Les étapes du processus de sélection de nouveaux véhicules

Cette partie permet au gestionnaire de choisir le véhicule approprié, correspondant le mieux aux besoins réels, à travers l’établissement de bons critères de sélection. Ce processus de sélection des nouveaux véhicules s’inspire du travail de Wafer (1997). Il présente une méthodologie assez complète, détaillée en étapes successives. La Figure 3.3 présente la série d’étapes nécessaire à la sélection d’un véhicule. Elles sont expliquées dans les sections qui suivent.

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3.2.1. Définition des besoins de nouveaux véhicules

Le comportement de certains gestionnaires qui choisissent l’équipement d’abord et tentent de l’adapter par la suite n’est pas conseillé. Il importe en effet de définir en premier lieu les besoins existants et ensuite de s’orienter vers l’équipement qui correspond le mieux aux besoins. L’étape suivante consiste à définir les caractéristiques techniques recherchées.

3.2.2. Définition des caractéristiques techniques recherchées

Une fois les besoins précisés, il est nécessaire de définir les caractéristiques techniques recherchées. Pour ce faire, trois actions importantes doivent être réalisées. Elles sont l’établissement du profil du véhicule, l’évaluation de la convenance des véhicules actuels et la confrontation des besoins aux spécifications des manufacturiers.

Pour établir le profil du véhicule recherché, il est nécessaire d’analyser la capacité (en termes de taille et poids) des véhicules recherchés et de vérifier qu’ils soient bien équipés pour pouvoir satisfaire les besoins opérationnels de la flotte. Pour déterminer les fonctions recherchées, ils doivent répondre à plusieurs facteurs techniques, économiques et environnementaux qui ont été détaillés à la section 3.1.

L’évaluation de la convenance des véhicules actuels nous ramène à la section 2.1.1 (l’analyse de l’état actuel du parc) car il est nécessaire se référer à la base de données pour vérifier les conditions actuelles d’utilisation. Cela nous permet de voir si l’équipement actuel est facile à entretenir, s’il se manœuvre bien, s’il a la capacité de suffire à la tâche et s’il est facile d’utilisation tout en permettant l’exécution de leurs tâches. Cette analyse nous permet de faire ressortir les besoins non comblés de la flotte actuelle et d’améliorer le standard de caractéristiques techniques que devra avoir le nouveau véhicule.

Le fait de demander un cahier des charges du véhicule désiré aux manufacturiers permet de confronter les besoins déterminés aux spécifications. Cela facilite l’obtention de services de qualité et de prix concurrentiels.

3.2.3. Spécification des caractéristiques

À cette étape, les gestionnaires sont en mesure d’élaborer un cahier de charges du véhicule désiré qui devra inclure des spécifications claires et détaillées pour ne pas laisser place à des interprétations diversifiées.

3.2.4. Appel d’offres et analyse de soumissions

Une fois les spécifications des caractéristiques établies, il est nécessaire de procéder à l’appel d’offres en considérant la quantité des véhicules désirés, la date et le lieu de livraison et les conditions particulières rattachées (par exemple la quantité de carburant pour chaque équipement). D’autres détails doivent aussi apparaître dans l’appel d’offres comme la fin de la période de soumission, le numéro de téléphone et le nom d’une personne ressource.

Une fois les soumissions reçues, il est conseillé de vérifier que celles-ci correspondent aux attentes, tant en termes de spécifications que des prix. Pour ce faire, une grille d’analyse pour l’ensemble de soumissions est fort utile, ce qui permet de faire une évaluation équitable et le plus objective possible.

3.2.5. Évaluation des véhicules retenus

À cette étape, les véhicules retenus sont soumis à un processus d’évaluation permettant de choisir un véhicule spécifique qui répond à l’ensemble des facteurs économiques, environnementaux, techniques et d’autres, difficilement quantifiables. Pour bien mener à terme cette évaluation, le décideur peut avoir recours à l’analyse multicritère, expliquée à la section 2.3.

Grâce à cette méthode, une analyse plus réaliste et plus holistique des conditions d’opération des équipements peut être réalisée de manière à ce que des facteurs de nature et mesure distincts soient intégrés. Toutes les catégories de facteurs, quantitatifs et qualitatifs, sont tout d’abord évaluées sur une base individuelle. Un croisement de ces facteurs est ensuite effectué pour réaliser la comparaison sur une base globale.

79 Pour faire l’évaluation, sur une base quantitative, les gestionnaires peuvent, d’une part, tenir compte de la variation monétaire au fil du temps. Il s’agit en fait d’évaluer les facteurs financiers tels que l’inflation, le taux d’intérêt, l’actualisation des coûts, le financement, les dépenses d’intérêt et la fiscalité. Ce sont des éléments qui ont une incidence directe sur les coûts réels de possession.

D’autre part, ils peuvent analyser l’ensemble des coûts et des facteurs financiers sous une perspective globale ayant pour but de déterminer lequel des véhicules aura le coût le plus bas. Pour permettre à l’acheteur de quantifier les coûts de possession pour chaque véhicule, Wafer (1997) consacre une partie à la méthode du coût sur la durée de vie, LCC « Life cycle cost» (Wafer, 1997). Plusieurs auteurs proposent l’évaluation de coûts de possession à l’aide de cette méthode car très souvent les décisions d’achat de véhicules se prennent sur la base du plus bas coût d’acquisition offert par les soumissionnaires. Mais, le véhicule le moins cher à l’achat n’est pas nécessairement celui dont les coûts de possessions seront les plus bas au cours de sa durée de vie.

Une fois réalisé l’évaluation des facteurs quantitatifs, il importe d’évaluer tous les facteurs difficilement quantifiables. L’évaluation de facteurs qualitatifs, quant à elle, consiste à tenir compte des caractéristiques qu’il ne faut pas négliger, à tel point que dans la pratique, une bonne partie des décisions d’achat sont prises en tenant compte seulement ce type de facteurs.

La méthode de hiérarchie multicritère (MHM) est utilisée pour leur évaluation car elle prend en considération les opinions subjectives des gestionnaires. C’est une méthode qui évalue de façon tangible des facteurs complexes et difficilement quantifiables. Elle complète donc, avantageusement d’autres méthodes d’évaluation quantitatives.

La dernière étape est l’application d’une méthode globale qui permet de pondérer les résultats obtenus dans les deux premières étapes pour faire le choix du véhicule par la suite. Pour tenir compte de l’ensemble de facteurs qualitatifs et quantitatifs, cette méthode globale a recours elle aussi à la méthode de hiérarchie multicritère. La Figure 3.4 (Wafer, 1997) montre le choix d’un véhicule en fonction de ces trois étapes.

Figure 3. 4: Hiérarchie pour le choix d’un véhicule en considérant les facteurs de coûts et intangibles.

En somme, le type de véhicule ayant le plus faible des coûts, avec le moindre impact environnemental, qui tire profit des dernières technologies et possède la performance technique appropriée sera conseillé comme la meilleure option.