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5.2.3 Allocation des ressources
GESTÃO DA TRANSFERÊNCIA DE COLEÇÕES E SERVIÇOS EM BIBLIOTECAS DO ENSINO SUPERIOR
QUESTIONÁRIO AOS FUNCIONÁRIOS DAS BIBLIOTECAS
Objetivos: este questionário integra um trabalho académico, na área da gestão da transferência de coleções e serviços de bibliotecas; os dados recolhidos destinam-se apenas a tratamento estatístico e será mantida a sua confidencialidade.
CARACTERIZAÇÃO DO INQUIRIDO Nome__________________________________________ Categoria Técnico Superior Assistente Técnico Assistente Operacional Outra Qual?______________________________
Desde quando trabalha na Instituição?_____/_____/___
Desde quando trabalha nesta unidade documental?_____/_____/___
I - CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE DOCUMENTAL
Local ________________________________________________
Nome _____________________________________
Data da criação da unidade documental ____/____/_____
Instituição que tutela a unidade documental _________________
1 - Tipo de Unidade Documental Biblioteca Central
Biblioteca de Escola Superior Biblioteca de Faculdade Biblioteca de Instituto Biblioteca Departamental Centro de Documentação
Outro Qual?______________________________________
2 - Tipologia da entidade responsável Escola Superior Faculdade Fundação Instituto Universidade Outra Qual?____________________________________
3 - Nº de utilizadores que serve 100 a 500 501 a 2 000 2 001 a 5 000 5 001 a 7 000 7 001 a 10 000 Mais de 10 001
4 - Tipologia dos utilizadores Alunos da Instituição Docentes
Investigadores
Alunos de programas de mobilidade Alunos de outras instituições Funcionários da Instituição Público externo
5 - Dimensão do acervo documental 1 000 a 5 000 5 001 a 20 000 20 001 a 50 000 50 001 a 70 000 70 001 a 100 000 100 001 a 200 000 200 001 a 500 000 Mais de 500 001
6 - Dimensão do espaço da biblioteca 100 a 500 m2 501 a 2 000 m2 2 001 a 5 000 m2 5 001 a 7 000 m2 7 001 a 10 000 m2 Mais de 10 001 m2
7 - Dimensão da equipa da biblioteca Até 5 funcionários 6 a 10 funcionários 11 a 15 funcionários 16 a 20 funcionários 21 a 25 funcionários 26 a 30 funcionários Mais de 30 funcionários
8 - Tipologia dos funcionários/colaboradores Bibliotecários Licenciados Assistentes técnicos Assistentes operacionais Alunos da instituição Estagiários Colaboradores do IEFP Voluntários Outra Qual?_________________________________ II - CONTEXTO DA MUDANÇA
1 - Em que data ocorreu a mudança? __/__/___
2 – Na sua opinião, quais foram as razões que determinaram a mudança: Construção de um novo edifício
Extinção do organismo anterior Integração noutra biblioteca
Expansão do espaço reservado à coleção Melhoria do espaço destinado à coleção Aumento do número de lugares sentados
Criação de espaços adicionais (gabinetes de estudo, sala de informática…) Criação de melhores condições de acesso para pessoas com mobilidade reduzida
Acomodação de novas necessidades (salas de conferências, salas de formação, gabinetes para investigadores…)
Redução do ruído na sala Modernização do mobiliário
Melhoria da visibilidade/imagem da biblioteca
Outra Qual?______________________________________
3 – Foi informado/a da ocorrência da mudança? Não
Sim
(se respondeu não, passe à pergunta nº 5)
4 – Foi informado por quem, da ocorrência da mudança? Direção da instituição
Chefia direta Colegas
Comunicação Social
5 - Como colaborador, esteve envolvido no projeto da mudança, desde o início? Não
Sim
6 – Na sua opinião, a dimensão da equipa da mudança foi suficiente? Não
Sim
III - PLANEAMENTO DA MUDANÇA
1 – As tarefas de mudança foram formalmente comunicadas, ou comunicadas informalmente?
Formalmente comunicadas Informalmente comunicadas
2 - O gestor da mudança delegou tarefas? Não
Sim
3 - Teve autonomia no planeamento dessas tarefas? Não
Sim
4 - Que tipo de planificação foi feita para a execução das tarefas? Anotações Registos Listas de tarefas Cronogramas Check-lists Mapeamentos Outro Qual? __________________________________ IV - ANTES DA MUDANÇA
1 - Que tarefas foram executadas com antecedência? Inventário
Reclassificação Triagem Eliminação
Revisão/integração/reconversão de registos informáticos Oferta de publicações
Limpeza das espécies Expurgo
Restauro
Acondicionamento dos documentos
Elaboração de guias e formulários da nova biblioteca Tratamento técnico de documentos em estoque
Outras Quais?____________________________________
V - DURANTE A MUDANÇA
1 - Que formas de comunicação foram utilizados para comunicar com o stafe? Despachos Ordens de serviço Reuniões Memorandos Ações de formação Comunicação informal Email Outras Quais?________________________________________
2 - Foram dadas instruções precisas aos funcionários, sobre Acondicionamento dos documentos/equipamentos Arrumo dos documentos
Cuidados a ter com equipamentos, mobiliário e documentos durante o transporte
Outras Quais? ____________________________________________
3 - Que tipo de problemas ocorreram durante a mudança? Atraso nas datas de início da transferência
Problemas com as empresas fornecedoras de bens e serviços Problemas com os contratos feitos com as empresas Não cumprimento dos prazos da mudança
Não cumprimento dos prazos de entrega de mobiliário novo Não cumprimento dos prazos de entrega de equipamentos novos Mobiliário novo entregue com defeito
Equipamentos novos entregues com defeito
Avarias nos transportes Avarias nos equipamentos Condições climatéricas adversas Más condições de acesso às instalações
Atraso na instalação das linhas telefónicas Atraso na instalação do equipamento informático
Danos nos equipamentos Danos no mobiliário Danos no pavimento Danos nas coleções
Problemas na implantação das coleções
Reduzido número de recursos humanos Falta de formação dos recursos humanos Reclamações dos recursos humanos Conflitos entre os recursos humanos
Tarefas que aparecem e não estavam destinadas a ninguém
Reclamações dos utilizadores Problemas de segurança
Transferência efetuada antes das instalações estarem terminadas
Outros Quais? ______________________________________
VI - DEPOIS DA MUDANÇA
1 - O que é que mudou na nova biblioteca?
a) Aspetos físicos
Melhor localização Pior localização
Aumento do espaço disponível Redução do espaço disponível
Mobiliário mais ergonómico Mobiliário desadequado
Melhores equipamentos informáticos Piores equipamentos informáticos Implementação de rede wireless
Aumento do número de salas de trabalho de grupo Diminuição do número de salas de trabalho de grupo Redução do ruído na sala de leitura
Aumento do ruído na sala de leitura
Melhores condições de iluminação Piores condições de iluminação Melhores condições de climatização Piores condições de climatização
Melhor sinalética Pior sinalética
Instalações sanitárias em maior número Instalações sanitárias em menor número
b) Aspetos de organização dos serviços
Horário mais alargado Horário menos alargado
Implementação de novos serviços Redução do número de serviços
Aumento do número de recursos humanos da biblioteca Redução do número de recursos humanos da biblioteca Aumento do fundo documental
Diminuição do fundo documental Maior número de atividades culturais Menor número de atividades culturais
Melhores condições de trabalho para o stafe da biblioteca Piores condições de trabalho para o stafe da biblioteca
Outros aspetos Quais?______________________________________
2 - Na sua opinião, como reagiram os alunos à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
De outras formas Quais?______________________________________
3 - Na sua opinião, como reagiram os docentes/investigadores à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
De outras formas Quais?______________________________________
4 - Na sua qualidade de funcionário, como reagiu à mudança? Com reclamações
Com atitude de resistência à mudança Com alguma desorientação
Com aceitação Com entusiasmo
De outras formas Quais?______________________________________
6 – Assinale as razões pelas quais julga que as pessoas resistem à mudança: Evitar a incerteza
Ameaça à segurança e interesse pessoais Alterações das relações hierárquicas no trabalho Alterações das relações sociais no trabalho Crença de que a mudança é desnecessária Ausência de participação na mudança Falta de informação/comunicação Inércia
Alteração nos horários
Alteração no ritmo de vida familiar
Outras Quais? ________________________________________
8 - Quais destas formas a biblioteca utilizou para melhor integrar os funcionários no novo espaço?
Reuniões
Comunicação contínua Formação
Flexibilidade de horário Boas condições de trabalho Melhor sinalética
Outras Quais? __________________________________
Nenhuma
VII - QUESTÕES FINAIS
1 - Indique quais os itens que julga serem os mais importantes para uma mudança de sucesso Apoio da chefia/direção
Planeamento Comunicação
Coesão da equipa
Formação dos recursos humanos Boa gestão de conflitos/crises
Boas condições de trabalho Boa sinalética
Outros Quais? _________________________________
2 - Indique quais os itens que julga terem sido conseguidos com maior sucesso, na mudança em que colaborou
Apoio da chefia/direção Planeamento
Comunicação
Transferência das coleções Instalação de novos serviços Coesão da equipa
Formação dos recursos humanos Gestão de conflitos
Cultura organizacional
Gestão de ocorrências/problemas
Boas condições de trabalho Boa sinalética
Outros Quais?________________________________________
3 - Indique quais os itens que julga terem sido conseguidos com menor sucesso Apoio da chefia/direção
Planeamento Comunicação
Transferência das coleções Melhoria nos serviços já prestados Instalação de novos serviços Coesão da equipa
Formação dos recursos humanos
Boas condições de trabalho Sinalética
Gestão de conflitos
Outros Quais_________________________________________
4 - Indique quais os itens que julga serem os mais importantes no perfil de competências do coordenador de uma transferência de fundos documentais e serviços de uma biblioteca
Ser realista
Capacidade de planeamento Capacidade de organização Capacidade de comunicação Capacidade para controlar Criatividade
Flexibilidade
Capacidade de delegar
Capacidade de resolver problemas/ocorrências Capacidade de gerir equipas
Capacidade para gerir conflitos/crises
5 – Na generalidade, como classificaria o processo de mudança ocorrido na biblioteca onde trabalha/trabalhou?
Insatisfatório Pouco satisfatório Satisfatório Muito satisfatório
6 - Na sua opinião, a biblioteca pode conferir prestígio/visibilidade à instituição? Não
Sim De que forma? ___________________________________________
7 - Que especificidades/particularidades gostaria de evidenciar na mudança em que colaborou, para que esta possa ser considerada um caso particular?
Muito obrigada pela sua colaboração. Maria João Barradas
Universidade do Algarve [email protected]