PROGRAMME HERCULE III APPEL À PROPOSITIONS 2015 FORMATIONS DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE

PROGRAMME HERCULE III 2014-2020 L

APPEL À PROPOSITIONS 2015

FORMATIONS DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE

Date limite mardi 29 septembre 2015 TOUS

LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LE FORMULAIRE

«BUDGET»

Clause de non-responsabilité:

Les présentes lignes directrices respectent les principales dispositions juridiques et financières établies par le règlement financier (RF) applicable au budget général de l’Union européenne ¹ (en particulier le titre VI de la première partie) et ses règles d'application (RAP).²

Les informations données n’étant pas exhaustives, les bénéficiaires sont invités à lire attentivement la convention qui leur sera envoyée, car elle constituera la base juridique de la subvention.

1 Règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).

2 Règlement délégué (UE) n° 1268/2012 de la Commission relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO L 362 du 31.12.2002, p. 1).

Le présent document est conçu pour aider les demandeurs à préparer leurs demandes de subvention.

TABLE DES MATIÈRES

1 PRINCIPES APPLICABLES AUX SUBVENTIONS 4

2 PRINCIPAUX ACTEURS 5

2.1 Demandeur 5

2.2 Bénéficiaire 5

2.3 Entités affiliées 6

2.4 Tiers 6

2.5 Organismes associés 6

3 EURO/TAUX DE CHANGE 7

4 COFINANCEMENT DE L'ACTION 7

4.1 Budget détaillé et équilibré 7

4.2 Contributions en nature 7

4.3 Revenu produit par l’action 9

4.3.1 Contribution du demandeur 9

4.3.2 Contribution externe 9

4.3.3 Recettes directes de l’action 9

5 COÛTS ÉLIGIBLES 9

5.1 Critères généraux 9

5.2 Critères spécifiques 10

5.2.1 Participation de représentants d'États non membres de l'UE 11

5.2.2 Personnes handicapées 11

5.2.3 Agents de l'UE 11

6 COÛTS NON ÉLIGIBLES 12

7 CATÉGORIES DE DÉPENSES 13

8 COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES 13

8.1 FRAIS DE PERSONNEL 13

8.1.1 Informations générales 13

8.1.2 Personnel statutaire 14

8.1.3 Personnel externe sous-traitant: 16

8.2 SALLES DE CONFÉRENCE ET FRAIS CONNEXES 17

8.3 FRAIS DE DÉPLACEMENT 17

8.3.1 Informations générales 17

8.3.2 Moyens de transport 19

8.4 FRAIS DE SÉJOUR 21

8.4.1 Informations générales 21

8.4.2 Plafonds des frais d'hôtel 21

8.5 DIVERS 22

8.5.1 Information, diffusion, reproduction et publications 23

8.5.2 Coûts de traduction 23

8.5.3 Évaluation 23

8.5.4 Équipements 23

9 COÛTS INDIRECTS ÉLIGIBLES/FRAIS GÉNÉRAUX 25

10 TVA 25

10.1 TVA déductible — coût inéligible 25

10.2 Activités entreprises en tant qu'autorité publique 26

11 SOUS-TRAITANCE 26

11.1 Contrat de sous-traitance 28

11.2 Facture 28

12 MODALITÉS DE PAIEMENT 29

13 SOUMISSION DU RAPPORT FINAL 29

14 CALCUL DE LA SUBVENTION 29

15 QUESTIONS 30

1 PRINCIPES APPLICABLES AUX SUBVENTIONS

Les subventions sont soumises aux principes énoncés dans le règlement financier, et en particulier aux principes de cofinancement, d’interdiction du double financement et de non-profit.

Principe de cofinancement

La subvention de l’Union européenne ne peut financer l’intégralité des coûts de l’action. Le demandeur doit contribuer à la mise en œuvre de l'action, soit par des ressources propres (contribution du demandeur), soit, partiellement, par une contribution financière de tiers (contributions externes) ou des recettes directes de l'action³.

Règle de non-cumul

Une même action ne peut donner lieu à l’octroi que d’une seule subvention. Un double financement de l’Union européenne pour les mêmes dépenses n’est pas permis. Le demandeur doit indiquer les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou demande à bénéficier au cours du même exercice pour la même action, pour d’autres actions ou au titre de ses activités courantes⁴

.

Règle de non-profit

La subvention de l’Union européenne ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire. On entend par profit un excédent des recettes réelles totales par rapport aux coûts réels totaux de l’action.

Les recettes visées ci-dessus sont limitées aux revenus générés par l’action, ainsi qu’aux contributions financières spécifiquement attribuées par les donateurs au financement des coûts éligibles.

Vous devez déclarer tout revenu provenant de l'action dans votre budget prévisionnel et dans l'état financier final. Si vous faites un profit, la Commission aura le droit de récupérer le pourcentage correspondant à la contribution de l'Union aux coûts éligibles que vous avez réellement encourus en exécutant l'action ou le programme de travail.⁵ La règle de non-profit ne s'applique pas aux subventions de faible valeur, à savoir les subventions inférieures ou égales à 60 000 euros, à toute action visant au renforcement de la capacité financière du bénéficiaire ou aux actions qui génèrent un revenu permettant d'assurer leur continuité après la période du financement par l'Union.⁶

Non-rétroactivité

3 Article 125, paragraphe 3, RF et article 183 RAP.

4 Article 129 RF et article 193 RAP.

5 Article 125, paragraphe 4, RF et article 184 RAP.

6 Article 125 du RF.

Aucune subvention ne peut être octroyée rétroactivement pour des projets déjà achevés.⁷

Égalité de traitement et transparence

Les subventions sont soumises aux principes de transparence et d'égalité de traitement.

2 PRINCIPAUX ACTEURS

Les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet (en dehors de la Commission) sont les suivants:

2.1 Demandeur

Le demandeur est chargé de la conception du projet et de la soumission de la demande de subvention.

Le demandeur sera le seul point de contact pour la Commission durant la procédure d'évaluation.

2.2 Bénéficiaire

Lorsqu'une demande est sélectionnée et la subvention accordée, le demandeur devient le bénéficiaire. Le bénéficiaire et la Commission signent une convention de subvention octroyée à un bénéficiaire unique, et dont un modèle est publié sur le site internet de l'OLAF:

http://ec.europa.eu/anti_fraud/policy/hercule-iii/index_en.htm

Le bénéficiaire est entièrement responsable envers la Commission de la mise en œuvre des activités cofinancées, de la diffusion des résultats et de la gestion globale de la subvention. Après l'octroi de la subvention, le bénéficiaire est le seul point de contact pour la Commission.



Seuls les coûts exposés par le bénéficiaire et les entités affiliées (voir ci-dessous) sont considérés éligibles dans le cadre de la convention de subvention.

Les procédures comptables des bénéficiaires doivent permettre le rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre de l’action financée par l'UE avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants, c'est-à-dire relier les coûts au projet spécifique de l'UE.

Tous les coûts déclarés pour l'action pertinente financée par l'UE doivent avoir été enregistrés dans le système comptable du bénéficiaire de la subvention.

Les coûts doivent être réellement exposés par le bénéficiaire de la convention de subvention, c'est-à-dire que les coûts doivent avoir généré une dette à payer directement par l'entité qui est partie à la convention de subvention avec la Commission (= le bénéficiaire de la convention de subvention).

7 Article 130 du RF.

2.3 Entités affiliées⁸

Les entités affiliées sont des entités légales qui ont un lien particulier avec le bénéficiaire. Sur cette base, elles peuvent, sous certaines conditions, exposer des coûts éligibles au titre de l’action couverte par la subvention.

Dans le cadre du présent appel à propositions, les entités suivantes sont considérées comme des entités affiliées:

 les entités légales satisfaisant aux critères d’éligibilité, d'exclusion et de sélection et ayant un lien⁹ avec le bénéficiaire, en particulier un lien juridique ou de capital, qui ne se limite pas à l’action et n’a pas été établi aux seules fins de son exécution.

Les entités affiliées doivent fournir une lettre d'engagement, expliquant la nature de leur implication dans l'exécution de l'action, et un document démontrant leur lien juridique ou de capital avec l'organisation mère.

2.4 Tiers¹⁰

Toutes entités autres que les bénéficiaires et les entités affiliées sont considérées comme des tiers.

Les tiers peuvent apporter une contribution en espèces à la réalisation de l’action.

Veuillez noter qu'un tiers ne peut entièrement remplacer la contribution du demandeur.



Les tiers qui apportent une contribution en espèces à l'action doivent compléter et signer le document «Contribution externe de tiers - formulaire de déclaration»

joint au formulaire de demande.

Les contributions en nature ne sont pas éligibles pour un financement (voir point 4.2).

2.5 Organismes associés

D’autres organismes peuvent participer à l’action en tant que simples organismes associés lorsque leur participation contribue à la réalisation de l’objectif de l’action, mais que toute intervention financière est exclue. Ces organismes ne sont pas parties à la convention de subvention conclue avec la Commission.

Les organismes associés fournissent une lettre d’engagement signée qui explique la nature de leur participation à l’action ou tout autre type de soutien apporté à sa réalisation. Aucune procuration n’est requise.

8 Article 122 RF et article 199 RAP.

9 Ce lien doit être prouvé par des pièces justificatives telles que la liste officielle des membres figurant dans les rapports approuvés par les organes de gestion, la liste des sociétés contrôlées figurant dans des comptes consolidés vérifiés, le bilan ou les actes constitutifs démontrant la propriété ou le partenariat.

10 Article 122 RF et article 199 RAP.

3 EURO/TAUX DE CHANGE

La demande de subvention doit comporter un budget prévisionnel détaillé, présenté en euros (voir formulaire «Budget» et de demande).

Les risques associés aux fluctuations des taux de change incombent entièrement aux demandeurs.

Les demandeurs de pays non membres de la zone euro¹¹ doivent utiliser le taux mensuel comptable du mois de publication du présent appel à propositions, établi par la Commission et publié sur son site web:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_fr.cfm



Le solde final de la subvention sera payé au bénéficiaire sur la base du taux mensuel comptable du mois au cours duquel la Commission effectue le paiement.

4 COFINANCEMENT DE L'ACTION

L'Union européenne octroie des subventions qui sont des incitations pour l'exécution de projets qui, sans le soutien de l'Union, ne seraient pas réalisables, et qui sont fondées sur le principe du cofinancement.

Elles complètent la contribution financière des demandeurs et les autres ressources externes obtenues pour exécuter l'action.

La Commission peut octroyer une subvention inférieure au montant demandé. Le cas échéant, il incombe au demandeur de trouver le montant supplémentaire requis ou de réduire le coût total des activités.

4.1 Budget détaillé et équilibré

Le budget prévisionnel doit être en équilibre: le total des recettes et celui des dépenses sur le formulaire «Budget» doivent être égaux, étant donné que les recettes devront financer les dépenses prévues.¹²

Dépenses inscrites au budget: 100 % des coûts éligibles

Frais de personnel

Salles de conférence et frais connexes Frais de déplacement

Frais de séjour et d'hôtel Coûts indirects/frais généraux

= Recettes inscrites au budget: 100 % Contribution du demandeur

Contribution externe (tiers) Recettes directes de l’action Subvention: Contribution de l'UE

4.2 Contributions en nature

11 Voir http://ec.europa.eu/economy_finance/euro/index_fr.htm et le formulaire «Budget» publié sur le site internet de l'OLAF: http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/funding/training/index_fr.htm.

12 Article 196, paragraphe 2, RAP.

Les contributions en nature sont des apports autres qu'en espèces provenant de tiers (par exemple, les contributions pour lesquelles aucun flux financier ne peut être retracé dans les comptes écrits), tels que:

 des dons de matières premières (par exemple, le papier et l'encre à des fins de publication);

 tout produit ou service fourni au projet, dont le coût est supporté par un autre organisme et non remboursé par le bénéficiaire;

 un travail bénévole ou caritatif non rémunéré ou la prestation non payée d'un service, y compris le travail d'une personne privée, du temps de travail gratuit;

et

 l'utilisation gratuite de locaux, d'un hébergement, de repas, etc.

Les contributions en nature de tiers ne sont pas éligibles pour le financement.

4.3 Revenu produit par l’action

La partie recettes du budget doit comporter les postes suivants:

4.3.1 Contribution du demandeur

Il s’agit de la contribution financière que le demandeur apporte au budget.

Sans préjudice de toute contribution externe, un demandeur est supposé cofinancer le projet. Il s’agit alors d’une dépense effective, à savoir d’un flux financier pouvant être vérifié dans la comptabilité écrite.

L'implication/l'emploi d’un fonctionnaire rémunéré par une administration publique ou d’un salarié d’un organisme est considéré(e) comme une contribution en espèces, car elle donne lieu à une dépense pouvant être spécifiée dans les comptes de cette administration ou de cet organisme.

4.3.2 Contribution externe

Toute contribution financière de tiers à allouer pour des coûts éligibles («dépense effective», à savoir un flux financier pouvant être vérifié dans la comptabilité écrite) doit être étayée par un formulaire de déclaration de contribution externe (joint au formulaire de demande) dûment signé par leurs représentants légaux.

4.3.3 Recettes directes de l’action

Ressources qui correspondent aux recettes liées à, et générées par l'événement lui- même, par exemple les droits d'entrée, les frais d'inscription aux conférences, la vente de publications, etc.

5 COÛTS ÉLIGIBLES

5.1 Critères généraux

Sont considérés comme coûts éligibles au financement de l’Union les coûts réellement exposés par le ou les bénéficiaires qui répondent aux critères suivants¹³:

a) Ils sont exposés au cours de la période établie à l'article I.2.2 de la convention de subvention, à l'exception des coûts relatifs à la demande de paiement du solde et aux documents justificatifs correspondants visés à l'article II.23.2 de la convention de subvention;

b) ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel établi à l'annexe III de la convention de subvention;

c) ils sont exposés en relation avec l'action telle que décrite à l'annexe I de la convention de subvention et sont nécessaires à son exécution;

13 Article 126, paragraphe 2, RF.

d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;

e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable; et

f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience.

Les dépenses éligibles à un financement ne peuvent avoir été exposées avant la date de soumission de la demande de subvention.

La période d'éligibilité des coûts débutera au plus tôt à la date de la signature de la convention de subvention par la dernière des parties.

Dans le cadre du présent appel à propositions, les coûts exposés par les entités affiliées seront éligibles à condition que ces entités:

 soient identifiées dans la convention de subvention; et

 respectent les règles qui vous sont applicables en vertu de la convention de subvention en ce qui concerne l’éligibilité des coûts et les droits d’audit par la Commission, l’OLAF et la Cour des comptes.

Les procédures internes de comptabilité et de contrôle des bénéficiaires doivent permettre le rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre de l’action avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants.

 Les bénéficiaires sont tenus de conserver les dossiers, pièces justificatives, données statistiques et autres documents en rapport avec une subvention pendant cinq ans à compter du paiement du solde, et pendant trois ans dans le cas de subventions de faible valeur.¹⁴

5.2 Critères spécifiques

Les coûts directs éligibles de l’action sont les coûts qui, sous réserve de leur conformité avec les critères d’éligibilité précités, sont identifiables comme des coûts spécifiques directement liés à l’exécution de l’action et pouvant donc lui être directement attribués.

Tous les frais liés à l'événement (frais de personnel, salles de conférence et frais connexes, frais de déplacement, frais de séjour et d'hôtel et frais divers) doivent être payés intégralement (100 %) par le bénéficiaire.

Ce dernier ne peut donc pas demander aux participants de payer ces frais.

Les listes de présences de toutes les réunions qui ont lieu dans le contexte de l’action doivent être établies, et signées par les participants.

14 Article 136, paragraphe 1, RF.

5.2.1 Participation de représentants d'États non membres de l'UE¹⁵

Les coûts exposés par les représentants de certains États non membres de l'UE afin de permettre leur participation à des activités dans le cadre du programme, telles que des conférences ou des séminaires¹⁶, peuvent être remboursés chaque fois que cela est considéré utile pour la réalisation des objectifs généraux, spécifiques et opérationnels du programme.

Ces représentants participent au programme conformément aux dispositions pertinentes du règlement financier (RF) applicable au budget général de l'Union européenne¹.

5.2.2 Personnes handicapées

Les coûts associés à la participation de personnes handicapées, par exemple pour couvrir l'utilisation de moyens de transport spéciaux, d'assistants personnels ou d'interprètes en langue des signes, ou la conversion de documents web en formats accessibles alternatifs, sont éligibles pour le financement.

5.2.3 Agents de l'UE

Les agents des institutions et d'autres organismes de l'UE¹⁷ qui assistent à des événements de formation, en tant que participants ou orateurs, sont soumis à leur système de frais de mission interne.

Vous ne pouvez dès lors prendre leurs frais en considération dans les dépenses correspondantes de votre projet de budget, sauf lorsque vous fournissez des repas - voir ci-dessous.

Plus spécifiquement:

 transport: les billets seront réservés et payés directement par le ou les agents concernés. Vous n’avez pas à organiser leur déplacement;

 hébergement: vous pouvez réserver une chambre d’hôtel pour des représentants de l'UE, mais ce sont ces derniers qui devront payer eux-mêmes tous les frais qu’ils auront exposés;

 repas: les frais relatifs aux déjeuners/repas que vous prévoyez pour les agents peuvent être inclus dans votre budget.

15 Article 7, paragraphe 3, du règlement relatif au programme Hercule III.

16 Les États non membres de l'UE sont:

 les pays de l'Europe du Sud-Est: Bosnie-Herzégovine, l'ancienne République yougoslave de Macédoine, Albanie, Monténégro, Serbie, Kosovo* (* Cette désignation est sans préjudice des positions sur le statut et est conforme à la résolution 1244/99 du Conseil de sécurité des Nations unies, ainsi qu'à l'avis de la CIJ sur la déclaration d'indépendance du Kosovo) (http://ec.europa.eu/enlargement/policy/glossary/terms/sap_fr.htm

(http://europa.eu/legislation_summaries/enlargement/western_balkans/r18003_fr.htm);

 la Fédération de Russie;

 certains pays avec lesquels l'Union a conclu un accord d'assistance mutuelle en matière de fraude http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/legal-framework/customs_matters/index_en.htm);

 ainsi que des représentants d'organisations internationales et d'autres organisations concernées.

6 COÛTS NON ÉLIGIBLES

Certains coûts sont considérés comme non éligibles par la Commission.

Cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas être exposés, mais qu'ils ne peuvent être pris en considération lors de la détermination du montant total des coûts éligibles d'un projet donné et, par conséquent, ne peuvent être financés par la subvention.

Les coûts suivants (liste non exhaustive) ne peuvent être financés par la contribution de la Commission et ne doivent pas être inclus dans votre calcul du cofinancement:

 les contributions en nature fournies par des tiers;

 les coûts que vous avez déclarés dans le cadre d’une autre action ou d’un programme de travail donnant lieu à subvention octroyée par l'Union;

 les coûts liés à des activités non prévues dans le projet ou à des modifications de l'action pour lesquelles la Commission n'a pas donné son accord;

 les coûts n'entraînant pas de flux en espèces pour le bénéficiaire;

 les coûts non identifiables sur la base de pièces justificatives;

 les coûts liés à la production de matériel de communication, notamment les affichages et les sites web, sans référence au fait que l'action a reçu un financement provenant du programme de financement pertinent, ou sans le logo de l'OLAF;

 les dépenses supportées par un tiers à la convention de subvention et que vous n'avez pas remboursées;

 les coûts relatifs à la préparation de la proposition;

 les coûts des virements effectués par la Commission facturés par votre banque;

 les dettes et la charge de la dette;

 la TVA déductible;

 les dépenses démesurées ou inconsidérées;

 les pertes résultant du taux de change;

 les dépenses engagées en dehors de la durée de vie du projet indiquée dans la convention de subvention;

 les amendes, les sanctions financières et les frais de contentieux;

 les dons et les cadeaux, les frais de réception et de représentation;

 les frais de licence ou de brevet, ou autres frais liés à la protection des droits de propriété intellectuelle;

 les coûts indirects excédant le pourcentage convenu dans la convention de subvention;

 les coûts indirects déclarés par une organisation bénéficiant d'une subvention de fonctionnement au titre du budget de l'UE;

 les intérêts débiteurs;

 les frais médicaux;

 les coûts d'assurance médicale;

 les taxes de stationnement, sauf pour les personnes à mobilité réduite;

 les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles et autres intérêts débiteurs (provisions pour obligations morales contractuelles, amendes, sanctions financières et frais juridiques);

 les achats de terrains ou de bâtiments, ainsi que la rémunération du capital et les augmentations de capital;

 la rémunération du capital;

 les honoraires d'intervenants;

 les programmes portant sur des sites touristiques et culturels; et

 les dépenses liées au divertissement et à la musique;

 les frais de carburant.

7 CATÉGORIES DE DÉPENSES

En complétant le formulaire «Budget», vous devez ventiler tous les coûts éligibles en coûts directs et indirects (frais généraux) dans les rubriques budgétaires suivantes:

Coûts directs éligibles Coûts indirects éligibles/frais généraux

1. Frais de personnel

2. Salles de conférence et frais connexes 3. Frais de déplacement

4. Frais de séjour et d'hôtel 5. Divers

6. Coûts indirects (max 7 %)

8 COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES

8.1 FRAIS DE PERSONNEL 8.1.1 Informations générales

 Seuls les coûts directs liés au personnel jouant un rôle direct dans le projet, tels que les responsables du projet et le personnel jouant un rôle opérationnel, impliqué par exemple dans la planification des activités du projet, dans la réalisation (ou le suivi) des activités opérationnelles, etc., sont éligibles.

 Le temps effectivement consacré par chaque membre du personnel aux tâches destinées au projet doit être consigné régulièrement sur des feuilles de présence ou au moyen d’un système équivalent d’enregistrement des présences établi et certifié par l’employeur.

 Le temps de travail du personnel est le temps effectivement consacré aux travaux directs sur le projet. Il doit être justifié clairement et concorder avec les enregistrements du temps de travail du personnel.

 Ils sont considérés comme éligibles lorsqu’il y a un transfert réel et vérifiable de fonds et une preuve directe du lien avec le projet (feuilles de présence signées indiquant les jours de travail consacrés au projet).

Dans le formulaire «Budget» à compléter, le demandeur doit inclure les personnes à rémunérer (noms et organisme), les tâches à effectuer, le nombre de jours de travail à réaliser et le salaire journalier en euros.

Le demandeur doit clairement identifier chaque tâche à exécuter (catégorie de personnel). Voici des exemples de catégories de personnel:

 responsable de projet (= coordinateur de projet) (= encadrement supérieur);

 personne chargée de rendre compte à la Commission (finances, paiements, progrès des travaux, etc.). La gestion du projet est une tâche centrale et ne peut pas être sous-traitée;

 assistant chef de projet;

 formateurs;

 responsable de formation;

 commis ou assistant administratif ou secrétaire;

 comptable ou assistant financier.



Cette liste n'est pas exhaustive, mais toute catégorie de personnel additionnelle doit être dûment justifiée.

En cas de recrutement de membres du personnel après introduction de la demande, vous devez envoyer leurs noms et les CV complets à la Commission pour approbation dès que possible.

Le responsable de projet doit notifier les modifications prévues au personnel responsable de la mise en œuvre de l'action en vue de leur approbation par la Commission européenne:

 en indiquant l'impact sur le budget prévisionnel; et

 dans le délai fixé dans la convention de subvention (article II.12 - modifications apportées à la convention).

Les coûts directs éligibles sont pris en considération pour les catégories de personnel suivantes:

8.1.2 Personnel statutaire

Il s'agit du personnel sous contrat permanent ou temporaire avec le demandeur conformément à la législation nationale applicable à ce dernier.

Seules les personnes qui sont directement employées par le bénéficiaire et qui perçoivent un salaire sont considérées comme personnel statutaire.

Toutes les autres personnes, à savoir les personnes qui perçoivent des honoraires et/ou soumettent une facture pour leurs services, sont considérées comme personnel externe sous-traitant.

Personnel des administrations nationales¹⁸

Les rémunérations du personnel des administrations nationales peuvent être considérées comme des coûts éligibles, dans la mesure où elles correspondent au coût d'activités que l'autorité publique concernée ne réaliserait pas si le projet en question n'était pas entrepris.



Le coût du personnel permanent d'une organisation publique sera considéré éligible dans la limite du montant nécessaire pour cofinancer le projet.

18 Article 126, paragraphe 3, point e), RF.

Le coût total de ce personnel ne peut en aucun cas être supérieur au cofinancement total provenant du demandeur et de tiers.

La Commission veillera à ce que ce plafond soit respecté avant d'octroyer la subvention et pourra réduire les coûts correspondants en conséquence.

Calcul des coûts

1. Les coûts réels du personnel statutaire doivent être calculés sur la base du coût annuel brut du salarié et doivent inclure toutes les charges normales payées par l'employeur, telles que les cotisations de sécurité sociale et les coûts connexes.

Aucun régime de pension supplémentaire (non statutaire) et individuel et/ou aucune assurance maladie n'est éligible, y compris les voitures de société, les primes et avantages sociaux similaires, qu'ils soient contractuels ou accordés sur une base ad hoc.

Les dividendes ou le partage du profit sont également non éligibles.

2. Le coût annuel doit alors être divisé par le nombre de jours de travail pour obtenir un coût du personnel journalier.

Il convient de déterminer les jours de travail en respectant la durée normale du travail prévue par le droit national, les conventions collectives ou la pratique comptable normale de l'organisme.



Un chiffre de 220 jours de travail par an peut être utilisé en tant que référence raisonnable pour un membre du personnel employé à temps plein dans la plupart des cas [total des jours de l'année (365) - week-ends (par exemple, 104 (52 x 2)) - congés annuels/statutaires].

Exemple de calcul (basé sur 220 jours de travail par an):

Taux journalier = salaires bruts effectifs + charges sociales + autres coûts obligatoires Nombre total de jours de travail

Pour Mme/M. X, le coût annuel (21 632,60 EUR) est composé du salaire brut (16 000 EUR) et des charges de sécurité sociale (5 632,60 EUR).

Nous pouvons calculer les coûts journaliers comme suit:

21 632,60 EUR ÷ 220 jours de travail = 98,33 EUR/jour.

Si votre proposition obtient un financement de la Commission, seuls les coûts réels (les salaires effectifs) seront jugés éligibles.

Pièces justificatives

Lorsque vous envoyez le rapport final, veuillez inclure:

 les fiches de paie des membres du personnel de votre organisme; et

 les feuilles de présence, à savoir les déclarations du temps consacré par chaque personne au projet, sous forme de relevés horaires signés et validés par le membre du personnel et l'employeur.

Le temps de travail consacré à des activités cofinancées doit être enregistré de manière opportune et régulière, normalement chaque jour (les feuilles de présence complétées rétroactivement ne seront pas acceptées en tant que pièces justificatives).

8.1.3 Personnel externe sous-traitant:

Il s'agit du personnel que vous engagez pour sa contribution à un projet spécifique, en tant que consultants/experts externes et autres prestataires de services (par exemple, des interprètes, traducteurs, comptables) sur la base d'un contrat «civil» à durée déterminée, conformément à la législation nationale à laquelle vous êtes assujetti.

Le recours à des contrats «civils» doit concerner des fonctions non régulières et des tâches spécifiques qui ne relèvent généralement pas de contrats «de travail» et n'a pas pour effet de contourner les obligations fiscales et sociales des bénéficiaires.

Les coûts des contrats «civils» ne peuvent être éligibles que si ce mécanisme satisfait aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable.

Le demandeur peut inclure les coûts des personnes physiques travaillant en vertu d'un contrat avec vous, autre qu'un contrat d'emploi, à condition que:

a) ces personnes travaillent sous les instructions du bénéficiaire (c.-à-d. que le travail est décidé, conçu et supervisé par le bénéficiaire) et, sauf convention contraire, dans vos locaux;

b) le bénéficiaire «possède» le résultat de leur travail;

c) les coûts ne sont pas significativement différents des coûts du personnel accomplissant des tâches similaires, avec lequel vous avez conclu un contrat d'emploi (le cas échéant);

d) les coûts sont déclarés de manière cohérente dans le cadre de tout projet exigeant le même type d'expertise, indépendamment des sources de financement;

e) le contrat n'entre pas en vigueur avant la date de signature de la convention de subvention ou ne prend pas fin après la date de clôture du projet; et

f) le contrat fait spécifiquement référence au projet cofinancé par le programme Hercule III.

Exemples:

 personnel temporaire recruté par l’intermédiaire d’une agence externe spécialisée, notamment par des agences d’intérim;¹⁹

 personnel engagé, par l'intermédiaire d'un sous-traitant, sous contrat signé et daté (ou document apparenté);

 consultants ou travailleurs indépendants sous contrat individuel.

19 Le travail intérimaire est une forme de travail temporaire autorisé par la loi, qui est exécuté par un travailleur (l'intérimaire) pour le compte d'un employeur (l'agence de travail intérimaire) pour un tiers (le demandeur d'une subvention).



Les coûts des interprètes/traducteurs doivent être repris sous le poste «salles de conférence - frais d'interprétation» (voir ci-dessous).

Calcul des coûts

 Les coûts liés au personnel externe sous-traitant sont remboursés sur la base de factures, de notes d’honoraires ou d’autres pièces justificatives (dépenses inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire).

Ils ne doivent pas être supérieurs aux rémunérations généralement acceptées sur le marché pour des fonctions ou prestations similaires.

 Le coût total par membre du personnel doit correspondre au montant figurant sur la facture, la note d’honoraires ou autre pièce justificative.



Les contrats de personnel externe doivent contenir des dispositions concernant:

 les tâches précises à exécuter;

 le fait que le travail doit être exécuté selon vos instructions;

 les dates auxquelles le travail sera exécuté; et

 votre «propriété» des résultats.

Les contrats de travail civils doivent satisfaire à la législation fiscale et sociale applicable.

Les contrats de personnel externe, les feuilles de présence et les factures signés devront être remis avec le rapport final.

8.2 SALLES DE CONFÉRENCE ET FRAIS CONNEXES

Dans le cadre de l’organisation d’une conférence ou d’un séminaire, des frais peuvent être exposés pour les salles de réunion et les équipements techniques nécessaires au bon déroulement de l'événement.

Veuillez indiquer les coûts prévisionnels concernant la location des salles, les équipements techniques, les pauses café, les cabines d’interprétation et toute autre prestation qui pourrait s’avérer nécessaire.

La mise à disposition d’une salle par un organisme public ou privé, à titre gratuit dans ses propres locaux, n’est pas considérée comme une dépense éligible.



Il est essentiel que les interprètes soient des professionnels hautement qualifiés et accrédités comme il se doit, capables d'exécuter l'activité conformément à des normes nationales acceptables.

8.3 FRAIS DE DÉPLACEMENT 8.3.1 Informations générales

Seuls les frais de déplacement relatifs à des activités spécifiques et clairement identifiables sont éligibles pour un financement de l'UE.

Ils concernent un déplacement par des participants/orateurs du lieu mentionné dans leur invitation (adresse professionnelle) au lieu de l'événement et seront remboursés sur la base de l’itinéraire le plus court et le plus économique.

Chaque moyen de déplacement doit être indiqué séparément dans le formulaire

«Budget». Par conséquent, des lignes budgétaires distinctes doivent être complétées lorsque les participants combinent deux moyens de transport différents, par exemple, l'avion et le train.

Les frais de déplacement du personnel participant ne sont considérés comme éligibles que s'ils sont nécessaires à l'action, pour autant qu'ils soient conformes aux pratiques habituelles en matière de frais de déplacement.

Tout déplacement vers d'autres lieux que votre lieu d'établissement doit être démontré comme étant pertinent pour le projet et directement lié aux activités spécifiques et clairement identifiables liées au projet.

Si les participants paient directement leurs tickets de transport, le demandeur doit:

1. leur demander de compléter et signer une demande de remboursement;

2. les rembourser; et

3. envoyer la preuve du paiement à la Commission, indiquant:

 le lieu de départ;

 la destination;

 le nombre de personnes par trajet du même type; et

 le coût unitaire du voyage.

Si une destination est accessible tant par avion que par train, le moyen le moins coûteux doit toujours être utilisé.



Le demandeur peut parfois réduire le temps de déplacement en débutant un événement dans l'après-midi et en terminant à l'heure du déjeuner le dernier jour.

Toutefois, si compte tenu des frais de transport aérien et de logement, il s’avère plus avantageux d’arriver sur place la veille du commencement de l'événement, les frais d’hébergement pour la nuit supplémentaire constituent une dépense éligible.

Options pour l'émission de tickets de transport:

1. Le bénéficiaire prend toutes les dispositions en matière de transport, à savoir la réservation des vols et l'émission des tickets, tels que requis pour tous les participants;

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Les tickets d'avion et de transport émis ne sont pas cessibles et aucune modification ne sera apportée au parcours ou aux dates à la demande d'un participant. Si le participant ne peut assister à la formation, tout ticket de transport doit être retourné au bénéficiaire.

ou

2. les participants achètent les tickets de transport et le bénéficiaire rembourse la valeur du ticket sur la base de ce qui suit:

 une facture ou un ticket électronique, avec une indication claire du prix du ticket; et

 une demande de remboursement complétée, signée par le participant, avec le numéro de compte bancaire sur lequel les coûts du déplacement doivent être remboursés.

8.3.2 Moyens de transport 8.3.2.1 En avion

Les voyages sur des distances supérieures à 400 km (aller) peuvent être effectués par avion.

Sont remboursés les frais de réservation et le coût du voyage aérien en classe économique, sur la base des tarifs les plus bas disponibles sur le marché (APEX, PEX, excursion, etc.). Lorsqu’une classe autre que la classe économique est utilisée, les dépenses sont éligibles dans la limite du prix du billet en classe économique, tel qu’indiqué dans un certificat fourni par le transporteur.

À titre exceptionnel, la classe «affaires» peut être autorisée:

 lorsque la durée du vol est supérieure à quatre heures sans escales;

 lorsqu’il s’agit de vols hors Europe dont la durée totale est d'au moins 12 heures sur une période de 72 heures consécutives.

Les frais de déplacement seront remboursés sur présentation des pièces justificatives originales suivantes pour le voyage:

 copies des billets d'avion avec le prix, la classe, la date et le nom du participant;

 cartes d'embarquement;

 autres factures pertinentes; et

 dans le cas de réservations en ligne, une sortie imprimée de la réservation électronique.

Le coût des voyages en avion peut varier considérablement. Il est recommandé de demander un devis auprès d’une agence de voyage et d’ajouter une marge afin de couvrir l’éventuelle fluctuation des prix.

8.3.2.2 Transports publics (bus, métro, tram, etc.) (participant individuel) Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de:

 copies de tickets de bus indiquant le prix, la classe et la date;

 autres factures pertinentes; et

 dans le cas de réservations en ligne, une sortie imprimée de la réservation électronique.

8.3.2.3 Bus/car (groupe de participants)

Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de pièces justificatives (ticket) et de la facture indiquant au moins le lieu de départ et d'arrivée, le nombre de passagers et les dates de voyage.

8.3.2.4 En train

Les frais de voyage sont remboursés sur la base de l’itinéraire le plus court et le plus économique entre le lieu de départ indiqué dans l'invitation et le lieu où se déroule l'événement.

Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation des pièces justificatives suivantes:

 ticket indiquant le prix, la classe et la date; et

 la facture de l'agence de voyage/la sortie imprimée de la réservation électronique (le cas échéant), sur la base du prix d’un billet en première classe, incluant le coût de la réservation, le transport des bagages nécessaires et tout supplément pour les trains express.



Les tarifs sont généralement disponibles sur les sites internet des compagnies ferroviaires.

8.3.2.5 En voiture

Le coût d’un voyage en voiture (personnelle ou de société) est calculé sur la base d’une indemnité kilométrique conforme aux règles internes de l’organisme concerné, et plafonnée à 0,22 EUR/km.

Les frais sont remboursés sur présentation d'un récépissé du destinataire du remboursement indiquant la date du voyage ainsi que les adresses de départ et de destination.

Les autres coûts liés aux voitures ne sont pas éligibles (par exemple, frais de carburant, parking et péages).

8.3.2.6 Le taxi pour l'aéroport/la gare sur le lieu de l'événement.

L'usage des transports publics est encouragé pour les transferts vers les aéroports;

toutefois, les frais de taxis sont considérés comme des coûts éligibles pour les transferts vers les aéroports ou les gares sur le lieu de l'événement, lorsque les transports publics ne peuvent pas être utilisés ou ne sont pas adéquats.



Si plusieurs personnes voyagent dans le même taxi, une seule course pourra être imputée.

Les frais de taxis sont remboursés sur présentation des pièces justificatives originales, dûment et clairement complétées (récépissé de la société de taxis indiquant le montant payé, la date et l'identification de la société de taxis)²⁰.

8.4 FRAIS DE SÉJOUR 8.4.1 Informations générales

Les frais de séjour incluent les frais d'hébergement à l'hôtel et de restauration (déjeuner et dîner) offerts aux participants assistant à l'événement.

Ces coûts ne sont éligibles qu'à concurrence du montant effectivement dépensé. Il est important de conserver tous les documents justificatifs, car la Commission vous demandera de les soumettre avec le rapport financier final.

Les indemnités journalières ne sont pas éligibles.

Pour être acceptés, les frais de séjour doivent être:

 raisonnables à la lumière des prix locaux;

 exclusivement liés au projet;

 payés par vous à l’hôtel, au service de restauration, etc. (les notes de restaurant ou d’hôtel individuelles payées par les participants ne seront pas acceptées); et

 pour les hôtels, ne pas être supérieurs aux montants maximums établis par la Commission dans le tableau ci-dessous.

8.4.2 Plafonds des frais d'hôtel

Les plafonds pour les frais d'hôtel²¹ (sans déjeuner) sont les suivants:

20 Permettant l'identification de la société de taxis à des fins de contrôle ex post.

21 Les tarifs convenus (en euros par jour civil) à utiliser aux fins du présent appel à propositions sont ceux inclus dans la décision de la Commission du 18 novembre 2008: Dispositions générales d'exécution portant adoption du Guide des missions pour les fonctionnaires et agents de la Commission européenne [C(2008) 6215 final], avec toutes révisions ultérieures.

Pays Plafond fixé pour la chambre (en EUR)

Pays Plafond fixé pour

la chambre (en EUR)

AT Autriche 130,00 PL Pologne 145,00

BE Belgique 140,00 PT Portugal 120,00

BG Bulgarie 169,00 RO Roumanie 170,00

HR Croatie 120,00 SE Suède 160,00

CY Chypre 145,00 SI Slovénie 110,00

CZ République

tchèque 155,00 SK Slovaquie 125,00

DE Allemagne 115,00 UK Royaume-Uni 175,00

DK Danemark 150,00

EE Estonie 110,00 AL Albanie 160,00

EL Grèce 140,00 IS Islande 160,00

ES Espagne 125,00 ME Monténégro 140,00

FI Finlande 140,00 MK L'ancienne République

yougoslave de Macédoine 160,00

FR France 150,00 RS Serbie 140,00

HU Hongrie 150,00 TR Turquie 165,00

IE Irlande 150,00

IT Italie 135,00 BA Bosnie-Herzégovine 135,00

LT Lituanie 115,00 XK Kosovo* 140,00

LU Luxembourg 145,00

LV Lettonie 145,00 CH Suisse 140,00

MT Malte 115,00 LI Liechtenstein 95,00

NL Pays-Bas 170,00 NO Norvège 140,00

* Cette désignation est sans préjudice des positions sur le statut et est conforme à la résolution 1244/99 du Conseil de sécurité des Nations unies, ainsi qu'à l'avis de la CIJ sur la déclaration d'indépendance du Kosovo.

Pour des informations sur les plafonds applicables à d'autres pays, veuillez contacter [email protected].

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Le nombre de personnes bénéficiant d'un hébergement doit correspondre au nombre proposé de participants autres que des agents de l'UE. Dans le cas contraire, vous devez expliquer la divergence dans le formulaire de demande.

8.5 DIVERS

Les coûts ne relevant d'aucune des autres rubriques (par exemple, pour la diffusion des informations, l'évaluation spécifique du projet, les traductions, la reproduction, les communiqués de presse et la publicité) peuvent être déclarés dans cette catégorie pour autant qu'ils soient considérés nécessaires à la bonne exécution des travaux spécifiés dans la convention de subvention.

Aucun frais de personnel ne doit être indiqué dans ce poste. Les membres du personnel employés en sous-traitance doivent être indiqués sous le poste

«personnel».

Les tâches qui seront exécutées par les membres du personnel ne peuvent être prises en considération en tant que frais «divers» étant donné qu'elles font partie des frais de personnel inscrits au budget.

Chaque coût doit être inscrit au budget séparément, sous des lignes budgétaires distinctes.

Seuls les coûts des articles directement liés à l'exécution de l'action, identifiables et affectés à l'action seront pris en considération sous ce poste.



Cette rubrique rassemble également les biens «consommés» par le projet, à savoir le matériel utilisé d’ici à la fin du projet. Ces biens peuvent inclure des CD- ROM, des prospectus et des gadgets. Les fournitures de bureau plus générales, timbres et autres articles de papeterie sont inclus dans les coûts indirects et ne peuvent pas être pris en compte dans cette rubrique.

8.5.1 Information, diffusion, reproduction et publications

Pour chaque publication et/ou autre matériel, veuillez donner:

 une description;

 une estimation du nombre de pages et d'exemplaires prévu;

 la fréquence et la langue de publication;

 une indication des coûts de production par exemplaire; et

 une estimation des coûts de distribution le cas échéant.



Vous êtes encouragé à examiner les possibilités de production de publications en ligne.

8.5.2 Coûts de traduction

Les coûts de traduction doivent être basés sur le nombre de langues, le nombre de pages à traduire et le tarif appliqué par page.

Les documents à traduire doivent être indiqués.

Ces tarifs ne peuvent dépasser les prix les plus raisonnables pratiqués sur le marché.

8.5.3 Évaluation

Si le projet requiert une évaluation, il convient d’élaborer des méthodes de suivi et d’évaluation, ainsi que des outils permettant d’analyser en permanence l’état d’avancement de l’action par rapport aux objectifs initialement définis et de comparer les résultats. Le coût de ce travail sera considéré comme une dépense éligible.

Les propositions retenues peuvent être soumises à une évaluation en continu et ex post menée par la Commission ou par des experts indépendants en son nom.²² Vous devez mettre à la disposition de la Commission ou de personnes qu’elle a mandatées tout document ou information nécessaire pour mener à bien cette évaluation, et leur donner les droits d’accès requis.

8.5.4 Équipements

Les coûts relatifs à l'acquisition, au crédit-bail ou à la location des équipements ne sont éligibles que s'ils sont essentiels pour exécuter le projet et, en règle générale,

22 Article 13 du règlement relatif au programme Hercule III

uniquement en ce qui concerne «la fraction de l’amortissement des équipements qui correspond à la durée de l'action et au taux d’utilisation effective de ces équipements au titre de l’action, à condition que l'amortissement soit effectué conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire et généralement admises pour des biens de même nature».

Sont exclus l'équipement informatique, le matériel de bureau, le mobilier etc. dont le demandeur a besoin pour ses activités quotidiennes et qui sont normalement couverts par les coûts indirects (= frais généraux).

Les biens acquis antérieurement à l'action, même utilisés pour les besoins de celle-ci, ne peuvent être considérés comme des coûts directs éligibles de l'action (l'utilisation des équipements existants et installations du bénéficiaire est en partie prise en charge via les coûts indirects).

Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve de la législation et de la pratique générale en vigueur dans l'État membre en question, et de la durée de la location ou du crédit nécessaire au projet.

Si vous optez pour la location ou le crédit-bail, le coût de toute option de rachat à la fin de la période de crédit-bail ou de location ne sera pas éligible.

Si le crédit-bail ou la location n'est pas possible, l'achat peut être accepté dans les conditions suivantes:

– vous ne pouvez imputer comme coûts directs que les équipements directement associés à l'exécution de l'action;

– vous devez comparer les prix de différents fournisseurs afin de déterminer qui propose l'offre économiquement la plus avantageuse (en tenant compte du prix et de la qualité);

– seuls les coûts relatifs à l'amortissement des équipements²³ peuvent être pris en considération lors du calcul des coûts éligibles totaux du projet; et

– les coûts d'amortissement sont calculés comme décrits ci-dessous, sauf exigence contraire des règles fiscales et comptables nationales applicables et généralement admises pour des biens de même nature, dans le pays de l'organisme qui achète les équipements.

La Commission ne peut tenir compte que de la part de l'amortissement des équipements correspondant à la durée de l’action et à son taux d’utilisation effective au titre de l’action.

Les coûts sont calculés comme suit: (A/B) x C x D, où:

A: Nombre de mois nécessaire à la réalisation de l'action B: Période complète d'amortissement (en mois)

C: Valeur ou coût réel

D: Pourcentage d'utilisation des équipements pour la réalisation de l'action

23 Article 126, paragraphe 3, point d), RF.

9 COÛTS INDIRECTS ÉLIGIBLES/FRAIS GÉNÉRAUX

Les coûts indirects éligibles (frais généraux) liés à la réalisation du projet sont éligibles sur la base d’un forfait fixé à un maximum de 7 % du montant total des coûts directs éligibles.

Lorsque le budget prévisionnel prévoit un pourcentage inférieur pour les frais généraux, ce pourcentage ne peut être augmenté dans le calcul final de la subvention.

Les coûts indirects/frais généraux ne sont pas éligibles si vous recevez une subvention de fonctionnement.

Les coûts indirects soumis à un forfait n’ont pas à être justifiés par des pièces comptables, mais les divers coûts relevant de la catégorie des frais généraux (frais généraux administratifs) ne peuvent être déclarés sous un autre poste.

Les frais généraux sont des coûts en rapport avec:

 l'infrastructure et le fonctionnement général de l'organisme, tel que la location ou l'amortissement (selon la méthode de calcul prévue par la législation nationale qui vous est applicable) de bâtiments, d’équipements et de biens immeubles, le chauffage, l'éclairage, l'électricité ou d'autres formes d’énergie, l'eau, les loyers et les frais d’entretien, les assurances, les fournitures de bureau (articles de papeterie, encre, cartouches, etc.), le mobilier de bureau, les télécommunications (télécopies, téléphone, affranchissements, connexion à l'internet, logiciels de télécommunication), les photocopies, les frais postaux, les avis juridiques, etc.; et

 les services «horizontaux», par exemple, les frais d'administration et de gestion ainsi que le nettoyage.

Les frais postaux sont considérés comme des frais généraux et ne peuvent être acceptés sous le poste «divers».

10 TVA

²⁴

10.1 TVA déductible — coût inéligible

Si le bénéficiaire achète des produits ou des services nécessaires à l'exécution d'une activité soutenue par une subvention de l'UE et paie la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur cet achat, la TVA payée en tant que partie du coût d'achat peut être considérée comme un coût éligible, sauf lorsque l'activité relève de l'une des catégories suivantes:

a. Activités pour lesquelles la TVA est récupérable, c'est-à-dire déductible en vertu de la législation nationale sur la TVA; ou

24 Article 126, paragraphe 3, RF et article 187 RAP.

b. Activités entreprises par des organismes de droit public d'un État membre (autorité gouvernementale nationale, régionale ou locale ou autre organisme public), agissant en tant qu'autorités publiques.



Veuillez noter que l'éligibilité de la TVA doit être évaluée par activité et par bénéficiaire, pas nécessairement pour le projet dans son ensemble.

Exemple:

La TVA payée par un bénéficiaire sur des achats nécessaires à l'exécution d'activités taxées peut être déduite de la TVA appliquée par le bénéficiaire de la subvention sur ses ventes. Elle ne constitue pas un coût pour le bénéficiaire et n'est dès lors pas éligible.

10.2 Activités entreprises en tant qu'autorité publique

Les activités entreprises par un bénéficiaire en tant qu'autorité publique sont des activités exécutées par des organismes publics dans le cadre du régime juridique spécial qui leur est applicable, c'est-à-dire n'incluant pas des activités menées par eux dans les mêmes conditions juridiques que celles s'appliquant à un opérateur économique privé. Ces activités peuvent concerner les pouvoirs de la police, les douanes, les impôts, la définition et l'application des politiques publiques, etc., et, pour elles, la TVA n'est en principe pas éligible.

Les activités entreprises par les bénéficiaires en tant qu'autorités publiques, mais poursuivies par eux dans les mêmes conditions juridiques que celles qui s'appliquent à un opérateur économique privé, sont des activités pour lesquelles, en principe, la TVA est éligible.

Exemple:²⁵

Les activités de formation ne sont pas, en principe, des activités exécutées par les bénéficiaires en tant qu'autorités publiques, à moins que la législation nationale ne désigne un organisme public comme étant la seule entité disposant de cette compétence. La nature des activités à prendre en compte est la formation proprement dite, même si le public cible pourrait être en relation avec des pouvoirs souverains (par exemple, les officiers des autorités nationales répressives, les juges ou les policiers, etc.). Dans ce cas, la TVA est éligible.

11 SOUS-TRAITANCE

Le demandeur est censé disposer des moyens nécessaires à la réalisation des tâches requises pour l’exécution du projet. Néanmoins, dans certaines circonstances, une partie limitée des tâches (essentiellement l'hébergement à l'hôtel, la restauration, la diffusion des informations, l'évaluation spécifique du projet, les audits, les traductions, etc.) peut être sous-traitée.

25 Sans préjudice de la législation nationale applicable dans les États membres qui peut identifier des prérogatives et activités autres/supplémentaires relevant d'un cadre juridique spécial.

Lors de la préparation de la demande, vous devez garder à l'esprit que la sous- traitance peut avoir un impact sur le calendrier d'exécution de certaines activités.

Le demandeur restera seul responsable de la gestion ou de l'organisation du projet. Cette partie du projet ne peut jamais être complètement externalisée.

Les sous-traitants ne peuvent être considérés comme des «partenaires» ou des entités affiliées. Ils vous fournissent des services dont vous devez supporter les coûts.

Les sous-traitants ne contribuent pas financièrement au projet et ne bénéficient donc pas des droits de propriété intellectuelle résultant de son exécution.

Il ne peut exister entre le bénéficiaire et les sous-traitants un lien statutaire susceptible d’entraîner des conflits d’intérêts ou le non-respect de la règle du non- profit. Lorsqu'il existe des liens, le bénéficiaire doit solliciter l'approbation préalable de la Commission.



Les contrats de sous-traitance doivent être accordés conformément aux conditions exposées à l'article II.9 de la convention de subvention.

Le demandeur doit clairement spécifier, dans le formulaire de demande de subvention, les tâches qui seront sous-traitées et pourquoi cette sous-traitance est jugée nécessaire.

Le demandeur doit également clairement définir, dans le formulaire «Budget», les tâches à sous-traiter.

Sans préjudice de l’application de la directive 2004/18/CE,²⁶ vous êtes tenu, en vue de la conclusion de contrats externes aux fins de la réalisation du projet, d’effectuer une mise en concurrence des prestataires potentiels et d’attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse (à savoir l’offre ayant le meilleur rapport qualité/prix) ou, selon le cas, à l’offre la moins-disante.

Ce faisant, vous devez respecter les principes de transparence et d’égalité de traitement des contractants potentiels et veiller à éviter tout conflit d’intérêts.²⁷ La sous-traitance est soumise aux conditions suivantes:

a) elle ne peut porter que sur une partie restreinte du projet;

b) elle doit être justifiée eu égard à la nature des tâches requises pour la réalisation du projet;

c) les tâches à sous-traiter et l’estimation des coûts correspondante doivent être détaillées dans le budget prévisionnel;

d) le recours à la sous-traitance en cours de réalisation du projet est soumis à l’autorisation préalable écrite de la Commission;

e) le bénéficiaire reste seul responsable de l’exécution du projet et du respect des dispositions de la convention;

f) le bénéficiaire doit prendre les mesures nécessaires pour que le sous-traitant renonce à tout droit à l’égard de la Commission au titre de la convention;

26 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004L0018:fr:NOT.

27 Article 209, paragraphe 1, RAP.