Typologie des systèmes Typologie des systèmes d’information d’entreprise
Systèmes d’information fonctionnels et intégrés (Ch. 7 Kroenke)
Séances 3a et 4b - MSI
1
Objectifs des deux séances
Connaître les systèmes d’information en usage dans
Connaître les systèmes d information en usage dans les entreprises
L’évolution des SI dans les entreprises
Les grands systèmes fonctionnels
Systèmes d’information de Gestion des Ressources Humaines, Comptabilité /CG /finance, Marketing et ventes, Gestion des Opérations, Gestion de Production
Les systèmes intégrés (transversaux)
CRM, ERP, EAI
Comprendre le rôle de ces systèmes d’information dans la gestion des données et l’organisation des processus
L’évolution des SI dans les entreprises
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Les systèmes de calcul (1
èregénération)
Premiers systèmes d’information apparus dans les entreprises
L’objectif était de prendre en charge des calculs répétitifs et fastidieux (automatisation)
Premières applications : calcul de la paie,
b l é d é k
comptabilité et suivi des quantités en stock
Ces systèmes traitaient des données mais produisaient peu d’informations
4
Les systèmes fonctionnels (2
èmegénération)
Ils se sont développés à partir des systèmes
Ils se sont développés à partir des systèmes de 1
èregénération en élargissant le périmètre traité au sein de l’activité
Calcul de la paie -> gestion ressources humaines
Comptabilité -> reporting financier
Gestion des stocks -> gestion de production
Gestion des stocks > gestion de production
Ils sont plus conviviaux et mieux tournés vers les besoins des utilisateurs
5
Les systèmes fonctionnels de seconde génération
Chaîne de la valeur ajoutée (Porter)
Ils répondent aux besoins d’une fonction précise de l’entreprise
Mais leur problème est qu’ils sont isolés et
communiquent très mal entre eux : on parle d’« îlots
Systèmes d’information fonctionnels classiques dans les entreprises
7
Systèmes de gestion des ressources humaines
Recrutement
Gestion de la paie Recrutement
-Annonces de postes -Traitement des candidatures -Procédures de recrutement
Evaluations
-Grille d’évaluation / poste Evaluation des performances
-Salaires et primes -Suivi congés, absences -Gestion des retraites -Stock options
Planification ressources -Définition postes, grilles de rémunération, compétences -Suivi affectations mutations Gestion
RH
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-Evaluation des performances -Suivi affectations, mutations,
départs…
Formation et développement -Panel de formation
-Sessions de formation -Plan de carrière
Systèmes de gestion des ressources humaines
Ils couvrent les activités de recrutement,
rémunération, évaluation et gestion des carrières des employés
En fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise, des statuts… ils peuvent être très simples ou très complexes
La rémunération inclut la gestion de la paie, le suivi des congés, des absences maladie, du système de gestion des retraites, des primes, des stocks
options.
9
Systèmes de gestion des ressources humaines
L’évaluation des employés comprend la
L’évaluation des employés comprend la
définition de fiches de postes (description de fonctions et compétences attendues) et le suivi des entretiens d’évaluation
La formation et le développement des compétences varient beaucoup selon les entreprises
Les SIRH assurent une fonction de gestion des
ressources (besoins en personnel, mutations,
remplacements…) pour les autres activités
Valeur ajoutée des SI RH
Optimiser l’efficacité du département
Optimiser l efficacité du département RH en automatisant les processus
Donner facilement accès aux managers aux profils de leurs employés
Améliorer le processus d’évaluation et
Améliorer le processus d évaluation et de recrutement des candidats
Mieux gérer les carrières et les évolutions
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Zoom sur l ’évolution du recrutement avec Internet
Le recrutement utilise de + en + le web
Publication offres,
Recherche cv,
Alertes,
Abonnement à des sites spécialisés
Modèle économique type LinkedIn: gratuit pour le
Modèle économique type LinkedIn: gratuit pour le particulier, les entreprises payent pour les services et l’accès à l’information
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Systèmes de gestion des ressources humaines
Offre d’emploi web
Suivi turnover
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Classification postes et personnel
Systèmes de gestion
comptable et financière
Systèmes de gestion comptable et financière
Les applications de reporting financier utilisent les
Les applications de reporting financier utilisent les données comptables pour produire les états
financiers et les analyses pour le management, les investisseurs et les instances de régulation.
Les applications de comptabilité de gestion effectuent le calcul des coûts et calculent la rentabilité des produits.
Les applications budgétaires établissent les prévisions de CA et de coûts et suivent les écarts budget / réalisé.
15
Systèmes de gestion comptable et financière
Les applications de comptabilité des tiers
Les applications de comptabilité des tiers effectuent :
L’enregistrement des factures
Le suivi des paiements / règlements, positions des clients/fournisseurs, impayés
La gestion de la trésorerie suit l’équilibre des
La gestion de la trésorerie suit l équilibre des flux financiers à très court terme de
l’entreprise
Prévenir le risque de cessation de paiement, optimiser l’utilisation des excédents
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Systèmes de marketing et de suivi des ventes
Prospects Ventes, pub, distribution
Clients Prévisions 17
Systèmes de marketing et de suivi des ventes
Ils enregistrent les données sur les prospects, leurs attentes et leurs intentions d’achat et l’historique de leurs contacts avec la force de vente.
Le suivi des ventes utilise des systèmes de prévision pour anticiper et influencer le CA futur.
p p
Les systèmes de gestion des clients tracent l’historique des contacts clients, des commandes et des paiements.
Systèmes de marketing et de suivi des ventes
Le service Marketing utilise des systèmes de management des produits et de pricing
Le Marketing évalue l’efficacité des
campagnes de promotion publicité actions campagnes de promotion, publicité, actions sur la force de vente, etc. et leur impact sur les ventes et sur l’image de l’entreprise.
19
Etude d’implantation
Systèmes de
marketing et de suivi des ventes
Systèmes de Pricing
Web Analytics : taux conversion, nbre transactions, panier moyen, produits visualisés, profil des visiteurs, origine du trafic…
p
Analyse de la répartition
du CA par produit 20
Systèmes de gestion des opérations
SAV
Saisie commandes
21
Stocks produits finis
Suivi commandes
Systèmes de gestion des opérations
Les systèmes de gestion des opérations intègrent la y g p g gestion des stocks de produits finis, la saisie et suivi des commandes et la gestion du SAV.
Ils sont vitaux pour les entreprises n’effectuant pas de production (distributeurs, grossistes, détaillants).
Formulaire de saisie des commandes
Systèmes de gestion des opérations
La gestion des commandes
suit les commandes,
organise la livraison,
gère les problèmes divers (ruptures de stock)
informe les clients quant au statut de leur commande.
Le service après vente permet aux clients p p
de contacter l’entreprise
de poser des questions sur les produits, l’état de leur commande, les problèmes suite à la livraison
de faire des réclamations.
23
Systèmes de gestion de production
A ti l Plans Prévision
Planification
Nomenclatures
Ressources Articles
Gammes
moyen terme
Stocks Programme de
production
d’activité
Calcul des besoins nets
Commandes
Données techniques
24 Ordres de
fabrication Ordres d’achat Ordo
Lancement
Achats Appro Suivi de
fabrication Réception
Production
Gestion stocks et flux
Systèmes de gestion de production
Il f ilit t l é ti d d ti
Ils facilitent les opérations de production
Ils incluent
le suivi des opérations de production
la gestion des données techniques (nomenclatures)
la planification de la productionp p
la gestion des stocks et des flux (matières premières, produits semi finis et finis)
25
La gestion des données techniques
Pour gérer la production et les achats il faut
Pour gérer la production et les achats, il faut d’abord établir la liste des matières premières et des composants entrant dans les produits finis
La nomenclature (bill of material) décrit les composantes
composantes
des produits finis,
de leurs sous-ensembles
en couvrant l’intégralité du cycle de production
Nomenclature
27
Exemple de planning de production en usine
28
Planification de la production
L t i tili t 3 h ét bli
Les entreprises utilisent 3 approches pour établir le planning de production
Push (mise en œuvre du plan de production)
Pull (Kanban – la consommation « tire » la production)
MRP (Material Requirement Planning) – combinaison des deux
Le juste à temps est une technique qui permet aux biens (matières premières, produits semi finis) d'arriver sur le site de production précisément au moment où ils sont nécessaires.
L’objectif est de réduire les niveaux de stock au minimum (flux tendus, production à la demande)
29
Zoom sur les stocks et la traçabilité
Les systèmes d’information facilitent le
Les systèmes d information facilitent le
contrôle des stocks, leur suivi opérationnel et leur optimisation.
La plupart des suivis de stocks utilisent des codes à barre.
L’usage des puces RFID
(Radio Frequency
L usage des puces RFID
(Radio Frequency Identication)se développe.
video 1, 2 et 3
Les problèmes des systèmes
fonctionnels de seconde génération
Il d d idé bl i
Ils rendent de considérables services aux départements qui les utilisent ; mais leur
fonctionnement en silos isolés limite leur champ d’action.
Avec des systèmes en silos
Les données sont dupliquées dans les bases de données
Les données sont dupliquées dans les bases de données de chaque système (risques d’incohérence)
Les processus métiers sont séparés
Il est très difficile d’intégrer l’information
Au global, l’entreprise encourt des coûts supplémentaires
31
Les problèmes des systèmes fonctionnels de seconde génération
32
Les problèmes des systèmes fonctionnels de seconde génération
Efforts considérables et coûteux pour réaliser des « interfaces » entre les différents silos
33
L’évolution vers les systèmes intégrés de troisième
intégrés de troisième
génération
Les systèmes intégrés de troisième génération
Objectif : éviter les silos des systèmes de 2ème
Objectif : éviter les silos des systèmes de 2 génération
35
Objectif des systèmes intégrés : coordonner les différentes activités
36
La réalisation des produits et services nécessite une bonne coordination entre les activités
Les systèmes intégrés
Objectif : intégrer les processus dans une
Objectif : intégrer les processus dans une vision transversale : 3 axes
CRM (gestion relation client) : vision unique du client quel que soit le service concerné
ERP (Enterprise Resource Planning) – en français PGI (progiciels de gestion intégrés) : intégration des processus opérationnels, RH et comptabilité
EAI (Enterprise Application Integration) : ajout d’une couche logicielle pour échanger les données des différents systèmes îlots
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CRM : Le cycle de vie du client
Marketing Acquisition Gestion relation Fin relation
Cible Prospect Client
Marketing Attirer
Acquisition Vendre
Gestion relation Après-vente et
vente
Fin relation Catégoriser
et réagir
Cli t à Client à faible VA
Client à forte VA Regagner
Solicitation Lead-Tracking Relationship Management
Les composantes d’un système CRM
39
Importance croissante des sites web dans le CRM
Le site web de l’entreprise est un outil majeur dans le processus de sollicitation.
Facilité de communication et de mémorisation de l’adresse du site.
Possibilité de communiquer aux prospects de multiples informations (produits, études de cas, témoignages, etc.
C ût d i ti d t t è i fé i ût d
Coût de communication des supports très inférieur au coût de supports papier.
Possibilité de demander au visiteur du site de s’identifier pour accéder à des contenus à forte valeur ajoutée.
40
Suivi des ventes
Support opérationnel
Support opérationnel
Segmentation et priorisation des clients selon leur historique de ventes
Développement des ventes en se focalisant sur les gros clients ou sur ceux à fort potentiel (grandes entreprises)
Obj tif d à l f d t l i f ti
Objectif : donner à la force de vente les informations utiles pour prioriser les clients et focaliser les efforts sur les cibles les plus rentables.
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Service après-vente
Donner une information aux clients sur le statut de leurs commandes (livraison, retour, etc.)
Identifier les problèmes récurrents de SAV
(globalement et pour chaque client) et les résoudre.
Faire le lien avec la R&D produit et le marketing en les informant des usages difficultés et attentes des les informant des usages, difficultés et attentes des clients.
Les acteurs du CRM
Sollicitation (cibles)( )
9Gestion des campagnes publicitaires
9Email, site web (catalogue en ligne, témoignages clients, download gratuit contre inscription)
9Support mailings traditionnels, catalogues papier
Marketing (pub) Marketing opérationnel Resp. site web Logistique Pré-vente (prospects)
9Suivi parcours et contacts,
9Affectation des prospects à la force de vente Marketing opérationnel, force de vente, site web Suivi des clients
43 Suivi des clients
9Suivi historique ventes, segmentation, augmentation panier client (couponing),
9Suivi départ clients à fort potentiel et offres spécifiques 9Suivi des incidents sur les ventes (livraisons, retours, réclamations),
9Lien avec la conception produits / services, évolution de l’offre
Ventes, Site web, Marketing, SAV, Production Logistique R&D, Production, Marketing
Les systèmes CRM (l’entreprise orientée client)
Ressources humaines
Principe du CRM : toutes les données
Ressources humaines Comptabilité, finance Logistique
Appros Production Logistique
Commerciale Marketing et ventes
SAV et Support
Client
CRM Données
client
concernant un client sont dans une base de p données unique
Un seul identifiant, données cohérentes
Lien entre la production, la logistique, le marketing et les ventes, la R&D, le support / SAV et intégration
internationale si besoin. 44
La base de données clients est au cœur du CRM
k i ( b) Marketing (pub) Marketing opérationnel Resp. site web
Logistique
Ventes, Site web, SAV, Production L i ti
45 Marketing
opérationnel, force de vente, site web
Logistique R&D
Les systèmes ERP
(intégration des processus)
M k ti L i ti Opérations L i ti SAV et
Marketing et prev. ventes
Logistique Amont
p (ventes) Production
Logistique
Aval Support
Client ERP
Ressources humaines Comptabilité, finance
Processus et données
Principe de l’ERP : intégration des processus et partage des données dans une vision transversale de la chaîne de la valeur.
SI intégré de type SAP
Les ERP (Enterprise Resource Planning PGI
Les ERP (Enterprise Resource Planning, PGI – progiciels de gestion intégrés) intègrent tous les processus principaux de l’entreprise.
Ils viennent des systèmes de production MRP II et se sont d’abord développés dans les entreprises industrielles
entreprises industrielles.
Le leader du marché des ERP est SAP (SAP AG Corp., siège social en Allemagne).
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C t ôl
ERP
SI intégré de type SAP
Base données centrale Gestion
commerciale
Contrôle de gestion,
reporting
Gestion compta. &
financière
Gestion de production Liens avec
les systèmes des clients
Liens avec les systèmes des fournisseurs vente
SAV
Gestion des R.H.
Gestion des stocks
des clients fournisseurs
Toutes les évènements opérationnels (achat, production, vente, etc. ) sont traités 49 par les différents modules et stockés dans la base de donnée
La refonte des processus métiers
Le concept de chaîne de la valeur ajoutée a donné
Le concept de chaîne de la valeur ajoutée a donné lieu au développement des pratiques de refonte des processus métiers (BPR).
L’idée centrale est que les organisations ne doivent pas se focaliser sur l’automatisation ou l’amélioration des systèmes en silos de 2èmegénération.
Elles doivent plutôt élaborer de nouveaux processus
Elles doivent plutôt élaborer de nouveaux processus, plus efficients, et qui intègrent les activités de tous les départements contribuant à la chaîne de la valeur.
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Les difficultés de la refonte des processus
Les p ojets de éo ganisation de p ocess s sont longs
Les projets de réorganisation de processus sont longs, difficiles et chers.
Ils sont menés par des spécialistes (internes ou consultants) qui interviewent les personnes clés de nombreux départements, documentent le système existant et proposent des alternatives.
é di l d i d
Les Managers étudient les recommandations des
spécialistes, les discutent et tentent de mettre en œuvre les nouveaux processus.
De nouveaux systèmes d’information sont développés
Les difficultés de la refonte des processus
Il est pa fois nécessai e de mett e en œ e les no ea
Il est parfois nécessaire de mettre en œuvre les nouveaux processus avant même que le nouveau système soit complet.
La résistance au changement constitue l’une des principales difficultés (cf. cas Alcatel).
Tant que les nouveaux processus ne sont pas
é i l il i i d f l
opérationnels, il reste une incertitude forte sur les résultats.
Certains projets de réorganisation ont bien fonctionné;
mais de nombreuses entreprises ont vu leurs projets échouer.
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Les avantages des logiciels proposant des processus pré-définis
Quand une organisation achète une application SAP ou Oracle, elle a accès à des processus pré-définis et souvent conçus pour répondre aux besoins de son secteur d’activité.
Dans la plupart des cas, les entreprises modifient leurs propres processus pour ce conformer aux leurs propres processus pour ce conformer aux solutions standard embarquées dans le logiciel (- pourquoi?)
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Les avantages des logiciels proposant des processus pré-définis
Dans certains cas le principal intérêt pour une
Dans certains cas, le principal intérêt pour une entreprise dans le choix d’un logiciel intégré est l’existence de processus transversaux pré-définis (plus que logiciel lui-même).
Acheter un système intégré évite à l’entreprise une perte de temps, d’argent, ainsi que la gestion de projets complexes d’élaboration de nouveaux projets complexes d élaboration de nouveaux processus.
Cela lui permet également de bénéficier de processus testés et éprouvés, correspondant aux règles de l’art en usage dans son secteur d’activité.
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Exemple de processus intégré prédéfini
dans SAP R/3
Les inconvénients des processus pré-définis
Les processus définis dans le logiciel peuvent êtreLes processus définis dans le logiciel peuvent être très différents des processus existant dans
l’organisation et demander à l’entreprise de gros efforts d’adaptation.
Ces efforts d’adaptation peuvent perturber l’activité opérationnelle et être mal acceptés par les acteurs.
Efficacité
Temps 56
Niveau d’efficacité avant le projet Vallée du
désespoir Début projet
Caractéristiques d’un ERP
57
Caractéristiques d’un ERP
Vue transversale et orientée processus
Vue transversale et orientée processus de l’organisation
Avec un ERP, l’entreprise est considérée comme un ensemble d’activités imbriquées
Un ERP propose une approche formelle et documentée des processus appuyée sur des documentée des processus appuyée sur des bonnes pratiques et testée.
SAP propose un ensemble de schémas
d’organisation (blueprint) et documente chaque processus avec des diagrammes normés
.
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Caractéristiques d’un ERP
L’ERP s’appuie sur des procédures prédéfinies
L ERP s appuie sur des procédures prédéfinies auxquelles l’entreprise doit s’adapter pour que le système puisse fonctionner efficacement.
Les données sont gérées dans une base de données unique et centralisée.
Passer de systèmes d’information fonctionnels séparés à un ERP est difficile complexe et souvent lent
un ERP est difficile, complexe et souvent lent.
Coût de développement des nouvelles procédures et de paramétrage
Formation des employés Conversion des données
Avantages potentiels d’un ERP
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Avantages potentiels d’un ERP
é é é é é
Les processus standards ont étés expérimentés et testés par des centaines d’entreprises
Ces processus sont toujours efficaces et souvent très efficients
Les entreprises n’ont pas à « réinventer la roue »
En ayant une vision globale de l’activité, les entreprises aya t u e s o g oba e de act té, es e t ep ses découvrent souvent qu’elles peuvent réduire leurs stocks de façon considérable (meilleure planification, baisse des stocks intermédiaires)
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Avantages potentiels d’un ERP
Rotation rapide des stocks (heures jour)
Rotation rapide des stocks (heures, jour)
Réduction des délais de mise à disposition des produits
Fin des problèmes d’incohérence des données (base de données unique et partagée)
Au total, les entreprises découvrent souvent qu’elles
t d i t d l ê d it à
peuvent produire et vendre les mêmes produits à moindre coût, du fait:
De la baisse des stocks
De la réduction des délais globaux
De la réduction des coûts de SAV
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L’implémentation d’un ERP
A l d Elimination des écarts Implémentation
- Etude des processus actuels entreprise - Identification des processus standard correspondants de
l’ERP
Gap Analysis (actuel / modèle)
→adoption modèle et / ou
→modification ERP
Planification projet Formation utilisateurs Simulations/tests Conversion données Modification procédures Mise en place ERP Analyse des processus Elimination des écarts Implémentation
Ce tout en continuant l’activité : mois, années !
L’implémentation d’un ERP
La première tâche est la documentation des
La première tâche est la documentation des processus actuels
Les managers, les opérationnels et les analystes comparent ces processus avec les processus standard de l’ERP et identifient les écarts.
L’entreprise peut opter entre deux pratiques pour éliminer les écarts :
éliminer les écarts :
Changer les processus actuels pour les faire correspondre à ceux de l’ERP
Modifier / compléter l’ERP
64
L’implémentation d’un ERP
Les schémas pré définis d’un ERP
Les schémas pré-définis d un ERP
documentent plus d’un millier de processus.
L’entreprise qui met en place ce type de produit doit étudier ces modèles et choisir ceux qu’elle veut implémenter.
Ce n’est que quand la question des processus
Ce n est que quand la question des processus a été réglée qu’elle peut démarrer la phase d’implémentation.
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Exemple de paramétrage d’un écran SAP (contrôle disponibilité du stock)
66
L’implémentation d’un ERP
Avant le déploiement de l’ERP il faut former
Avant le déploiement de l ERP, il faut former les utilisateurs:
Sur les nouveaux processus
Sur les procédures
Sur l’utilisation de l’ERP
Une série de tests et simulations (tests
Une série de tests et simulations (tests
partiels, test global sur site pilote) sont
nécessaires pour identifier les problèmes et
erreurs et les corriger.
L’implémentation d’un ERP
C’est un bouleversement global pour
C est un bouleversement global pour l’entreprise (adaptation des données, des procédures et du personnel).
La gestion du changement est considérable et ne peut s’opérer qu’avec le support total de la DG et des managers concernés
DG et des managers concernés.
Récemment, appartition d’ERP opensource destinés aux PME.
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ERP : adopter ou non les modèles standards de processus?
Intérêt des modèles standard
Intérêt des modèles standard
Modèles testés, utilisés par des milliers d’utilisateurs, adaptés au secteur d’activité (bonnes pratiques)
Evolutions de version du produit très simples
Limites
Renoncement à spécificité processus entreprise (« on parle SAP »)
En pratique
En pratique
Fonctions banalisées ou très codifiées (compta, finance, HR, voire production ou gestion commerciale): adoption des modèles (opportunité de mettre en œuvre des bonnes pratiques)
Fonctions très spécifiques ou différencientes /cœur de métier : modification ERP ou non achat du module (développement d’interfaces)
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Les systèmes EAI (Enterprise Application Integration)
Dans certains cas l’ERP n’est globalement pas
Dans certains cas, l ERP n est globalement pas adapté (les produits existants prennent mal en charge le secteur d’activité)
Ou certains modules de l’ERP ne sont pas adaptés
Mais l’entreprise veut résoudre le problème des systèmes fonctionnels isolés
L’EAI t d’i té d tè i lé
L’EAI permet d’intégrer des systèmes isolés en ajoutant une couche logicielle qui connecte entre elles ces applications et leur permet de partager des données.
70
Les solutions EAI (enterprise application integration)
Objectif : rationaliser le système d’interfaces entre les
diffé t tè d’i f ti f ti l
différents systèmes d’information fonctionnels
Couche d’Interfaces EAI
Dictionnaire de données (Metadonnées) Serveur EAI
Recense les données et leur localisation
Production MRP données
Système RH données
ERP partiel
(Cpta/finance/CG, gestion commerciale) données
Les systèmes d’information de 3
èmegénération (intégrés)
Le passage des systèmes fonctionnels aux systèmes intégrés est difficile.
Les systèmes intégrés imposent aux départements de ne plus fonctionner en silo mais de coordonner leurs activités (données, processus, hommes).
La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui un mélange de systèmes fonctionnels et de systèmes intégrés
systèmes fonctionnels et de systèmes intégrés.
Pour faire face à la concurrence internationale, les entreprises doivent atteindre l’efficacité que procure l’usage de systèmes intégrés et facilitant les processus transversaux.
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