LES ETIQUETTES LES ETIQUETTES
AVEC AVEC
Table des matières
****************************************...2
1ére partie - Sélection de la base de données...2
2éme partie - création des étiquettes...4
Création du gabarit d’étiquettes...4
Fusion...17
État des lieux...26
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1ére partie - Sélection de la base de données
Puisqu’il nous faut créer une base de données pour faire les étiquettes, commençons par cela.
Je clique sur le menu « Édition/Changer de base de données... » :
Une boîte de dialogue s’ouvre. La base « Bibliography » est fournie par défaut sur OpenOffice, les autres bases sont celles précédemment utilisées
Je clique sur le bouton « Parcourir... » pour chercher ma base de données
Je navigue jusqu’au bon dossier dans lequel se trouve la source de données « Calc ». Je double- clique sur ce fichier.
La nouvelle base a été créée et enregistrée pour le mailing.
Ce fichier sera désormais disponible en permanence dans OpenOffice.
De retour sur le document, je clique sur ce bouton « Source de données » :
Et là, un volet s’intercale entre les barres d’outils et le document. Je retrouve les bases de données déclarées sur OpenOffice :
Je clique sur le petit signe « + » placé devant le base « SOURCE_DONNEES_ETIQUETTES » :
Cela développe l’arborescence : ; je clique à nouveau sur le signe « + » placé devant « Tables » ...
… et lorsque je clique sur « Feuille1 », le contenu de cette feuille de calcul s’affiche dans la partie droite du volet :
Rappelons-le : il est inutile d’essayer d’intervenir sur le contenu de la « table », ne serait-ce que pour ajouter un nouvel enregistrement ou pour corriger les données.
2éme partie - création des étiquettes
Création du gabarit d’étiquettes
La source de données est bien disponible sur OpenOffice. Il nous faut, à présent, créer un document principal « étiquettes » à partir de quoi on pourra générer toutes les planches d’étiquettes.
Je parts du principe que les feuilles d'étiquettes ont été achetées avant de procéder au publipostage.
En premier lieu, il est préférable de noter la référence du modèle. Ceci, normalement, devrait être inscrit sur l’emballage. Nous en aurons besoin pour créer notre document.
Je clique sur le menu « Fichier/Nouveau/Étiquettes » :
Ce qui fait apparaître la boîte de dialogue suivante :
Je sélectionne la base de données :
J’indique ensuite la « table » (en fait, il s’agit simplement de la feuille de calcul du classeur) :
La source de données étant identifiée, je peux désormais indiquer quels sont les champs que le programme doit récupérer, sur la table, pour réaliser le publipostage.
Ces derniers s’affichent dans le sélecteur « Champ de base de données ».
Je commence par « Titre » :
Une fois que le champ s’affiche dans le sélecteur, je clique sur ce bouton « Flèche » :
Le code de champ s’inscrit alors dans le volet de gauche de la fenêtre :
Très important : immédiatement après avoir inséré le champ « Titre », je tape un espace au clavier, afin que, sur l’étiquette, s’affiche bien quelque chose comme « Mme Annik... » et non
« MmeAnnik... ».
Après quoi, je sélectionne le champ « Prénom » et je clique à nouveau sur le bouton « flèche ». Ce code de champ s’est ajouté à la suite du précédent :
Je continue : un espace, sélection du champ « Nom », clic sur « Flèche ».
Je vérifie que le code de champ « Nom » est bien inséré dans le volet de gauche :
Avant d’insérer le code de champ suivant, j’appuie sur la touche « Entrée » du clavier pour passer à la ligne :
Car je vais insérer, à présent, le champ « Société », qui doit s’afficher sur une autre ligne que « Titre Prénom Nom »
Je vérifie que ce nouveau code de champ « Société » figure bien sur la deuxième ligne :
Puis vous procédez de la même façon pour les champs « Adresse », « Code postal » et
« Ville » (même ligne que le code postal) :
C’est à ce moment précis où j’ai besoin de la référence de mes étiquettes.
Je clique sur le sélecteur « Marque »...
Afin de choisir, parmi les références...
… celle qui correspond à mon modèle d’étiquettes :
Au besoin, je peux vérifier les dimensions en cliquant sur l’onglet « Format ». Au cas où vous auriez acheté un modèle d’étiquettes qui ne figure pas dans la liste, il est toujours possible de définir un format sur cet onglet.
L’onglet « Options », s’il s’agit d’une planche d’étiquettes », doit présenter l’option « Page entière » cochée.
Je clique sur « Synchroniser le contenu », ce qui me permettra d’afficher les modifications de mise en forme apportées sur les étiquettes (voir plus loin) :
Je clique enfin sur le bouton « Nouveau document » :
L’assistant s’efface alors de l’écran pour laisser place à un document d’une page, correspondant au gabarit d’étiquettes. Dans chaque étiquette, figurent les champs que je viens de définir.
Remarquez ce large bouton « Synchroniser les étiquettes » qui flotte dans la partie supérieure gauche de la fenêtre (encadré, ci-dessous) : ne le fermez surtout pas, nous en aurons besoin.
Je souhaite personnaliser l’apparence de ces étiquettes.
Je sélectionne le contenu de la première étiquette afin de modifier la police : « Arial Narrow » (une police naturellement étroitisée, ce qui peut s’avérer utile en cas d’adresses à rallonge) :
Je sélectionne ensuite la première ligne afin de la passer en gras :
Vous remarquez que les autres étiquettes sont restées avec la mis en forme d’origine.
Eh bien voilà à quoi sert le bouton « Synchroniser les étiquettes » (qui est disponible parce que j’avais coché l’option correspondante dans l’onglet « Options » de l’assistant).
Quand je clique dessus...
… les options de mis en forme apportée sur la première étiquette se reportent sur les autres :
Fusion
Il est temps de passer à la dernière étape de notre support : la fusion entre la « source de données » (feuille de calcul) et le « document de base », notre gabarit d’étiquettes.
Pour cela, je passe par le menu « Outils/Assistant Mailing... »
Cet assistant se décompose en huit étapes. (voir mode opératoire publipostage)
Cela signifie qu’il est possible de l’appeler sans avoir fait le travail de préparation que nous avons fait et de passer par chacune des étapes pour définir la base, le type de document principal, les champs, etc.
Puisque tout ceci est déjà paramétré, je clique directement à la dernière étape :
Ce qui déclenche l’ouverture d’une petit fenêtre qui décompte les enregistrements disponibles dans la source de données.
Une fois que la fenêtre a disparu, je peux cliquer sur « Enregistrer le document de base ».
En déplaçant légèrement l’assistant, je constate que le document affiché à l’écran n’est plus le
« document de base », précisément.
Il s’agit du document fusionné, celui qui s’imprimera sur les étiquettes.
Voilà qui peut porter à confusion, car ce qu’il s’agit d’enregistrer, à ce moment précis – le
« document de base » –, c’est le fichier d’une page, avec les champs, que nous avions sous les yeux avant la fusion (ce que j’ai appelé « gabarit d’étiquettes »).
Je l’enregistre comme n’importe quel document ordinaire, en lui donnant un nom explicite et, de préférence, dans le même dossier que la source de données (en fait, il sera surtout important ne pas déplacer ce fichier après enregistrement, à cause de la liaison avec la base) :
C’est ce document-ci – le gabarit d’étiquettes, le fichier qui ne comporte qu’une seule page, avec les champs – qu’il me faut conserver. Tout est désormais paramétré pour le publipostage (connexion à la base, type d’étiquette, définition des champs).
Dans quelques temps, quand j’aurai d’autres planches d’étiquettes à imprimer (faisant suite à d’éventuelles modifications de la base de données) je n’aurai pas à refaire ce travail de préparation.
Il me suffira juste de lancer à nouveau l’assistant mailing et de cliquer à l’étape 8.
Mais pour l’heure, nous n’en sommes pas là. Il faut au moins lancer l’impression de la première édition de cette planche d’étiquettes.
Après avoir enregistré le document de base, ce qui est présenté à l’écran se décompose en deux éléments : au premier plan, l’assistant mailing...
… ainsi que ; derrière, les planches d’étiquettes (le fichier fusionné).
Un dernier petit coup d’œil sur le document, histoire de vérifier qu’il n’y a pas une aberration (par exemple, l’oubli d’un champ).
Je vérifie, sur l’assistant, que l’option « Imprimer le document fusionné » est cochée.
Je vérifie que les étiquette sont bien en place dans le chargeur de l’imprimante.
Je vérifie les niveaux d’encre. J'imprime.
Et, normalement, l’imprimante s’exécute, une fois l’impression achevée, je ferme le fichier (CTRL+W).
On me demande s’il faut l’enregistrer.
Bien sûr que non je ne veux pas enregistrer ce long fichier de plusieurs pages : cela ne me servirai à rien, si ce n’est d’occuper de l’espace disque inutilement.
Et même si je dois imprimer une deuxième puis une troisième série d’étiquettes ,absolument identique à celle que je viens de sortir, je préfère recommencer la fusion à partir de mon fichier de
base, « Planche_tiket » (celui que j’ai précédemment enregistré).
Voici la logique que je me suis fixé : je n’enregistre jamais de document fusionné ; ainsi je n’aurai jamais à me demander s’il s’agit d’une version valide et actualisée des planches d’étiquettes ; ainsi je m’oblige systématiquement à fusionner et donc à actualiser les données stockées dans la base pour imprimer mes étiquettes.
À vous de voir si cela vous convient, si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à remplacer cette logique par une autre, qui serait plus conforme à votre mode de fonctionnement.
Dans le doute, j’observe le nom de fichier qui est indiqué sur la barre de titre de la fenêtre (ci- dessus), puis je réponds par « Ignorer » lorsque le programme me demande s’il faut enregistrer ce document temporaire.
État des lieux
J’ai donc imprimé ma première édition de planche d’étiquettes. Le fichier fusionné a été fermé, sans enregistrement.
Il me semble important, pour votre information personnelle, que vous sachiez précisément, à quels niveaux de l’arborescence de votre système se se trouvent tous les fichiers de votre projet
« publipostage d’étiquettes ».
J’avais évoqué, plus haut, qu’à partir du moment où l’on crée une nouvelle base de données, en sélectionnant, par exemple, une feuille de calcul, un fichier est enregistré sur l’ordinateur.
Ce fichier, dans mon cas est enregistré ici, au niveau de « Mes documents ». Il s’agit du dossier d’enregistrement définit par défaut sur le programme. Reportez-vous, si nécessaire à l’explication détaillée, disponible sur l’autre support « publipostage » :
Imaginons, à présent, l’hypothèse évoquée plus haut ; à savoir l’édition d’autres séries de planches d’étiquettes, quelques temps plus tard.
Pour cela, après avoir apporté éventuellement les modifications sur la source de données (feuille de calcul), j’ouvre le « fichier de base » (« gabarit d’étiquettes ») :
Le programme me retourne la boîte de dialogue suivante. Je réponds par l’affirmative, surtout si j’ai modifié la source de données.
Je retrouve mon gabarit, fichier d’une seule page...
… avec les champs. Je suis prêt pour l'impression par l'outil « publipostage ».
