5.1 Appréciation du Plan qualité
Avant le début du contrat pour l’année en cours, le Plan qualité du fournisseur est soumis à l’appréciation du SA. Pour ce faire, ce dernier coordonne les activités du Comité bipartite MTQ-SCSL. Lorsque le Plan qualité est jugé satisfaisant par le SA, ce dernier se charge de le distribuer aux directions territoriales.
Celles-ci sont responsables du contrôle aux dépôts du fournisseur situés sur leur territoire.
5.2 Vérification technique du Plan qualité
Le RAQ a la responsabilité de vérifier les points techniques du Plan qualité, notamment la conformité de certaines activités à caractère opérationnel. Généralement, cette vérification peut être faite en l’absence du fournisseur. Les constats sont donc de nature factuelle et facilement observable par le RAQ. Ils peuvent être faits sans l’aide du fournisseur, à l’exception des situations où celui-ci doit présenter des rapports d’autocontrôle sur la teneur en eau ou autres.
À chaque visite de contrôle, le RAQ procédera à l’évaluation d’un ou de plusieurs points de vérification du Plan qualité. Il n’a pas à se limiter aux visites justifiées par les essais de contrôle. Il doit planifier ses interventions de vérification en fonction des étapes du contrat (arrivée des bateaux, stockage, etc.) ou des facteurs de risque (temps pluvieux, chargement des camions, etc.) pouvant entraîner la livraison de chlorure de sodium non conforme. Pour faire cette vérification, le RAQ peut s’aider de la « Liste de vérification, Plan qualité - SCSL » (voir l’annexe IV du présent guide). Cinq points de vérification ont été retenus prioritairement. Le RAQ évalue la situation et indique le ou les points de la liste qu’il compte vérifier au moment de sa visite de contrôle. Il peut donc répartir la vérification des cinq points sur plusieurs visites. Les points de vérification sont :
• le dépôt du fournisseur;
• le préchargement des camions;
• le chargement des camions;
• la procédure d’échantillonnage des essais de teneur en eau;
• l’essai de teneur en eau.
À l’aide du formulaire V-2938, le RAQ informe le fournisseur de toute non-conformité avec les pratiques prévues dans le Plan qualité.
Note relative aux dépôts du fournisseur
Le fournisseur doit informer le RAQ de la date, de l’heure et de l’endroit des arrivages. Dans le cas des dépôts permanents, le délai est de trois jours ouvrables. Il est de cinq jours ouvrables pour les dépôts satellites. Tout retard associé à la température, à des bris mécaniques ou à des cas de force majeure peut influer sur ce délai et doit être justifié par le fournisseur.
Avant l’arrivée du premier bateau au dépôt du fournisseur, le RAQ vérifie le site d’entreposage du chlorure de sodium. Une vérification visuelle est faite à l’aide de la section « Dépôt du fournis-seur » de la « Liste de vérification, Plan qualité - SCSL » et des photographies sont prises au besoin.
Lorsque le déchargement des bateaux au quai s’effectue sous des conditions climatiques défavorables, le RAQ photographie les zones déficientes et prend les mesures nécessaires :
• Dans le cas des dépôts permanents, le rAq réalise un essai sur la teneur en eau et consigne l’information (date, heure, position dans la pile et autres) sur la « Liste de vérification, Plan qualité - SCSL ». Il utilise ces renseignements pour planifier ses futures interventions de contrôle en fonction de la position du chlorure de sodium plus humide dans la pile;
• Dans le cas des dépôts satellites, la direction territoriale peut refuser le déchargement du sel du navire. Toutefois, le Ministère devra payer le coût supplémentaire pour le transport maritime : à cet égard, le fournisseur devra joindre les pièces justificatives pertinentes et les présenter à la direction territoriale visée (voir l’article 1.1.2 du Devis d’achat de chlorure de sodium).
5.3 Audit du Plan qualité
Le SA a la responsabilité de réaliser l’audit. Celui-ci sert à évaluer l’aptitude du fournisseur à gérer son Plan qualité. L’audit cible les processus, les rôles et les autorités de même que les objectifs et les résultats définis dans le plan qualité.
L’audit du Plan qualité est réalisé au moins une fois l’an sur un ou plusieurs dépôts. Il fait suite à un avis du SA au moins deux semaines avant sa réalisation. La fréquence peut augmenter selon la performance du fournisseur.
5.4 Dossier du fournisseur
Le SA prépare un dossier afin d’évaluer la performance du fournisseur qui doit livrer du chlorure de so-dium conforme et mettre en œuvre un plan qualité fiable dans le temps. Ce dossier présente les résultats des activités réalisées par l’ensemble des acteurs dans le contrat (le SA, les RAQ et les représentants des CS) tels que :
• les résultats des contrôles aux différents points de livraison;
• les résultats des contrôles au point de chargement;
• les résultats des vérifications techniques du Plan qualité;
• les résultats des audits;
• les échanges avec le fournisseur.
Ainsi, le dossier renferme des renseignements qui peuvent servir de preuve pour :
• établir le taux de conformité du chlorure de sodium;
• analyser la récurrence de lacunes du Plan qualité;
• appliquer le système de révision du prix;
• moduler les activités de contrôle;
• moduler les activités d’assurance de la qualité;
• formuler des avis au responsable qualité du fournisseur;
• déposer des plaintes de clients à la direction du fournisseur;
• rencontrer la direction du fournisseur et celle du Ministère.