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1.9 Activités liées à l’assurance et à la responsabilisation
L’OMS et les ministères de la Santé se partagent la responsabilité de rendre des comptes.
La nouvelle démarche de l’OMS fondée sur le risque pour gérer la coopération financière directe exige d’effectuer une évaluation des risques des ministères de la Santé, de renforcer les activités d’assurance, de veiller à la conformité avec la politique de l’OMS, de mettre en place un système de suivi plus rigoureux afin de garantir la qualité et la présentation des rapports dans les délais, d’effectuer régulièrement des visites et missions de bilan auprès des ministères de la Santé et de renforcer les capacités des équipes du ministère de la Santé dans des domaines tels que l’élaboration de projets, la gestion financière des projets, et l’établissement de rapports.
Dans ce contexte, le Bureau régional de l’OMS pour l’Afrique (OMS/AFRO) a entrepris un certain nombre d’initiatives visant à améliorer la gestion du mécanisme de coopération financière directe dans la Région. L’objectif est de renforcer la responsabilisation afin d’atteindre les résultats escomptés du programme, de renforcer la conformité avec les règles et règlements de l’OMS, d’assurer une gestion efficace des ressources de l’organisation et de mieux répondre aux attentes des donateurs et des États Membres. Pour atteindre cet objectif, l’OMS a revu son système de contrôle interne des modalités de mise en œuvre de la coopération financière directe et un ensemble complet d’activités d’assurance sera mis en place pour garantir que :
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• L’activité prévue est exécutée conformément à l’objectif du programme énoncé dans l’accord, à l’appui de la stratégie nationale de développement de la Santé et du programme concerné.
• Les dépenses déclarées du projet correspondent assez fidèlement au montant des fonds déboursés au titre de la coopération financière directe.
1.9.1 Les activités d’assurance prévues sont :
1.9.1.1 Évaluation des risques des partenaires de l’OMS
Elle est effectuée par le bureau de pays de l’OMS en collaboration avec l’unité Budget et finances du Bureau régional et le Siège dans le but d’évaluer le risque financier du ministère de la Santé, compte tenu des facteurs suivants :
• Les recommandations d’audit existantes ;
• Le nombre et volume des accords de coopération financière directe financés au cours des douze derniers mois ;
• Le nombre de rapports en souffrance ;
• Le montant du financement requis pour la nouvelle activité ;
• Le nombre de nouveaux accords de coopération financière directe établis au cours de l’exercice financier courant ;
• L’historique des rapports notamment en ce qui concerne la ponctualité et la pertinence des rapports techniques et financiers transmis par le ministère de la Santé ;
• D’autres considérations : les urgences sanitaires, les changements structurels, etc.
1.9.1.2 Liste de contrôle d’auto-évaluation du ministère de la Santé :
Grâce à la liste de contrôle d’auto-évaluation (annexe 5), le ministère de la Santé sera en mesure d’évaluer les risques existants au sein de son propre organisme dans différents domaines tels que la comptabilité, les effectifs, l’établissement de rapports, les achats, le contrôle interne, etc.
1.9.1.3 Activités de suivi sur place et contrôles inopinés :
Les fonctionnaires chargés de programme à l’OMS au bureau de
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pays se rendront sur le terrain afin de vérifier que les activités progressent conformément au programme établi.
1.9.1.4 Il existe trois niveaux de certification des rapports FACE et techniques comme suit :
Le fonctionnaire autorisé représentant le ministère de la Santé certifie que :
• Les dépenses réelles déclarées dans le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) ont été effectuées conformément à la proposition de projet et au budget détaillé approuvés.
• Les pièces justificatives de ces dépenses seront disponibles pour examen, le cas échéant, pour une durée de cinq ans à compter de la date d’achèvement de l’activité ;
• Tout solde restant sera remboursé à l’OMS dans les trois mois qui suivent l’achèvement de l’activité.
• Toutes les activités sont en conformité avec la proposition de projet approuvée.
• Le rapport technique soumis fournit une description précise des activités menées et démontre que les résultats ont été atteints.
Le fonctionnaire chargé du programme au bureau de pays de l’OMS certifie :
• avoir examiné de manière approfondie la version finale du rapport technique de l’accord de coopération financière directe et constaté que le rapport est suffisant pour démontrer que les activités ont été mises en œuvre, conformément à l’accord et au budget approuvé, et que les objectifs fixés ont été atteints ;
• s’être rendu sur le terrain pour vérifier que les activités progressaient comme prévu.
• avoir examiné le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE), et confirme que ce rapport a été correctement rempli et dûment certifié par le ministère de la Santé.
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Le Représentant de l’OMS atteste qu’il a :
• examiné le rapport technique de la coopération financière directe et le rapport d’Autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) et confirme que ces activités ont été menées à bien, et les résultats escomptés obtenus selon l’accord conclu avec le ministère de la Santé et le budget approuvé au titre de la coopération financière directe.
1.9.1.5 Évaluations techniques :
elles seront effectuées de manière aléatoire à partir d’un échantillon (environ 10
%) de l’ensemble des accords de coopération financière directe, etsur l’ensemble des accords de coopération financière directe portant sur un montant supérieur à US $50 000.
1.9.1.6 Vérifications de la conformité par le Bureau régional :
toutes les demandes d’accord de coopération financière directe seront examinées par l’unité Budget et finances du Bureau régional avant toute approbation et traitement des paiements. En outre, tous les rapports FACE des accords de coopération financière directe seront transmis à l’unité Budget et finances du Bureau régional pour vérification avant de confirmer l’acceptation des rapports relatifs à la coopération financière directe.
1.9.1.7 Activités d’assurance et vérifications a posteriori :
elles consistent notamment à effectuer des missions de vérification sur un échantillon d’accords de coopération financière directe conclus, déterminés en fonction du risque qu’ils présentent. Les missions de vérification sont généralement menées par le personnel de l’OMS bien que, si cela est jugé plus pratique, des entités externes indépendantes telles que des cabinets d’audit peuvent également être sollicités pour exécuter ses activités d’assurance.
Comme indiqué au paragraphe 1.7, le ministère de la Santé doit conserver les justificatifs financiers pendant cinq ans au moins après la date de fin de l’activité et pouvoir les mettre à disposition sur demande, pour inspection par l’OMS et/
ou par des parties agissant pour le compte de l’OMS. Le ministère de la Santé doit pouvoir également sur demande, mettre à disposition de l’OMS les extraits pertinents des états financiers vérifiés de l’État.
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