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DEMANDE DE PRIX N°01/2021/FENACOPAB
1. PERSONNE DE CONTACT AU SEIN DE LA FENACOPAB
NOM : AKPOE A. Athanase
FONCTION : Président de la FENACOPAB
ADRESSE : Allada, Allomey-Fandji, Maison ASSOGBA Edith
TEL +(229) 66 05 63 66
E-MAIL : a[email protected]
2. OBJET DE LA DEMANDE
Recrutement d’un cabinet d’expertise pour l’élaboration du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la Fédération Nationale des Coopératives Villageoises des Producteurs d’Ananas du Bénin (FENACOPAB) et l’acquisition, l’installation et le paramettrage du Logiciel comptable PERFECTO PRO.
3. REFERENCES FENACOPAB DP N° 01/2021/FENACOPAB
4. INSTRUCTION
Réception des offres :
DATE : 01/03/ 2021 à 10 heures au plus tard
LIEU :
Les prestataires intéressés devront transmettre leur proposition établie en langue française et en deux (02) exemplaires dont un (01) original et une (01) copie, marquées comme telles, sous plis fermé portant la mention « Offre pour Demande de Prix N°01/2021/ FENACOPAB» : « A n’ouvrir qu’en séance » par remise contre accusé de réception au secrétariat de la FENACOPAB sis à « Allada, Allomey-Fandji, Maison ASSOGBA Edith, Téléphone : 97 63 60 37 ».
En plus, le soumissionnaire joindra à ces offres sur papier, une version électronique, sous forme d’un ou plusieurs fichiers au format PDF sur Clé Usb, conforme à la version papier.
Le service est accessible, tous les jours ouvrables, pendant les heures de bureau : de 8h00. à 12h30. et de 15 h. à 18 h.30.
Les offres doivent être reçues à cette adresse au plus tard le 01/03/2021 à 10h00 heures de Cotonou.
Les offres envoyées d’une toute autre manière ou à d’autres destinataires seront écartées de l’évaluation des offres.
Toutes les offres doivent être envoyées avant la date et heure finale de réception des offres indiqués ci-dessus.
Les offres envoyées en retard ne seront pas acceptées.
L’ouverture des offres aura le 1er mars 2021 à 10h 30 mn au lieu de dépôt en présence des soumissionnaires qui désirent
yparticiper.
Documents à joindre
A. Les références du soumissionnaire (voir modèle point 9) B. La lettre de soumission (voir modèle point 10)
C. Relevé d’identité bancaire
D. Le document justifiant que le soumissionnaire est en règle en matière de paiement des cotisations sociales, valable au dernier trimestre échu avant la date de dépôt des offres.
E. Le document justifiant que le soumissionnaire est en règle en matière de paiement des impôts et taxes, valable au dernier trimestre échu avant la date de dépôt des offres.
F. Un curriculum vitae détaillé daté et signé (trois pages au maximum) présentant les expériences du candidat au cours des cinq dernières années et en lien avec la mission (intitulé, année, lieu, commanditaire, durée et coût de la mission) ;
G. Les photocopies légalisées des diplômes requis (formation de base et spécialisation) ;
H. Les preuves des expériences de missions similaires accomplies auprès des institutions/organismes publiques nationale et internationale/OPA (photocopies légalisées des attestations de bonnes fins d’exécution de missions assorties de contrat ou de bon de commande) ;
I. Une note (3 pages au maximum) présentant l’organisation, le chronogramme, la méthodologie et les outils qui seront déployés à chaque étape de la mission datée et signée (étapes de préparation, de colectte de données, d’éaboration et d’internalisatin) ;
J. Un engagement de disponibilité du soumissionnaire pendant la période de la mission datée et signée ;
K. Un planning d’exécution cohérent et détaillé prenant en compte toutes les activités à mener par le consultant daté et signé ; L. Le prix (devis quantitatif et estimatif) (voir modèle point 8) DELAI DE VALIDITE DES OFFRES : 90 jours
5. SPECIFICATIONS TECHNIQUES / TERMES DE REFERENCES Contexte et justification
Dans le cadre de l’amélioration des capacités de la Fédération Nationale des Coopératives Villageoises de Producteurs d’Ananas du Bénin (FENACOPAB) sur les plans de la structuration, la gouvernance, le fonctionnement et les services aux membres, le Programme de Développement de l’Entreprenariat dans la Filière Ananas (DEFIA) d’Enabel, octroie à la FENACOPAB un subside pour financer les actions visant à
« Renforcer l’acquisition d’intrants de qualité et abordables (y compris la main d’œuvre spécialisée) et la vente des produits de la part des membres de la FENACOPAB fortifiée dans son rôle à tous les niveaux d’organisation.
L’action est en lien avec l’objectif spécifique 1 de l’intervention 1 de DEFIA qui est de « Renforcer de manière inclusive et durable les CVA ciblées et leur positionnement sur le marché, en œuvrant à répondre aux goulots d’étranglement et à la professionnalisation des agri-entrepreneurs y impliqués ».
Dans le cadre de la mise en œuvre de l’action subsidiée, le Programme DEFIA a mis à la disposition de la FENACOPAB des ressources pour l’accompagner dans l’élaboration de son manuel de procédures administratives, financières et comptables et la mise en place d’un système de comptabilité adéquat à travers l’acquisition, l’installation du Logiciel comptable PERFECTO PRO.
Les présents termes de références viens préciser les condictions de recrutement d’un cabinet d’expertise en gestion et comptabilité des Organisations Professionnelles Agricoles pour l’élaboration du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOPAB et l’acquisition, l’installation du Logiciel comptable PERFECTO PRO au profit de la fédération.
Objectif
La mission consiste à accompagner la Fédération Nationale des Coopératives Villageoises des Productrus d'Ananas du Bénin (FENACOPAB) dans l’élaboration de son manuel de procédures administratives, financières et comptables et la mise en place d’un système comptable adéquat.
A ce titre, le cabinet est chargé de :
- Conduire un diagostic organisationnel, administratif et financier de la FENACOPAB - Réaliser un diagnostic participatif de la gestion administrative, financière et comptable actuelle
de la FENACOPAB ;
- Evaluer les capacités (financière, technique, humain, ...) nécessaires à la mise en œuvre du manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
- Proposer au groupe de référence1 le canevas du manuel de procédures administratives, financières et comptables, l’organisation, méthodologie et les outils l’élaboration du mannuel en lien l’acte uniforme de l’OHADA relatif au droit des coopératives mais aussi avec les capacités de mise en œuvre réelles et réalistes de l’organisation organisations.
- Elaborer le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP
- Organiser et animer avec les élus, techniciens et membres de la FENACOPAB des séances de définition des proccédures adapté à l’organisation ;
- Elaborer de manière participative le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOPAB en tenant compte de son organisation, sa structuration, son fonctionnement et son objet social ;
- Faire valider le manuel élaborer par le groupe de réference.
- Faire internaliser le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP
- former les élus, techniciens de la FENACOPAB sur le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP ;
- Appuyer la mise en place des outils nécessaires à la mise en œuvre du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP.
- Installer un logiciel comptable à la FENACOPAB
1 Un groupe de référence composé de l’AIAB, ENABEL, MAEP (DLROPEA) et ATDA7 sera mise en place pour une assurance qualité du processus et des documents produits par le bureau.
- Fournir, installer et paramettrer convenablement le logiciel comptable Perfecto Pro.
- Former le comptable à l’utilisation du logiciel comptable Perfecto Pro.
Résultats
- Un diagnostic participatif de la gestion administrative, financière et comptable actuelle de la FENACOPAB est réalisé et documenté ;
- Le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOPAB est élaboré et validé ;
- Le manuel de procédures administratives, financières et comptables est maîtrisé par les élus et technicien et la struture ;
- La FENACOPAB dispose d’un logiciel comptable Perfecto Pro fonctionnel.
Produits
Au cours et au terme de ce marché, les produits ci-après sont attendus :
- Un rapport diagnostic de la gestion administrative, financière et comptable actuelle de la FENACOPAB
- Cinq (5) exemplaires du manuel de procédures, bien reliés, en couleurs en format A5 ou A4 ou autre format
- Les versions word et PDF des différents produits attendus sur supports numériques - Le logiciel comptable Perfecto Pro
- Un rapport général à la fin de la mission Méthodologie et planning
- Le cabinet d’expertise définira les méthodes/étapes et outils nécessaires pour la conduite de sa mission. Ces étapes doivent prendre en compte au minimum les points suivant :La préparation et la conduite du diagostic organisationnel, administratif et financier de la FENACOPAB ;
- L’elaboration et validation du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP ;
- L’internalisation du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP .
- L’installation et assistance à la pise en main d’un logiciel comptable à la FENACOPAB Le cabinet sera suivi par un groupe de référence qui valide les documents comme suit :
Réunion 1 :
o Méthodologie (étapes) / Organisation/ Outils de la mission. Présentation en PowerPoint Réunion 2 :
o Résultats du diagostic organisationnel, administratif et financier de la FENACOPAB
o le canevas du manuel de procédures administratives, financières et comptables, l’organisation, méthodologie et les outils l’élaboration du mannuel en lien l’acte uniforme de l’OHADA relatif au droit des coopératives mais aussi avec les capacités de mise en œuvre réelles et réalistes de l’organisation organisations
Réunion 3 :
o La versionproisoire du manuel de procédures administratives, financières et comptables Réunion 4 :
La verion définitive du manuel de procédures administratives, financières et comptables.
Il sera accordé au cabinet d’expertise seize (16) homme/jour pour la téalisation de la mission.
Le cabinet d’expertise propose un chronogramme d’activités permettant de réaliser la mission dans une période d’un (01) mois maximum.
Evaluation des offres Motifs d’exclusion
L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’avant la conclusion du marché : le pouvoir adjudicateur demandera obligatoirement les documents suivants :
- une attestation fiscale prouvant que le soumissionnaire est en règle avec ses obligations relatives au paiement des impôts et taxes conformément à la législation du pays dans lequel il est établi ;
- une attestation de sécurité sociale. Pour les soumissionnaires établis au Bénin, relative au dernier trimestre précédent la date de remise des offres. Si le soumissionnaire est un consultant indépendant, et/ou ne disposant pas de personnel, celui-ci joindra la preuve du paiement des cotisations de sécurité sociale (comme par exemple, une attestation de sa caisse d’assurance sociale).
- une attestation récente du greffe du tribunal de commerce compétent de laquelle il ressort que le soumissionnaire n’est pas en situation de faillite, de concordat judiciaire ou de liquidation ;
L’évaluation des offres se fera suivant les critères de sélection et d’attribution suivant : Critères de sélection
Profil du cabinet : la mission sera réalisée par un cabinet ou bureau d’études ayant une expérience avérée dans l’élaboration des documents de gestion. Le cabinet doit disposer d’expériences avérées et des référentiels applicables au secteur agricole en général et aux Organisations Professionnelles Agricoles (OPA) en particulier. Il doit avoir une bonne connaissance du cadre de gestion des ressources de l’Etat, des PTF et du SIGFIP, des reformes actuelles en cours dans le secteur agricole notamment les Organisations de Producteurs.
Les expériences pertinentes du cabinet dans le domaine de l’élaboration des documents de gestions au niveau des OPA, d’au moin trois (03) doivent être justifiées par des pièces valables et légalisées.
Profil de l’expert : Le personnel clé du cabinet affecté à la mission doit être un expert de niveau universitaire Bac +4 au moins en comptabilté et gestion avec des connaisances avérée de la gestion des coopératives et de l’acte uniforme de l’OHADA relatif au droit des coopératives. Il doit avoir une bonne connaissance du secteur agricole.
Le cabinet qui ne remplissent pas ces conditions sera exclu de la suite du processus.
Critères d’attribution
Le pouvoir adjudicateur choisira l’offre régulière ayant totalisé le maximum de points sur 100.
Critère 1 : Méthodologie, organisation et chronogramme (30%) :
Le soumissionnaire proposera une note qui présente la méthodologie, l’organisation ainsi que le chronogramme des activités (07 pages max au total). La note sera appréciée selon des critères de cohérence, pertinence et réalisme .
Critère 2 : Expertise du soumissionnaire (30%) :
Critères Expertise du soumissionnaire
Expert clé du cabinet :
Expériences dans l’élaboration de documents de gestion au profit des OPA
❖ Experience en élaboration de documents de gestion de base (manuel admin-fin, Système SE) aux entrepises publiques ou privées :
2 expériences : 5 pts 3 expériences : 10 pts
Plus de 3 expériences : 15 pts
❖ Experience en élaboration de manuel de procédures administratives, financières et comptables aux OPA
1 expériences : 10 pts Plus de 2 expériences : 15 pts
Critère 3 : Prix (40%)
L’évaluation de ce critère se fera sur la base de l’offre financière.
Les règles suivantes seront chaque fois appliquées pour distribuer les points : - En ce qui concerne le critère « prix », la formule suivante sera appliquée :
Points offre X = Prix offre la plus basse/Prix offre X * 40
- Le montant pris en compte dans la comparaison des prix est le montant total de l’offre.
Pour les autres critères, la meilleure offre reçoit chaque fois le maximum des points et les autres offres sont cotées en fonction de l’écart relatif par rapport à la meilleure offre
Cotation finale
Les cotations pour les critères d’attribution seront additionnées. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtient la cotation finale la plus élevée, après que le pouvoir adjudicateur aura vérifié, à l’égard de ce soumissionnaire, l’exactitude de la déclaration sur l’honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration sur l’honneur corresponde à la réalité.
Attribution du marché
Le marché sera attribué au soumissionnaire qui a remis l’offre régulière, le cas échéant améliorée après négociations, la plus intéressante pour le marché.
Il faut néanmoins remarquer qu’il n’existe aucune obligation pour le pouvoir adjudicateur d’attribuer le marché.
Le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode.
Conclusion du contrat
Le marché a lieu par la notification au soumissionnaire choisi de l’approbation de son offre.
La notification est effectuée par courrier.
Le contrat intégral consiste dès lors en un marché attribué par la FENACOPAB au soumissionnaire choisi conformément au :
- La présente demande de prix et ses annexes ;
- La meilleure offre finale (BAFO) approuvée de l’adjudicataire et toutes ses annexes ; - La lettre portant notification de la décision d’attribution ;
- Le cas échéant, les documents éventuels ultérieurs, acceptés et signés par les deux parties.
Modalités de paiement
Le paiement se fera en deux (02) temps.
- Le premier paiement sera payée en prix gbobal relatif après les phases 1 et 2 dûment senctionnée par le dépôt de tous les livrables rélatifs à ces phases notamment :
- Un rapport diagnostic de la gestion administrative, financière et comptable actuelle de la FENACOPAB
- Cinq (5) exemplaires du manuel de procédures, bien reliés, en couleurs en format A5 ou A4 ou autre format
- Les versions word et PDF des différents produits attendus des phases 1, 2 et 3 sur spports numériques - Le deuxième paiement interviendra dans les mêmes conditions que le primier après les phases 3 et 4
dûment senctionnée par le dépôt de tous les produits rélatifs à ces phases notamment :
- L’internalisation du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOBAP .
- L’installation et assistance à la pise en main d’un logiciel comptable à la FENACOPAB - Un rapport général à la fin de la mission
Le montant à payer chaque fois sera fonction de la proposition financière du soumissionnaire pour ces phases.
Aucune avance ne sera payée.
6. ADRESSE DE LIVRAISON / EXECUTION
7. PERSONNE DE CONTACT POUR L’EXECUTION
ADRESSE :
Siège de la FENACOPAB sis à Allada au quartier Allomey, Maison ASSOGBA Edith, à 50 m de la pharmacie BETHESDA d'Allada en venant du carrefour de la BOA Allada
NOM : AKPOE A. Athanase
FONCTION : Président FENACOPAB GSM : +229 66 05 63 66
E-mail [email protected]
8. PRIX : Bordereaux de prix et devis quantitatif estimatif
Description Unité Quantité Prix unitaire
en euros hors TVA
Prix total hors TVA
9. REFERENCES DU SOUMISSIONNAIRE
Dénomination de la société et forme juridique
Nationalité du soumissionnaire
Numéro d’inscription organisme de sécurité sociale Numéro de registre de commerce (NRC)
Numéro d’entreprise
Représenté(e) par le(s) soussigné(s) (nom, prénom et qualité)
Personne de contact Numéro de téléphone : Adresse e-mail :
Numéro de compte pour les paiements Institution financière
Ouvert au nom de
Honoraires du cabinet Homme/jour 15
Fourniture, installation,
paramettrage du logiciel comptable Perfecto Pro ;
Assistance à la prise en main du logiciel par le personnel de la Direction Technique de la FENACOPAB
unité 1
Montant total euros
Montant total Euro lettres hors TVA:………
Points d’attention pour l’offre financière
La prise en charge du déplacement, de la restauration/hébergement sont inclus dans les tarifs forfaitaires journaliers de la prestation.
Fait à ……….., le ………..
10. MODELE DE LETTRE DE SOUMISSION
En référence à votre « demande de prix N°01/2021/FENACOPAB pour l’ « offre de services pour l’élaboration du manuel de procédures administratives, financières et comptables de la FENACOPAB et l’acquisition, l’installation du Logiciel comptable PERFECTO PRO au profit de la fédération».
Nous soussignés ……… Agissant en qualité de……….
Dénommé dans ce qui suit « prestataires » ……….………
Domicilié à ………..….. (Adresse) BP : ………....……… Tél : ………
Et en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés ;
Après avoir pris connaissance de la présente demande de prix et notamment les Termes de Références et le modèle de soumission, en acceptant les conditions, nous nous engageons en tant que cabinet d’expertise ou bureau d’études, à les exécuter conformément aux prescriptions du dossier de prix et pour un montant global hors Taxes de ……… Euros ;
Nous remettons, revêtue de notre signature la soumission et nous nous engageons, si notre soumission est acceptée, à fournir la prestation dans les délais prescrits (30 jours).
Nous acceptons de rester lié (s) par notre soumission pendant un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date fixée pour la remise des offres.
Avant la signature du marché, la présente soumission acceptée par vous vaudra engagement entre nous.
Nous acceptons que les sommes qui nous serons dues en exécution du contrat objet de la présente demande de cotation, nous soient payées en Euros et versées au compte n° …... domicilié à
……… ouvert au nom de ……….
Sont annexées à la présente soumission toutes les pièces exigées dûment complétées, signées, datées et cachetées.
En foi de quoi que je soumets ici, et j’appose ma signature.
Fait en une seule copie originale A ………, le ……….
(Le soumissionnaire) Signature et cachet
