Teixeira (2011, p.10) afirma que o prontuário do paciente “constitui meio de prova idôneo para instruir processos disciplinares e/ou judiciais”. Valor probatório é o valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal (CONARQ, 2001, p. 188). No caso do HUSM, o Setor Jurídico constantemente utiliza- se do prontuário para elaborar as defesas judiciais nas quais o Hospital é demandado.
Ao hospital, um prontuário completo, organizado e bem elaborado “(...) possibilita maior rotatividade de pacientes, reduz consideravelmente o uso indevido e repetido de serviços e equipamentos, otimizando os recursos disponíveis” (MOLINA; LUNARDELLI, 2010, p. 75). A importância da rotatividade de pacientes fica bastante evidente se considerar-se o aumento de 727% em gastos da União em função da judicialização da saúde no período de 2010 até julho de 2016. Nesse interstício, os
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custos da União somaram R$3,9 bilhões com o cumprimento de sentenças, segundo dados do Ministério da Saúde (UFBA, 2017).
Teixeira (2011) descreve também as funções do Prontuário do Paciente, dentre elas: assistência ao paciente, ganho de tempo, apoio ao diagnóstico, estatística, cobrança, defesa, pesquisa científica e ensino, informações epidemiológicas e elaboração de relatório e atestados, entre outros.
Ainda no que diz respeito à instituição, Stumpf e Freitas (1997, p. 4) diz que o prontuário do paciente:
[...] é o documento básico dentro de um Hospital permeando toda a sua atividade assistencial, de pesquisa, ensino e atividade administrativa. É o elemento de comunicação entre os vários setores do hospital e depositário de um conjunto muito grande e rico de informações, capazes de gerar conhecimento. Ele pode ser entendido como sendo a principal Base de Dados dentro de um Hospital, a partir da qual são construídos todos os Sistemas de Informações (SI) [...].
No mesmo sentido, Pinheiro e Lobo (2005, p. 96), salientam que: “[...] as anotações existentes são muito importantes para toda a instituição e podem dispensar ou simplificar interrogatórios e exames complementares, reduzindo o custo do atendimento e o tempo de permanência do cliente no hospital”.
Em um hospital como o HUSM, que possui uma demanda reprimida à espera de consultas e exames, a qualidade do prontuário contribui para agilizar o trabalho. De acordo com dados do Sindicato Médico do Rio Grande do Sul (Simers), em 2016, pelo menos 1.540 pessoas que estavam na fila de espera por um exame ou consulta na rede pública de Santa Maria morreram. Além disso, a fila de espera por uma consulta era de 35 mil pessoas (SIMERS, 2017).
Para Buckland (apud GUIMARÃES, 2008, p. 35), nesse tipo de documento existem “três pressupostos fundamentais: a materialidade (decorrente do registro), a intencionalidade (que confere valor evidencial ou probatório, em diferentes níveis) e o tratamento (como forma de garantir sua inteligibilidade e sua socialização”. Como o prontuário é utilizado por uma equipe multiprofissional, a inteligibilidade é imprescindível, sob pena de ocasionar erros irreparáveis.
Araújo (2017, p. 46) esclarece que:
Nesse contexto o prontuário do paciente como fonte de informação primária, é um instrumento para pesquisadores de todas as áreas do conhecimento,
proporcionando a realização de trabalhos que venham contribuir na melhoria no atendimento por parte das instituições de saúde aos seus usuários.
Cabe compreender também o prontuário como fonte de pesquisa na formulação de políticas e programas de saúde preventiva, no desenvolvimento de protocolos e prevenção de epidemias. No HUSM, três situações vivenciadas recentemente comprovam tais situações: a pandemia de Gripe A, em 2012; o incêndio da Boate Kiss, em 2013; e, mais recentemente o surto de toxoplasmose em Santa Maria, em 2018. O Hospital tornou-se referência no atendimento às vítimas e importante campo de pesquisa, inclusive histórica.
Massad, Marin e Azevedo Neto (2003) argumentam que as informações registradas no prontuário médico [do paciente] vão subsidiar a continuidade e a verificação do estado evolutivo dos cuidados de saúde, quais procedimentos resultam em melhoria ou não do problema que originou a busca pelo atendimento, a identificação de novos problemas de saúde e as condutas diagnósticas e terapêuticas associadas. Dando prosseguimento ao raciocínio, os autores, na mesma obra e página, ressaltam a relevância desses documentos ao asseverarem “[...] que o sistema de saúde de um país, é estabelecido graças ao que se tem documentado em um prontuário, uma vez que dele são extraídas as informações sobre a saúde dos indivíduos que formam uma comunidade e uma nação” (MASSAD; MARIN; AZEVEDO NETO, 2003, p. 1).
Mota (2006) fala sobre a importância do prontuário como fonte de informação nas instituições de saúde e destaca o documento como um repositório dos procedimentos adotados nessas instituições sobre o paciente, possibilitando também recuperar informações financeiras, administrativas e sobre seu corpo de técnicos no atendimento ao paciente.
Conforme Somavilla (2015, p. 33):
Os Arquivos Médicos dos hospitais de uma cidade ou região possuem dados estruturados e organizados que refletem a realidade da saúde da sua população. O acesso a essas informações pode possuir distintas finalidades, desde o acompanhamento do paciente, à prestação de contas dos custos de tratamentos, até a elaboração de complexos levantamentos epidemiológicos e outras pesquisas científicas de naturezas diversas.
A organização da informação e do conhecimento com vistas à sua apropriação tem sido uma das necessidades mais prementes da humanidade. Atualmente, porém,
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de acordo com Souza (1998, p. 7), “[...] ficou ainda mais evidente o quanto é imprescindível a organização desse saber”.
Dahlberg (1993, p. 214) argumenta que se vive em um mundo dominado pela informação, a qual necessita ser urgentemente ordenada e compendiada para transformá-la em conhecimento disponível, tanto para usos e finalidades pessoais como para a tomada de decisões públicas, em termos de aplicação política, cultural, industrial, comercial ou social.