L’écran À propos, accessible depuis le menu du bandeau (cf. §5.3), affiche une fenêtre présentant la version et les signatures de l’application RAMSECE-PH ainsi que quelques liens utiles.
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6 Saisie des données d'activité avec RAMSECE-PH 2022 6.1 Les grandes étapes de la saisie
Les grandes étapes à suivre sont dans l’ordre :
1. Identification de la structure en renseignant la fiche Structure, 2. Identification de la coupe en renseignant la fiche Coupe,
3. Identification des personnes accompagnées ; la liste des personnes accompagnées devant d’abord être établie à l’aide de MAGIC-PH puis importée dans la coupe,
4. Saisie des fiches individuelles de chaque personne accompagnée (à l’exception de celles ayant refusé la collecte de leurs données),
5. Identification des intervenants [échantillons parcours et temps], 6. Saisie des fiches de Recueil journalier [échantillons parcours et temps], 7. Saisie des fiches Transports [échantillons parcours et temps],
8. Saisie des fiches Parcours [échantillon parcours], 9. Transmission de la coupe à l’ATIH.
Il est possible aussi dans RAMSECE-PH d’effectuer des rectifications à la saisie : - Suppression d’une structure et de toute sa saisie,
- Suppression d’une coupe et de toute sa saisie,
- Suppression d’une personne accompagnée particulière ou d'un ensemble de personnes et des fiches associées à ces personnes accompagnées,
- Suppression d’un intervenant et des fiches associées à cet intervenant.
- Ouverture en modification des différentes fiches.
6.2 Fonctionnement multi-utilisateurs
RAMSECE-PH 2022 est prévu pour pouvoir fonctionner en mode multi-utilisateurs. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur une même base de données et partager ainsi les données.
Cependant, afin d'assurer la cohérence des données, certains mécanismes sont mis en place sans bloquer les utilisateurs.
Si plusieurs utilisateurs modifient en même temps la même fiche il n’y a pas de blocage lors de la saisie mais au moment de l’enregistrement les données enregistrées par le dernier utilisateur remplaceront éventuellement les données modifiées par les autres utilisateurs.
Il est donc conseillé de mettre en place des processus de saisie qui évitent ces situations et par exemple de répartir les fiches à saisir par lots entre les utilisateurs.
7 Import/Export des fiches 7.1 Préalable
Pour pouvoir importer les informations des fiches :
- la structure doit être identifiée (Finess géographique) ; - la coupe doit être identifiée (dates de la coupe) ;
- la liste des personnes accompagnées doit avoir été générée dans MAGIC-PH, puis importée dans RAMSECE-PH au niveau de la gestion des personnes accompagnées ;
- les autres types de fiches peuvent être importées totalement ou partiellement selon les situations.
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7.2 Accès aux imports/exports
Les fonctionnalités d’import et d’export sont accessibles dans la zone « Action », en cliquant sur les boutons ou , à partir des écrans :
- Fiche Structure, - Fiche Coupe,
- Gestion des personnes accompagnées,
- Gestion des intervenants [échantillons parcours et temps], et également, en cliquant sur le bouton à partir des écrans :
- Choix de la structure, en face de la structure dont on souhaite importer/exporter les données, - Choix de la coupe, en face de la coupe dont on souhaite importer/exporter les données.
7.3 Traitement de l’import à destination de l’utilisateur
Suite au lancement de la fonctionnalité, l’utilisateur sélectionne le fichier à importer, quel que soit le nom de ce fichier.
L’application RAMSECE-PH traite et contrôle chaque ligne indépendamment. La confirmation du traitement d’import est demandée à l’utilisateur.
Sur confirmation de l’utilisateur, les informations sont importées dans l’application RAMSECE-PH.
- Si les informations sont déjà présentes dans RAMSECE-PH, leurs valeurs sont remplacées par celles du fichier d’import. Si les données du fichier d’import sont vides, l’enregistrement correspondant sera vide aussi dans RAMSECE-PH suite à l’import.
- Pour chaque ligne du fichier d’import, le fichier de rapport présente un compte rendu de traitement ou d’erreur.
Pour être importées, hormis les informations d’identification obligatoirement présentes, une ligne peut être incomplète.
A la fin du traitement du fichier, un message informe l’utilisateur du résultat global du traitement.
7.4 Traitement de l’export à destination de l’utilisateur
Suite au lancement de la fonctionnalité, l’utilisateur sélectionne le répertoire où les fichiers d’export seront sauvegardés à la fin du traitement.
L’application RAMSECE-PH crée un fichier d’export différent pour chaque type de fiche.
Un message informe l’utilisateur de la fin du traitement d’export.
Il n’y a pas de rapport pour l’export.
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7.5 Rapport de traitement d’import
Le rapport de traitement d’import est sauvegardé dans un fichier de format texte.
Le nom du fichier de rapport de l’import est précisé ci-dessous :
Fiche Nom du rapport d’import par défaut
Fiche structure Import_Fiche_Structure_<Date>_<Heure>.txt
Fiche de recueil journalier Import_Fiche_Recueil_Journalier _<Date>_<Heure>.txt Fiche transport Import_Transport_<Date>_<Heure>.txt
Au moment de l’import, ce fichier est automatiquement ouvert et affiché pour l’utilisateur. Si le rapport ne s’ouvre pas, cela signifie que vous ne disposez pas d’un éditeur de texte par défaut permettant de l’ouvrir. Vous devez vérifier la configuration de votre poste.
7.6 Les fichiers d’import / export 7.6.1
Le format de l’export de chaque ficheLes fichiers d’export et d’import sont des fichiers textes, au format CSV.
Le format CSV signifie Champs Séparés par des points-Virgules.
Pour chaque type de fiche, le format des données d’export est identique au format des données d’import.
Les fichiers exportés par RAMSECE-PH sont enregistrés (encodés) en « .csv UTF-8 ». Il incombe à l'utilisateur de vérifier les paramètres de son poste ou du logiciel utilisé pour l'édition de fichiers csv.
Les fichiers importés dans RAMSECE-PH doivent être enregistrés (encodés) : - en format « .csv UTF-8 » (obligatoire) pour la fiche structure, - au format « .csv » pour les autres types de fiches.
7.6.2 La description du format des fichiers
Les formats des fichiers d’import et d’export à destination de l’utilisateur sont précisés dans un document ad hoc disponible sur une page du site internet de l’ATIH, dédiée à l’expérimentation PH 2022 :
https://www.atih.sante.fr/recueil-national-serafin-ph.
Les variables définissant la fiche structure ou la fiche coupe, sont exportées sur une seule ligne, ce qui signifie que le fichier d’export de la fiche structure ou de la fiche coupe ne contiendra qu’une seule ligne. Il en est de même pour le fichier d’import, qui ne doit contenir qu’une seule ligne, tant pour la fiche structure, que pour la fiche coupe.
Manuel utilisateur RAMSECE-PH 2022 Avril 2022 Page 62/62 Les variables définissant une fiche individuelle sont exportées sur une seule et unique ligne. Le fichier d’export comportera autant de lignes que de fiches individuelles créées dans la coupe. A l’inverse, le fichier d’import ne doit contenir qu’une seule ligne par personne accompagnée.
Il est possible :
- d’importer la totalité des fiches, type de fiche par type de fiche ; - d’importer plusieurs fiche(s) individuelle(s) par lot(s) d’usagers ;
- de n’importer que les données de la partie présence de la fiche individuelle (section 2)
- de n’importer que les données de la partie caractéristiques de la fiche individuelle (sections 3 à 7) - de n’importer que les données de la partie autonomie de la fiche individuelle (section 8)
- de n’importer que les données de la partie santé de la fiche individuelle (sections 9 à 10) - de n’importer que les données de la partie besoins de la fiche individuelle (section 11) - d’importer plusieurs fiche(s) parcours par lot(s) d’usagers [échantillon parcours uniquement] ;
- d’importer plusieurs fiche(s) de recueil journalier par lot(s) d’intervenants [échantillons temps et parcours] ; - d’importer plusieurs fiche(s) transport par lot(s) d’intervenants [échantillons temps et parcours].
Il n’est pas nécessaire de compléter l’ensemble des données dans le fichier d’import : les données manquantes peuvent être saisies directement dans le logiciel.