

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presente nos Processos Individuais dos Estudantes dependendo do percurso e situação específica de cada estudante. De seguida, é apresentada uma tabela com os procedimentos, comuns a todos os estudantes, que irão obrigatoriamente resultar na criação de documentação dentro de um Processo Individual do Estudante. Note-se que estes procedimentos são apresentados de uma forma cronológica, visto que existe um padrão de sucessão relativamente evidente ao longo do percurso académico do estudante.

Procedimentos Obrigatórios num Processo Individual de Estudante

Candidaturas (concursos locais) Matrículas e 1ª inscrição no curso

Inscrições anuais Pagamento de Propinas Exames de época normal e recurso

Dissertação/Tese Conclusão de curso

Fig. 7 Tabela dos procedimentos obrigatórios no percurso académico de um estudante

Procedimentos Esporádicos num Processo Individual do Estudante

Equivalências Estatutos especiais

Requerimentos

Outros exames (melhoria, época especial, …) Declarações e certidões

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Justificação de faltas Mobilidade

Atividades Complementares Regime de estudo

Fig. 8 Tabela dos procedimentos esporádicos no percurso académico de um estudante

Além disto, destacamos que muitos dos procedimentos referidos se repetem ao longo da vida académica do estudante. No caso dos procedimentos obrigatórios, podemos enumerar as inscrições anuais, os exames de época normal e de recurso ou as propinas como exemplos de acontecimentos que se repetem de uma forma sistemática. As declarações e certidões, as justificações de faltas ou os requerimentos são exemplos de procedimentos que se podem repetir se uma forma algo imprevisível, nos casos em que existam.

Importa ainda realçar que as práticas administrativas até à presente data permitem que um único estudante possa ter mais do que um processo individual, nomeadamente um processo por cada ciclo de estudos em que se inscrevia. Esta situação acontece quando, por exemplo, um estudante conclui uma licenciatura, que origina a abertura de um processo individual na primeira matrícula, e, posteriormente, um curso de mestrado, que originará a abertura de outro processo individual, também no momento da primeira matrícula. No entanto, num futuro próximo, deverá existir apenas um processo individual por cada estudante, sendo que a documentação relativa a inscrições em outros ciclos de estudos deverá ser agrupada ao processo individual já existente.

Entre os vários elementos que constituem um Processo Individual do Estudante, alguns são gerados em suporte eletrónico e são posteriormente impressos a partir do SiFEUP, ou mesmo a partir do sistema de Webmail (e-mails, por exemplo), para serem anexados ao processo individual que se encontra ainda ativo no Arquivo da Faculdade. Outros documentos, como requerimentos, atestados ou certidões, surgem nos SERAC muitas vezes em papel, são processados no sistema de informação dos serviços e são mantidos indefinidamente nesse formato para serem anexados ao processo individual em Arquivo. Nestes casos, esses documentos são originais e únicos, e a única hipótese

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de os converter para formato eletrónico seria através da sua digitalização, processo que, por si só, poderá pôr em causa a sua autenticidade.

Note-se que, por limitações de espaço nas instalações dos SERAC, o Arquivo da FEUP acolhe já, além dos processos individuais já fechados, todos os processos individuais de estudantes ainda a frequentar a instituição. Os únicos processos individuais ativos armazenados nas instalações dos SERAC correspondem aos dos alunos de doutoramento. Para aceder aos processos individuais em papel, os funcionários dos SERAC têm que se deslocar ao Arquivo e, caso necessitem de requisitar algum processo, terão que o fazer por escrito (através de assinatura, por exemplo) para que o Arquivo possa controlar as entradas e saídas da sua documentação.

3.2.2 Enquadramento Legal dos Processos Individuais dos Estudantes

Em relação às disposições legais que regem e condicionam a constituição dos Processos Individuais dos Estudantes, foi possível verificar que apenas o Despacho nº13/76 de 20 de Setembro de 1976, publicado em Diário da República, II Série, nº 221, nas páginas 6307 a 6308, se debruça exclusivamente sobre esta matéria (PORTUGAL, 1976).

A 5ª alínea, do artigo 3º, deste Despacho destaca-se por impor a abertura de um Processo Individual a todos os estudantes que realizem uma matrícula no ensino superior oficial português a partir do ano letivo de 1976-1977. No mesmo artigo, na alínea 3ª, é possível identificar o conjunto de documentos que um processo individual terá que conter (PORTUGAL, 1976), nomeadamente:

a) Certificado de habilitações de acesso; b) Certidão de Nascimento;

c) Documentos referentes à matricula e frequência no ano vestibular, se o estudante teve de se matricular no mesmo (boletim de matrícula, certificado final, etc); d) Documentos referentes à matrícula e frequência do ensino superior (cópias dos

boletins de matrícula e inscrição, requerimentos de modificação da sua situação curricular, boletins de alteração, etc);

e) Toda a restante documentação referente à vida escolar do estudante e que deva ser conservada.

Na 5ª alínea do artigo 3º, importa destacar que a transferência de documentos relacionados com os processos individuais deverá ser feita por transferência dos

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originais ou por fotocópia. Na alínea 4ª do mesmo artigo, é ainda possível ler, por exemplo, que “a documentação do processo individual estará contida em capa de modelo oficial”, ou que “os originais dos boletins de matrícula e inscrição serão reunidos em livro (…)”. Estas disposições permitem-nos perceber que a utilização de computadores ou ferramentas digitais nas práticas administrativas era ainda completamente inexistente na altura da redação deste Despacho.

De facto, através da análise deste Despacho, redigido no ano de 1976, é evidente a diferença entre as práticas administrativas existentes na altura da sua redação e as práticas atuais nas instituições de ensino superior. As disposições presentes neste Despacho são, portanto, bastante arcaicas, carecendo de atualizações e ajustamentos que as adequem aos processos de gestão e práticas administrativas existentes atualmente nas instituições de ensino superior.

No entanto, e como se trata do único diploma legal referente a esta matéria, este Despacho continua em vigor e deverá ser seguido e adaptado, dentro dos possíveis, pelas instituições a que se dirige.