Direction des Ressources Humaines
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FICHE DE POSTE
Intitulé du poste Assistante Administrative DIAP « insertion/administration » Date de mise à jour de la fiche
de poste 04/04/2019
N° de référence du poste
Direction générale Direction Solidarité Santé (DSS)
Direction Centre Communal
d’Action Sociale
Missions
Le CCAS :
- participe à l’instruction des demandes d’aide sociale (aide légale ou facultative) en gestion directe ou par délégation - transmet ces demandes aux autorités décisionnelles selon
l’objet
- anime une action générale de prévention et de développement social
Effectif 600
Service
Direction Insertion et Aides à la Population (DIAP)
Missions
Mettre en œuvre les grandes orientations politiques de la Ville en matière de cohésion sociale, de solidarité de lutte contre la précarité et d’insertion :
- accueil, information sur l’accès aux droits sociaux,
instruction et délivrances d’aides financières à la population rennaise en précarité
- accompagnement socioprofessionnel des bénéficiaires du RSA socle rennais
- accueil, orientation, alimentation et accompagnement individuel et collectif des personnes en errance sur le territoire rennais
- donner sa place à l’usager dans nos services Effectif 123
Agent : nom, prénom et matricule pour les recrutements seulement
Cadre statutaire
Filière 2 filières possibles, si missions le permettent
Catégorie Cadre d'emploi
Niveau de classification du poste
(si besoin)
Administrative C P2
Situation hiérarchique
Fonction de son responsable hiérarchique direct (n+1) Responsable administration finance
Nombre d'agents sous sa responsabilité 0
Nombre d'agents encadrés directement par lui (n-1) 0
Relations fonctionnelles internes et externes de l'agent
Au sein de sa Direction Tous les agents de la DIAP
Au sein de la Ville, du CCAS et de Rennes Métropole
DSS, DRH, service financier du CCAS, cellule informatique CCAS Avec les élus
Elus des instances RSA, CA CCAS En externe
Organismes conventionnés publics ou privés, Conseil Départemental, Rennes Métropole, CAF, Pôle Emploi …
Attributions du poste (finalité générale du poste)
Au sein d’une équipe de 4 agents, assurer l’assistance administrative de la Direction Insertion et Aides à la Population, tant dans la gestion d’instances que de son fonctionnement général, avec un accent particulier sur les fonctions liées aux domaines de l’insertion et de l’administration/finances du service
Missions de l’agent
% de temps consacré à chacune Mission 1 Assurer le secrétariat d’instances (Commission RSA (CRSA), Commission des
Actions d’Insertion, comité de pilotage du Pacte Rennais d’Insertion) 25%
Activités Tâches
Assurer le secrétariat de la Commission RSA (1 par mois)
Elaborer et planifier informatiquement le planning annuel des CRSA Inviter les participants, organiser leur présence
Réserver les salles de réunion et le matériel
Préparer les dossiers (vérification de la complétude des dossiers, saisie sur logiciel spécifique,
contacts avec les professionnels de la DIAP et partenaires, éditer/envoyer des listings, des documents, faire de la reprographie)
Assurer l’assistance technique (préparer la salle, assurer la projection des situations) et administrative en séance, (prendre en note les décisions et s’assurer de la clarté de leurs motivations) en lien avec les présidents de l’instance
Assurer les suites des ITR (saisir sur le progiciel de service les décisions et mises à jour nécessaires ; rédiger, éditer, faire signer et envoyer les courriers aux usagers ; informer la CAF des décisions actées lors de l’instance ; rédiger et envoyer le compte-rendu à signature du président de l’instance ; assurer le classement informatique et papier des dossiers)
Recevoir, faire signer, et envoyer/dispatcher après signatures les copies des courriers et contrats d’engagement
Assurer le secrétariat du Comité de Pilotage du Pacte Rennais d’Insertion (1 à 2 par an)
Planifier informatiquement les réunions
Préparer et suivre les dossiers présentés (constituer des dossiers papier et dématérialisés, préparer des vidéo-projections, envoyer des invitations)
Gérer l’intendance générale des réunions (réserver et assurer la mise en place de la salle, gérer la convivialité au besoin en lien avec les services concernés)
Préparer et mettre en forme le compte rendu en lien avec les agents responsables dans ce domaine
Assurer le secrétariat de la Commission des Actions Collectives d’Insertion (1 par an)
Planifier informatiquement les réunions Inviter les participants, organiser leur présence
Préparer les dossiers papier et/ou dématérialisés (préparer de la vidéo-projection, des dossiers papier et/ou numériques)
Assurer le suivi des retours de fiches projet/bilan par les prestataires
Assurer l’intendance générale de la Commission (réserver et assurer la mise en place de la salle, gérer la convivialité au besoin en lien avec les services concernés)
Assurer l’assistance technique (préparer la salle, convivialité) et administrative (mise en forme du compte rendu) en lien avec les agents responsables dans ce domaine
Préparer et mettre en forme les courriers d’information des décisions aux prestataires en lien avec les agents responsables dans ce domaine
Mission 2
Assurer l’assistance administrative du service dans les domaines de l’insertion (dispositif RSA, Programme Local pour l’Insertion et l’Emploi (PLIE) et Espaces Ressources Emploi (ERE)) et de l’administration et finances du service
50%
Activités Tâches
Assurer l’assistance
administrative du service dans les domaines de l’insertion (dispositif RSA, Programme Local pour l’Insertion et l’Emploi (PLIE) et Espaces Ressources Emploi (ERE))
Assurer la saisie et la mise à jour régulière des publications liées aux domaines de référence sur l’outil de communication interne IntraDIAP, en lien avec les agents responsables dans les domaines de référence
Réaliser sur demande des travaux bureautiques (mise en forme de documents de type courriers, rapports, bilans, présentations sur logiciels de traitement de texte, tableurs, diaporamas) en lien avec les agents responsables dans ces domaines
Assurer la gestion et la maintenance des listes de diffusion pour les courriels à adresser à tout ou
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partie du service et/ou autres services ou partenaires / Réaliser des envois de courriels à des destinataires multiples à l’aide de ces listes, en lien avec les domaines de référence et les agents responsables dans ces domaines de référence
Planifier, inviter, et organiser la présence des participants (internes DIAP/CCAS professionnel.le.s et/ou élu.e.s et externes) à des réunions relatives aux domaines de référence, via le logiciel de gestion d’agenda du service, et en lien avec les agents responsables dans les domaines de référence
Assurer la réservation de salles en interne (Métropole, Ville de Rennes, CCAS) ou en externe (autres salles mise à disposition à titre gratuit ou en location) pour des réunions ou actions collectives organisées en central, y compris sur des sites distants, et si besoin organisées sur et par les sites distants du service, en lien avec les agents responsables dans les domaines de référence
Assurer l’assistance
administrative du service dans le domaine de l’administration et des finances
Assurer la relecture de forme des documents produits en vue d’un passage en Conseil d’Administration du CCAS (projets de délibération, conventions) ou en vue de signature d’un élu ou d’un responsable du CCAS ou de la DIAP (courriers, notes, rapports…) en lien avec le responsable administration finances
Assurer le suivi des circuits de signatures des conventions et contrats après passage en Conseil d’Administration, (mise à jour du tableau de suivi des signatures, relations avec les structures signataires, relations avec le service gestionnaire du Conseil d’Administration du CCAS, dispatching des documents après signatures)
Assurer la saisie et la mise à jour régulière des publications liées au domaine de référence sur l’outil de communication interne IntraDIAP, en lien avec le responsable administration finances
Assurer une fonction de référence « archivage » pour le service et gérer l’archivage des services centraux
Être personne ressource en termes d’information pour les questions relatives à l’archivage pour l’ensemble du service en lien avec le service Archives de Rennes Métropole, et avec l’appui des outils et publications disponibles sur l’outil de communication IntraRennes
Assurer, en lien avec le responsable administration finances et les agents concernés selon les dossiers abordés, les versements aux archives tant pour archivage que pour destruction pour les services centraux de la DIAP
Mission 3 Assurer le secrétariat général de la direction en commun avec les autres agents
de l’équipe d’assistance administrative 15%
Activités Tâches
Assurer le secrétariat général de la direction
Assurer l’accueil téléphonique du public, des partenaires, des prestataires, des élus … Gérer le courrier arrivée / départ
Assurer le suivi des demandes générant un suivi spécifique sous logiciel ecare
Gérer le classement et l’archivage interne pour les documents gérés par l’équipe d’assistance administrative
Gérer la boite email de la Direction et assurer le dispatching des messages en fonction des personnes concernées
Gérer le prêt de matériel informatique (pc portables – vidéoprojecteurs), et de convivialité (bouilloires…) le cas échéant
Mission 4 Assurer le relais des trois autres agents de l’équipe d’assistance administrative
DIAP et faciliter la prise de relais par lesdits agents en cas d’absence 10%
Activités Tâches
Prendre le relais des autres agents de l’équipe
d’assistance administrative en cas d’absence
Connaître et mettre à jour régulièrement ses connaissances sur les domaines d’intervention, procédures, modalités de classement informatique et papier des collègues sur leurs domaines d’interventions respectifs
Être en capacité de prendre le relais des collègues au pied levé et d’assurer la reprise à minima des missions et tâches les plus importantes et/ou urgentes.
Etablir et mettre à jour des documents descriptifs de ses propres missions, activités, tâches, des procédures, arborescences, lieux de rangement, contacts, et tous autres outils ou aides utiles à la prise en charge par les collègues des fonctions exercées.
Ranger les dossiers urgents et en cours sur des supports et dans des endroits facilement identifiables et faciles d’accès
Mission de remplacement et de formation
Participer à la formation et à l’intégration des nouveaux collègues (étudiants stagiaires, agents contractuels, titulaires ou issus de la reconversion professionnelle)
Contraintes du poste Ex : exposition au bruit, déplacements fréquents, manutentions lourdes…
Compétences liées au poste Connaissances et savoir-faire souhaités
Maîtriser les outils bureautiques
Maîtriser la planification, l’organisation et l’intendance de réunions inter-partenariales Maîtriser les techniques de classement - archivage
Maîtriser le logiciel spécifique de service
Connaître les dispositifs d’aides sociales et notamment les dispositifs RSA et d’aides facultatives du CCAS
Connaître les règles et procédures RH de la Ville de Rennes et du CCAS Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique
Etre rigoureux
Avoir le sens des droits et devoirs liés au service public, notamment le devoir de réserve et secret professionnel
Etre en capacité d’adaptation à la diversité des interlocuteurs (publics en précarité, institutions diverses)
Etre en capacité de gérer l’agressivité
Etre autonome et savoir prendre des initiatives Etre réactif
Etre organisé et savoir prioriser Autres prérequis pour exercer
les missions ex : diplôme, expériences…
Environnement du poste
Horaires Du lundi au vendredi, 8h30 à 12h30 – 13h30 à 17h00 Temps de travail 37h30/semaine
Lieu de travail 1 rue du Griffon Eléments de rémunération liés
au poste (NBI …) Conditions particulières d'exercice des missions ex. poste itinérant, astreintes…
Travail en bureau ouvert (4 postes de travail) Espace courrier
Espace fournitures
Consigne de service sur périodes de vacances scolaires : 50% des effectifs présents (2/4) Moyens matériels spécifiques
Dotation vestimentaire Fonction correspondant Les fiches de tâches sont disponibles sur l'Intra
Cocher les missions assurées
Approvisionnements - commande Documentation
Restauration / PDA Moyens de l'administration Informatique
Coriolis Propreté Congés Formation Missions de sécurité au travail
Cocher les missions assurées
Assistant de prévention
Coordonnateur de site / responsable d'établissement Chargé d'évacuation
Principaux interlocuteurs de l'agent
Correspondant formation Correspondant congés
Correspondant restauration / PDA
Correspondant de service (service paie situations administratives) Correspondant informatique
Assistant de prévention
Chargé(e) de ressources humaines
Validation du chef de service
Nom :DANIAUD Maëlle Date : 25 avril 2019 Validation du chargé RH
Nom : GERARD Régine Date :25/04/2019
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