Access 2000
Système de gestion de bases de
données relationnel
Initiation
(à l’attention des formateurs)
Ce support poursuit l'objectif de former les secrétaires à l'utilisation d'Access et non à la
conception d'une base dans sa totalité.
Il est conçu à partir d'un cas concret, AURAY PLAISANCE, pour lequel seules les notions indispensables seront apportées au fur et à mesure des besoins. Toutefois le modèle adopté n'est aucunement en contradiction avec les méthodes d'analyse type Merise, nous y avons veillé. Il ne faut donc pas s'attendre à trouver en premier lieu un cours théorique complet sur les bases de données, ce qui présente souvent un côté démotivant pour les débutants.
Il y a très peu de saisie à faire, peu de théorie à mémoriser,
Il poursuit le but de traiter un cas comme on le ferait dans un secrétariat et non dans un bureau d'informaticien.
Toutefois, le risque pour les stagiaires est de se précipiter sur le micro pour suivre les instructions
sans trop réfléchir.
Il peut donc être fructueux (tout en n’étant pas absolument indispensable) que le formateur prenne le temps de faire un atelier « de réflexion » à certains moments :
au départ, pour fixer un peu les idées (nous mettons à dispositon quelques pages de présentation générale d’Access fichier PRESGE.DOC, destinées à mener à bien cet atelier). Ne craignez pas de faire « double-emploi » avec le support écrit, car ces notions peuvent sans dommage être répétées plusieurs fois.
avant le chapitre Création des tables ; faire une préparation « papier-crayon », dégager les différents « objets », réfléchir à ce qu’on veut obtenir
avant les formulaires : procéder par analogie, comment est constitué l’imprimé d’inscription par exemple lors d’une adhésion à un club sportif
Access 2000
Système de gestion
de bases de données relationnel
Sommaire
Présentation du support – Access, à quoi ça sert ? ... 3
Plaquette de l'entreprise AURAY PLAISANCE ... 4
Chapitre 1 – Objectifs du travail – Création de la base ... 9
Chapitre 2 – Création des tables ... 10
Chapitre 3 – Définition des relations ... 17
Chapitre 4 – Saisie de données en mode table ... 19
Chapitre 5 – Saisie de données en mode formulaire ... 21
Chapitre 6 – Gestion des événements courants ... 21
Chapitre 7 – Améliorer la présentation d'un formulaire ... 28
Chapitre 8 – Définir une requête... 34
Chapitre 9 – Créer différents types d'états... 42
Access, à quoi ça sert ?
Access permet de gérer des fichiers (clients, fournisseurs, produits, documentation) c'est-à-dire d'enregistrer vos données, les classer, rechercher et extraire celles dont vous avez besoin par rapport à des critères chronologiques, géographiques, numériques, etc.
Grâce à Access, vous pourrez également réaliser :
des calculs (de coûts, de synthèse, de regroupements, etc.) d'après des critères donnés des formulaires,
des états statistiques
Vous avez sans doute utilisé la fonction base de données d'Excel, qui permet un certain nombre de travaux "de base". Vous pouvez par exemple gérer une liste de clients, les trier, les grouper. Mais Excel fonctionne "en linéaire" et traite une seule table de données à la fois. Sur Excel, par exemple, vous ne pourriez pas attribuer plusieurs stages de formation à un même salarié, puisque chacun d'eux est inscrit sur une ligne unique non divisible.
C'est alors qu'Access trouve son utilité car il permet de gérer plusieurs tables simultanément. Cette gestion est rendue possible par la définition de relations (par exemple,de un à plusieurs)
entre les tables, multiples et communicantes. Dans ce cas, on créerait une table salariés et une table stages, liées par une relation et par conséquent, communicantes.
Access peut également communiquer avec Word et Excel : vous pourrez, par exemple, réaliser un publipostage sur Word avec comme source de données un fichier Access.
AURAY PLAISANCE
Plaquette de présentation de l'entreprise
SARL AURAY PLAISANCE
10 allée Lennegueu 56740 LOCMARIAQUER
La Bretagne constitue un monde à part puisque ses rivières et ses canaux sont aussi fréquentés par les gens de mer et souvent influencés pas les marées. Entre mer et campagne, entre châteaux et crêperies, un tour très dépaysant…
Le Morbihan : une région au charme tout particulier fait d'un mélange de forêts sombres, de collines verdoyantes. Au milieu de ce paysage à la fois sauvage et reposant, laRivière d'Auray déploie paresseusement ses reflets.
Le moyen de surprendre toute cette beauté sans la troubler : la navigation fluviale.
Venez louer une de nos vedettes pour une journée, un week-end, une semaine ou plus ; vous vous laisserez glisser au fil de l'eau et pourrez ainsi admirer dans des conditions idéales ici un paysage, là une chapelle et son calvaire, là encore un petit village.
Situé au bord de la Rivière d'Auray dans un cadre de verdure exceptionnel, Auray Plaisance vous propose :
tourisme fluvial (location de bateaux) croisière fluviale (plusieurs formules) cours pour l'obtention des permis bateaux randonnées sur l'eau
découverte du patrimoine, des loisirs fluviaux et terrestres, de la navigation, de la faune et de la flore
AURAY PLAISANCE Tourisme fluvial
Même pour un novice, ces vacances flottantes ne présentent aucune difficulté ; en quelques minutes n'importe quel adulte maîtrisera la manœuvre. De toute façon la vitesse est calculée pour rendre tout accident grave impossible.
Notre flotte :
ESPADE 850 HORS BORD 2 à 5 personnes
(3 bateaux : LA DIVINE, LA CHARMANTE et LA GRACIEUSE)
Bateau idéal pour un coupe avec 1 ou 2 enfants, ou 2 couples. 5 couchettes en chambres, de larges baies vitrées, grande terrasse en plein air. Confort et maniabilité.
Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06)... 650 € Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09) ... 870 €
EAU CLAIRE 930 4 à 6 personnes
(2 bateaux : LE CORSAIRE et LE PIRATE)
Idéal pour 3 couples, 2 lits doubles et un convertible.
Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06)... 870 € Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09) ... 1 120 €
CAT CAMP (Catamaran de camping) 6 à 7 personnes
(2 bateaux : LE MALOUIN et LE REDOUTABLE )
Concept révolutionnaire à moteur électrique, pas de bruit ni de pollution. Structure légère et modulable se transformant en espace nuit en un clin d'œil
Tarif semaine basse saison (du 18/03 au 22/06)... 950 € Tarif semaine haute saison (du 23/06 au 15/09) ... 1 050 €
AURAY PLAISANCE Permis bateaux
Les trois types de permis proposés sont :
MER
COTIER
FLUVIAL
Les cours s'effectuent par sessions de trois semaines à raison de deux cours par semaine. Les cours pratiques ont lieu sur le canal.
AURAY PLAISANCE Croisières
Des formules de groupes pour tous les goûts et tous les budgets
Formule Détente
Sortie 2 heures environ
Groupe 50 personnes avec passage d'écluse
Tarif adulte : 7,4 € - Tarif enfant de – de 12 ans : 5,8 € Gratuit moins de 3 ans
Formule Evasion
Sortie 2 heures environ
Groupe 50 personnes avec passage d'écluse Repas Auberge des Corsaires Rouges Tarif : 30,00 € (adultes et enfants)
Formule Au Fil de l'Eau
Journée croisière avec repas à l'Auberge du Saumon Argenté Groupe de 40 à 50 personnes
Départ 9 h 30 – retour 17 h Tarif : 38,20 € (adultes et enfants)
Formule Eau Fraîche
Demi-journée à bord avec pause-café et buffet froid à bord Groupe de 30 à 60 personnes
Tarif : 28,00 € (adultes et enfants)
Formule Moussaillons
Pour enfants de 4 à 14 ans
Groupes à partir de 20 enfants – Promenade le matin – Déjeuner . Initiation au pilotage de bateaux miniature avec obtention d'un permis bateaux sous forme ludique. Remise individuelle d'un livret pédagogique. Tarif par enfant : 6,6 €
Descriptif des activités
AURAY PLAISANCE, au fur et à mesure des prestations qu'elle réalise, constitue un fichier clients (adhérents) pour conserver les coordonnées des personnes qu'elle pourra recontacter par la suite pour faire d'autres offres. Les clients louent des bateaux pour une semaine, parfois deux. Ils réservent des places sur des croisières dont certaines proposent un repas. Les stages d'initiation au permis bateaux font l'objet d'une réduction de prix pour les comités d'entreprise s'ils réunissent 10 personnes.
Fichier adhérents (extrait)
MARIN Anne (Mme) LE GOFF André LE GUEN Denis
27 route d'Auray 9 rue Amiral-Coudé 1 rue Sablen
56740 LOCMARIAQUER 56400 AURAY 56400 AURAY
02 97 55 37 80 02 97 24 14 71 02 97 56 29 05
née le 07/02/74 né le 04/05/70 né le 03/04/53
date d'adhésion : 05/03/95 date d'adhésion : 11/09/98 date d'adhésion : 19/12/99
comité d'entreprise Individuel comité d'entreprise
MALECK Guy DURUEL Véronique (Mle) GUEGUEN Alphonse
3 rue Ty Mad 13 rue Paul Gauguin 35 bd d'Anjou
56400 AURAY 56400 AURAY 35000 RENNES
02 97 56 52 26 02 97 63 54 82 02 99 54 04 50
né le 09/11/58 né le 15/08/65 né le 28/06/69
date d'adhésion : 22/04/98 date d'adhésion : 14/02/92 date d'adhésion : 07/08/94
Calendrier année en cours
Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre
1 Lundi Pâques Toussaint
2 3 4 5 6 7 8 9 Ascension 10 11 Armistice 12 13 14 15 Assomption 16 17 18 19 20 Lundi Pentecôte 21 22 23 24 25 Noël 26 27 28 29 30
Objectifs du travail
Par la création de la base AURAY sur ACCESS, on souhaite gérer :
les adhérents (inscriptions, modifications des coordonnées, mise à jour des cotisations) les réservations pour les différentes activités (location de bateaux, réservations de
croisières) ; établissement d’un planning les extractions de listes en fonction de critères
le chiffre d'affaires généré dans un domaine déterminé les courriers aux adhérents en partant d'un fichier Access
Création de la base AURAY
Une base de données sous Access est, au sens informatique du terme, un fichier d'extension .mdb. Access peut gérer plusieurs bases de données,… mais une seule à la fois.
Vous allez donc créer la base Auray.mdb dans laquelle il y aura différents éléments, qui prennent ici le nom de "objets".
Ces éléments sont les tables, les formulaires, les requêtes, les états. Chacun de ces objets sera expliqué dans le chapitre où vous devrez le créer.
Lancez Access
Chapitre 2
Création des tables
La table est Le principal organe de stockage de données d'ACCESS.
Pour qu'une base de données Access existe, il faut au moins une table. Il peut bien évidemment y en avoir plusieurs.
Les tables servent à emmagasiner les données stables (quand on dit données stables, cela
veut dire que leur structure est stable ; par exemple une table clients contiendra toujours des
noms, des adresses, etc. et ces éléments se retrouveront à un emplacement déterminé).
La table ressemble physiquement à une feuille de calcul Excel : il y a des colonnes, qui prennent ici le nom de champs et des lignes qu'on appelle enregistrements.
Créer une table, c'est d'abord décider de sa structure c'est-à-dire quels champs il faut créer et quel sera leur type de contenu (alphabétique, numérique, etc.)
Exemple de fichier clients
Création de la table ADHÉRENTS
Double cliquez la première option
Vous obtenez le panneau de création de structure de table
Champs (colonnes)
Enregistrements (lignes)
chaque ligne contiendra les coordonnées d’un client (on saisira ces données plus tard)
Entrez les noms des champs tels qu'ils apparaissent ci-contre ; pour le moment ne touchez pas au type de données.
Vous obtenez
Jusque-là, vous travaillez sur la structure c'est-à-dire l'envers du décor. Pour visualiser ce que vous venez de créer, passez en mode feuille de données
Habituez-vous à passer du mode création au mode feuille de données
Répondez oui à la question : la table doit d'abord être enregistrée, donnez-lui le nom
ADHÉRENTS et répondez non à la question laisser ACCESS définir une clé primaire.
Résultat (rappel : vous vous trouvez en mode feuille de données)
Pour continuer à travailler sur la structure de la table, il faut repasser en mode création. Cliquez sur l'icône
Définir les caractéristiques des champs
Vous allez maintenant définir le type de vos différents champs. Cliquez après le mot Texte sur la
même ligne que CodeAd et choisissez Numérique. Cela veut dire que le code de vos adhérents sera constitué de chiffres.
Pour le CodePostal ; placez-vous sur sa ligne et limitez-le à 5 caractères en corrigeant les 50 en 5 dans la zone Taille de champ de l'onglet Général en bas
Passez en mode Feuille de données pour voir, puis repassez en création.
Vous allez maintenant ajouter d'autres champs à la table
ADHÉRENTS.
Sur la ligne après Ville, ajoutez Numtel. Vous allez le laisser en texte (nous avons vu qu'un champ texte peut contenir des chiffres), mais pour que la saisie soit plus aisée par la suite, vous allez définir un masque de saisie. Cela veut dire que la zone à
remplir pour le numéro de téléphone se présentera ainsi : __ __ __ __ __ et que vous n'aurez pas à saisir les espaces. Il faut
savoir que tout champ contenant un masque de saisie, même s'il doit recevoir des chiffres, doit
être obligatoirement un champ Texte.
Le curseur étant sur la ligne de Numtel, cliquez dans Masque de saisie puis sur les pointillés qui vont lancer l'assistant. Laissez-vous guider par les écrans ; vous obtenez en fin de compte les signes suivants sur la ligne Masque de saisie : 00\ 00\ 00\ 00\ 00;;_ (remarque : en tapant ces signes à la main, on obtiendrait le même résultat).
Ajoutez à la table ADHÉRENTS les champs suivants:
DateAd, champ de type Date/heure pour saisir la date d'adhésion du membre Individuel, champ de type Oui/Non pour savoir s'il appartient ou non à un comité
d'entreprise
Passez en Feuille de données pour voir (acceptez l'enregistrement de la table).
Dans ce mode, cliquez dans le champ Numtel pour voir si le masque est actif. Repassez en mode Création.
est créée. Saisissez Civilité comme nom de champ.
Ce serait intéressant de créer une
liste déroulante pour les civilités,
c'est à dire une liste dans laquelle il suffirait de choisir au lieu d'avoir à saisir.
Le curseur étant sur la ligne de Civilité, cliquez sur l'onglet Liste de choix puis sur la ligne Zone de texte et choisissez Zone de liste modifiable.
Sur la ligne en-dessous, choisissez Liste de valeurs
Sur la ligne en-dessous, saisissez : Monsieur;Madame;Mademoiselle (n'oubliez pas les
points virgules et ne faites pas d'espace)
Vous obtenez :
Passez en mode visualisation, placez-vous dans la case
sous Civilité : vous obtenez Repassez en création.
Récapitulons : vous avez créé la trame capable d’accueillir les données des adhérents.
indique que ce sera une liste déroulante
indique que les valeurs vont être saisies au clavier sur la ligne en-dessous
Notion de clé primaire
Dans un système de gestion de bases de données comme Access, pour toute table que l’on crée il faut se poser une question : Quel est le champ qui contiendra pour chaque
enregistrement une caractéristique unique ? (Vous allez comprendre : s’il s’agit de
personnes, la caractéristique que l’on est absolument sûr de ne pas retrouver chez plusieurs personnes différentes, c’est son numéro INSEE !) Il est indispensable que toute table comporte
un tel champ, de façon que le système puissse identifier de manière certaine chaque enregistrement.
Dans la table ADHÉRENTS, quel champ va servir d’identifiant ? C’est bien sûr le Code Adhérent : chaque adhérent aura le sien.
Pour indiquer au système que le champ CodeAd est l’identifiant unique, vous allez poser dessus une clé (on dit une clé primaire).
En mode création, sélectionnez la ligne de CodeAd et cliquez sur l’icône de clé. Un symbole de clé s’insère en début de ligne.
Pour Access, cela signifie qu’il est impossible de donner deux fois le même code dans la table.
Remarque : la clé est généralement posée sur un champ numérique mais techniquement rien
n'empêche de la poser sur un champ texte, dans la mesure où on est sûr que le contenu sera unique dans la table. Il est possible aussi de poser une clé sur deux champs en même temps : à ce moment-là ce sera l’association des deux contenus qui devra être unique.
Dans la plaquette d’AURAY PLAISANCE, la page Tourisme fluvial décrit la flotte.
On peut louer trois types de bateaux, mais il y a plusieurs bateaux de chaque type ; vous aurez donc besoin de deux tables : la table TYPES DE BATEAUX, qui contiendra pour chaque enregistrement les caractéristiques du type de bateau. La table BATEAUX contiendra le nom propre de chaque bateau et sera rattachée à la table TYPES DE BATEAUX (de cettemanière, vous n’aurez à saisir les caractéristiques qu’une fois par type de bateau). Dans la partie Tables de la fenêtre Base de données, cliquer Créer une table en mode Création.
Réfléchissez maintenant aux champs nécessaires dans chacune de ces deux tables. Il s’agit de chercher dans le descriptif de la flotte ce qui se rapporte au Type de bateau et ce qui se
rapporte à un bateau en particulier (de cette analyse dépend le bon fonctionnement de la base de données). On peut ainsi schématiser la structure de nos deux tables :
TYPES DE BATEAUX BATEAU
CodeTypeBateau Catégorie NbPersonnesMax NbPersonnesMin TarifHteSaison TarifBsSaison Champs à clé Autres champs CodeBateau CodeTypeBateau NomBateau
Depuis la fenêtre Base de données, dans l’élément Tables, faites Créer une table en mode création.
Constituez la table TYPES DE BATEAUX comme sur le modèle ci-contre. N’oubliez pas de poser la clé sur le premier champ. Vérifiez que vous ne vous êtes pas trompé(e) de type de données pour chaque champ. Pour les tarifs, mettez en plus de Monétaire un format Euro dans l'onglet du bas.
On pourrait aller chercher le CodeTypeBateau dans la table TYPE DE BATEAUX.
Création de la table CROISIÈRES
Vous savez maintenant créer une table. Créez la table CROISIÈRES comme ci-contre. Pour les champs monétaires, demandez un format euro.
Refermez la table.
La base AURAY comporte maintenant 4 tables : ADHÉRENTS, BATEAUX, TYPES DE
BATEAUX et CROISIÈRES.
Ainsi juxtaposées, les 4 tables ne communiquent pas entre elles. Les liaisons que vous allez établir dans le chapitre suivant vont les rendre communicantes.
Quelles relations peut-on établir entre ces tables ? Pour trouver la réponse à cette question, on utilise des phrases avec sujet, verbe, complément :
un adhérent
réserve
une croisière, un adhérentloue
un bateau.Le fait de réserver ou louer nous amène à créer deux autres tables : une table des réservations et une table des locations dans laquelle seront stockés les éléments propres aux réservations ou aux locations (exemple : la date ; celle-ci est bien une caractéristique de la réservation et
non du bateau).
Création de la table LOCATIONS
Créez la table LOCATIONS comme ci-contre
Placez la clé sur le champ CodeLoc
Pour DateDébut et DateFin, choisissez un format date,abrégé (en vous plaçant sur la ligne concernée, cliquer dans Format, onglet Général).
comme ci-contre.
Placez la clé sur le champ CodeResa
Pour la date, prenez un format Date, abrégé
