Premier principe : réfléchir avant d’agir Pourquoi faire cela ? Dans quel but ?
Il convient de se poser ces deux questions avant de concevoir un tableau de données. Les réponses conditionneront en effet la structure du tableau de données. Rien n’est plus pénible que d’avoir à saisir une information oubliée alors que la liste contient déjà plus de cent lignes. De même qu’il est fastidieux d’avoir à
125 6.1. Gérer des données avec Excel
saisir des informations qui seront finalement inutiles. Il s’agit de trouver le juste milieu entre le « trop » et le « trop peu ».
Deuxième principe : structurer le tableau
Une fois que l’objectif est formalisé, il convient de définir précisé-ment les colonnes du tableau de données (en gestion de bases de données, on parle de champs). En effet, dans un tableau de don-nées, chaque colonne contient un type de données. Dans notre exemple, il y aura une colonne pour le nom, une pour le prénom…
Chaque individu sera représenté par une ligne de la liste (en gestion de bases de données, on parle d’enregistrement). Pour une meilleure lisibilité de la liste, la première ligne doit contenir le nom de chaque donnée.
Excel vous autorise à saisir, dans une même colonne, des infor-mations de nature différente (nombre, texte, date…), mais il est préférable, pour faire des traitements systématiques, de n’autori-ser qu’un type de données par colonne.
Troisième principe : aider l’utilisateur
Une fois les données à saisir déterminées, il reste à construire le tableau sur la feuille de calcul. La première ligne doit contenir les noms des données (ou étiquettes de colonnes). C’est le minimum pour que l’utilisateur, qui peut être différent du concepteur, s’y retrouve. Ces noms (ou étiquettes) doivent être à la fois concis et évocateurs. Concis car autrement, ils nuiront à la lisibilité, et évocateurs car il ne doit pas exister d’ambiguïté pour l’utilisateur.
Saisie des étiquettes de colonnes
Afin de permettre une utilisation optimale des fonctions de tri et d’analyse, il est préférable de saisir les étiquettes de colonnes sur une seule ligne. Si vous avez besoin d’étiquettes dont le texte s’étend sur plusieurs lignes, renvoyez le texte à la ligne dans la cellule.
Il est également utile de les mettre en forme de façon différente des données (en gras, avec un fond d’une autre couleur…).
Malheureusement, personne n’est à l’abri d’une erreur de saisie.
Le concepteur d’un tableau de données dispose d’au moins deux outils pour aider l’utilisateur :
j les couleurs ;
j les validations ;
Les couleurs permettent d’indiquer à l’utilisateur les colonnes qu’il doit remplir.
Les validations de contenu des cellules permettent de restreindre les valeurs possibles dans les cellules. Par exemple, pour la saisie du sexe d’une personne, une liste déroulante n’autorisera que H ou F. Cela évite de se retrouver avec une colonne contenant des H, F, G, M, 1, 2 qui rendraient tout traitement statistique impossible.
Pour plus d’informations sur les validations de contenu, reportez-vous au chapitreDécouvrir d’autres utilisations des formules.
6.2. Découvrir les fonctions indispensables
Nous allons tout d’abord passer en revue les fonctions essentiel-les. Chacune d’elles est accompagnée d’un exemple simple.
DECALER
Renvoie une référence à une plage décalée d’un nombre déter-miné de lignes et de colonnes par rapport à une cellule ou à une plage de cellules. La référence qui est renvoyée peut être une cellule unique ou une plage de cellules. Vous pouvez spécifier le nombre de lignes et de colonnes à renvoyer.
Syntaxe : DECALER(réf;lignes;colonnes;hauteur;
largeur)
réf Référence par rapport à laquelle le décalage doit être opéré. L’argumentréfdoit être une réfé-rence à une cellule ou à une plage de cellu-les adjacentes ; sinon, la fonctionDECALER renvoie le message d’erreur#VALEUR!.
lignes Nombre de lignes vers le haut ou vers le bas dont la cellule supérieure gauche de la référence renvoyée doit être décalée. Si l’argument lignesest égal à 5, la cellule supérieure gauche de la référence est décalée de cinq
127 6.2. Découvrir les fonctions indispensables
lignes en dessous de la référence. L’argu-mentlignespeut être positif (c’est-à-dire en dessous de la référence de départ) ou néga-tif (c’est-à-dire au-dessus de la référence de départ).
colonnes Nombre de colonnes vers la droite ou vers la gauche dont la cellule supérieure gauche de la référence renvoyée doit être décalée. Si l’argumentcolonnesest égal à 5, la cellule supérieure gauche de la référence est déca-lée de cinq colonnes vers la droite par rap-port à la référence. L’argumentcolonnes peut être positif (c’est-à-dire à droite de la référence de départ) ou négatif (c’est-à-dire à gauche de la référence de départ).
hauteur Hauteur, exprimée en nombre de lignes, que la référence renvoyée doit avoir. L’argument hauteurdoit être un nombre positif. Il est facultatif ; s’il est omis, la valeur par défaut est celle de l’argumentréf.
largeur Largeur, exprimée en nombre de colonnes, que la référence renvoyée doit avoir.
L’argumentlargeurdoit être un nombre po-sitif. Il est facultatif ; s’il est omis, la valeur par défaut est celle de l’argumentréf.
EQUIV
Renvoie la position relative d’un élément d’une matrice qui équi-vaut à une valeur spécifiée dans un ordre donné.
Syntaxe : EQUIV(valeur_cherchée;matrice_recherche;type) valeur_cherchée Valeur dont vous souhaitez l’équivalent dans
l’argumentmatrice_recherche.
matrice_recherche Plage de cellules adjacentes contenant les valeurs d’équivalence possibles. L’argument Figure 6.1 : La fonction DECALER
matrice_recherchepeut être une matrice ou une référence matricielle.
type Nombre -1, 0 ou 1 qui indique comment Excel doit procéder pour comparer l’argument valeur_cherchéeaux valeurs de l’argument matrice_recherche.
j Si la valeur de l’argumenttypeest 1, la fonctionEQUIVtrouve la valeur la plus élevée qui est inférieure ou égale à celle de l’argument valeur_cherchée. Les valeurs de l’argument matrice_recherche doivent être placées en ordre croissant. Si l’argument est omis, 1 est la valeur par défaut.
j Si la valeur de l’argumenttypeest 0, la fonctionEQUIVtrouve la première valeur exactement équivalente à celle de l’argument valeur_cherchée. Les valeurs de l’argumentmatrice_recherche peuvent être placées dans un ordre quelconque.
j Si la valeur de l’argumenttypeest -1, la fonctionEQUIVtrouve la plus petite valeur qui est supérieure ou égale à celle de l’argu-ment valeur_cherchée. Les valeurs de l’argument matrice_
recherchedoivent être placées en ordre décroissant.
INDEX
Renvoie une valeur ou une référence à une valeur provenant d’un tableau ou d’une plage de valeurs. La fonctionINDEXexiste sous deux formes, matricielle et référentielle. La forme matricielle ren-voie une valeur ou une matrice de valeurs, tandis que la forme référentielle renvoie une référence.
Syntaxe 1 : INDEX(tableau;no_lig;no_col)
tableau Plage de cellules ou constante de matrice.
Figure 6.2 : La fonction EQUIV
129 6.2. Découvrir les fonctions indispensables
no_lig Ligne de la matrice dont une valeur doit être renvoyée. Si l’argumentno_ligest omis, l’ar-gumentno_colest obligatoire.
no_col Colonne de la matrice dont une valeur doit être renvoyée. Si l’argumentno_colest omis, l’argumentno_ligest obligatoire.
Syntaxe 2 : INDEX(réf;no_lig;no_col;no_zone) réf Référence à une ou plusieurs plages de
cellules.
no_lig Numéro de la ligne deréfà partir de laquelle une référence doit être renvoyée.
no_col Numéro de la colonne deréfà partir de la-quelle une référence doit être renvoyée.
no_zone Plage de l’argumentréfpour laquelle l’inter-section deno_coletno_ligdoit être ren-voyée. La première zone sélectionnée ou entrée porte le numéro 1, la deuxième, le numéro 2, et ainsi de suite. Si l’argument no_zoneest omis, la fonctionINDEXutilise la zone numéro 1.
NB.SI.ENS
Compte le nombre de cellules à l’intérieur d’une plage qui répon-dent plusieurs critères.
Syntaxe : NB.SI.ENS(plage_critère1;critère1, plage_critère2;critère2…)
Figure 6.3 : La fonction INDEX syntaxe 1
Figure 6.4 : La fonction INDEX syntaxe 2
plage_critère1, plage_critère2,…
1 à 127 plages de cellules sur lesquelles s’applique le critère.
critère1, critère2…
1 à 127 critères, sous forme de nombre, d’expression ou de texte, définissant les cellules à dénombrer.
RECHERCHE
Renvoie une valeur provenant soit d’une plage à une ligne ou à une colonne, soit d’une matrice. La fonction RECHERCHEa deux formes de syntaxe, vectorielle et matricielle. La forme vectorielle (syntaxe 1) de la fonctionRECHERCHEcherche une valeur dans une plage à une ligne ou à une colonne (appelée vecteur) et renvoie une valeur à partir de la même position dans une seconde plage à une ligne ou à une colonne. La forme matricielle (syntaxe 2) de la fonction RECHERCHEcherche la valeur spécifiée dans la première ligne ou colonne d’une matrice et renvoie une valeur à partir de la même position dans la dernière ligne ou colonne de la matrice.
Syntaxe 1 : RECHERCHE(valeur_cherchée;vec-teur_recherche;vecteur_résultat) valeur_cherchée Valeur que la fonction cherche dans une
matrice. L’argumentvaleur_cherchéepeut être un nombre, du texte, une valeur logi-que, un nom ou une référence désignant une valeur.
vecteur_recherche Plage de cellules qui contient du texte, des nombres ou des valeurs logiques que vous voulez comparer à la valeur cherchée. Les valeurs de l’argumentvecteur_recherche peuvent être du texte, des nombres ou des valeurs logiques. Les valeurs de l’argument vecteur_recherchedoivent être placées en ordre croissant.
Figure 6.5 : La fonction NB.SI.ENS
131 6.2. Découvrir les fonctions indispensables
vecteur_résultat Plage qui contient une seule ligne ou colonne.
La plage doit être de même dimension que l’argumentvecteur_recherche.
Syntaxe 2 : RECHERCHE(valeur_cherchée;tableau) valeur_cherchée Valeur que la fonctionRECHERCHEcherche
dans une matrice. L’argumentvaleur_
cherchéepeut être un nombre, du texte, une valeur logique, un nom ou une réfé-rence désignant une valeur.
tableau Plage de cellules qui contient du texte, des nombres ou des valeurs logiques que vous voulez comparer à l’argumentvaleur_
cherchée.
Sens de la recherche
Si l’argumenttableaucouvre une surface plus large que haute (plus de colonnes que de lignes), la fonctionRECHERCHEcherche la valeur de l’argumentvaleur_cherchéedans la première ligne.
Si l’argumenttableauest un carré ou est plus haut que large (plus de lignes que de colonnes), la fonctionRECHERCHEopère la recherche dans la première colonne.
Figure 6.6 : La fonction RECHERCHE syntaxe 1
Figure 6.7 : La fonction RECHERCHE syntaxe 2
Résultat de la fonction RECHERCHE
Si la fonction RECHERCHE ne peut trouver l’argument valeur_
cherchée, elle utilise la plus grande valeur de la matrice inférieure ou égale à celle de l’argumentvaleur_cherchée.
Si la valeur de l’argumentvaleur_cherchéeest inférieure à la plus petite valeur de la première ligne ou colonne (selon les dimensions de la matrice), la fonctionRECHERCHErenvoie le message d’erreur#N/A.
RECHERCHEV
Recherche une valeur dans la colonne de gauche d’une table ou d’une matrice de valeurs, puis renvoie une valeur, dans la même ligne, d’une colonne que vous spécifiez dans la table ou la matrice.
Syntaxe :
RECHERCHEV(valeur_cherchée,ta-ble_matrice,no_index_col,valeur_proche) valeur_cherchée Valeur à rechercher dans la colonne de
gauche de la table. Il peut s’agir d’une valeur, d’une référence ou d’une chaîne de texte.
table_matrice Table de données dans laquelle est exécutée la recherche de la valeur.
no_index_col Numéro de la colonne detable_matriceà partir de laquelle la valeur correspondante est renvoyée. Une valeur deno_index_col égale à 1 renvoie la valeur de la première colonne de l’argumenttable_matrice, une valeur deno_index_colégale à 2 renvoie la valeur de la deuxième colonne de l’argu-menttable_matrice, etc. Si la valeur deno_
index_colest inférieure à 1,RECHERCHEV ren-voie le message d’erreur#VALEUR!; si la valeur deno_index_colest supérieure au nombre de lignes detable_matrice, RECHERCHEVrenvoie le message d’erreur
#REF!.
valeur_proche Valeur logique qui spécifie si vous voulez que RECHERCHEVtrouve une correspondance exacte ou approximative. Si cet argument estVRAIou omis, une donnée proche est renvoyée. En d’autres termes, si aucune
133 6.2. Découvrir les fonctions indispensables
valeur exacte n’est trouvée, la valeur immé-diatement inférieure àvaleur_cherchéeest renvoyée. Si cet argument estFAUX, RECHERCHEVrecherche une correspondance exacte. Si elle n’en trouve pas, le message d’erreur#N/Aest renvoyé.
SOMME.SI.ENS
Additionne des cellules spécifiées si elles répondent à plusieurs critères.
Syntaxe : SOMME.SI.ENS(somme_plage ;plage_critère1;
critère1 ; plage_critère2;critère2…) somme_plage Cellules à additionner.
plage_critère1, plage_critère2,…
1 à 127 plages de cellules sur lesquelles s’applique le critère.
critère1, critère2…
1 à 127 critères, sous forme de nombre, d’expression ou de texte, définissant les cellules à additionner.
Figure 6.8 : La fonction RECHERCHEV
Figure 6.9 : La fonction SOMME.SI.ENS
SOMMEPROD
Multiplie les valeurs correspondantes des matrices spécifiées et calcule la somme de ces produits.
Syntaxe : SOMMEPROD(matrice1;matrice2;matrice3,...) matrice1,
matrice2,…
2 à 255 matrices dont vous voulez multiplier les valeurs pour ensuite additionner leur produit.
SOUS.TOTAL
Renvoie un sous-total dans un tableau ou une base de données.
Syntaxe : SOUS.TOTAL(no_fonction;réf1;réf2;...) no_fonction Nombre compris entre 1 et 11 indiquant
quelle fonction utiliser pour calculer les sous-totaux d’un tableau.
Tableau 6.1 : Valeurs possibles de l’argument type
no_fonction Fonction
1 MOYENNE
2 NB
3 NBVAL
4 MAX
5 MIN
6 PRODUIT
7 ECARTYPE
8 ECARTYPEP
9 SOMME
Figure 6.10 : La fonction SOMMEPROD
135 6.2. Découvrir les fonctions indispensables
Tableau 6.1 : Valeurs possibles de l’argument type
no_fonction Fonction
10 VAR
11 VAR.P
réf1,réf2 1 à 255 plages ou références pour lesquelles vous souhaitez un sous-total.
Insertion de sous-totaux
Il est généralement plus facile de créer une tableau comportant des sous-totaux à l’aide du bouton Sous-total(onglet Données, groupe Plan). Une fois cette tableau créée avec ses sous-totaux, vous pouvez la modifier en changeant la fonctionSOUS.TOTAL.
6.3. Faire des recherches simples
Dans un premier temps, vous allez mettre en pratique quelques-unes des fonctions décrites précédemment dans des situations courantes liées à l’exploitation de bases de données. Il s’agit notamment de rechercher des valeurs particulières. Nous traite-rons également le cas des tableaux à double entrée.